Lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ đúng chuẩn, đúng thời hạn đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay – nhất là các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử – vẫn còn lúng túng khi thực hiện nghĩa vụ lập báo cáo này.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, từ khái niệm, quy định pháp lý mới nhất, đến quy trình thực hiện theo chuẩn mới nhất của Tổng cục Thuế. Từ đó giúp doanh nghiệp bạn chủ động kê khai chính xác, tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị xử phạt.
1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (viết tắt là BCTHSDHĐ) là mẫu báo cáo định kỳ mà doanh nghiệp phải gửi cho cơ quan thuế để thể hiện tình hình sử dụng các loại hóa đơn trong một kỳ (thường là quý). Nội dung báo cáo sẽ thể hiện rõ:
- Số hóa đơn còn tồn đầu kỳ.
- Số hóa đơn đã sử dụng trong kỳ.
- Số hóa đơn bị hủy, mất, hoặc xóa bỏ.
- Số hóa đơn còn tồn cuối kỳ.
Mục đích của báo cáo này
Báo cáo giúp cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu, giám sát tình hình sử dụng hóa đơn của từng tổ chức, từ đó đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động xuất hóa đơn.
Ai phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức sau phải lập, gửi báo cáo:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trường hợp đặc biệt, được phê duyệt sử dụng).
Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thì KHÔNG CẦN lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.
2. Quy định mới nhất về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (điện tử)
Phân loại đối tượng phải báo cáo
| Loại hóa đơn sử dụng | Có phải lập báo cáo không? |
| Hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in | ✔️ Yes |
| Hóa đơn điện tử không có mã | ✔️ Yes |
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | ❌ Không cần lập báo cáo |
Do đó, chỉ khi doanh nghiệp đang dùng hóa đơn không có mã hoặc hóa đơn giấy, mới cần thực hiện báo cáo theo quý.
Thời hạn nộp báo cáo
- Báo cáo theo quý, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Ví dụ: Báo cáo quý 2/2025 phải nộp chậm nhất ngày 31/07/2025.
Hình thức nộp báo cáo
- Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://canhan.gdt.gov.vn hoặc https://thuedientu.gdt.gov.vn).
- Hoặc qua phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) → xuất tệp XML → gửi qua mạng.
Mẫu báo cáo sử dụng: Mẫu BC26/AC
- Mẫu BC26/AC là biểu mẫu chính thức được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là mẫu báo cáo định dạng chuẩn cho toàn bộ các tổ chức phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Chế tài xử phạt nếu không nộp báo cáo
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp:
- Nộp báo cáo trễ: có thể bị phạt từ 2 triệu đến 8 triệu đồng.
- Khai sai, gian dối: phạt tiền, truy thu, xử lý nghiêm nếu có hành vi trốn thuế.
- Không nộp báo cáo: có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn, bị xử phạt hành chính hoặc điều chỉnh quyền sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc vẫn còn hóa đơn giấy, thì nên ngay lập tức chuẩn hóa quy trình lập báo cáo theo hướng dẫn mới nhất để tránh rủi ro bị xử phạt. Hoặc đơn giản hơn – bạn có thể cân nhắc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để tự động miễn nghĩa vụ lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ.
3. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (điện tử) – Quy trình chi tiết
Việc lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ đúng chuẩn không chỉ là trách nhiệm tuân thủ quy định thuế, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn, tránh thất thoát, sai lệch, các rủi ro về sau.
Bước 1: Kiểm tra loại hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng
Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần xác định rõ mình có thuộc nhóm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) hay không. Chỉ những doanh nghiệp sau mới phải thực hiện:
- Đang sử dụng hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in.
- Đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (được phê duyệt sử dụng).
Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thì không cần lập báo cáo này nữa.
Bước 2: Xác định kỳ báo cáo cần lập
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (điện tử) được nộp theo quý, cụ thể:
- Quý I: 01/01 – 31/03 → hạn nộp: 30/04
- Quý II: 01/04 – 30/06 → hạn nộp: 31/07
- Quý III: 01/07 – 30/09 → hạn nộp: 31/10
- Quý IV: 01/10 – 31/12 → hạn nộp: 31/01 năm sau
Doanh nghiệp cần lập báo cáo đúng hạn, nếu nộp trễ có thể bị phạt từ 2 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Tổng hợp số liệu sử dụng hóa đơn trong kỳ
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình, vì toàn bộ báo cáo sẽ dựa trên dữ liệu đầu vào này. Doanh nghiệp cần thống kê đầy đủ, chính xác các số liệu sau:
Số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ
- Là số hóa đơn còn lại chưa sử dụng tính đến cuối kỳ trước.
- Lấy số tồn cuối kỳ trước chuyển sang (đối chiếu với báo cáo quý trước).
Số lượng hóa đơn mua hoặc phát hành thêm trong kỳ
- Là lượng hóa đơn mới được đặt in, mua hoặc phát hành trong kỳ đang báo cáo.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã: là số lượng số hóa đơn được cấp thêm dải số.
Số lượng hóa đơn đã sử dụng
- Là số hóa đơn đã được xuất cho khách hàng trong kỳ.
- Bao gồm cả hóa đơn đã hủy (sai sót nhưng đã xuất), nếu không bị thu hồi số.
Số lượng hóa đơn hủy, xóa bỏ hoặc mất
- Phải có biên bản hủy, văn bản thông báo mất hoặc quyết định xóa bỏ theo quy định.
- Hóa đơn bị sai sót đã hủy, không sử dụng lại cũng phải kê vào đây.
Số lượng hóa đơn tồn cuối kỳ
- Tính theo công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Mua/Phát hành mới – Đã sử dụng – Hủy/Xóa bỏ/Mất
Sau khi tổng hợp đầy đủ dữ liệu, cần đối chiếu sổ hóa đơn, báo cáo tồn kho hóa đơn, nhật ký bán hàng để đảm bảo không chênh lệch.
Bước 4: Lập mẫu báo cáo BC26/AC
Báo cáo BC26/AC được chia thành các cột cụ thể. Mỗi cột cần điền chính xác như sau:
| STT | Column name | Content needs to complete |
| 1 | Tên loại hóa đơn | Ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu |
| 2 | Mẫu số hóa đơn | Ví dụ: 01GTKT0/001, 02GTTT0/001 – lấy đúng mẫu trên hóa đơn |
| 3 | Ký hiệu hóa đơn | VD: AA/22P, BB/22E – lấy theo ký hiệu in sẵn trên hóa đơn |
| 4 | Survive the beginning of the period | Số hóa đơn còn lại từ quý trước |
| 5 | Số mua/phát hành trong kỳ | Tổng số hóa đơn mới mua hoặc phát hành trong kỳ |
| 6 | Số sử dụng trong kỳ | Tổng số hóa đơn đã xuất thực tế, kể cả hủy do sai sót (nếu vẫn tính số) |
| 7 | Số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy | Số đã xóa bỏ theo quyết định, biên bản hoặc bị mất (có thông báo) |
| 8 | Survive the end of the period | Số hóa đơn chưa sử dụng đến hết kỳ báo cáo |
Note:
- Không được để trống bất kỳ cột nào.
- Không khai khống, không làm tròn số.
- Phải đúng từng ký hiệu hóa đơn – tránh nhầm lẫn dẫn đến sai toàn báo cáo.
Bước 5: Kết xuất file báo cáo, kiểm tra lại
Sau khi hoàn tất điền mẫu, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra số học giữa các cột: tồn đầu kỳ + mua – dùng – hủy = tồn cuối kỳ.
- In báo cáo ra bản nháp để đối chiếu lại với:
- Sổ theo dõi hóa đơn.
- Bảng kê bán hàng.
- Báo cáo thuế GTGT (để kiểm tra hóa đơn đã kê khai).
- Xuất file báo cáo theo định dạng XML nếu nộp điện tử.
Bước 6: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (điện tử)
Cách nộp phổ biến hiện nay:
Nộp qua hệ thống Thuế điện tử eTax:
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
- Vào mục “Kê khai” → “Nộp tờ khai” → Chọn kỳ, mẫu “BC26/AC”.
- Tải file XML → Ký số → Gửi tờ khai.
Nộp qua HTKK + iTaxViewer:
- Sử dụng phần mềm HTKK để nhập, kết xuất mẫu.
- Kiểm tra qua iTaxViewer → Ký và nộp qua hệ thống eTax.
Bước 7: Xử lý trường hợp cần điều chỉnh hoặc nộp lại báo cáo
Nếu sau khi nộp báo cáo doanh nghiệp phát hiện sai sót, cần:
- Soạn văn bản giải trình lý do chỉnh sửa.
- Lập lại báo cáo BC26/AC với dữ liệu đúng.
- Nộp lại bản thay thế trên hệ thống.
- Đính kèm văn bản giải trình, ký số.
Lưu ý: Chỉ nộp lại khi có lỗi cần sửa, không nộp nhiều lần một cách tùy tiện. Tất cả điều chỉnh đều phải lưu vết để giải trình nếu được cơ quan thuế yêu cầu.
4. Một số lưu ý & lỗi thường gặp khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
| Common errors | Hậu quả | Cách phòng tránh |
| Không cập nhật hóa đơn đã hủy | Khai sai, bị phạt | Quản lý hóa đơn qua phần mềm tự động |
| Nhập sai ký hiệu mẫu số | Báo cáo không hợp lệ | Đối chiếu với hóa đơn thực tế |
| Nộp trễ hạn (sau ngày 30 của quý) | Bị phạt 2–8 triệu đồng | Tạo lịch nhắc hoặc tích hợp cảnh báo |
| Không biết mình có cần nộp không | Mất thời gian tra cứu, có thể sai | Kiểm tra loại hóa đơn đang sử dụng |
5. Lợi ích khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice hỗ trợ lập báo cáo
Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo cách thủ công hoặc qua HTKK thường gây tốn thời gian, dễ sai sót, khó kiểm soát toàn bộ dữ liệu. Trong khi đó, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice tích hợp chức năng lập báo cáo tự động giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích nổi bật:
Tự động tổng hợp số liệu theo quý
Phần mềm hiện đại như AccNet eInvoice cho phép hệ thống:
- Tự động thống kê tồn hóa đơn đầu kỳ, số đã sử dụng, hủy, mất, tồn cuối kỳ.
- Lưu trữ toàn bộ nhật ký hóa đơn, đồng bộ với dữ liệu đã phát hành.
Lợi ích: Không cần tính toán thủ công → loại bỏ nguy cơ sai số.
Trích xuất mẫu BC26/AC theo định dạng chuẩn
- Mẫu báo cáo được trích xuất đúng định dạng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Có thể tùy chọn tải về bản Excel, PDF hoặc XML sẵn sàng để ký số, nộp trực tuyến.
Lợi ích: Nộp dễ dàng, đúng chuẩn – không cần chỉnh sửa thủ công.
Cảnh báo nộp trễ hạn, sai sót số liệu
- Hệ thống cảnh báo trước thời điểm phải nộp báo cáo.
- Báo lỗi nếu dữ liệu hóa đơn không khớp (ví dụ: mất hóa đơn chưa khai báo).
Lợi ích: Tránh bị phạt do nộp chậm hoặc kê khai sai.
Dễ dàng điều chỉnh, nộp lại nếu có sai sót
- Khi cần điều chỉnh báo cáo, hệ thống hỗ trợ lưu phiên bản cũ, xuất bản điều chỉnh.
- Lưu vết rõ ràng giúp dễ giải trình với cơ quan thuế nếu bị thanh tra.
Lợi ích: Chủ động, linh hoạt trong xử lý sai sót.
Nếu doanh nghiệp bạn vẫn còn làm báo cáo thủ công, hoặc đang lo lắng về độ chính xác khi nộp báo cáo sử dụng hóa đơn, thì việc đầu tư vào một phần mềm hóa đơn điện tử như AccNet eInvoice là giải pháp bền vững để giảm thiểu rủi ro, tối ưu hiệu quả công việc kế toán – thuế.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (điện tử) là một nhiệm vụ bắt buộc với nhiều doanh nghiệp chưa áp dụng hóa đơn điện tử có mã. Dù chỉ thực hiện theo quý, nhưng nếu không nắm vững quy trình, hoặc thiếu công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp sẽ rất dễ:
- Nộp chậm → bị phạt.
- Sai lệch dữ liệu → bị kiểm tra, truy thu thuế.
- Tốn thời gian làm thủ công, khó quản lý lịch sử hóa đơn.
Giải pháp hiệu quả, bền vững nhất hiện nay là: Triển khai phần mềm hóa đơn điện tử có mã AccNet eInvoice – vừa không cần lập báo cáo, vừa giảm gánh nặng hành chính. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử chuẩn, có mã – ngay hôm nay để tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu quy trình quản lý hóa đơn tại doanh nghiệp của bạn.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: