Hộ kinh doanh đang trở thành đối tượng được chú trọng đặc biệt trong công tác minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Một trong những yêu cầu quan trọng, bắt buộc hiện nay là xuất hóa đơn bán hàng – không chỉ để đáp ứng quy định pháp luật mà còn là điều kiện tiên quyết để duy trì sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng.
Theo thống kê từ Tổng cục Thuế (2024), gần 65% hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm đã nhận thông báo bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trong năm 2025. Điều này cho thấy: việc xuất hóa đơn bán hàng không còn là quyền lựa chọn mà là nghĩa vụ phải thực hiện đúng, đủ.
Đối với các doanh nghiệp đang cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc hộ kinh doanh đang tìm hiểu để thi công giải pháp hóa đơn, việc hiểu rõ khái niệm, quy định về hóa đơn bán hàng dành cho hộ kinh doanh là điều không thể bỏ qua. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu từ định nghĩa đến quy định, hướng dẫn, tình huống thực tế về hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng – tất cả đều nhằm mục tiêu giúp bạn triển khai hóa đơn đúng luật, đúng nhu cầu, tối ưu hiệu quả.
1. Các trường hợp hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn bán hàng
Việc hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn bán hàng hay không phụ thuộc vào từng tình huống phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh (kể cả cá nhân kinh doanh) sẽ phải lập, xuất hóa đơn bán hàng điện tử trong các trường hợp cụ thể dưới đây:
Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Theo quy định, bất kỳ giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ nào có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn, thì người bán bắt buộc phải lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn điện tử nếu đã đăng ký).
Practical example:
- Một quán cà phê nhỏ bán hàng cho một công ty tổ chức sự kiện, tổng hóa đơn 1.200.000đ. Dù là hộ kinh doanh cá thể, nhưng nếu công ty yêu cầu xuất hóa đơn, chủ quán phải thực hiện.
- Một cửa hàng sửa xe máy phục vụ cho công ty vận tải, hóa đơn 900.000đ. Nếu khách yêu cầu chứng từ, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn bán hàng điện tử theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Note: Giá trị 200.000đ không phải là mức bắt buộc để xuất hóa đơn, mà là ngưỡng mà người bán không thể từ chối nếu khách yêu cầu. Trong trường hợp khách không yêu cầu, hộ kinh doanh vẫn có thể không xuất hóa đơn – nhưng nên lưu hồ sơ giao dịch phòng khi bị kiểm tra sau này.
Khi hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, có quy mô lớn
Theo lộ trình quản lý thuế, các hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc có tần suất giao dịch cao sẽ dần bị yêu cầu bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ dựa trên:
- Doanh thu năm (từ 100 triệu đồng trở lên)
- Mức độ phát sinh giao dịch điện tử
- Quy mô thuê mặt bằng, lao động, số lượng đơn hàng, lượng chuyển khoản...
For example:
- Một hộ kinh doanh bán giày online qua Facebook, doanh thu trung bình 200–300 triệu đồng/tháng, có nhân viên giao hàng, chạy quảng cáo. Dù chưa đăng ký theo phương pháp khấu trừ, nhưng với quy mô này, cơ quan thuế có thể yêu cầu đăng ký, xuất hóa đơn hộ kinh doanh điện tử cho từng đơn hàng.
- Một hộ kinh doanh dịch vụ cho thuê xe tự lái, mỗi tháng hơn 40 lượt hợp đồng thuê xe, tổng doanh thu khoảng 150 triệu. Với tần suất cao, dịch vụ có rủi ro cao về thuế, việc xuất hóa đơn bán hàng là gần như bắt buộc.
Khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng trực tuyến
Từ năm 2022, Bộ Tài chính đã siết chặt hoạt động bán hàng online, đặc biệt là trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… Trong các quy chế vận hành mới, hộ kinh doanh bán hàng qua các nền tảng này đều phải xuất hóa đơn điện tử khi có giao dịch hoàn tất – đặc biệt với khách hàng là tổ chức hoặc công ty.
Tình huống cụ thể:
- Một hộ kinh doanh mỹ phẩm trên Shopee nhận đơn hàng 850.000đ từ một doanh nghiệp spa. Sau khi hoàn tất giao hàng, phía spa yêu cầu hóa đơn để đưa vào chi phí hợp lý. Nếu không xuất được hóa đơn, hộ kinh doanh có thể bị hủy đơn hoặc bị đánh giá kém.
- TikTok Shop yêu cầu nhà bán hàng xuất hóa đơn điện tử để đối chiếu, quản lý hàng hoàn, khiếu nại. Nếu hộ kinh doanh không có hóa đơn hợp lệ, quyền lợi về doanh thu hoặc khiếu nại sẽ không được giải quyết.
Note: Việc hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng cho đơn hàng online là nghĩa vụ nếu được yêu cầu, bất kể người bán có quy mô nhỏ đến đâu.
Khi cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức
Trong các trường hợp hộ kinh doanh là bên bán còn khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức hành chính, trường học, bệnh viện… thì gần như luôn có yêu cầu bắt buộc phải có hóa đơn hợp lệ để bên mua được ghi nhận chi phí.
Ví dụ cụ thể:
- Một hộ kinh doanh in ấn làm bảng hiệu quảng cáo cho một công ty bất động sản. Hợp đồng trị giá 3 triệu đồng. Nếu không xuất hóa đơn, công ty không thể hạch toán chi phí.
- Hộ kinh doanh ẩm thực cung cấp suất ăn công nghiệp cho nhà máy. Nhà máy yêu cầu hóa đơn để quyết toán nội bộ. Nếu không xuất được, sẽ bị ngưng hợp đồng.
Trong các trường hợp này, hóa đơn không chỉ là chứng từ pháp lý mà còn là một trong những điều kiện để hợp đồng có hiệu lực. Nếu không có hóa đơn, rất nhiều giao dịch bị từ chối thanh toán hoặc không thể duy trì hợp tác lâu dài.
Khi được cơ quan thuế thông báo phải sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 14 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan thuế có quyền gửi thông báo đến từng hộ kinh doanh yêu cầu bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử, dựa trên phân tích rủi ro hoặc kế hoạch quản lý thuế. Khi đã nhận được thông báo, hộ kinh doanh buộc phải:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu
- Triển khai phát hành hóa đơn đúng quy định
- Không được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy hay phiếu thu thay thế
For example: Một hộ kinh doanh tại Hà Nội chuyên bán vật liệu xây dựng nhận được thông báo từ Chi cục Thuế yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ 1/4/2025. Nếu không thực hiện, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 2–8 triệu đồng/lần kiểm tra.
Khi phát sinh các giao dịch liên quan đến chuyển khoản, thương mại điện tử, thanh toán số
Càng ngày, hoạt động thanh toán của hộ kinh doanh không chỉ dừng lại ở tiền mặt mà mở rộng sang các hình thức như:
- Chuyển khoản
- Quẹt thẻ
- Mã QR Pay
- Thanh toán qua ví điện tử (Momo, ZaloPay, VNPay...)
Các giao dịch này đều để lại dấu vết điện tử, dễ bị rà soát, đối chiếu bởi ngân hàng, cơ quan thuế. Nếu có giao dịch lớn mà không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có nguy cơ bị xác minh doanh thu, bị truy thu thuế hoặc phạt vi phạm.
Important note: Tất cả giao dịch không tiền mặt nên được hóa đơn hóa để vừa minh bạch, vừa tránh rủi ro về thuế.
2. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh được sử dụng để xuất
Hộ kinh doanh, tuy không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải tuân thủ quy định về hóa đơn khi phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tùy theo phương pháp nộp thuế, quy mô hoạt động, mục đích sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh có thể sử dụng một số loại hóa đơn hợp lệ sau đây:
Bill of sale
Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất dành cho hộ kinh doanh, áp dụng cho các trường hợp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, không có khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Đặc điểm của hóa đơn bán hàng:
- Không thể hiện dòng thuế suất hay tiền thuế GTGT
- Giá trị trên hóa đơn là giá đã bao gồm thuế
- Phù hợp với các ngành nghề bán lẻ, dịch vụ nhỏ như: ăn uống, thời trang, sửa chữa, bán tạp hóa...
Khi nào hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng?
- Kinh doanh nhỏ lẻ, không đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Không có nhu cầu phát hành hóa đơn GTGT đầu ra
- Đối tượng khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng cuối, không cần khấu trừ thuế
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng:
- Mỗi lần phát sinh giao dịch từ 200.000 đồng trở lên mà khách yêu cầu, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn bán hàng
- Nội dung phải thể hiện rõ: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thông tin người mua
- Dữ liệu hóa đơn phải được lập đúng mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Dù là hộ kinh doanh, trong một số trường hợp nhất định, vẫn có thể đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, sử dụng hóa đơn GTGT (theo Mẫu số 01GTKT).
Điều kiện sử dụng hóa đơn GTGT:
- Hộ kinh doanh tự nguyện đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Có đăng ký mã số thuế, thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, báo cáo thuế theo quy định
- Có nhu cầu xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng là doanh nghiệp để đối tác có thể khấu trừ đầu vào
Đặc điểm của hóa đơn GTGT:
- Ghi rõ: Giá chưa thuế, thuế suất (5%, 10%...), tiền thuế GTGT, tổng cộng
- Được sử dụng cho các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp)
- Giúp hộ kinh doanh tăng tính cạnh tranh, dễ hợp tác với các đối tác lớn
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn GTGT:
- Phải đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp lệ (có hóa đơn GTGT đầu vào)
- Phải nộp tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn
- Nếu không đủ năng lực quản lý sổ sách, có thể dẫn đến sai sót, bị xử phạt
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế cấp mã xác thực cho từng hóa đơn. Áp dụng rộng rãi cho:
- Hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp
- Trường hợp doanh thu không ổn định, có rủi ro cao về thuế
- Đơn vị mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc có quy mô nhỏ
Đặc điểm:
- Trước khi phát hành hóa đơn, dữ liệu phải được gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã
- Mỗi hóa đơn có mã riêng (mã xác thực), mã QR để tra cứu
- Giúp cơ quan thuế theo dõi, kiểm soát hóa đơn theo thời gian thực
Note:
- Phải kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống của cơ quan thuế
- Hộ kinh doanh nên lưu ý thời gian xử lý (có độ trễ vài phút khi gửi lên lấy mã)
- Hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý sau khi được cấp mã hợp lệ
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho hộ kinh doanh có đủ điều kiện, được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng không cần mã xác thực từng hóa đơn.
Điều kiện sử dụng:
- Có hạ tầng công nghệ thông tin ổn định, đảm bảo truyền dữ liệu theo quy định
- Có mức độ tuân thủ cao về thuế
- Hoạt động lâu năm, không có rủi ro lớn về quản lý hóa đơn
Advantages:
- Hóa đơn được lập, phát hành ngay, không cần chờ lấy mã
- Tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho các đơn vị có tần suất giao dịch cao
Restrictions:
- Không phải hộ kinh doanh nào cũng đủ điều kiện sử dụng
- Nếu vi phạm quy định hoặc bị phát hiện sai sót, cơ quan thuế có thể chuyển về dùng hóa đơn có mã
Phiếu thu, biên nhận, giấy biên nhận tiền – không thay thế hóa đơn
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh sử dụng phiếu thu tiền, biên nhận, giấy giao hàng thay cho hóa đơn. Tuy nhiên:
Cảnh báo quan trọng:
- Đây không phải là hóa đơn theo quy định của pháp luật
- Không có giá trị pháp lý để kê khai thuế hay hạch toán chi phí cho người mua
- Không được chấp nhận khi quyết toán thuế, có thể bị truy thu hoặc phạt
Phiếu thu có thể dùng nội bộ, nhưng nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn hợp lệ, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT đúng mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
3. Quy định pháp lý hiện hành về hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng
Từ năm 2020 đến nay, các quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử – bao gồm cả hóa đơn bán hàng dành cho hộ kinh doanh – đã được hệ thống hóa, siết chặt để đảm bảo quản lý thuế minh bạch.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc hộ kinh doanh xuất hóa đơn
Dưới đây là các văn bản pháp lý đang còn hiệu lực, trực tiếp điều chỉnh nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với hộ, cá nhân kinh doanh:
| Legal documents | Nội dung liên quan |
| The law on tax Administration no. 38/2019/QH14 | Mở rộng đối tượng phải quản lý thuế, bao gồm hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu đáng kể |
| Decree 123/2020/ND-CP | Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử; điều kiện sử dụng, lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử |
| Circular 78/2021/TT-BTC | Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử; định nghĩa, cách lập hóa đơn, quy trình đăng ký |
| Thông tư 40/2021/TT-BTC | Hướng dẫn thuế GTGT, TNCN, quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh |
| Decree 125/2020/ND-CP | Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, bao gồm cả hộ kinh doanh |
Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ hệ thống hóa đơn giấy đã được thay thế bằng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, với hộ kinh doanh, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã có cách tiếp cận linh hoạt hơn dựa trên quy mô, ngành nghề, mức độ rủi ro thuế.
Lộ trình áp dụng:
| Thời gian | Đối tượng bắt buộc áp dụng |
| 2022 | Hộ kinh doanh có quy mô lớn, thuộc diện rủi ro cao về thuế (TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, v.v.) |
| 2023–2024 | Mở rộng ra các hộ kinh doanh bán hàng online, hộ kinh doanh có thanh toán không dùng tiền mặt, kinh doanh trên sàn TMĐT |
| 2025 (toàn quốc) | Cơ bản hoàn tất việc chuyển đổi toàn bộ hộ kinh doanh sang hóa đơn điện tử theo phân loại ngành |
Important note: Ngay cả khi chưa được liệt kê trong kế hoạch cưỡng chế áp dụng, nếu khách hàng yêu cầu hoặc giao dịch phát sinh yêu cầu chứng từ, hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn bán hàng điện tử đúng quy định.
Trách nhiệm của hộ kinh doanh trong việc lập, phát hành hóa đơn
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh khi thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có những nghĩa vụ bắt buộc sau:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Lập hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế qua mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
- Cung cấp đầy đủ thông tin về loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu
- Nhận phản hồi từ cơ quan thuế, chỉ được phát hành hóa đơn sau khi được phê duyệt
Lập hóa đơn đúng thời điểm
- Phải lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, không được ghi lùi ngày
- Giao hóa đơn đúng cho người mua theo phương thức điện tử (qua email, mã QR, mã tra cứu…)
Báo cáo, lưu trữ hóa đơn đúng quy định
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo đúng trình tự quy định
- Không được phép in hóa đơn để bán, chuyển nhượng, hoặc cho mượn mã số thuế
Mức phạt khi không xuất hóa đơn hộ kinh doanh đúng quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn đúng quy định (bao gồm cả hộ kinh doanh) sẽ bị xử lý như sau:
| Violation | Mức phạt áp dụng |
