Từ ngày 1/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trên cả nước bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong quá trình phát hành HĐĐT – đặc biệt là những đơn vị đang ở giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi số. Việc phát hành sai quy trình không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, mà còn ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng, gây khó khăn trong công tác kế toán – thuế. Vì vậy, hiểu rõ cách phát hành hóa đơn điện tử là điều tối quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước chi tiết, cùng các lưu ý quan trọng trong quá trình HĐĐT – đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang triển khai giải pháp hóa đơn điện tử, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, sẵn sàng chuyển đổi số thành công.
1. Hệ quả nếu phát hành sai hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng:
- Bị xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể từ 10 triệu đến 50 triệu đồng tùy hành vi vi phạm, như lập hóa đơn khi chưa đủ điều kiện, sai định dạng, sai ký hiệu...
- Ảnh hưởng đến công tác kế toán – thuế: Hóa đơn bị sai, bị cơ quan thuế từ chối có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT, không được ghi nhận chi phí hợp lý.
- Giảm uy tín với khách hàng – đối tác: Khách hàng nhận hóa đơn không hợp lệ sẽ nghi ngờ tính chuyên nghiệp, tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp.
Việc phát hành đúng quy trình, đầy đủ pháp lý không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là một phần trong xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại, minh bạch.
2. Cách phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp – Quy trình đầy đủ & chi tiết
Việc phát hành hóa đơn điện tử không đơn thuần là tạo một file PDF rồi gửi cho khách hàng qua email. Đó là một quy trình pháp lý chặt chẽ, kỹ thuật chuẩn hóa, liên quan đến các yếu tố như đăng ký với cơ quan thuế, thiết lập mẫu hóa đơn đúng chuẩn định dạng, ký số, lưu trữ, đồng bộ dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước theo quy định hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Bước 1 – Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Đây là bước đầu tiên, bắt buộc, nhằm thông báo với cơ quan thuế rằng doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Quy trình thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT (theo Phụ lục IA – Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Thông tin doanh nghiệp: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
- Loại hóa đơn dự kiến sử dụng: có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
- Thông tin hệ thống phần mềm, chữ ký số đang dùng.
- Nộp hồ sơ:
- Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://canhan.gdt.gov.vn hoặc https://thuedientu.gdt.gov.vn).
- Điền đầy đủ thông tin vào mẫu điện tử, đính kèm các file nếu có.
- Ký số và gửi.
- Chờ phản hồi từ cơ quan thuế:
- Cơ quan thuế sẽ xác nhận chấp thuận hoặc từ chối trong vòng 1 ngày làm việc.
- Nếu bị từ chối, cần chỉnh sửa, gửi lại.
Note:
- Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, cần đảm bảo có kết nối truyền nhận dữ liệu đến hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Trường hợp đăng ký không có mã, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện theo Điều 91 – Luật Quản lý thuế 2019 (ví dụ: có hệ thống CNTT, uy tín thuế...).
Bước 2 – Chuẩn bị hệ thống phần mềm phát hành hóa đơn điện tử
Để phát hành được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có một hệ thống phần mềm hoặc nền tảng hỗ trợ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu:
- Định dạng hóa đơn theo chuẩn XML:
- Bao gồm 2 phần: dữ liệu hóa đơn (DataInvoice.xml), dữ liệu hiển thị (InvoiceRepresentation.xml).
- Phải đúng chuẩn cấu trúc đã được Bộ Tài chính công bố.
- Tích hợp chữ ký số:
- Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc để hóa đơn có hiệu lực pháp lý.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số đang hoạt động, không hết hạn, cài đặt đúng trên máy chủ hoặc thiết bị đầu cuối.
- Khả năng kết nối với cơ quan thuế:
- Hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu hóa đơn tới Tổng cục Thuế theo thời gian thực, hoặc theo quy định định kỳ.
- Ghi nhận kết quả phản hồi từ cơ quan thuế: chấp nhận / từ chối / lỗi định dạng.
- Bảo mật và lưu trữ:
- Dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định.
- Phải đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi cần thiết, có nhật ký truy cập, mã hóa, phân quyền.
Suggestions: Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ IT đủ mạnh, nên làm việc với đơn vị tư vấn pháp lý – kỹ thuật để xây dựng phần mềm hoặc chọn giải pháp sẵn có. Tránh sử dụng phần mềm lậu, không có kiểm chứng kỹ thuật – dễ vi phạm pháp lý.
Bước 3 – Thiết lập mẫu hóa đơn điện tử
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề, hình thức kinh doanh. Mẫu hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Date of invoice
- Mã số thuế người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng thanh toán
- Chữ ký số của người bán (của người mua nếu có yêu cầu)
- Mã tra cứu hóa đơn (nếu có)
- Mã QR code (bắt buộc hiển thị từ 2022)
Quy định về ký hiệu – số hóa đơn:
- Ký hiệu gồm 6 ký tự: ví dụ C23TAA – C là hóa đơn có mã, 23 là năm phát hành, TAA là mã của doanh nghiệp.
- Số hóa đơn là số thứ tự (dạng 0000001), chạy liên tục, không trùng lặp.
- Mỗi loại hóa đơn – mỗi mẫu – mỗi đơn vị (nếu có nhiều chi nhánh) nên có ký hiệu riêng.
Thiết kế hiển thị hóa đơn:
- Doanh nghiệp có thể thiết kế hiển thị hóa đơn theo thẩm mỹ riêng (màu sắc, logo, căn lề...) nhưng nội dung không được thiếu hoặc sai định dạng XML.
- Cần có bản thể hiện song song với dữ liệu XML để gửi cho khách hàng.
Bước 4 – Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Khi đã hoàn tất mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cần thông báo phát hành với cơ quan thuế, giống như cách đã làm với hóa đơn giấy trước đây. Quy trình thực hiện:
- Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – mẫu 01/TB-ĐKT-HĐĐT.
- Gửi kèm:
- Mẫu hóa đơn (file XML + PDF hiển thị)
- Bản scan văn bản pháp lý nếu có yêu cầu
- Gửi qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, ký số trước khi gửi.
- Cơ quan thuế tiếp nhận, phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc.
Note: Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều mẫu khác nhau (theo loại hóa đơn hoặc chi nhánh), cần thông báo phát hành riêng từng mẫu.
Bước 5 – Lập và phát hành hóa đơn điện tử chính thức
Sau khi được cơ quan thuế xác nhận chấp thuận mẫu, doanh nghiệp mới được bắt đầu lập, phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng. Quy trình thực tế gồm các bước:
- Tạo hóa đơn trên hệ thống:
- Nhập thông tin đơn hàng, khách hàng, nội dung hàng hóa, giá trị, thuế, ngày lập.
- Ký số hóa đơn:
- Áp dụng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu.
- Chữ ký số được chèn trực tiếp vào dữ liệu XML.
- Send an invoice for the tax authority (đối với hóa đơn có mã):
- Hệ thống sẽ gửi hóa đơn qua API hoặc qua Cổng thông tin.
- Nhận mã xác thực từ cơ quan thuế nếu hợp lệ.
- Gửi hóa đơn cho người mua:
- Có thể gửi email, file đính kèm PDF, hoặc đường dẫn tra cứu hóa đơn.
- Nên kèm theo mã tra cứu để người mua kiểm tra dễ dàng.
- Lưu trữ hóa đơn:
- Lưu dữ liệu hóa đơn đầy đủ, theo đúng định dạng, thời hạn 10 năm.
- Tổ chức lưu trữ có hệ thống backup, mã hóa.
3. Những lỗi phổ biến khi phát hành hóa đơn điện tử
Việc phát hành HĐĐT tưởng đơn giản, nhưng trên thực tế nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, đã gặp phải các lỗi nghiêm trọng dẫn đến hậu quả về pháp lý, chi phí vận hành. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất, cách khắc phục:
Phát hành khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận mẫu
Đây là lỗi nghiêm trọng nhất, cũng phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp vội vàng lập, gửi hóa đơn cho khách hàng trước khi nhận được xác nhận phê duyệt mẫu từ cơ quan thuế. Hậu quả:
- Hóa đơn không hợp lệ, không được khấu trừ thuế GTGT.
- Có thể bị xử phạt từ 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng do chậm trễ trong thanh toán – đối soát.
Giải pháp: Luôn theo dõi trạng thái đăng ký mẫu hóa đơn trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế. Sử dụng phần mềm có cảnh báo trạng thái phê duyệt để tránh phát hành sai.
Sử dụng sai định dạng file hoặc thiếu chữ ký số
Định dạng chuẩn duy nhất hiện nay cho hóa đơn điện tử là XML, trong đó bao gồm cả file dữ liệu, file hiển thị (PDF). Việc gửi sai định dạng hoặc không đính kèm chữ ký số sẽ khiến hóa đơn bị vô hiệu.
- Hóa đơn thiếu chữ ký số không có giá trị pháp lý.
- Khách hàng không thể tra cứu hoặc tra cứu sai dữ liệu.
Cách phòng tránh:
- Kiểm tra định dạng đầu ra phần mềm đang sử dụng có đúng XML không.
- Đảm bảo chữ ký số được kích hoạt đúng thời hạn, không bị hết hạn giữa chừng.
- Chọn giải pháp phần mềm luôn kiểm tra, xác thực chữ ký số trước khi gửi hóa đơn.
Không gửi thông báo phát hành đúng thời hạn
Nhiều kế toán doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần gửi thông báo một lần duy nhất là đủ. Nhưng thực tế, mỗi lần thay đổi mẫu hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hay số lượng phát hành, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi lại mẫu thông báo.
Vi phạm điều này cũng sẽ bị xử phạt hành chính, hóa đơn có thể bị truy thu hoặc không được chấp nhận khấu trừ thuế.
Khuyến nghị:
- Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ về phát hành hóa đơn.
- Dùng phần mềm có nhắc lịch, ghi nhận lịch sử phát hành để tránh bỏ sót.
4. Giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp phát hành HĐĐT dễ dàng
Để đảm bảo tính pháp lý, giảm sai sót, tối ưu chi phí – thời gian, doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp phù hợp khi phát hành hóa đơn điện tử.
Tự triển khai nội bộ so với thuê giải pháp ngoài – Nên chọn gì?
Tự triển khai nội bộ:
- Chủ động kiểm soát quy trình
- Cần có đội ngũ IT – kế toán hiểu luật
- Dễ sai sót nếu không am hiểu chuyên sâu
- Tốn chi phí xây dựng hạ tầng, duy trì máy chủ, bảo mật dữ liệu
Thuê giải pháp ngoài (trọn gói):
- Được tư vấn, thiết lập mẫu hóa đơn đúng pháp luật
- Có đội ngũ hỗ trợ đăng ký mẫu – xử lý lỗi
- Tự động hóa quy trình: lập – ký số – gửi – lưu trữ
- Tích hợp với hệ thống kế toán, ERP, bán hàng
- Phải trả phí hàng năm (nhưng vẫn rẻ hơn triển khai nội bộ)
Kết luận: Với đa số doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là SME, giải pháp thuê ngoài giúp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro sai phạm, tăng tốc triển khai.
Lợi ích khi sử dụng giải pháp trọn gói AccNet eInvoice
AccNet eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, được phát triển bởi Lạc Việt– thương hiệu có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kế toán – tài chính doanh nghiệp. Lợi ích nổi bật:
- Tùy biến mẫu hóa đơn linh hoạt, đúng chuẩn.
- Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán AccNet ERP, giúp kế toán lập – đối chiếu – xuất hóa đơn chỉ với vài thao tác.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn trên nền tảng điện toán đám mây, tra cứu nhanh chóng 24/7.
- Phù hợp cả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, lẫn doanh nghiệp lớn cần kết nối đa phòng ban, đa chi nhánh.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
5. Các câu hỏi thường gặp về phát hành hóa đơn điện tử
Trong quá trình tìm hiểu, triển khai, nhiều doanh nghiệp có chung một số thắc mắc về quy trình phát hành HĐĐT. Dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi phổ biến nhất, giúp bạn hiểu rõ, tránh rủi ro:
Có thể phát hành hóa đơn điện tử mà không cần chữ ký số không?
- Không. Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Nếu hóa đơn không được ký số hoặc ký số sai cách, hóa đơn sẽ bị coi là không hợp lệ, không được cơ quan thuế chấp nhận.
- Solution: Sử dụng phần mềm như AccNet eInvoice để đảm bảo chữ ký số được tích hợp sẵn, tự động hóa quy trình ký số, tránh sai sót.
Sau khi phát hành hóa đơn, có thể sửa lại nội dung được không?
Không thể sửa trực tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành. Thay vào đó, doanh nghiệp cần:
- Lập biên bản điều chỉnh nếu sai thông tin nhỏ (như tên người mua, địa chỉ).
- Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế nếu sai nội dung trọng yếu (như mã hàng, giá trị...).
Note: Các bước này phải tuân theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, phải gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh kèm theo biên bản cho cả khách hàng, cơ quan thuế.
Bao lâu doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử?
- Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, dưới dạng dữ liệu số, có thể tra cứu, in ra khi cần. Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát hoặc bị can thiệp.
- Suggestions: Dùng giải pháp AccNet eInvoice có lưu trữ điện toán đám mây an toàn, mã hóa đa lớp, hỗ trợ backup, phục hồi dữ liệu bất kỳ lúc nào.
Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều mẫu hóa đơn khác nhau không?
- Hoàn toàn có thể, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, loại hình hoạt động hoặc ngành nghề đa dạng. Tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn đều cần đăng ký phát hành riêng với cơ quan thuế, kèm ký hiệu hóa đơn, mã loại hóa đơn khác nhau.
- Ví dụ: Một công ty có thể dùng hóa đơn 01GTKT cho dịch vụ, 02GTTT cho bán lẻ – nếu có đầy đủ đăng ký, mẫu phù hợp.
Way phát hành hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn là một bước đi thiết yếu trong quá trình chuyển đổi số toàn diện. Chỉ với 5 bước – từ đăng ký, chọn phần mềm, thiết lập mẫu, thông báo phát hành đến phát hành chính thức – doanh nghiệp đã có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng, kế toán, quản lý thuế.
Tuy nhiên, để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn pháp lý, bạn nên lựa chọn một giải pháp chuyên nghiệp, đáng tin cậy như AccNet eInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia kế toán – tài chính hàng đầu. Nếu bạn đang tìm một giải pháp hóa đơn điện tử hiệu quả, chuẩn pháp luật, dễ triển khai, hãy đăng ký tư vấn hoặc trải nghiệm demo AccNet eInvoice ngay hôm nay để chuyển đổi số thành công, nhanh chóng, an toàn.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: