1. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau đó, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại doanh nghiệp.
Lợi ích khi dùng hóa đơn điện tử là loại bỏ bớt các thủ tục không cần thiết. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn hoặc chọn các mẫu hóa đơn có sẵn của các đơn vị cung cấp như Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email.
Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử giúp thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin đã nhập trên phần mềm kế toán có thể được chuyển sang hóa đơn điện tử và ngược lại thông tin về hóa đơn sẽ được chuyển trực tiếp vào hệ thống phần mềm kế toán (VD: Phần mềm kế toán AccNet và hóa đơn điện tử LV-E.Invoice).
Vì thế, việc sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp thay vì sử dụng hóa đơn giấy.
2. Tiết kiệm chi phí.
Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với hóa đơn giấy. Chi phí mua số hóa đơn điện tử rẻ hơn rất nhiều so với chi phí mua hóa đơn giấy. Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice với đơn giá cho một số hóa đơn rất rẻ, phần mềm chất lượng giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, người dùng không cần phải tốn công sức, chi phí bảo quản lưu trữ hóa đơn như khi sử dụng hóa đơn giấy. Không gặp phải các vấn đề như hư hỏng, mất mát hay thất lạc hóa đơn gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vì vậy, hóa đơn điện tử xác thực đã giúp giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp về 0 đồng.
3. Giảm các thủ tục hành chính.
Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.
4. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác thông tin khách hàng.
Đặc biệt khi sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice, hệ thống phần mềm sẽ tự động kiểm tra mã số thuế có chính xác hay không? Nếu mã số thuế đã được xác thực, phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin liên quan như Tên công ty, số điện thoại, email,.. từ dữ liệu do Cơ quan Thuế cung cấp. Kế toán chỉ việc kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót trước khi phát hành không mất nhiều thời gian hủy rồi viết lại thủ công như hóa đơn giấy.
Vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử đã tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp, tránh được các sai sót và tiết kiệm thời gian cho người dùng.
5. Hóa đơn điện tử chống việc làm giả hóa đơn.
Today, paper invoice creator, invoice paper expiry date are rampant in the market. The Tax authority has increased the fine for business use the invoice unauthorized from 20 million to 50 million. And possible criminal prosecution if this behavior causes serious consequences.
When the invoice has been provided by the Tax authority authentication code, meaning the bill has legal value. At this time, customers want to check invoices just enter the bill on the website of the Tax to lookup information. This will prevent the counterfeiting or use bills, too-term use.
6. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ tin cậy của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi Tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.
Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, giờ đây hóa đơn có thể được thông báo qua internet với nhiều phương thức tiện lợi như Email, SMS, …
Trên đây là 6 lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp.