| Không lập hóa đơn khi bán hàng có phát sinh giao dịch | 4 – 8 triệu đồng |
| Lập hóa đơn sai thời điểm, ghi lùi ngày | 3 – 5 million |
| Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng hạn | 2 – 4 triệu đồng |
| Dùng hóa đơn không hợp lệ, sai mẫu đã đăng ký | 4 – 8 triệu đồng |
| Không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế | 2 – 5 triệu đồng |
Tình huống thực tế có thể gặp:
- Khách hàng yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh không lập do không đăng ký kịp → bị phạt hành chính, mất uy tín
- Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng sau ngày giao dịch → bị đánh giá sai phạm, có thể bị thanh tra thuế
- Dùng mẫu hóa đơn chưa được cơ quan thuế duyệt → bị phạt, phải hủy toàn bộ hóa đơn đã phát hành
Những điểm mới hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý
Trong năm 2024–2025, Tổng cục Thuế đã triển khai các chính sách siết chặt quản lý hộ kinh doanh, với các điểm đáng chú ý sau:
- Mọi hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên đều được đưa vào diện quản lý thuế đầy đủ, phải thực hiện nghĩa vụ hóa đơn nếu có phát sinh giao dịch cần chứng từ
- Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, quẹt thẻ, ví điện tử...) sẽ bị giám sát để đối chiếu với dữ liệu hóa đơn
- Tất cả sàn thương mại điện tử hiện nay đều yêu cầu nhà bán có khả năng phát hành hóa đơn điện tử theo đơn hàng
4. Hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng/xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện quản lý thuế đầy đủ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Dù không có bộ phận kế toán chuyên trách như doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện quy trình đăng ký một cách đúng luật – đúng trình tự, tránh sai sót có thể bị xử phạt hành chính. Dưới đây là quy trình 5 bước chuẩn để hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử:
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật cần thiết
Trước khi đăng ký, hộ kinh doanh cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản:
- Mã số thuế đang hoạt động, thông tin đăng ký đầy đủ với cơ quan thuế
- Email chính thức để nhận thông báo từ Cơ quan Thuế (nên dùng email thường xuyên sử dụng)
- Thiết bị có kết nối Internet (máy tính, điện thoại thông minh...)
- Có sẵn chữ ký số (USB token hoặc chữ ký số từ xa), nếu thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã nhưng cần ký điện tử
Lưu ý: Hộ kinh doanh không nhất thiết phải có phần mềm kế toán để sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng cần có công cụ để lập, gửi hóa đơn đúng chuẩn định dạng XML do Tổng cục Thuế quy định.
Bước 2: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử (eTax)
Hộ kinh doanh truy cập cổng thuế điện tử theo địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn
How to perform:
- Chọn “Cá nhân” nếu bạn là cá nhân kinh doanh hoặc hộ cá thể đứng tên
- Đăng ký tài khoản theo mã số thuế
- Cung cấp email, số điện thoại, các thông tin liên quan
- Nhận mã OTP xác thực, hoàn tất đăng ký
Kết quả: Có tài khoản để thực hiện các bước tiếp theo như: đăng ký hóa đơn, tra cứu thông báo, gửi tờ khai thuế...
Bước 3: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi có tài khoản, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua mẫu: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Nội dung tờ khai cần điền:
- Thông tin hộ kinh doanh: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện
- Loại hóa đơn đăng ký: hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT
- Hình thức: hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế
- Thông tin phần mềm, hệ thống gửi dữ liệu hóa đơn (nếu có)
- Mẫu hóa đơn dự kiến phát hành: ký hiệu, số thứ tự, mẫu số...
Important note: Nếu không có nhu cầu dùng hóa đơn GTGT (khấu trừ), hộ kinh doanh nên chọn loại “Hóa đơn bán hàng” trong mục đăng ký.
Cách nộp:
- Truy cập tài khoản eTax
- Chọn chức năng “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”
- Gửi tờ khai mẫu 01 kèm thông tin mẫu hóa đơn
- Ký điện tử, nộp trực tuyến
Bước 4: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế, phê duyệt mẫu hóa đơn
Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ ghi nhận, gửi thông báo xác nhận. Trong vòng 1–2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ:
- Xem xét hồ sơ đăng ký
- Gửi phản hồi qua email đã đăng ký hoặc hệ thống eTax
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế cấp mã mẫu hóa đơn, cho phép bắt đầu sử dụng
Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối (do thiếu thông tin, sai mẫu, chưa đủ điều kiện), hộ kinh doanh sẽ nhận được hướng dẫn điều chỉnh, nộp lại.
Bước 5: Bắt đầu lập, phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi được duyệt, hộ kinh doanh chính thức được phép phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm cả các giao dịch mới phát sinh lẫn các giao dịch trước đó cần bổ sung.
Khi lập hóa đơn, cần đảm bảo:
- Đúng thời điểm phát sinh giao dịch
- Thông tin người mua (nếu có) được khai đầy đủ
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ rõ ràng, chính xác
- Hóa đơn có định dạng chuẩn XML (theo yêu cầu của Tổng cục Thuế)
- Gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc hình thức điện tử khác
Đồng thời:
- Cập nhật định kỳ dữ liệu hóa đơn với Cơ quan Thuế
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, có thể tra cứu khi cần
- Trong trường hợp sai sót, xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng thủ tục quy định
5. Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn hộ kinh doanh và cách xử lý
Việc lần đầu triển khai hóa đơn điện tử thường dẫn đến những lỗi nhỏ nhưng có thể gây hậu quả lớn nếu không xử lý đúng.
| Lỗi thường gặp | Hậu quả | How to fix |
| Xuất hóa đơn sai tên hàng | Không được khấu trừ chi phí | Sửa hóa đơn theo Thông tư 78 |
| Không lập hóa đơn khi khách yêu cầu | Bị phạt hành chính | Phát hành bổ sung nếu còn trong thời hạn kê khai |
| Sử dụng mẫu hóa đơn không được phê duyệt | Bị từ chối hóa đơn, phạt 4-8 triệu | Kiểm tra mẫu hóa đơn đã được duyệt qua cổng thuế |
→ Mẹo an toàn: Dùng phần mềm hóa đơn có tính năng soát lỗi, tự cảnh báo sai sót, lưu lịch sử xuất hóa đơn AccNet eInvoice.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
6. Case Study: Hộ kinh doanh thực phẩm sạch Minh An – ứng dụng hóa đơn điện tử thành công
Giới thiệu về hộ kinh doanh Minh An
- Tên hộ kinh doanh: Minh An Food
- Ngành nghề: Bán lẻ thực phẩm sạch (rau hữu cơ, trái cây, thịt mát, hải sản đông lạnh…)
- Địa điểm: Quận Tân Phú, TP.HCM
- Quy mô: 2 cửa hàng bán lẻ + bán hàng online qua website & Zalo OA
- Doanh thu bình quân: 350–400 triệu đồng/tháng
- Khách hàng chính: Người tiêu dùng cá nhân, các công ty văn phòng đặt thực phẩm theo tuần/tháng
Bối cảnh trước khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Trước năm 2023, Minh An Food hoạt động chủ yếu dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể, sử dụng phiếu thu viết tay hoặc biên nhận giao hàng thay cho hóa đơn.
Vấn đề phát sinh:
- Khách hàng doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn hộ kinh doanh để hạch toán chi phí → không đáp ứng được
- Một số hợp đồng cung cấp thực phẩm định kỳ (như cho trường mầm non, văn phòng công ty) yêu cầu chứng từ rõ ràng → bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp
- Khi bị kiểm tra chéo doanh thu từ tài khoản ngân hàng, hộ kinh doanh không có hóa đơn tương ứng để đối chiếu → bị nghi ngờ kê khai thiếu
- Không kiểm soát được doanh thu online, vì hệ thống phiếu ghi tay rời rạc, không đồng bộ
Tình trạng này khiến hộ kinh doanh có nguy cơ mất khách hàng lớn, đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế “soi” doanh thu thật – khai báo thiếu.
Quá trình triển khai hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu kinh doanh
Chủ hộ kinh doanh (chị An) bắt đầu thu thập:
- Mã số thuế cá nhân
- Email, số điện thoại đăng ký với thuế
- Danh sách mặt hàng bán chạy kèm đơn giá
- Danh sách khách hàng doanh nghiệp thường xuyên yêu cầu hóa đơn
Bước 2: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử
Qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn, chị An đăng ký tài khoản với mã số thuế cá nhân, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Khởi tạo mẫu hóa đơn đơn giản
Ban đầu chị chọn mẫu hóa đơn bán hàng điện tử đơn giản:
- Có đầy đủ thông tin người bán, người mua, mặt hàng, số lượng
- Không có dòng thuế GTGT (vì kê khai theo phương pháp trực tiếp)
Mỗi hóa đơn được lập theo đơn hàng hoặc cuối mỗi tuần cho khách hàng đặt dài hạn.
Bước 4: Triển khai thí điểm với khách hàng quen
Chị An bắt đầu xuất hóa đơn hộ kinh doanh điện tử cho 2 nhóm:
- Doanh nghiệp văn phòng đặt thực phẩm hằng tuần
- Trường học mẫu giáo đặt trái cây, thức ăn cho bé
Hai đơn vị phản hồi rất tích cực vì hóa đơn gửi qua email, có mã tra cứu, dễ hạch toán, không cần chờ bản giấy.
Bước 5: Nhân rộng toàn bộ hệ thống
Sau 3 tháng thử nghiệm, chị mở rộng áp dụng cho toàn bộ đơn hàng online, cửa hàng. Nhân viên thu ngân được hướng dẫn lập hóa đơn điện tử ngay sau mỗi đơn hàng hoàn tất – nhất là đơn từ 200.000đ trở lên hoặc thanh toán chuyển khoản.
Kết quả đạt được sau 6 tháng áp dụng
Giữ chân được khách hàng tổ chức lớn
- Công ty cũ từng e ngại vì không có hóa đơn, nay ký lại hợp đồng cung ứng thực phẩm nhờ có hóa đơn điện tử đúng chuẩn
- Thêm 4 khách hàng doanh nghiệp mới ký hợp đồng 3–6 tháng
Minh bạch tài chính, kiểm soát doanh thu tốt hơn
- Không còn lệch giữa doanh thu ghi tay, tiền vào tài khoản
- Dễ tra cứu hóa đơn, thuận tiện làm báo cáo cuối tháng
Hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra
- Năm 2024, Minh An được cơ quan thuế kiểm tra định kỳ, không phát hiện sai phạm
- Được đánh giá là hộ kinh doanh chấp hành tốt nghĩa vụ thuế
Tăng uy tín, chuyên nghiệp
- Khách hàng cá nhân yên tâm khi nhận hóa đơn qua email
- Dễ quảng bá mô hình “thực phẩm sạch – bán hàng minh bạch – có hóa đơn”
Bài học rút ra từ hộ kinh doanh Minh An
| Vấn đề | How to handle |
| Không có hóa đơn → mất khách hàng lớn | Chủ động đăng ký hóa đơn điện tử bán hàng |
| Bị cơ quan thuế soi doanh thu | Đồng bộ hóa đơn – giao dịch ngân hàng |
| Quản lý thủ công, dễ sai sót | Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn và báo cáo |
| Ngại phức tạp khi chuyển đổi | Bắt đầu từ nhóm khách hàng ít – thử nghiệm dần – nhân rộng |
The hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng không chỉ để tuân thủ pháp luật mà còn là “tấm vé thông hành” để bước vào hệ sinh thái thương mại chuyên nghiệp. Minh bạch, số hóa hóa đơn là yếu tố bắt buộc – không còn là tùy chọn. Thay vì đợi cơ quan thuế gửi thông báo hoặc chờ đến khi bị xử phạt, hãy chủ động chọn giải pháp phù hợp, dễ dùng, tiết kiệm chi phí.
Nếu bạn là hộ kinh doanh đang tìm giải pháp triển khai hóa đơn điện tử nhanh, đơn giản, chuẩn pháp lý, hãy cân nhắc ngay AccNet eInvoice – nền tảng hóa đơn điện tử đáng tin cậy cho mọi quy mô kinh doanh tại Việt Nam.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: