Trong mọi doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế quan trọng nhất cần phải kê khai, nộp đúng hạn, đúng quy định. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ, hoàn thuế, chi phí tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp.
Đặc biệt, với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây dựng hệ thống kế toán thuế, việc hiểu rõ, thực hiện đúng cách kê khai thuế GTGT giúp:
- Tránh rủi ro sai sót dẫn đến truy thu, bị phạt thuế.
- Kiểm soát tốt luồng hóa đơn đầu vào – đầu ra.
- Gắn kết hiệu quả giữa dữ liệu thuế, module kế toán tài sản, chi phí.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ lý thuyết đến thực hành cách kê khai thuế GTGT, cập nhật theo các quy định mới nhất 2024, đi kèm phân tích chuyên sâu, checklist thực tế để doanh nghiệp áp dụng ngay.
1. Thuế GTGT là gì? Ai cần kê khai? Doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi thực hiện
Định nghĩa thuế GTGT & nguyên tắc hoạt động
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế gián thu, tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – lưu thông – tiêu dùng.
Theo Điều 2 – Luật Thuế GTGT (sửa đổi):
“Thuế GTGT là khoản thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng cuối cùng.”
Cơ chế hoạt động:
- GTGT đầu ra: Là số thuế doanh nghiệp thu từ khách hàng thông qua hóa đơn bán hàng.
- GTGT đầu vào: Là số thuế doanh nghiệp trả cho nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- GTGT phải nộp = GTGT đầu ra – GTGT đầu vào
Doanh nghiệp kê khai đúng – đủ – kịp thời sẽ được khấu trừ hợp lệ GTGT đầu vào, có thể được hoàn thuế GTGT nếu phát sinh số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra trong một số trường hợp (ví dụ: đầu tư dự án, xuất khẩu…).
Các phương pháp kê khai thuế GTGT hiện hành
Hiện nay có 2 phương pháp kê khai GTGT:
Phương pháp khấu trừ (thường áp dụng)
- Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm hoặc đủ điều kiện đăng ký.
- Ưu điểm: Được khấu trừ thuế đầu vào → giảm thuế phải nộp.
- Điều kiện: Phải sử dụng hóa đơn GTGT, có sổ sách kế toán đầy đủ, thực hiện hạch toán theo phương pháp dồn tích.
Phương pháp trực tiếp
- Áp dụng cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ không đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ.
- Tính thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
- Không được khấu trừ thuế đầu vào.
Lưu ý: Đa số doanh nghiệp triển khai hệ thống kế toán thuế bài bản, sử dụng phần mềm kế toán đều kê khai theo phương pháp khấu trừ.
Xem thêm:
- Accounting software tax giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót thuế
- Phần mềm báo cáo thuế mới nhất hỗ trợ kê khai chính xác, kịp thời
- Settlement tax business income chuẩn theo quy định mới nhất
Những ai phải kê khai thuế GTGT định kỳ?
Theo quy định tại Điều 8 – Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp phát sinh hoạt động mua – bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT đều có nghĩa vụ kê khai định kỳ.
Phân loại theo tần suất kê khai:
- Kê khai hàng tháng: Với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước > 50 tỷ đồng.
- Kê khai theo quý: Với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước ≤ 50 tỷ đồng.
Doanh nghiệp mới thành lập được tạm kê khai theo quý trong năm đầu tiên. Từ năm thứ hai, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào doanh thu thực tế để phân loại lại.
2. Cách kê khai thuế GTGT (bổ sung/điện tử) theo từng bước chuẩn
Để tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình kê khai thuế GTGT theo 4 bước sau đây:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu kế toán đầu kỳ
Trước khi kê khai, kế toán cần tập hợp đầy đủ các loại chứng từ liên quan:
- Hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra: hóa đơn điện tử, hóa đơn chuyển đổi, hóa đơn điều chỉnh…
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản: 511 (doanh thu), 133 (thuế GTGT đầu vào), 3331 (thuế GTGT phải nộp)…
- Biên bản điều chỉnh sai sót hóa đơn: nếu có phát sinh điều chỉnh trong kỳ.
- Bảng kê hóa đơn mua vào – bán ra (nếu làm thủ công hoặc đối chiếu dữ liệu).
Lưu ý cho doanh nghiệp đang quản lý tài sản: Hóa đơn mua sắm máy móc, thiết bị… nếu không được cập nhật đúng thời điểm sẽ ảnh hưởng đến số thuế GTGT được khấu trừ. Vì vậy, kế toán nên phối hợp với bộ phận quản lý tài sản để đảm bảo thông tin đồng bộ.
Bước 2. Lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
Đây là mẫu tờ khai dành cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
TẢI NGAY: MẪU 01/GTGT
TẢI NGAY: MẪU 04/GTGT
Các bước điền tờ khai để thực hiện cách kê khai thuế GTGT:
- Chỉ tiêu 21 – 23: Tổng giá trị hàng hóa – dịch vụ bán ra trong kỳ (chưa thuế), số thuế GTGT đầu ra phải nộp.
- Chỉ tiêu 25 – 29: Tổng giá trị hóa đơn đầu vào được khấu trừ theo từng loại hình (mua hàng trong nước, nhập khẩu, đầu tư…).
- Chỉ tiêu 32 – 34: Tính toán thuế GTGT phải nộp = thuế đầu ra – thuế đầu vào.
Lưu ý đặc biệt:
- Nếu có dự án đầu tư đang trong giai đoạn đầu tư, doanh nghiệp có thể ghi số thuế đầu vào tại chỉ tiêu riêng để xin hoàn sau.
- Nếu trong kỳ không phát sinh hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai trắng.
Bước 3. Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ thực hiện cách kê khai thuế GTGT
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình kê khai thuế, giảm thiểu rủi ro sai sót:
Lợi ích của phần mềm như AccNet Cloud:
- Tự động tổng hợp số liệu từ sổ sách, hóa đơn điện tử.
- Tự động khớp dữ liệu đầu vào – đầu ra, tính số thuế phải nộp.
- Cảnh báo sai lệch về hóa đơn, kỳ hạn, dữ liệu trùng lặp.
- Kết xuất file XML đúng định dạng của Tổng cục Thuế, sẵn sàng để nộp qua cổng điện tử.
Đối với doanh nghiệp đang triển khai kế toán tài sản, AccNet Cloud còn hỗ trợ tích hợp phân hệ tài sản → đảm bảo các hóa đơn đầu tư lớn được khấu trừ hợp lệ, đúng kỳ.
ACCNET CLOUD – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Hàng nghìn doanh nghiệp SME đã tiết kiệm 200–500 triệu mỗi năm nhờ chuẩn hóa công tác kế toán với AccNet Cloud 👉 Vẫn dùng Excel là chấp nhận sai số và trễ hạn >>> Chuyển qua AccNet Cloud – gọn, chuẩn, không trễ deadline.
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Bước 4. Nộp tờ khai đúng hạn & lưu trữ hồ sơ
Hạn nộp:
- Theo tháng: Trước ngày 20 tháng tiếp theo.
- Theo quý: Trước ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
Hình thức nộp kê khai thuế GTGT điện tử:
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng mã số thuế, chữ ký số.
- Tải lên tờ khai XML → ký điện tử → gửi đi → nhận thông báo xác nhận.
Lưu trữ:
- Biên lai xác nhận nộp tờ khai.
- Hóa đơn GTGT điện tử gốc.
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào – bán ra.
- File XML đã nộp (lưu trữ ít nhất 10 năm).
3. Những sai sót thường gặp & cách phòng tránh khi thực hiện cách kê khai thuế GTGT (bổ sung) điện tử
Các sai sót vẫn có thể xảy ra nếu không kiểm tra kỹ. Dưới đây là những lỗi phổ biến doanh nghiệp hay mắc phải:
Kê khai thuế GTGT điện tử thiếu hoặc sai hóa đơn đầu vào – đầu ra
- Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót → mất quyền khấu trừ.
- Hóa đơn đầu ra ghi sai ngày tháng → ảnh hưởng kỳ kê khai.
- Hóa đơn chưa ký số hợp lệ → không được chấp nhận.
Solution:
- Sử dụng phần mềm có kết nối hóa đơn điện tử, cảnh báo hóa đơn chưa hoàn chỉnh.
- Đối chiếu dữ liệu hóa đơn định kỳ với hệ thống kế toán nội bộ.
Ghi sai mã ngành hoặc áp dụng thuế suất không đúng
- Dịch vụ 5% bị khai nhầm 10% → nộp thuế dư.
- Hàng hóa không chịu thuế bị khai là hàng hóa chịu thuế → tăng sai nghĩa vụ.
Solution:
- Kiểm tra kỹ mã ngành kinh doanh trên đăng ký kinh doanh, hợp đồng.
- Tham khảo biểu thuế GTGT hiện hành theo Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Kê khai sai kỳ, trễ hạn hoặc nộp thiếu hồ sơ
- Đưa hóa đơn tháng 5 vào kỳ tháng 6 → bị loại khấu trừ.
- Nộp sau hạn → bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt từ 2–8 triệu đồng/lần).
Solution:
- Dùng phần mềm có chức năng nhắc hạn kê khai.
- Thiết lập quy trình kiểm tra chéo trước khi nộp hồ sơ.
Ghi nhận sai hoặc bỏ sót thuế GTGT khi mua tài sản cố định
- Hóa đơn máy móc ghi GTGT 10% nhưng không đưa vào hệ thống → mất quyền khấu trừ.
- Kê khai sai kỳ khấu hao → làm sai chi phí, thuế TNDN.
Solution: Tích hợp phân hệ tài sản vào hệ thống kế toán để theo dõi khấu hao, chi phí, thuế GTGT đồng bộ.
Đọc thêm:
- Settlement tax personal income đúng hạn, tránh bị xử phạt hành chính
- Nộp thuế môn bài đúng hạn để tránh bị phạt và gián đoạn kinh doanh
4. Checklist cách kê khai thuế GTGT (bổ sung) điện tử định kỳ cho doanh nghiệp
Để đảm bảo quy trình cho cách kê khai thuế GTGT được thực hiện đầy đủ – đúng hạn – không sai sót, doanh nghiệp nên áp dụng bảng checklist dưới đây, đặc biệt hữu ích cho các đơn vị đang triển khai hệ thống kế toán tích hợp:
Trước kỳ kê khai
- Rà soát hóa đơn đầu vào/đầu ra có đầy đủ, hợp lệ, đã ký điện tử.
- Đối chiếu sổ cái tài khoản 133, 3331, 511 với bảng kê hóa đơn.
- Kiểm tra dữ liệu phát sinh liên quan đến tài sản cố định (hóa đơn đầu tư, biên bản bàn giao…).
- Cập nhật chính sách thuế GTGT mới nhất (thuế suất, đối tượng miễn/giảm…).
Trong quá trình lập tờ khai
- Lập tờ khai mẫu 01/GTGT đúng theo biểu mẫu của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Tính toán, ghi nhận đúng chỉ tiêu thuế GTGT đầu ra, được khấu trừ đầu vào.
- Kiểm tra kỹ dữ liệu nhập trước khi kết xuất XML (tránh sai lệch số học).
- Lập biên bản điều chỉnh nếu có hóa đơn sai sót trong kỳ.
Sau khi nộp tờ khai
- Lưu trữ file XML, biên lai xác nhận của cơ quan thuế.
- Lưu bản in tờ khai, bảng kê hóa đơn, biên bản điều chỉnh (nếu có).
- Đối chiếu lại dữ liệu nội bộ để chuẩn bị cho kỳ kê khai tiếp theo.
- Cập nhật báo cáo thuế nội bộ, đồng bộ với phần mềm kế toán tài chính.
Cách kê khai thuế GTGT (bổ sung) điện tử là nghiệp vụ kế toán bắt buộc, nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp kiểm soát hệ thống thu – chi – thuế một cách minh bạch, chuyên nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh doanh nghiệp đang triển khai giải pháp kế toán thuế bài bản, việc làm chủ quy trình kê khai thuế sẽ:
- Tối ưu hóa quyền khấu trừ, hoàn thuế.
- Tránh rủi ro truy thu, phạt chậm kê khai.
- Liên kết chặt chẽ dữ liệu với bộ phận tài sản, đầu tư, tài chính nội bộ.
Khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán hiện đại có khả năng tự động tổng hợp – kê khai – kết nối dữ liệu thuế, toàn bộ quy trình này sẽ trở nên nhanh hơn, chính xác hơn, an toàn hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán có thể giúp thực hiện cách kê khai thuế GTGT điện tử hiệu quả, đồng thời liên kết mạch lạc với kế toán tài sản, quản lý hóa đơn, các module liên quan – thì AccNet Cloud chính là giải pháp bạn nên cân nhắc.
Với AccNet Cloud, bạn sẽ nhận được:
- Tự động tổng hợp số liệu hóa đơn đầu vào/đầu ra theo kỳ.
- Tự động lập tờ khai thuế GTGT đúng biểu mẫu, kết xuất file XML tiêu chuẩn.
- Cảnh báo sai sót, nhắc hạn nộp thuế.
- Kết nối chặt chẽ với dữ liệu tài sản, đầu tư, khấu hao, giúp kê khai đúng – đủ – kịp thời.
Trải nghiệm tư vấn & demo miễn phí ngay hôm nay AT THIS
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: