Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, đứng trước hàng loạt phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn, triển khai đúng cách. Nếu bạn là nhà quản lý đang tìm hiểu, triển khai giải pháp kế toán, tài chính cho doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt toàn diện về software invoice electronic – từ khái niệm, chức năng, đến tiêu chí lựa chọn, lợi ích thực tế.
So sánh các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tốt nhất 2025
| Criteria | AccNet eInvoice | MISA meInvoice | VNPT Invoice | iHOADON (Thai Son) | CyberBill |
| Invoice output | Full | Full | Full | Full | Full |
| Bill input | Depth | Basic | Not supported | Restrictions | No |
| Automatically get an invoice from email | Automatic, accurate | Can manipulate the hands | Not supported | There but limited | No |
| Check valid invoice input | Automatic smart | Yes, craft | No | There are but simple | No |
| Authorization & approval of bills | There the stream | Advanced | No | Not supported | Not supported |
| Integration with accounting software | AccNet Cloud/ERP | MISA SME/AMIS | On request | ECUS, customs declaration | Limited |
| Easy to use interface | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Deployment costs | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| In accordance with the type of business | DN small, medium & large | ENTERPRISES small & medium | Large COMPANIES, state organizations | DN import export | Business, startup |
1. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm, chức năng chính
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là công cụ cho phép doanh nghiệp:
- Tạo lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn XML
- Ký số hóa đơn bằng chứng thư số
- Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã)
- Phát hành hóa đơn tới người mua
- Lưu trữ, tra cứu hóa đơn theo thời gian
Đây là một phần mềm không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ tài chính – thuế – kế toán của doanh nghiệp.
Lợi ích vượt trội khi sử dụng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử
Cost-saving
- Cắt giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Theo Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 80% chi phí hóa đơn sau khi chuyển đổi.
Nâng cao tốc độ, hiệu quả công việc
- Hóa đơn được lập – ký – phát hành chỉ trong 1 phút.
- Gửi trực tiếp đến khách hàng qua email/SMS ngay sau khi phát hành.
Tăng cường kiểm soát
- Hạn chế sai sót, gian lận trong phát hành hóa đơn.
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn bất kỳ lúc nào.
Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán
- Giải pháp này giúp tự động lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán, tránh nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.
Đáp ứng đúng, đủ quy định pháp luật
- Tự động truyền hóa đơn đến cơ quan Thuế theo chuẩn định dạng XML.
- Được Tổng cục Thuế chấp thuận, công nhận chính thức.
Vai trò của phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử chính là cầu nối giữa:
- Bộ phận kế toán – tài chính của doanh nghiệp
- Cơ quan Thuế
- Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
Nó đảm bảo hóa đơn được phát hành nhanh, chính xác, đúng mẫu quy định, có tính pháp lý, khả năng lưu trữ lâu dài.
Theo khảo sát của Bộ Tài chính (2023), có hơn 95% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ để tuân thủ pháp luật, nhiều doanh nghiệp chủ động lựa chọn công cụ này để tăng tốc quá trình chuyển đổi số, tinh gọn bộ máy kế toán – tài chính – bán hàng.
Read more:
- Software business management – operational organization science, sustainable
- Software financial management – tools of business management, budget smart
- Accounting software small and medium enterprises – the optimal solution cost, easy to deploy
Phân loại phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với chức năng, chi phí, đối tượng sử dụng khác nhau. Dưới đây là ba nhóm chính mà doanh nghiệp cần hiểu rõ để lựa chọn đúng theo nhu cầu.
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử độc lập (Standalone)
Đây là những phần mềm chỉ có chức năng tạo lập, phát hành hóa đơn điện tử, hoạt động độc lập với hệ thống kế toán.
Fit:
- Doanh nghiệp nhỏ
- Không có hệ thống kế toán nội bộ hoặc quy trình quản lý đơn giản
Advantages:
- Giá thành thấp
- Easy to use interface
Restrictions:
- Không đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán
Phần mềm tích hợp với kế toán hoặc hệ thống ERP
Đây là xu hướng mới, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có quy trình vận hành chặt chẽ.
Benefits highlights:
- Tự động lấy dữ liệu hóa đơn từ hệ thống bán hàng/kế toán/ERP → Giảm nhập liệu thủ công
- Dữ liệu kế toán – hóa đơn luôn nhất quán
- Quản lý hóa đơn, doanh thu, thuế ngay trên một nền tảng duy nhất
Phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế & phần mềm thương mại
| Criteria | Phần mềm của CQT | Phần mềm thương mại |
| Purpose | Đáp ứng nghĩa vụ cơ bản với Thuế | Tối ưu vận hành nội bộ, kế toán, quản trị |
| Interface | Đơn giản, giới hạn tính năng | Thân thiện, chuyên nghiệp, linh hoạt |
| Integrated | Không tích hợp | Kết nối nhiều hệ thống khác |
| Fit | Hộ cá thể, DN siêu nhỏ | DN vừa và lớn, cần đồng bộ dữ liệu |
2. Nên mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào? Top phần mềm uy tín hiện nay
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có nhiều phần mềm xuất hóa đơn điện tử được doanh nghiệp tin dùng. Dưới đây là 5 lựa chọn tiêu biểu:
AccNet eInvoice – Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Difference of AccNet eInvoice is not only “invoice”, but also intelligent handling hundreds of single input per month. This software is rare indeed in depth invoice management input – check – sorting – approval – integrated accounting.
- Automatically get an invoice from email NCC
- Check valid: tax code, release date, number of infections, the standard
- Authorized to approve invoices in workflow
- Software bill electronic AccNet syncs 100% with accounting software AccNet Cloud/ERP
Management system invoice electronic AccNet fit:
- Medium and large business
- Businesses have internal processes closely, need control bills head into the well
Minus points: Not for DN super small just print – sign the bill
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR
- Shorten 70% time – submit – archive invoice
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Minimize 99% sai sót số liệu nhờ đồng bộ real-time
- Tracing bill in 3 secondseven when the leave year ago
- 100% responsive độ hài lòng từ khách hàng nhờ tra cứu nhanh, thanh toán dễ
- Cost chỉ từ vài trăm nghìn đồng cho gói cơ bản
Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice
👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start!
SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Tại sao nên mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice?
- Đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ phần mềm kế toán AccNet Cloud → tránh nhập liệu trùng
- Tự động lập hóa đơn từ nghiệp vụ kế toán: doanh thu, xuất kho, bán hàng, dịch vụ
- Giảm 40–60% thời gian xử lý hóa đơn cho kế toán viên
- Dữ liệu luôn khớp giữa hóa đơn – sổ sách – báo cáo thuế
MISA meInvoice – management System invoice electronic, easy to use for internal accounting
The biggest advantage of MISA lies not in technology, but in the familiar. With millions of accounting are using accounting software MISA, meInvoice become an option “do not need to re-learn”.
- Full support bill output – input
- Integrated tightly with MISA SME.NET AMIS
- Have the mobile app, save the invoice online invoice template beautiful
- The Total Tax department recognition, periodic updates
Fit:
- Small and medium business
- Accounting non-specialist IT, software required, easy to manipulate, easy to train
Minus points of the software, invoice maker, electronic MISA:
- Restriction if you need deep integration with external software ecosystem MISA
- Some advanced features require a paid extension
VNPT Invoice – storage software electronic invoice for organizations, state agencies
Sức mạnh của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT Invoice nằm ở hệ thống hạ tầng mạnh, bảo mật cao, khả năng triển khai diện rộng. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các tập đoàn, tổng công ty hoặc tổ chức hành chính sự nghiệp.
- The Total Tax department official implementation from phase 1
- There are service packages customized according to your business model
- Easy connection with the accounting system traditional
Fit:
- Big business, public institution
- Units need to deploy for multiple branches, province of
Minus points of management software electronic invoice input VNPT:
- Interface, manipulating traditional, less flexible
- Features check your bills head into yet powerful
iHOADON (Thai Son) – software electronic invoice for import export business
Management system invoice electronic iHOADON featured in groups, software service logistics ENTERPRISES, import and EXPORT, the unit should synchronize with the system for customs declaration.
- Integrates powerful software with Customs declaration ECUS, tax declaration
- Allows for a quick check, invoice, lookup series
- Easy to use, simple operation, register number fast
Software management bill electronic input iHOADON fit:
- Business logistics, transport import-export
- DN connection invoice with declared data, tax
Minus points:
- Interface yet modern
- Teen handling functions approved internal complex
CyberBill – software management bill electronic input savings for ENTERPRISES, small & big business
Management system invoice electronic CyberBill not compete with high-end features that speed deployment, cheap. This is the logical choice for the DN new startups or business need electronic invoice, valid, easy to use, not complicated.
- Plans flexible according to the number of bills
- Support make – up – save – send invoice basic
- Meet the specified circular 78
Software bill electronic CyberBill fit:
- Business super small startups
- Need an invoice, a standard, low cost, less incurred
Minus points of storage software electronic invoice CyberBill:
- No management features, bills head into advanced
- Difficult to integrate with other systems
3. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn hệ thống quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Lựa chọn đúng phần mềm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ luật, mà còn là bước khởi đầu cho quy trình kế toán tinh gọn, thông minh hơn. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng:
Tuân thủ pháp luật – yếu tố bắt buộc
Phần mềm phải:
- Được Tổng cục Thuế cấp phép hợp lệ
- Xuất hóa đơn đúng định dạng XML theo Thông tư 78
- Hỗ trợ gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã/không mã
- Lưu trữ chứng từ điện tử hợp lệ theo quy định
Đầy đủ chức năng nghiệp vụ kế toán – thuế
Một phần mềm phù hợp phải hỗ trợ:
- Lập hóa đơn GTGT/hoá đơn bán hàng
- Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy
- Tự động báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tra cứu lịch sử hóa đơn, doanh thu theo từng khách hàng
Tính bảo mật, lưu trữ, an toàn dữ liệu
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo đúng Luật Kế toán
- Bảo vệ dữ liệu bằng chữ ký số, SSL, sao lưu định kỳ
- Có phân quyền truy cập, nhật ký thao tác người dùng
Dễ tích hợp với phần mềm hiện tại
- Hỗ trợ kết nối API với phần mềm kế toán, CRM, ERP, phần mềm bán hàng
- Tự động lấy dữ liệu – phát hành hóa đơn – ghi nhận doanh thu
Friendly interface, easy to use
- Thiết kế trực quan, tối ưu trải nghiệm người dùng
- Phù hợp cho cả kế toán viên mới, chuyên nghiệp
- Hỗ trợ sử dụng trên máy tính, trình duyệt web, thiết bị di động
Hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật luật
- Có đội ngũ tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ khi cần
- Tự động cập nhật khi có thay đổi từ Cơ quan Thuế
- Có phiên bản demo, hướng dẫn video chi tiết
Read more: Sale management software business – consulting solutions consistent, rapid deployment
4. Các bước triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Để đưa phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử vào vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, đăng ký với cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
- Cung cấp thông tin: mã số thuế, đơn vị phát hành, chứng thư số (USB Token hoặc HSM)
Bước 2: Lựa chọn phần mềm phù hợp
- Cân nhắc quy mô, ngân sách, mức độ tích hợp với hệ thống kế toán nội bộ
- Ưu tiên giải pháp như AccNet eInvoice – cho phép vừa phát hành hóa đơn, vừa đồng bộ dữ liệu kế toán, quản trị
Bước 3: Cài đặt, cấu hình, tích hợp
- Thiết lập thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số
- Kết nối API với phần mềm kế toán (nếu có)
Bước 4: Đào tạo nhân sự
- Tổ chức tập huấn cho bộ phận kế toán, bán hàng, hành chính
- Đội ngũ hỗ trợ sẽ đào tạo trực tiếp, cung cấp video hướng dẫn chi tiết
Bước 5: Vận hành thử nghiệm, phát hành chính thức
- Chạy thử 1–2 chu kỳ hóa đơn
- Điều chỉnh nếu có sai sót
- Sau đó chính thức xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
5. Lưu ý pháp lý khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, xử phạt từ cơ quan quản lý. Các điểm cần lưu ý gồm:
Định dạng, quy trình
- Hóa đơn điện tử phải theo chuẩn XML theo quy định tại Thông tư 78
- Có chữ ký số hợp lệ, được lưu trữ tối thiểu 10 năm
Thời gian gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn có mã: Gửi ngay tại thời điểm phát hành
- Đối với hóa đơn không mã: Gửi dữ liệu định kỳ theo quy định
Xử lý hóa đơn sai sót
- Điều chỉnh: khi sai thông tin nhỏ (tên, địa chỉ…)
- Thay thế: khi sai sót nghiêm trọng
- Hủy hóa đơn: khi chưa gửi cho người mua hoặc chưa kê khai thuế
Khi quản lý tài chính ngày càng yêu cầu tính chính xác – nhanh chóng – minh bạch, software invoice electronic đã trở thành công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp:
- Tối ưu quy trình kế toán, xuất hóa đơn
- Tự động hóa nghiệp vụ
- Kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán
- Được công nhận bởi Tổng cục Thuế
Thì AccNet eInvoice chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Hãy để hệ thống quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số.
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Theme: