5 Bước lập & phân tích báo cáo công nợ kiểm soát 100% nợ xấu

Dòng tiền không chỉ đơn thuần là tiền mặt mà còn gắn liền với các khoản phải thu, phải trả, thời hạn thanh toán. Đây chính là lý do vì sao báo cáo công nợ (BCCN) luôn là một trong những báo cáo tài chính quan trọng bậc nhất trong hệ thống kế toán quản trị. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp — đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ — vẫn đang gặp khó khăn trong việc lập, đọc, phân tích BCCN. Dữ liệu rời rạc, đối chiếu mất thời gian, sai lệch thông tin giữa các phòng ban khiến công nợ trở thành “lỗ hổng tài chính” tiềm ẩn nhiều rủi ro. Chính vì vậy, việc hiểu rõ cấu trúc, phương pháp phân tích BCCN sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được rủi ro mà còn tối ưu hóa dòng tiền một cách hiệu quả.

Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ BCCN là gì, các loại báo cáo cần biết, hướng dẫn chi tiết cách đọc, lập, phân tích – từ đó đưa ra quyết định tài chính chính xác. Nội dung đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp đang triển khai giải pháp phân tích báo cáo tài chính, đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ hiệu quả.

1. Báo cáo công nợ là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Báo cáo công nợ là loại báo cáo kế toán ghi nhận toàn bộ các khoản phải thu (từ khách hàng), phải trả (cho nhà cung cấp) của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định. Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình thanh toán, đối chiếu công nợ, đảm bảo kiểm soát tài chính, vận hành ổn định. BCCN thường bao gồm:

• Báo cáo công nợ phải thu
• Báo cáo công nợ phải trả
• Báo cáo công nợ chi tiết theo khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Báo cáo tổng hợp công nợ toàn doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần theo dõi BCCN?

• Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi khoản nợ đến hạn, từ đó lập kế hoạch thu chi hợp lý.
• Phòng tránh nợ xấu: Phát hiện sớm công nợ quá hạn, có biện pháp xử lý kịp thời.
• Ra quyết định chính xác: Căn cứ vào tình hình công nợ để đàm phán, thương lượng, tái cấu trúc tài chính.
• Tăng tính minh bạch: Giúp đối chiếu chính xác giữa các phòng ban như kế toán, bán hàng, mua hàng.

Số liệu tham khảo: Theo báo cáo từ VCCI 2024, có đến 78% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam cho biết họ gặp khó khăn trong việc kiểm soát công nợ, dẫn đến mất cân đối dòng tiền, tăng rủi ro tài chính.

2. Các loại báo cáo công nợ doanh nghiệp cần biết

Hiện nay, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ đầy đủ các loại BCCN cần thiết, ý nghĩa của từng loại. Dưới đây là 6 loại BCCN quan trọng nhất mà doanh nghiệp nào cũng nên biết:

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng

Target: Theo dõi số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi đã mua hàng hóa/dịch vụ.

Nội dung thường có:

• Danh sách khách hàng
• Balance beginning of the period
• Phát sinh trong kỳ (bán hàng, ghi tăng công nợ)
• Số tiền đã thu trong kỳ
• Final balance
• Ngày đến hạn thanh toán

Ý nghĩa:

• Đánh giá khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp.
• Kiểm soát các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
• Lên kế hoạch thu tiền, đàm phán điều khoản thanh toán.

Thực tế: Theo khảo sát của Vietnam Credit (2023), hơn 38% nợ xấu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ đến từ việc không kiểm soát sát sao báo cáo công nợ phải thu khách hàng, dẫn đến chậm thu hoặc mất khả năng thu hồi.

Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp

Target: Theo dõi các khoản doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp sau khi đã nhận hàng hóa/dịch vụ.

Nội dung thường có:

• Danh sách nhà cung cấp
• Balance beginning of the period
• Phát sinh trong kỳ (mua hàng, ghi tăng công nợ)
• Số tiền đã thanh toán trong kỳ
• Final balance
• Thời hạn thanh toán

Ý nghĩa:

• Giúp kiểm soát nghĩa vụ thanh toán, tránh bị phạt do quá hạn.
• Hỗ trợ trong việc thương lượng thời hạn trả nợ, đàm phán chiết khấu thanh toán sớm.
• Dự đoán nhu cầu dòng tiền ra trong ngắn hạn.

Note: Không thanh toán kịp có thể làm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, gây gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc mất quyền lợi chiết khấu.

Báo cáo tuổi nợ (Aging Report)

Target: Phân loại công nợ theo thời gian quá hạn hoặc cận hạn, giúp đánh giá mức độ rủi ro, tính thanh khoản.

Cách phân loại tuổi nợ phổ biến:

• 0–30 ngày (nợ trong hạn)
• 31–60 ngày (nợ gần hạn)
• 61–90 ngày (nợ quá hạn ngắn)
• Trên 90 ngày (nợ quá hạn dài, có nguy cơ trở thành nợ xấu)

Ý nghĩa:

• Hỗ trợ đánh giá chất lượng công nợ.
• Ưu tiên xử lý các khoản nợ xấu tiềm năng.
• Thiết lập cảnh báo sớm, tránh mất vốn.

Thực tế: Các doanh nghiệp có tuổi nợ trung bình vượt 90 ngày thường bị ngân hàng đánh giá điểm tín dụng thấp, ảnh hưởng đến khả năng vay vốn lưu động.

Báo cáo đối chiếu công nợ

Target: Đối chiếu số liệu công nợ giữa doanh nghiệp với khách hàng/nhà cung cấp để xác nhận số dư, thống nhất công nợ cuối kỳ.

Thời điểm thường lập:

• Cuối tháng, quý hoặc năm
• Trước kiểm toán hoặc quyết toán thuế
• Khi có chênh lệch trong thanh toán

Nội dung cần có:

• Các giao dịch phát sinh
• Số dư công nợ
• Biên bản đối chiếu, chữ ký hai bên

Ý nghĩa:

• Xác nhận nghĩa vụ công nợ chính xác trước khi hạch toán tiếp.
• Tránh tranh chấp, kiện tụng hoặc tổn thất do ghi nhận sai.

Thực tiễn: Việc lập đối chiếu định kỳ giúp doanh nghiệp giữ được sự minh bạch với đối tác, tránh sai sót dây chuyền khi dữ liệu kế toán không được cập nhật đồng bộ.

Báo cáo tổng hợp công nợ

Target: Cung cấp bức tranh tổng thể về tất cả khoản công nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp.

Nội dung thường gồm:

• Tổng công nợ phải thu theo từng khách hàng/nhóm khách hàng
• Tổng công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp/nhóm nhà cung cấp
• Tình hình thanh toán chung theo kỳ
• Các khoản công nợ quá hạn theo nhóm rủi ro

Ý nghĩa:

• Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh về tài chính.
• Làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Hữu ích trong việc báo cáo cổ đông, nhà đầu tư, hoặc ngân hàng.

Báo cáo phân tích xu hướng công nợ

Target: Theo dõi sự thay đổi công nợ theo thời gian để phát hiện xu hướng bất thường hoặc tích cực.

Nội dung có thể phân tích:

• Xu hướng tăng/giảm công nợ theo tháng, quý, năm
• Tỷ lệ công nợ phải thu / doanh thu
• Tỷ lệ công nợ phải trả / giá vốn hàng bán
• So sánh xu hướng giữa các khách hàng, nhà cung cấp

Ý nghĩa:

• Dự báo nhu cầu dòng tiền trong tương lai.
• Cảnh báo tình trạng mất kiểm soát nợ (nợ tăng nhanh không tương ứng với doanh thu).
• Giúp hoạch định chiến lược tài chính ngắn, trung hạn.

3. Cách lập báo cáo công nợ hiệu quả hạn chế sai sót

Dưới đây là quy trình 5 bước giúp doanh nghiệp lập báo cáo công nợ đầy đủ – chính xác – hiệu quả, hạn chế sai sót đến mức tối thiểu.

Bước 1: Thiết lập danh mục công nợ rõ ràng từ đầu

Gồm những gì?

• Khách hàng & nhà cung cấp: cần có mã định danh riêng, tên pháp lý, địa chỉ, thông tin hợp đồng.
• Tài khoản công nợ: sử dụng tài khoản đúng chuẩn theo hệ thống kế toán Việt Nam (ví dụ: 131 – phải thu, 331 – phải trả).
• Định nghĩa điều kiện thanh toán: theo hợp đồng, bao gồm hạn thanh toán, chiết khấu, phương thức chi trả.

Tránh sai sót:

• Không nhập trùng mã khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Không dùng chung một mã khách cho nhiều đối tượng khác nhau (ví dụ: khách lẻ, khách dự án).
• Thiếu cập nhật điều kiện thanh toán dẫn đến ghi nhận sai kỳ hạn.

Tip: Thiết lập nhóm khách hàng hoặc nhóm nhà cung cấp theo rủi ro tín dụng, khu vực, ngành nghề để tiện phân tích về sau.

Bước 2: Ghi nhận nghiệp vụ chính xác, nhất quán theo đúng nguyên tắc kế toán

Cần đảm bảo:

• Mọi nghiệp vụ phát sinh công nợ (bán hàng, mua hàng, chiết khấu, hoàn trả, thu/chi) đều phải ghi nhận kèm chứng từ đầy đủ (hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng).
• Ngày ghi nhận khớp với ngày chứng từ.
• Định khoản đúng, đầy đủ, tránh bỏ sót bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Lỗi thường gặp:

• Ghi nhận thiếu/nhầm khách hàng, khiến báo cáo lệch số liệu.
• Ghi nhầm kỳ (tháng sau ghi vào tháng trước), gây sai tuổi nợ.
• Không cập nhật chứng từ thu/chi kịp thời → dư nợ bị “ảo”.

Kiểm soát:

• Cuối mỗi tuần, kế toán nên đối chiếu sổ chi tiết công nợ, sổ cái để phát hiện sai lệch sớm.
• Quy định rõ quy trình kiểm soát 2 bước: người lập & người duyệt.

Bước 3: Xử lý các bút toán điều chỉnh, ngoại lệ kịp thời

Tình huống thường gặp:

• Trả lại hàng nhưng chưa điều chỉnh công nợ.
• Khách hàng thanh toán thừa hoặc thiếu, cần điều chỉnh lại.
• Hóa đơn sai sót, phải hủy, xuất lại hóa đơn mới.

How to handle:

• Ghi nhận bút toán điều chỉnh kèm chứng từ cụ thể (phiếu điều chỉnh, biên bản đối chiếu).
• Không sửa trực tiếp trên báo cáo kỳ cũ – thay vào đó ghi nhận ở kỳ hiện tại kèm diễn giải rõ.

Khuyến nghị: Đặt lịch rà soát định kỳ các giao dịch có dấu hiệu bất thường như: dư nợ âm, thanh toán vượt hạn mức, hoặc công nợ tồn lâu không có phát sinh.

Bước 4: Lập báo cáo công nợ theo chuẩn, có cấu trúc rõ ràng

Cấu trúc cơ bản cần có:

• Tên đối tượng công nợ (khách hàng/nhà cung cấp)
• Balance beginning of the period
• Phát sinh tăng – giảm trong kỳ
• Final balance
• Ngày đến hạn thanh toán
• Diễn giải hoặc liên kết mã chứng từ liên quan

Nên lập:

• Báo cáo tổng hợp công nợ: dùng cho ban lãnh đạo.
• Báo cáo chi tiết công nợ: dùng cho kế toán theo dõi giao dịch.
• Báo cáo tuổi nợ: dùng cho kiểm soát rủi ro, quản lý dòng tiền.

Tránh lỗi:

• Không thống nhất mẫu biểu giữa các phòng ban → sai lệch khi tổng hợp.
• Dữ liệu bị cắt ngắn hoặc không hiển thị đầy đủ → hiểu sai tình hình.

Bước 5: Đối chiếu công nợ định kỳ, lưu trữ chứng từ đầy đủ

Lập kế hoạch đối chiếu:

• Đối chiếu công nợ nội bộ hàng tháng (giữa các phòng ban).
• Đối chiếu công nợ với khách hàng/nhà cung cấp hàng quý hoặc theo sự kiện (trước thanh toán lớn, cuối năm, kiểm toán...).

Quy trình gồm:

• Gửi báo cáo công nợ đối chiếu (có kèm diễn giải).
• Lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký 2 bên.
• Ghi nhận các chênh lệch, lập bút toán điều chỉnh nếu cần.

Nên lưu trữ:

• Chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng).
• Bản scan biên bản đối chiếu có chữ ký.
• Các báo cáo đã gửi qua email, có lịch sử phản hồi rõ ràng.

4. Hướng dẫn phân tích báo cáo công nợ giúp doanh nghiệp ra quyết định

Không chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo, điều quan trọng là phân tích dữ liệu công nợ để đưa ra quyết định tài chính, điều chỉnh chính sách bán hàng – thanh toán, thậm chí dự báo được rủi ro. Dưới đây là quy trình 5 bước phân tích báo cáo công nợ được nhiều chuyên gia tài chính khuyến nghị:

Bước 1: Đánh giá tổng quan công nợ phải thu – phải trả

Target:

• Xác định quy mô, xu hướng tăng/giảm công nợ trong kỳ.
• So sánh giữa công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng cân bằng dòng tiền.

How to perform:

• Lập báo cáo tổng hợp công nợ cuối kỳ, so sánh với kỳ trước (tháng trước, quý trước, cùng kỳ năm trước).
• Tính tỷ lệ:
  • Công nợ phải thu / Doanh thu thuần
  • Công nợ phải trả / Tổng chi phí hoạt động
  • Chênh lệch phải thu – phải trả / Tổng tài sản ngắn hạn

For example: Nếu công nợ phải thu chiếm 65% doanh thu mà tuổi nợ trung bình >60 ngày → rủi ro dòng tiền cao, cần xem lại chính sách tín dụng.

Tips: Lập biểu đồ tăng trưởng công nợ theo tháng để phát hiện xu hướng bất thường.

Bước 2: Phân tích độ tuổi nợ (Aging) để đo lường rủi ro

Target:

• Xác định tỷ lệ nợ đang trong hạn – cận hạn – quá hạn.
• Ưu tiên xử lý những khoản có rủi ro mất vốn.

How to perform:

• Phân loại công nợ thành các nhóm:
  • 0–30 ngày
  • 31–60 ngày
  • 61–90 ngày
  • Trên 90 ngày
• Tính tỷ lệ từng nhóm / Tổng công nợ phải thu.

Cảnh báo: Nếu >30% công nợ rơi vào nhóm trên 60 ngày → cần siết lại điều khoản tín dụng, xem xét đánh giá lại mức tín nhiệm khách hàng.

Gợi ý chỉ tiêu theo chuẩn ngành:

• Công nợ trong hạn nên chiếm >70%
• Nợ quá hạn trên 90 ngày nên dưới 5% để tránh chuyển thành nợ xấu

Bước 3: Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp để kiểm soát hiệu quả

Target: Đánh giá chất lượng công nợ theo từng nhóm đối tác để tái cấu trúc danh mục.

How to perform:

• Phân nhóm khách hàng theo:
  • Doanh thu đóng góp (A/B/C)
  • Tình trạng thanh toán (Tốt/Trung bình/Kém)
  • Thời gian hợp tác
• Với nhà cung cấp:
  • Điều khoản thanh toán (Trả trước/Trả sau)
  • Tần suất giao dịch
  • Độ uy tín (thời gian giao hàng, chính sách hậu mãi)

Kết quả mong đợi:

• Lọc ra danh sách khách hàng có tỷ lệ nợ quá hạn cao để kiểm tra lại hợp đồng, hạn mức tín dụng.
• Đàm phán lại điều kiện thanh toán với nhà cung cấp nếu công nợ phải trả đang gây áp lực dòng tiền.

Bước 4: Phân tích xu hướng công nợ theo thời gian

Target:

• Phát hiện sự thay đổi bất thường trong mô hình công nợ.
• Dự báo áp lực tài chính trong ngắn hạn.

How to perform:

• Dùng dữ liệu tối thiểu 6 tháng để vẽ biểu đồ:
  • Biến động số dư công nợ phải thu – phải trả
  • Biến động tuổi nợ trung bình
  • Mức độ thu tiền so với doanh thu

Tín hiệu cần chú ý:

• Công nợ phải thu tăng liên tục trong khi doanh thu không tăng tương ứng → cảnh báo về năng lực thanh toán của khách hàng.
• Tuổi nợ trung bình ngày càng kéo dài → rủi ro mất vốn cao.

Tips: Nên kết hợp các chỉ tiêu phân tích dòng tiền (DSO, DPO) để đánh giá sâu hơn.

Bước 5: Ra quyết định dựa trên insight từ phân tích

Gợi ý các quyết định quan trọng:

• Tái cấu trúc chính sách tín dụng: Rút ngắn hạn mức, yêu cầu đặt cọc hoặc thay đổi điều kiện thanh toán.
• Lựa chọn đối tác ưu tiên: Tập trung bán hàng cho nhóm khách có tỷ lệ thanh toán tốt.
• Lập kế hoạch thu hồi nợ cụ thể: Theo nhóm rủi ro hoặc độ tuổi nợ.
• Điều chỉnh kế hoạch dòng tiền: Nếu công nợ phải thu quá cao → hạn chế chi đầu tư trong ngắn hạn.

Case thực tế: Một doanh nghiệp logistics đã phân nhóm khách hàng theo độ trễ thanh toán, sau đó chủ động đàm phán lại hợp đồng với nhóm có rủi ro cao. Kết quả: giảm 40% nợ quá hạn chỉ sau 2 quý.

5. Doanh nghiệp nào nên triển khai phân tích BCCN bằng dashboard?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến dashboard phân tích công nợ phức tạp — nhưng nếu bạn thuộc một trong những nhóm sau đây, thì đầu tư vào công cụ BI (Business Intelligence) là một quyết định chiến lược đáng cân nhắc.

Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, quản lý nhiều khách hàng hoặc nhà cung cấp

• Khi số lượng giao dịch lớn, việc lập báo cáo công nợ bằng Excel thủ công dễ dẫn đến sai sót, tốn kém thời gian.
• Với hơn 100 khách hàng hoặc hàng chục nhà cung cấp, chỉ cần một sai sót nhỏ trong ghi nhận công nợ cũng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền hàng tỷ đồng.

Doanh nghiệp hoạt động trong ngành có chu kỳ thanh toán phức tạp

Các ngành sau thường có chu kỳ công nợ dài, chính sách thanh toán đa dạng:

• Phân phối – bán buôn
• Xây dựng – vật liệu xây dựng
• Dược phẩm – thiết bị y tế
• Bất động sản – nội thất – trang thiết bị

Trong các ngành này, việc theo dõi thời hạn nợ, lịch trình thanh toán, hợp đồng tạm ứng hoặc các khoản chiết khấu thanh toán cần hệ thống báo cáo tinh vi, linh hoạt, trực quan.

Doanh nghiệp đang có nợ quá hạn lớn hoặc tốc độ thu tiền chậm

• Nếu >20% công nợ phải thu của bạn đã quá hạn, đó là dấu hiệu bạn cần nâng cấp hệ thống kiểm soát.
• Nếu bạn mất hơn 60 ngày để thu được khoản nợ bình quân, doanh nghiệp đang mất cơ hội xoay vòng vốn.

Doanh nghiệp đang triển khai hệ thống ERP, phần mềm kế toán hoặc cần nâng cao hiệu quả tài chính

Nếu bạn đã dùng các phần mềm kế toán như AccNet Cloud, MISA, Bravo... thì BI sẽ là “lớp phân tích sâu” cần thiết để khai thác tối đa giá trị dữ liệu hiện có.

AccNet BI Dashboards có thể kết nối trực tiếp với các phần mềm kế toán để tự động cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo công nợ thời gian thực, đưa ra cảnh báo thông minh, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.

Báo cáo công nợ không chỉ là một bảng số liệu phục vụ kế toán đối chiếu, mà chính là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đánh giá rủi ro, tối ưu quy trình thu chi, cải thiện hiệu suất tài chính tổng thể.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa báo cáo, trực quan hóa dữ liệu, khai thác sâu thông tin từ công nợ – hãy thử ngay AccNet BI Dashboards. Đây là công cụ được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái phần mềm AccNet, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng tốc ra quyết định. Liên hệ đội ngũ tư vấn phần mềm của chúng tôi ngay hôm nay!

CONTACT INFORMATION:

• ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
• 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
• ☎️ Hotline: 0901 555 063
• 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/