Hóa đơn điện tử là giải pháp mới, tối ưu dành cho các doanh nghiệp thời đại công nghệ 4.0
Tất cả các doanh nghiệp từ ngày 01/11/2018 đều bắt buộc phải sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện sử dụng? và Lợi ích khi sử dụng?…Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết về hóa đơn sử dụng trong môi trường kỹ thuật số.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Là một tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện kỹ thuật số. Hóa đơn điện tử theo thông tư 78 được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn được lập trong môi trường điện tử gồm nhiều loại hóa đơn khác nhau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…. Hình thức và nội dung của hóa đơn kỹ thuật số cần được lập theo các tiêu chuẩn quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn phải đảm bảo: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục, theo trình tự thời gian và ứng với mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Lưu ý: Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy nhưng chưa được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
2. Điều kiện sử dụng
Để sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78 trong kinh doanh, doanh nghiệp cần thỏa mãn 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong việc khai báo thuế với cơ quan nhà nước; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có cơ sở, đường truyền, mạng trao đổi thông tin, thiết bị truyền dữ liệu đáp ứng được nhu cầu về khai thác, kiểm soát và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Có đội ngũ nhân lực chuyên môn, có thể thực hiện việc khởi tạo và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78 hiện hành.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm quản trị, bán hàng hóa, dịch vụ kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử mua bán hàng hóa dịch vụ được tự động cập nhật
Có hệ thống sao lưu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn kỹ thuật số để khôi phục trong trường hợp gặp sự cố
3. Lợi ích sử dụng
Tiết kiệm chi phí trong vận chuyển và bảo quản hóa đơn
An toàn và bảo mật dữ liệu tốt: Hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả, tránh rủi ro trong bảo quản. Khách hàng hoàn toàn yên tâm truy cập vào hệ thống online để trích xuất và lưu trữ
Tiết kiệm thời gian vì giảm thiểu được các thủ tục hành chính
Đa dạng hóa phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các ứng dụng phần mềm
Phần Mềm AccNetERP và tính năng lập hóa đơn
Để có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về việc sử dụng hóa đơn trong giao dịch điện tử, phần mềm quản trị doanh nghiệp AccNetERP đến từ Lạc Việt sẽ hỗ trợ các tính năng khởi tạo , lưu trữ và chuyển giao hóa đơn online. Giúp khách hàng doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tìm hiểu thêm về giải pháp quản trị doanh nghiệp AccNetERP tại đây
