Nhiều doanh nghiệp đã và đang tận dụng các nền tảng như Shopee để đặt mua thiết bị văn phòng, hàng hóa tiêu dùng phục vụ hoạt động kinh doanh. Với quy trình mua bán đơn giản, giao hàng nhanh chóng, Shopee trở thành kênh mua sắm phổ biến không chỉ với cá nhân mà còn với các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tuy nhiên, một vấn đề phát sinh rất phổ biến mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót chính là: hóa đơn điện tử từ Shopee – người mua có thực sự nhận được hóa đơn hợp lệ để hạch toán? Nếu không kiểm soát đúng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc chi phí không được ghi nhận, không được khấu trừ thuế, rủi ro trong các đợt kiểm tra thuế hoặc kiểm toán nội bộ.
Trong bài viết này, AccNet sẽ phân tích chuyên sâu về khái niệm “hóa đơn điện tử Shopee người mua”, giải đáp các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn cách xử lý để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không gặp rủi ro trong quá trình triển khai hệ thống hóa đơn điện tử. Đồng thời, bài viết sẽ điều hướng bạn đến những giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả, giúp doanh nghiệp đồng bộ quy trình – tăng tính hợp lệ – giảm sai sót.
1. Hóa đơn điện tử Shopee người mua là gì? Có được tính là chứng từ hợp lệ?
Hiểu đúng khái niệm: Hóa đơn điện tử Shopee với vai trò người mua là gì?
Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng cứ mua hàng trên Shopee là mặc định có hóa đơn điện tử, tuy nhiên điều này không đúng. Có 3 loại chứng từ thường gặp khi mua hàng trên Shopee:
- Biên nhận đơn hàng / phiếu giao hàng: Được Shopee gửi kèm đơn, không có giá trị pháp lý để hạch toán thuế.
- Hóa đơn do Shop tự tạo gửi riêng qua email hoặc đính kèm gói hàng: Có thể là hóa đơn bán lẻ, không có mã của cơ quan thuế, hoặc không đáp ứng điều kiện pháp luật.
- Hóa đơn điện tử có mã của Tổng cục Thuế: Đây mới là loại hóa đơn hợp lệ, đủ điều kiện để hạch toán, kê khai, khấu trừ thuế.
Tóm lại, người mua là doanh nghiệp phải chủ động kiểm tra xem shop có xuất hóa đơn hợp lệ không, hóa đơn phải đảm bảo:
- Được lập đúng định dạng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Có đầy đủ các thông tin: tên đơn vị, mã số thuế, hàng hóa, số tiền, chữ ký điện tử
- Được gửi qua email hoặc hệ thống điện tử, có mã xác thực của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã)
Hóa đơn Shopee có thể dùng để hạch toán chi phí hợp lý không?
Chỉ khi thỏa mãn đủ các điều kiện pháp lý, hóa đơn điện tử từ Shopee mới được xem là hợp lệ để hạch toán. Cụ thể:
- Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Hóa đơn cần phản ánh giao dịch có thật, có tên đơn vị mua, đúng mã số thuế, đúng giá trị thanh toán.
- Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm, đúng quy trình, không được lập sau ngày thanh toán quá lâu.
Nếu hóa đơn chỉ là phiếu bán hàng in từ Shopee, hoặc bản chụp qua Zalo/email không có mã xác thực, thì không thể dùng làm chứng từ hạch toán.
Vì sao doanh nghiệp nên quan tâm đến hóa đơn điện tử Shopee người mua?
Doanh nghiệp hiện nay không còn gói gọn việc mua sắm vào các nhà cung cấp truyền thống. Với chính sách ưu đãi, giao hàng nhanh, nhiều doanh nghiệp đã chọn Shopee để mua từ văn phòng phẩm, đồ dùng thiết yếu đến thiết bị điện tử. Tuy nhiên:
- Nhiều shop trên Shopee là cá nhân kinh doanh, không xuất hóa đơn VAT.
- Shopee không phải là bên bán hàng, mà chỉ là nền tảng trung gian – hóa đơn phụ thuộc hoàn toàn vào từng shop bán hàng.
- Nếu doanh nghiệp không chủ động yêu cầu hóa đơn hợp lệ, khả năng cao sẽ không có chứng từ hợp pháp để hạch toán.
Đây là lý do tại sao việc hiểu rõ về “hóa đơn điện tử Shopee người mua” là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp:
- Hạch toán chi phí đúng luật
- Được khấu trừ thuế GTGT
- Tránh rủi ro trong quyết toán thuế
Vì sao người mua là doanh nghiệp cần hóa đơn điện tử khi mua hàng trên Shopee?
Phục vụ hạch toán kế toán – chứng minh chi phí hợp lệ
Mỗi khoản chi tiêu trong doanh nghiệp đều cần chứng từ hợp pháp để ghi nhận vào sổ sách kế toán, đặc biệt là những khoản được khấu trừ thuế. Khi doanh nghiệp mua hàng trên Shopee, nếu không có hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Khoản chi sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN
- Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT (nếu có)
- Gây khó khăn cho kế toán khi lập báo cáo tài chính
Ví dụ, một công ty mua máy in văn phòng trên Shopee với giá 3,500,000 VNĐ. Nếu shop không xuất hóa đơn VAT, chi phí này không thể đưa vào sổ sách, công ty sẽ mất trắng phần khấu trừ GTGT (10%), quyền ghi nhận chi phí.
Yêu cầu kiểm toán – minh bạch tài chính – hồ sơ hoàn thuế
Trong các cuộc kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hoặc thanh tra từ cơ quan thuế, hóa đơn điện tử là căn cứ bắt buộc để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi.
- Nếu không có hóa đơn phù hợp, chi phí dễ bị loại bỏ khỏi báo cáo, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, uy tín doanh nghiệp.
- Một số khoản mua hàng từ Shopee có thể phục vụ cho dự án đầu tư, chương trình khuyến mãi, hoặc công cụ dụng cụ – nếu không có chứng từ rõ ràng, sẽ không đủ hồ sơ hợp lệ để quyết toán hoặc hoàn thuế.
Dữ liệu điện tử là xu hướng quản trị tài chính mới của doanh nghiệp
Sự dịch chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử toàn diện không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ pháp luật mà còn là xu hướng trong quản trị hiện đại.
- Việc mua hàng trên Shopee cũng cần được đưa vào luồng dữ liệu hóa đơn điện tử, tránh tình trạng phân mảnh hệ thống thông tin.
- Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu hóa đơn từ Shopee, kiểm tra – đối chiếu – lưu trữ tập trung, tránh rủi ro thất lạc, tiết kiệm nhân sự.
2. Doanh nghiệp mua hàng làm sao để lấy được hóa đơn điện tử Shopee người mua hợp lệ?
Đối với các doanh nghiệp thường xuyên mua hàng hóa, vật tư hoặc thiết bị tiêu dùng phục vụ công việc trên nền tảng thương mại điện tử như Shopee, việc lấy được hóa đơn điện tử Shopee người mua hợp lệ là yếu tố then chốt để hạch toán kế toán, kê khai thuế đúng luật. Tuy nhiên, quá trình này không hoàn toàn tự động hay đảm bảo nếu doanh nghiệp không chủ động thực hiện đúng cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ thực tế:
Bước 1. Xác định rõ mục đích mua hàng để yêu cầu hóa đơn ngay từ đầu
Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ đơn hàng có cần sử dụng cho mục đích kế toán – thuế hay không. Nếu có, việc yêu cầu hóa đơn VAT hợp lệ cần được thực hiện ngay từ bước đầu tiên, cụ thể:
- Khi chọn sản phẩm, nên kiểm tra mô tả của người bán hoặc phần hỏi đáp để xem người bán có hỗ trợ xuất hóa đơn VAT hay không.
- Nếu không có thông tin công khai, nên chủ động nhắn tin cho shop trước khi đặt hàng, yêu cầu xác nhận:
- Có xuất hóa đơn VAT không?
- Nếu có, hóa đơn là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hay chỉ là phiếu bán hàng nội bộ?
- Thời gian, cách thức gửi hóa đơn như thế nào?
Lưu ý: Nhiều shop dù là doanh nghiệp vẫn chỉ xuất hóa đơn thông thường không có mã số thuế hoặc không đáp ứng đúng mẫu theo quy định. Doanh nghiệp cần xác minh cụ thể để tránh đặt hàng nhầm.
Bước 2. Ưu tiên mua từ nhà bán hàng uy tín, có đăng ký pháp nhân
Không phải tất cả người bán trên Shopee đều là doanh nghiệp. Trên thực tế, phần lớn các shop hoạt động dưới hình thức cá nhân kinh doanh, không có nghĩa vụ xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp nên:
- Ưu tiên các shop có nhãn "Shopee Mall", "Chính hãng", hoặc shop có tên công ty rõ ràng - Đây thường là các nhà bán hàng có pháp nhân, có khả năng xuất hóa đơn đúng quy định.
- Tra cứu tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế trên Cổng thông tin Thuế điện tử - Nhập tên shop trên website: https://tracuunnt.gdt.gov.vn để kiểm tra họ có đăng ký thuế, có nghĩa vụ phát hành hóa đơn hay không.
- Xem đánh giá từ người mua trước đó liên quan đến hóa đơn - Nhiều người dùng thường chia sẻ trải nghiệm lấy hóa đơn – giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ uy tín.
Bước 3. Cung cấp đầy đủ thông tin xuất hóa đơn đúng quy định
Sau khi đặt hàng, để nhận được hóa đơn điện tử Shopee người mua hợp lệ, người mua (doanh nghiệp) cần:
- Chủ động gửi thông tin xuất hóa đơn cho người bán trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng, bao gồm:
- Tên đơn vị (đúng tên đăng ký trên giấy phép KD)
- Tax code
- Địa chỉ trụ sở
- Email nhận hóa đơn điện tử
- Tên người đại diện (nếu có yêu cầu)
- Gửi thông tin qua:
- Tin nhắn Shopee (chat trực tiếp với shop)
- Hoặc mục Yêu cầu hóa đơn nếu Shopee có tích hợp trên đơn hàng
Quan trọng: Thông tin này cần chính xác tuyệt đối, vì nếu sai mã số thuế hay tên công ty, hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý – dẫn đến không được khấu trừ thuế.
Bước 4. Theo dõi, đối chiếu hóa đơn sau khi nhận
Khi shop gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc đường link tải về, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện:
- Kiểm tra các thông tin trên hóa đơn:
- Đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hàng hóa, đơn giá, thuế suất
- Có mã số của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã)
- Có chữ ký số của người bán, định dạng chuẩn XML hoặc PDF
- Kiểm tra ngày lập hóa đơn: Không nên quá chậm so với ngày giao hàng thực tế. Nếu thời gian lập hóa đơn không hợp lý, có thể bị cơ quan thuế loại bỏ.
- Lưu trữ hóa đơn đúng định dạng: Hóa đơn điện tử phải được lưu ở định dạng XML (bản gốc), PDF (bản thể hiện) để sử dụng cho mục đích kê khai – đối chiếu – báo cáo sau này.
Bước 5. Nếu không nhận được hóa đơn – cần xử lý như thế nào?
Trong một số trường hợp, dù đã yêu cầu, shop vẫn không gửi hóa đơn hoặc gửi sai mẫu, người mua cần:
- Liên hệ lại với shop trong vòng 7 ngày sau giao hàng để nhắc nhở
- Nếu quá thời hạn, có thể gửi khiếu nại qua Trung tâm hỗ trợ Shopee hoặc để lại đánh giá công khai
- Với đơn giá trị lớn, có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu hoàn trả nếu hóa đơn không được cung cấp
Bước 6. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình kiểm tra hóa đơn từ Shopee
Cuối cùng, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra, lưu trữ hóa đơn từ các nền tảng TMĐT, cụ thể:
- Giao cho bộ phận kế toán kiểm soát toàn bộ đơn hàng có yêu cầu xuất hóa đơn
- Cập nhật bảng theo dõi tình trạng hóa đơn: đã yêu cầu – đã nhận – có hợp lệ không
- Nếu có hóa đơn sai, cần liên hệ điều chỉnh sớm, ghi chú trong hệ thống
3. Những rủi ro nếu doanh nghiệp không kiểm soát hóa đơn điện tử Shopee người mua
Nếu không kiểm soát tốt việc lấy hóa đơn điện tử hợp lệ khi mua hàng trên Shopee, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro kế toán, thuế, pháp lý nghiêm trọng dưới đây:
Không được ghi nhận chi phí hợp lệ để tính thuế TNDN
Theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, chỉ những khoản chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp không có hóa đơn điện tử hợp lệ khi mua hàng trên Shopee, các khoản chi tương ứng sẽ bị loại khi quyết toán thuế, dẫn đến:
- Tăng thu nhập chịu thuế → Tăng số thuế TNDN phải nộp;
- Bị ấn định thuế nếu cơ quan thuế nghi ngờ gian lận trong kê khai chi phí;
- Mất quyền sử dụng chi phí hợp lệ mặc dù đã thực chi.
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Trong trường hợp mua hàng trên Shopee có áp dụng thuế GTGT, để được khấu trừ, doanh nghiệp cần có:
- Hóa đơn GTGT điện tử hợp lệ (định dạng XML + PDF);
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).
Nếu chỉ có hóa đơn bán lẻ nội bộ của người bán (không phải hóa đơn GTGT) hoặc hóa đơn không hợp lệ (thiếu định dạng XML, không có mã của CQT), thì:
- Doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, làm tăng chi phí đầu vào;
- Gây sai lệch trong sổ kế toán, báo cáo thuế định kỳ.
Rủi ro về xử phạt hành chính, truy thu thuế
Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc không có hóa đơn khi kê khai thuế có thể bị xử phạt với mức như sau:
- Phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn theo quy định;
- Phạt từ 8.000.000 – 15.000.000 đồng nếu lập hóa đơn sai sót nhưng gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước;
- Truy thu thuế, tiền chậm nộp, lãi phát sinh, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp kê khai sai dẫn đến thiếu thuế.
Khó khăn trong kiểm toán, quyết toán thuế
Khi doanh nghiệp bị kiểm toán nội bộ hoặc quyết toán thuế, các khoản chi mua hàng online không có hóa đơn rõ ràng thường bị “soi” kỹ. Nếu không chứng minh được:
- Tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của giao dịch;
- Nguồn gốc hàng hóa, thông tin nhà cung cấp, mã số thuế bên bán; Thì doanh nghiệp có nguy cơ bị bác bỏ toàn bộ giao dịch trong hồ sơ quyết toán.
Nguy cơ mua phải hàng lậu, hàng giả, không rõ nguồn gốc
Shopee là nền tảng mở, bất kỳ cá nhân nào cũng có thể đăng bán hàng hóa. Nếu doanh nghiệp mua hàng từ những shop không đăng ký kinh doanh hợp pháp hoặc không có khả năng xuất hóa đơn điện tử Shopee người mua:
- Dễ mua nhầm hàng không rõ nguồn gốc, không đạt tiêu chuẩn chất lượng;
- Nếu xảy ra tranh chấp hoặc bị cơ quan chức năng kiểm tra, doanh nghiệp không có căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi;
- Làm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, đặc biệt khi hàng hóa được dùng cho sản xuất hoặc phân phối tiếp.
Ảnh hưởng đến tính minh bạch của hệ thống kế toán
Việc mua sắm trên Shopee nhưng không có hóa đơn hợp lệ khiến doanh nghiệp:
- Ghi nhận chi phí bằng chứng từ không chuẩn (hóa đơn in tay, email, ảnh chụp màn hình…);
- Gây xáo trộn hệ thống kế toán – đặc biệt trong các phần mềm kế toán chuẩn hóa;
- Khó đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tài chính, đặc biệt khi cần minh bạch cho nhà đầu tư, ngân hàng hoặc cổ đông.
4. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử từ sàn TMĐT hiệu quả hơn?
Thiết lập quy trình nội bộ khi mua hàng trên Shopee
Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng cho việc mua hàng qua Shopee, bao gồm:
- Chỉ cho phép mua từ shop có khả năng xuất hóa đơn VAT
- Trước khi đặt hàng, kế toán/nhân viên mua hàng phải liên hệ xác minh hóa đơn
- Sau khi nhận hàng, kế toán phải đối chiếu ngay với hóa đơn điện tử nhận được
- Từ chối thanh toán nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc không có hóa đơn
Có thể ban hành quy định nội bộ về danh sách shop tin cậy hoặc danh mục hàng hóa cho phép mua qua sàn TMĐT.
Kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Giải pháp dài hạn là doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, giúp:
- Kiểm tra, lưu trữ hóa đơn điện tử từ Shopee theo đúng quy định pháp luật
- Kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm ERP, tự động đồng bộ dữ liệu
- Cảnh báo hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn bị trùng, sai mã số thuế…
- Hỗ trợ trích xuất báo cáo theo tháng/quý, phục vụ kiểm toán & quyết toán thuế
AccNet eInvoice là một giải pháp toàn diện, không chỉ quản lý hóa đơn đầu ra, đầu vào mà còn tích hợp với AccNet ERP, tạo nên hệ sinh thái đồng bộ – giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tài chính – kế toán – thuế một cách hiệu quả, an toàn.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Từ góc nhìn của AccNet, việc mua hàng Shopee có thể mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm cho doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt pháp lý nếu không kiểm soát tốt hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần:
- Chủ động kiểm tra nhà bán có xuất hóa đơn hợp lệ hay không
- Yêu cầu, theo dõi hóa đơn điện tử ngay từ lúc đặt hàng
- Thiết lập quy trình nội bộ để kiểm tra – đối chiếu – lưu trữ hóa đơn Shopee
- Ứng dụng phần mềm AccNet eInvoice để quản lý toàn diện hóa đơn, kết nối dữ liệu kế toán
Shopee đang trở thành một phần trong hoạt động mua sắm hàng ngày của doanh nghiệp. Nhưng nếu chỉ quan tâm đến giá, tốc độ giao hàng, mà bỏ qua việc đảm bảo có hóa đơn điện tử Shopee người mua hợp lệ, doanh nghiệp đang tự làm khó chính mình trong hoạt động tài chính – kế toán – thuế.
Bằng việc thiết lập quy trình kiểm soát, sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử AccNet eInvoice, doanh nghiệp sẽ không chỉ bảo vệ được quyền lợi thuế hợp pháp mà còn nâng cao hiệu quả quản trị – xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, chuẩn hóa, sẵn sàng cho tăng trưởng bền vững.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: