Trong quá trình phát hành hóa đơn, việc ghi sai tên hàng hóa là một trong những sai sót phổ biến. Dù chỉ là lỗi nhỏ, nhưng nếu không kịp thời điều chỉnh, sai sót này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Bài viết này, Accnet sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa bao gồm: khái niệm, quy định pháp lý và các tình huống cụ thể.
1. Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa là gì?
Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa là một loại hóa đơn được lập khi phát hiện sai sót liên quan đến tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn gốc đã phát hành.
Sai sót về tên hàng hóa có thể bao gồm:
- Ghi sai tên hàng hóa nhưng đúng mã số, số lượng.
- Ghi nhầm mô tả hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
- Sai sót kết hợp giữa tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng.
Ví dụ minh họa: Trên hóa đơn ghi "Máy tính Dell Inspiron" nhưng thực tế phải là "Máy tính Dell Latitude".
2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
2.1. Quy định mới nhất từ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử phải phản ánh chính xác các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Trong trường hợp có sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế để sửa đổi thông tin.
- Doanh nghiệp không được hủy bỏ hóa đơn đã phát hành nếu đã giao cho khách hàng.
2.2. Hướng dẫn cụ thể từ Tổng cục Thuế về việc điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn
Cơ quan thuế đã đưa ra các nguyên tắc cụ thể cho hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa:
- Hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng khi sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền thanh toán, thuế suất.
- Việc điều chỉnh phải được thực hiện thông qua biên bản điều chỉnh hóa đơn có sự xác nhận giữa bên mua và bên bán.
2.3. Những sai phạm thường gặp khi không tuân thủ quy định
Nếu không điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp phải:
- Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 5 - 10 triệu đồng nếu hóa đơn sai sót không được điều chỉnh kịp thời.
- Bị từ chối khấu trừ thuế GTGT: Sai sót về hóa đơn ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ, dẫn đến rủi ro mất quyền khấu trừ thuế.
2.4. Số liệu mới nhất về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2023:
- Hơn 35% doanh nghiệp gặp sai sót liên quan đến hóa đơn, trong đó ghi sai tên hàng hóa chiếm 20%.
- Việc không kịp thời điều chỉnh sai sót đã khiến 10% doanh nghiệp bị xử phạt hành chính trong năm qua.
3. Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
3.1. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Để lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hóa đơn gốc: Bản hóa đơn có sai sót về tên hàng hóa.
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn: Có chữ ký xác nhận của hai bên mua và bán.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: Việc lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, đúng quy định.
3.2. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Nội dung biên bản cần ghi rõ sai sót, nội dung điều chỉnh, chữ ký xác nhận của hai bên.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử
- Chọn chức năng "Lập hóa đơn điều chỉnh".
- Ghi rõ: Loại hóa đơn điều chỉnh. Nội dung sai sót, điều chỉnh: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ A thành B”. Lưu ý không được thay đổi các thông tin khác như số tiền, thuế suất.
Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa kèm biên bản điều chỉnh để khách hàng đối chiếu, lưu trữ.
3.3. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh
- Ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải sau ngày phát hành hóa đơn gốc, trước thời điểm kê khai thuế.
- Nội dung ghi trên hóa đơn cần ghi rõ "Điều chỉnh tên hàng hóa", không được ghi đè lên hóa đơn gốc.
- Biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh phải được lưu trữ để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
4. Khi nào cần lập/điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn?
Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa khi:
- Sai sót chỉ liên quan đến tên hàng hóa hoặc mô tả hàng hóa/dịch vụ.
- Thông tin khác như mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất đều chính xác.
- Hai bên mua bán đã thống nhất, xác nhận sai sót thông qua biên bản điều chỉnh.
5. Giải pháp tối ưu hóa quy trình điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn
Phần mềm LV-eInvoice không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn giúp doanh nghiệp:
- Tự động phát hiện sai sót khi xuất hóa đơn.
- Tích hợp tính năng lập hóa đơn điều chỉnh, gửi đến khách hàng nhanh chóng.
- Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt nhờ tính chính xác cao.
- Giảm 50% thời gian xử lý hóa đơn sai sót.
- Tiết kiệm chi phí giấy tờ, lưu trữ hồ sơ.
Theo khảo sát từ Tổng cục Thuế năm 2023:
- 85% doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã giảm thiểu đáng kể sai sót về thông tin trên hóa đơn.
- Trong đó, các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm tự động điều chỉnh hóa đơn báo cáo giảm 70% thời gian xử lý, 30% chi phí nhân sự.
SOFTWARE ELECTRONIC INVOICE LV-EINVOICE
Management software electronic invoice LV eInvoice fully integrated features from invoicing, number, storage, to automatically send invoices to customers in just a few seconds. System high security level of company shares information, Lac Viet ensure that all corporate data is securely protected
Benefits of using software electronic invoice LV e-Invoice includes:
- Don't cost the cost of printing, storing papers
- Automatically create, digitally sign, send and store invoices
- Complete the process to issue bills in few seconds
- Always updated according to the legal regulations latest
- Flexible integration with the accounting system and ERP
- Easy to use for all users
- Technology advanced encryption protect your data before any risk of loss
With LV e-Invoicemanaging invoices has never been easier. Let us accompany you on your journey of corporate culture, creating sustainable value. Choose Vietnam - Choose the reliable and top quality.
Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa tuy là vấn đề phổ biến nhưng có thể được khắc phục hiệu quả nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định, áp dụng quy trình khoa học. Hãy trải nghiệm ngay giải pháp hóa đơn điện tử LV-eInvoice của Lạc Việt. Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí phần mềm!
CONTACT INFORMATION:- THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: