Từ hộ cá thể đến doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), doanh thu bán hàng luôn là chỉ số cốt lõi phản ánh sức khỏe tài chính. Nhưng khi nhắc đến “quản lý doanh thu bán hàng”, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay lựa chọn công cụ phù hợp giữa chi phí đầu tư, hiệu quả mang lại. Excel – một công cụ tưởng chừng đơn giản – lại đang là giải pháp được hơn 68% doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam lựa chọn (theo báo cáo Vietnam Report 2024).
Vậy làm thế nào để tận dụng tối đa sức mạnh của Excel trong việc kiểm soát, phân tích doanh thu? Bài viết này sẽ mang đến cho bạn hướng dẫn đầy đủ, có chiều sâu, không chỉ giúp bạn nắm được cách thiết lập file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel chuẩn kế toán, mà còn gợi mở thời điểm nên nâng cấp lên phần mềm chuyên dụng để tối ưu hiệu quả tài chính.
1. Quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel là gì?
Khái niệm và vai trò của quản lý doanh thu bằng Excel
“Quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel” là quá trình ghi nhận, tổng hợp, theo dõi, phân tích các khoản thu từ hoạt động bán hàng thông qua công cụ Microsoft Excel. Thay vì sử dụng phần mềm kế toán đắt tiền, doanh nghiệp có thể dùng Excel để:
- Lập bảng ghi nhận doanh thu theo ngày/tháng/quý
- Theo dõi doanh số theo từng sản phẩm, nhóm hàng, nhân viên
- Tạo báo cáo doanh thu tùy biến theo yêu cầu quản trị
Về mặt kế toán, Excel giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát dòng tiền, đồng thời tăng cường khả năng ra quyết định từ dữ liệu thực tế – yếu tố then chốt trong vận hành kinh doanh hiệu quả.
Đối tượng doanh nghiệp nào nên sử dụng file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel?
Phương pháp này phù hợp nhất với:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc SMEs: Đang trong giai đoạn thử nghiệm thị trường, ngân sách hạn chế
- Startup hoặc hộ kinh doanh: Có ít nghiệp vụ phát sinh, chưa cần quản lý đồng bộ các mảng kho, công nợ, nhân sự
- Doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuẩn hóa hệ thống kế toán
Số liệu tham khảo: Theo khảo sát của Vietnam Report 2024, 68% doanh nghiệp nhỏ vẫn chọn Excel là công cụ kế toán chính trong 2 năm đầu hoạt động.
2. Các bước xây dựng file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel chuẩn kế toán
Quản lý doanh thu bằng Excel không chỉ là nhập liệu đơn thuần. Để thực sự phục vụ công tác kế toán, phân tích quản trị, doanh nghiệp cần thiết kế bảng tính một cách logic, nhất quán, có khả năng tự động hóa cao.
Bước 1. Xác định rõ thông tin cần theo dõi
Trước khi lập file, cần xác định rõ doanh nghiệp cần quản lý những gì:
- Thông tin đơn hàng: Mã đơn, ngày bán, mã khách hàng
- Chi tiết sản phẩm/dịch vụ: Tên, mã hàng, số lượng, đơn giá
- Chính sách giá: Chiết khấu, thuế GTGT, phí vận chuyển
- Tổng giá trị đơn hàng: Tổng doanh thu, phân loại doanh thu theo kênh bán, khu vực, nhân viên
Việc xác định đúng dữ liệu cần quản lý sẽ giúp tạo cấu trúc file Excel có tính ứng dụng cao, dễ cập nhật theo từng thời kỳ.
Bước 2. Cấu trúc bảng tính file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel
Một bảng tính quản lý doanh thu hiệu quả thường bao gồm:
- Sheet 1 - Danh mục hàng hóa: Giúp dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tự động lấy đơn giá
- Sheet 2 - Danh sách đơn hàng: Ghi nhận từng giao dịch, tự động tính tổng tiền, thuế
- Sheet 3 - Báo cáo tổng hợp: Pivot Table phân tích doanh thu theo tháng, nhóm sản phẩm, nhân viên
Gợi ý công thức hữu ích trong file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel:
- =VLOOKUP([Mã SP], [Danh_mục_SP], [Cột_Đơn_giá], FALSE)
- =SUMIFS([Doanh_thu], [Ngày_bán], ">=01/01/2025", [Ngày_bán], "<=31/01/2025")
- Dùng Conditional Formatting để làm nổi bật đơn hàng có doanh thu vượt chuẩn
Bước 3. Tự động hóa báo cáo, trực quan hóa dữ liệu
Thay vì báo cáo thủ công, hãy tận dụng các công cụ sẵn có của Excel:
- Pivot Table: Tự động tổng hợp doanh thu theo thời gian, sản phẩm, nhân viên
- Slicer: Lọc báo cáo chỉ bằng 1 cú nhấp chuột
- Biểu đồ cột/đường/tròn: Trực quan hóa doanh thu giúp ban lãnh đạo dễ ra quyết định
Ví dụ: Trong file doanh thu tháng 4, biểu đồ cho thấy sản phẩm A chiếm đến 45% tổng doanh thu, giúp doanh nghiệp quyết định đẩy mạnh marketing cho nhóm hàng này.
3. Tải miễn phí mẫu file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel mới nhất
Bạn đang cần một mẫu file Excel chuyên nghiệp, dễ sử dụng, chuẩn kế toán để theo dõi doanh thu bán hàng hàng ngày? Dưới đây là bộ file được thiết kế độc quyền bởi chuyên gia kế toán doanh nghiệp – giúp bạn bắt đầu quản lý doanh thu hiệu quả chỉ trong vài phút.
Nội dung trong mẫu file Excel bao gồm:
| Sheet | Chức năng chính |
| Danh mục sản phẩm | Quản lý mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, giá bán |
| Nhập đơn hàng bán | Ghi nhận chi tiết các giao dịch: ngày bán, sản phẩm, số lượng, chiết khấu, VAT, tổng tiền |
| Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng | Tự động tính toán tổng doanh thu, so sánh theo thời gian |
| Biểu đồ phân tích doanh thu | Trực quan hóa số liệu theo sản phẩm, nhân viên, hoặc kênh bán hàng |
Ưu điểm của mẫu file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel này:
- Tự động hóa bằng công thức có sẵn (VLOOKUP, SUMIFS, IF, Conditional Formatting…)
- Hỗ trợ tùy biến theo mô hình kinh doanh của bạn
- Không cần cài đặt phần mềm phức tạp
- Có hướng dẫn sử dụng chi tiết dành cho người không chuyên
Link tải mẫu file miễn phí
Mẹo sử dụng hiệu quả:
- Nếu bạn đang sử dụng Excel để ghi nhận thủ công, hãy dùng Pivot Table trong file này để tổng hợp doanh thu bán hàng theo tuần/tháng tự động.
- Hãy sao lưu định kỳ, đặt mật khẩu cho file để bảo mật dữ liệu doanh thu.
4. Lợi ích và giới hạn khi quản lý doanh thu bằng Excel
Dù Excel được nhiều doanh nghiệp nhỏ tin dùng, nhưng không phải ai cũng đánh giá đúng những lợi ích, rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng công cụ này trong quản lý tài chính. Việc hiểu rõ ưu – nhược điểm giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả nhất, đưa ra quyết định chuyển đổi đúng thời điểm.
Ưu điểm của file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel trong giai đoạn khởi đầu
- Chi phí thấp hoặc miễn phí: Excel là công cụ sẵn có trong bộ Office, không phát sinh phí duy trì hay bản quyền như phần mềm kế toán.
- Linh hoạt cao: Người dùng có thể tự thiết kế bảng tính theo nhu cầu, không bị giới hạn bởi cấu trúc cố định như phần mềm.
- Dễ sử dụng, phổ biến: Phần lớn kế toán viên đã quen với Excel, rút ngắn thời gian đào tạo nội bộ.
- Tùy biến nhanh chóng: Có thể thêm/sửa cột dữ liệu, chỉnh công thức, cập nhật báo cáo ngay mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.
Ví dụ thực tế: Một startup thương mại điện tử nhỏ có thể theo dõi doanh thu theo từng đơn hàng Shopee, Lazada, Website… trên cùng một file tổng hợp, giúp kiểm soát dòng tiền theo kênh bán cực kỳ hiệu quả mà không tốn phí phần mềm.
Hạn chế, rủi ro khi doanh nghiệp tăng trưởng
- Thiếu tính bảo mật, kiểm soát truy cập: File Excel dễ bị xóa, chỉnh sửa sai hoặc thất lạc nếu không có hệ thống lưu trữ, phân quyền bài bản.
- Không phù hợp cho quy mô lớn: Khi dữ liệu tăng, Excel xử lý chậm, dễ lỗi công thức hoặc báo cáo không chính xác.
- Không có tính năng đồng bộ dữ liệu: Không liên kết được với kho, công nợ, nhân sự, nên các bộ phận phải thao tác thủ công nhiều lần.
- Thiếu tính pháp lý: Excel không đáp ứng được yêu cầu chứng từ điện tử hợp lệ theo quy định của cơ quan thuế, khó phục vụ kiểm toán.
Số liệu thực tế: Theo khảo sát từ KPMG Việt Nam năm 2023, 58% doanh nghiệp sử dụng Excel cho quản lý tài chính đã gặp khó khăn khi kiểm toán hoặc lập báo cáo thuế do thiếu đồng bộ dữ liệu, dễ phát sinh sai sót.
5. Khi nào nên chuyển từ file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel sang phần mềm kế toán?
Việc sử dụng Excel chỉ nên là bước đệm tạm thời. Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, số lượng giao dịch nhiều lên hoặc có nhu cầu phân tích tài chính chuyên sâu, chuyển sang phần mềm kế toán sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao năng suất, độ chính xác.
Khi nào nên nâng cấp từ Excel sang phần mềm kế toán chuyên nghiệp?
Dưới đây là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc chuyển đổi:
- Doanh thu đạt trên 1 tỷ đồng/tháng hoặc có hàng trăm giao dịch/ngày
- Có nhiều chi nhánh, kênh bán hàng hoặc bộ phận cần chia sẻ dữ liệu
- Cần tích hợp với hệ thống kho, hóa đơn điện tử, ngân hàng hoặc nhân sự
- Thường xuyên bị chậm trễ báo cáo, khó đối soát, mất dữ liệu
- Cần tuân thủ quy định kế toán, thuế, kiểm toán của nhà nước
Chuyển đổi kịp thời không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn tạo lợi thế cạnh tranh nhờ quản trị tài chính minh bạch, nhanh chóng, chính xác.
Gợi ý phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp đang dùng Excel
Khi lựa chọn phần mềm kế toán để chuyển từ file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel, doanh nghiệp cần cân nhắc:
| Criteria | AccNet Cloud | MISA SME | FAST Accounting |
| Chuyển đổi dữ liệu từ Excel | ✔️ Tự động import dữ liệu, có bộ chuyển đổi mẫu | ✔️ Hỗ trợ import file Excel | ✔️ Cần xử lý thủ công nhiều phần |
| Cost | Gói linh hoạt theo mô-đun | Giá trọn gói cố định | Gói phần mềm On-Premise |
| Tính năng mở rộng | Tích hợp hóa đơn, kho, nhân sự, ngân hàng | Tập trung kế toán nội bộ | Tập trung phân hệ kế toán |
| Hỗ trợ & bảo hành | Hỗ trợ tận nơi + online, cập nhật liên tục | Có đội ngũ hỗ trợ chuẩn hóa quy trình | Cần mua thêm dịch vụ triển khai |
Khuyến nghị: Nếu doanh nghiệp cần phần mềm dễ chuyển từ Excel, giao diện đơn giản, tích hợp nhiều tính năng quản trị, chi phí linh hoạt, thì AccNet Cloud là lựa chọn đáng để cân nhắc.
ACCNET CLOUD – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Hàng nghìn doanh nghiệp SME đã tiết kiệm 200–500 triệu mỗi năm nhờ chuẩn hóa công tác kế toán với AccNet Cloud 👉 Vẫn dùng Excel là chấp nhận sai số và trễ hạn >>> Chuyển qua AccNet Cloud – gọn, chuẩn, không trễ deadline.
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel là giải pháp khởi đầu hợp lý, tiết kiệm, dễ triển khai cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây dựng hệ thống kế toán ban đầu. Với Excel, bạn hoàn toàn có thể thiết lập các mẫu quản lý doanh thu hiệu quả, hỗ trợ đưa ra các quyết định tài chính nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, quy mô vận hành mở rộng, dữ liệu ngày càng phức tạp, thì việc tiếp tục sử dụng Excel sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ thất thoát dữ liệu đến sai sót kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, uy tín doanh nghiệp.
Giải pháp hợp lý nhất chính là nâng cấp từ Excel sang phần mềm kế toán chuyên dụng – như AccNet Cloud – giúp đồng bộ dữ liệu, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý, quan trọng nhất là giúp ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Nếu bạn cần tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với quy mô, ngành nghề kinh doanh của mình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Trải nghiệm AccNet Cloud demo miễn phí ngay hôm nay AT THIS
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: