Trong quá trình điều hành, phát triển doanh nghiệp, quản lý thu chi luôn là một trong những công việc quan trọng nhất để đảm bảo dòng tiền ổn định, duy trì khả năng tài chính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện đầu tư ngay từ đầu vào các phần mềm kế toán chuyên dụng với chi phí cao, yêu cầu triển khai phức tạp. Chính vì vậy, sử dụng Excel để quản lý thu chi là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là trong giai đoạn khởi đầu.
Vậy cách revenue and expenditure management business in Excel là gì? Phương pháp này có thật sự hiệu quả, đâu là cách tối ưu để xây dựng bảng quản lý thu chi chuyên nghiệp, dễ kiểm soát? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết toàn bộ khía cạnh của chủ đề này từ góc nhìn chuyên gia kế toán doanh nghiệp, đồng thời đưa ra các hướng dẫn, mẫu biểu, khuyến nghị cụ thể để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế.
1. Quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel là gì?
Definition
Quản lý thu chi bằng Excel là phương pháp sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế bảng tính nhằm theo dõi, ghi nhận các khoản thu – chi trong doanh nghiệp theo từng ngày, từng loại giao dịch, đối tượng phát sinh. Đây là một giải pháp kế toán tài chính dạng đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc chưa có điều kiện triển khai phần mềm kế toán chuyên biệt.
Phương pháp này sử dụng các hàm cơ bản trong Excel như: SUM, IF, VLOOKUP, FILTER, DATE,… để tính toán tổng thu – chi, xác định số dư, phân loại khoản mục, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chi tiêu, ngân sách.
Thành phần cơ bản của bảng Excel thu chi
Một file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel tiêu chuẩn thường bao gồm các bảng chính sau:
| Thành phần | Description |
| Bảng ghi nhận giao dịch | Gồm ngày, mã giao dịch, nội dung, khoản mục, đối tượng, số tiền, hình thức thanh toán |
| Danh mục khoản mục thu chi | Danh sách các loại thu (doanh thu, lãi đầu tư...), chi (chi phí văn phòng, marketing...) |
| Bảng tổng hợp dòng tiền | Bảng Pivot tổng hợp tiền vào – ra theo thời gian, loại khoản mục hoặc bộ phận |
| Biểu đồ trực quan | Biểu đồ cột, biểu đồ đường giúp theo dõi biến động tài chính theo tháng hoặc quý |
Ưu – nhược điểm khi dùng Excel
Ưu điểm của cách quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel:
- Miễn phí, dễ sử dụng, sẵn có trong hầu hết máy tính văn phòng.
- Linh hoạt trong thiết kế, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu riêng từng doanh nghiệp.
- Không cần kỹ thuật phức tạp hay cài đặt hệ thống phần mềm.
Nhược điểm của cách quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel:
- Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu hoặc tính toán nếu không kiểm soát tốt.
- Khó kiểm soát, phân quyền khi nhiều người cùng sử dụng.
- Không đồng bộ dữ liệu nếu không dùng cloud.
- Không hỗ trợ ghi nhận tự động hoặc xuất báo cáo chuyên sâu như phần mềm kế toán.
Read more:
- Management software revenue giúp kiểm soát tài chính hiệu quả
- How to manage cash flow giúp doanh nghiệp duy trì tài chính ổn định
- Manage sales in Excel đơn giản và hiệu quả
2. Lý do doanh nghiệp nhỏ và vừa ưu tiên quản lý thu chi bằng Excel
Trong giai đoạn đầu thành lập, đa số doanh nghiệp đều tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh chính, tối ưu chi phí vận hành. Vì vậy, việc sử dụng các công cụ kế toán đơn giản như Excel trở thành lựa chọn hợp lý. Dưới đây là những lý do phổ biến khiến Excel vẫn được ưa chuộng trong quản lý thu chi:
Phù hợp với ngân sách thấp
Phần mềm kế toán chuyên dụng có thể yêu cầu chi phí từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi năm. Trong khi đó, Microsoft Excel thường đã có sẵn trong bộ công cụ văn phòng hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng Google Sheets hoàn toàn miễn phí. Việc tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu là động lực chính thúc đẩy các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên Excel.
Linh hoạt và dễ tùy biến
Mỗi doanh nghiệp có một mô hình hoạt động, cấu trúc thu – chi khác nhau. Excel cho phép người dùng thiết kế bảng biểu theo nhu cầu riêng, điều mà nhiều phần mềm đóng gói khó đáp ứng. Người dùng có thể thêm – bớt cột, tạo danh mục riêng, lập Pivot Table hoặc biểu đồ theo ý muốn mà không cần lập trình.
Không yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao
Việc sử dụng file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel chỉ cần kiến thức cơ bản về bảng tính, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về kế toán. Đây là lợi thế với những doanh nghiệp chưa có kế toán chuyên trách hoặc chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm. Đồng thời, nhiều mẫu Excel có sẵn trên Internet cũng hỗ trợ thao tác nhanh chóng.
Theo nghiên cứu thị trường mới nhất
Theo khảo sát từ Clutch.co năm 2024, có tới 62% doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ tại khu vực Đông Nam Á vẫn đang sử dụng Excel để quản lý dòng tiền, trong đó hơn 45% là các doanh nghiệp có dưới 10 nhân sự. Điều này cho thấy, Excel vẫn là lựa chọn thực tiễn, phổ biến trong môi trường kinh doanh vừa khởi sự.
3. Cách lập bảng quản lý thu chi bằng Excel chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Để quản lý thu chi bằng Excel thực sự phát huy hiệu quả trong việc quản lý dòng tiền, doanh nghiệp cần xây dựng bảng tính theo cấu trúc khoa học, rõ ràng, hỗ trợ phân tích nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thiết kế một bảng quản lý thu chi chuẩn mực:
Bước 1. Xây dựng cấu trúc bảng thu – chi
| STT | Thành phần | Mục đích & nội dung |
| 1 | Ngày giao dịch | Ghi rõ ngày phát sinh thu/chi (định dạng dd/mm/yyyy) |
| 2 | Mã giao dịch | Mã số giúp dễ truy vết, đối chiếu (VD: TC001, TC002…) |
| 3 | Nội dung giao dịch | Mô tả chi tiết lý do thu hoặc chi |
| 4 | Danh mục thu/chi | Chọn từ danh sách được quy định trước (VD: Thu bán hàng, Chi tiền điện…) |
| 5 | Amount | Ghi đúng số tiền phát sinh, có thể tách tiền mặt – chuyển khoản |
| 6 | Đối tượng liên quan | Ghi tên khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên… nếu có |
| 7 | Hình thức thanh toán | Tiền mặt / Chuyển khoản / COD |
| 8 | Notes | Các thông tin đặc biệt (nếu có) |
Bước 2. Ứng dụng công thức Excel tự động tính toán
Một số hàm Excel phổ biến hỗ trợ tính toán thu chi trong quản lý thu chi bằng Excel:
- =SUMIF(range, criteria, sum_range): Tính tổng thu hoặc chi theo điều kiện.
- =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false): Kiểm tra, cảnh báo sai lệch dòng tiền.
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]): Truy xuất thông tin khoản mục.
- =TEXT(TODAY(), "dd/mm/yyyy"): Ghi nhanh ngày hiện tại để cập nhật dòng tiền.
Ngoài ra, có thể sử dụng Data Validation để tạo danh sách kéo xuống cho khoản mục, hoặc sử dụng Conditional Formatting để hiển thị màu đỏ nếu số dư âm.
Bước 3. Phân loại chi phí theo mô hình chuyên nghiệp
Doanh nghiệp có thể phân loại khoản chi theo:
- Mô hình 5M: Man – Money – Material – Machine – Method.
- Tài khoản kế toán: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán…
- Đơn vị phòng ban: Nhân sự, kế toán, marketing, vận hành…
Việc phân loại rõ ràng sẽ hỗ trợ trích xuất báo cáo dòng tiền theo bộ phận, theo hoạt động hoặc theo thời gian.
Bước 4. Trực quan hóa dòng tiền bằng biểu đồ
Sử dụng biểu đồ cột hoặc biểu đồ đường trong quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel để minh họa:
- Tổng thu – chi theo tuần / tháng / quý.
- Biến động dòng tiền so với kế hoạch.
- Tỷ trọng chi phí theo khoản mục.
Tính trực quan sẽ giúp nhà quản lý nhận diện vấn đề dễ dàng hơn thay vì chỉ nhìn vào bảng số liệu thuần túy.
4. Các mẫu file quản lý thu chi bằng Excel cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Để tiết kiệm thời gian, tăng tính chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel đã được thiết kế sẵn, tùy theo loại hình kinh doanh:
Mẫu Excel quản lý thu chi cho doanh nghiệp thương mại
- Theo dõi doanh thu bán hàng, chi phí nhập hàng, chi phí vận hành.
- Gồm các danh mục hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên phụ trách.
- Có bảng tổng hợp lãi gộp theo kỳ, biểu đồ dòng tiền.
Mẫu Excel cho doanh nghiệp dịch vụ
- Tập trung vào quản lý doanh thu từ dịch vụ, chi phí nhân công, khấu hao thiết bị.
- Thích hợp cho doanh nghiệp marketing, IT, giáo dục...
- Có module theo dõi công nợ khách hàng.
Mẫu cho doanh nghiệp sản xuất nhỏ
- Gồm phần theo dõi nguyên vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất, thành phẩm.
- Có chức năng phân bổ chi phí chung cho từng đơn hàng/sản phẩm.
Các nguồn tải mẫu uy tín
- Excelviet.com, Gitiho.com hoặc các cộng đồng trên Facebook như “Kế toán Excel thực chiến”.
- Doanh nghiệp nên chọn mẫu có sẵn công thức, hướng dẫn chi tiết, dễ chỉnh sửa.
5. So sánh giữa quản lý thu chi/doanh thu bán hàng bằng Excel và phần mềm kế toán chuyên dụng
| Criteria | Excel | Phần mềm kế toán chuyên dụng |
| Cost | Miễn phí / rất thấp | Trung bình từ 3 – 10 triệu/năm trở lên |
| Flexibility | High | Tùy thuộc vào phần mềm |
| Tự động hóa | Hạn chế (thủ công nhiều bước) | Cao (kết nối ngân hàng, hóa đơn, chứng từ) |
| Financial statements | Cần lập tay / tùy biến | Tự động sinh báo cáo chuẩn theo quy định |
| Tính bảo mật, phân quyền | Thấp (ai có file đều sửa được) | Có phân quyền chi tiết, backup dữ liệu |
| Scalability | Không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn | Dễ nâng cấp, tích hợp ERP, CRM, eInvoice... |
Theo báo cáo của Deloitte năm 2023, có đến 36% doanh nghiệp vừa và nhỏ đã chuyển từ quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel sang phần mềm kế toán chuyên dụng chỉ sau 2 năm vận hành, đặc biệt khi phát sinh nhiều giao dịch, có nhu cầu về báo cáo tài chính – thuế chuyên sâu.
6. Những rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp chỉ sử dụng Excel để quản lý thu chi
Sai sót trong nhập liệu, công thức
Quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel không có cơ chế kiểm tra nghiệp vụ hoặc cảnh báo sai lệch như phần mềm. Doanh nghiệp có thể:
- Nhập nhầm số tiền, định dạng ngày tháng sai.
- Quên cập nhật dòng tiền hoặc xóa nhầm dữ liệu.
- Gây sai lệch báo cáo, ảnh hưởng đến quyết định tài chính.
Khó kiểm soát khi nhiều người cùng thao tác
Không có phân quyền người dùng rõ ràng nên dễ bị chỉnh sửa sai lệch. Nhân viên có thể xóa, thay đổi dữ liệu mà không có lịch sử ghi nhận.
Mất dữ liệu khi máy tính hỏng, file lỗi
Quản lý thu chi trong doanh nghiệp bằng Excel lưu trữ tại máy hoặc ổ cứng, không có sao lưu tự động. Nếu không sử dụng Google Drive hoặc OneDrive, nguy cơ mất trắng dữ liệu là rất cao.
Khả năng kiểm toán – truy vết kém
Với các doanh nghiệp có giao dịch tài sản, vay vốn hoặc kiểm toán độc lập, bảng Excel không đủ tính pháp lý, không có khả năng truy xuất lịch sử giao dịch rõ ràng như phần mềm chuyên dụng.
7. Giải pháp nâng cao: Kết hợp Excel với phần mềm kế toán – tại sao nên cân nhắc?
Quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel phù hợp để bắt đầu, nhưng khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các lý do dưới đây thì việc áp dụng phần mềm kế toán là bắt buộc:
- Mua sắm tài sản cố định (máy móc, thiết bị…)
- Khấu hao, phân bổ chi phí tài sản theo kỳ
- Theo dõi giá trị còn lại của tài sản
- Kiểm soát sửa chữa, thanh lý, bảo trì định kỳ
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán:
- Quản lý chi tiết từng tài sản theo mã định danh.
- Tự động tính khấu hao theo nhiều phương pháp (đường thẳng, giảm dần…).
- Kết nối với báo cáo tài chính – báo cáo thuế.
- Đáp ứng kiểm toán nội bộ, yêu cầu từ cơ quan thuế.
Phần mềm gợi ý: AccNet Cloud (Lac Viet): mạnh về các nghiệp vụ kế toán, kết nối hệ sinh thái ERP.
ACCNET CLOUD – ACCOUNTING SOFTWARE ONLINE FOR SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
- Rút ngắn 47% thời gian lập báo cáo kế toán hàng tháng
- Tiết kiệm gần 25 triệu đồng/tháng chi phí kế toán
- Giảm 82% tỷ lệ sai sót trong nghiệp vụ, lỗi nhập liệu
- 100% doanh nghiệp tránh được rủi ro mất dữ liệu do lỗi thiết bị
- Chi phí sử dụng phần mềm chỉ từ vài triệu đồng mỗi năm
Thousands of businesses SME've been saving 200-500 million per year thanks to standardized accounting work with AccNet Cloud
Still using Excel is accepted wrong number, and late-term >>> Go through AccNet Cloud – compact, standard, no delay deadline.
SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Revenue and expenditure management business in Excel là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi đầu, cần giải pháp linh hoạt, tiết kiệm, dễ tiếp cận để quản lý thu chi. Tuy nhiên, song song với sự phát triển, số lượng giao dịch, tài sản, dòng tiền tăng lên, doanh nghiệp cũng cần nhìn nhận rõ:
- Excel chỉ là công cụ, không thể thay thế hệ thống kế toán chuyên nghiệp.
- Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu để đảm bảo tính chính xác, bảo mật, hiệu quả tài chính dài hạn.
- Việc kết hợp giữa quản lý thu chi trong doanh nghiệp bằng Excel, phần mềm kế toán tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa cả sự linh hoạt lẫn khả năng tự động hóa – kiểm soát tài chính chặt chẽ.
Hành động ngay hôm nay: Tải mẫu Excel thu chi miễn phí, đánh giá nhu cầu quản lý tài sản, trải nghiệm phần mềm kế toán phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn để vững bước trong hành trình phát triển bền vững!
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: