Hóa đơn điện tử đầu vào đang là “vấn đề nhức đầu” của nhiều doanh nghiệp: nhận từ hàng chục nhà cung cấp, mỗi nơi gửi một kiểu; lưu trữ rải rác ở email, Zalo, ổ cứng; nhập liệu thủ công dễ sai sót… Và rồi đến kỳ quyết toán thuế – kế toán phải vất vả tìm lại từng file, từng số hóa đơn. Nếu bạn đang gặp những rối rắm đó, bài viết này từ AccNet sẽ giúp bạn hiểu rõ manage electronic invoice đầu vào là gì, vì sao cần phải làm đúng – đủ – hợp lệ, giải pháp nào giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình.
1. Vì sao doanh nghiệp gặp khó khi quản lý hóa đơn điện tử đầu vào?
Hóa đơn điện tử đầu vào là những hóa đơn doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp dịch vụ, nguyên vật liệu, hàng hóa,… để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đây là chứng từ hợp pháp để:
- Ghi nhận chi phí
- Hạch toán kế toán
- Khấu trừ thuế GTGT
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sai cách:
- Lưu hóa đơn trong… hộp thư Gmail, Zalo, hoặc ổ cứng cá nhân
- Nhân viên tải hóa đơn về → lưu thủ công → nhập tay vào phần mềm kế toán
- Không có ai kiểm tra hóa đơn có hợp lệ hay không
- Khi cần đối chiếu, tìm lại hóa đơn mất cả buổi, thậm chí không tìm thấy
Điều này dẫn đến rủi ro rất lớn:
- Sai sót khi hạch toán: hóa đơn sai thông tin nhưng đã ghi sổ
- Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT
- Không xuất trình được hóa đơn khi bị thanh tra thuế
2. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là gì? Mục đích và yêu cầu
Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là toàn bộ quy trình tiếp nhận – kiểm tra – lưu trữ – xử lý – khai thác thông tin từ các hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được từ nhà cung cấp.
Mục tiêu:
- Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp
- Lưu trữ khoa học để dễ tra cứu khi cần
- Tự động hóa quá trình hạch toán kế toán
- Giảm sai sót, tăng hiệu suất cho bộ phận kế toán
Yêu cầu thực tế:
- Thu thập hóa đơn tự động từ nhiều nguồn (email, Zalo, upload…)
- Kiểm tra hợp lệ theo quy định của Tổng cục Thuế
- Trích xuất dữ liệu từ file XML/PDF để ghi nhận
- Hạch toán đúng tài khoản kế toán
- Lưu trữ tập trung, dễ tìm, dễ tra cứu
3. Những thách thức phổ biến doanh nghiệp đang gặp phải
| Vấn đề cụ thể | Hệ quả |
| Hóa đơn đầu vào gửi về từ nhiều kênh: Email, Zalo, USB… | Dễ bỏ sót, không đồng bộ dữ liệu |
| Nhập liệu thủ công | Sai số tiền, sai mã số thuế, sai ngày, trùng hóa đơn |
| Không kiểm tra hợp lệ hóa đơn | Nhận nhầm hóa đơn giả, hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn sai định danh |
| Lưu hóa đơn trên máy tính cá nhân | Dễ thất lạc, mất file, không truy xuất được khi cần |
| Không hạch toán kịp thời | Chậm quyết toán, khó quản lý chi phí |
4. Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp bạn:
Tự động tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
- Kết nối trực tiếp email hoặc thư mục chứa hóa đơn
- Hỗ trợ upload hàng loạt file XML/PDF
- Lọc, sắp xếp hóa đơn theo thời gian – nhà cung cấp – mã số thuế
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
- Kết nối với Tổng cục Thuế để đối chiếu dữ liệu
- Cảnh báo hóa đơn trùng, hóa đơn không hợp lệ, sai chữ ký số
- Hạn chế tối đa nguy cơ kê khai hóa đơn sai
Trích xuất dữ liệu – tự động hạch toán
- Dùng công nghệ OCR hoặc AI để đọc nội dung hóa đơn
- Gợi ý định khoản kế toán (tài khoản chi phí, công nợ…)
- Tự động đẩy vào phần mềm kế toán như AccNet, MISA, Fast,…
Lưu trữ tập trung – tìm kiếm thông minh
- Lưu trữ hóa đơn theo định dạng chuẩn XML/PDF
- Cho phép tìm kiếm theo mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập, tên NCC
- Hỗ trợ truy xuất khi có yêu cầu từ kiểm toán hoặc cơ quan thuế
5. AccNet eInvoice – Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp Việt
AccNet eInvoice không chỉ là phần mềm phát hành hóa đơn điện tử, mà còn cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ để xử lý, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tự động – chính xác – hợp pháp.
Các tính năng nổi bật:
- Tự động tiếp nhận hóa đơn từ email – thư mục
- Kiểm tra hợp lệ hóa đơn đầu vào theo chuẩn Tổng cục Thuế
- Tự động hạch toán vào phần mềm kế toán AccNet
- Phân quyền, phân luồng duyệt hóa đơn nội bộ (nếu cần)
- Giao diện thân thiện, phù hợp cho kế toán viên ở mọi cấp độ
Ưu điểm nổi bật:
- Tiết kiệm 70% thời gian xử lý hóa đơn mỗi tháng
- Loại bỏ 100% rủi ro nhập sai hóa đơn đầu vào
- Đáp ứng đầy đủ quy định về lưu trữ, kiểm tra hóa đơn điện tử
Trải nghiệm tư vấn miễn phí AccNet eInvoice ngay hôm nay – Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp của bạn!
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI
- Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn
- Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán
- Tự động cấp số, ký số, gửi mail – không cần làm thủ công
- Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước
- Đáp ứng 100% chuẩn định dạng, kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế
Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống
👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!
Manage electronic invoice đầu vào không còn là một việc phụ của bộ phận kế toán. Đó là một phần quan trọng trong chuỗi vận hành tài chính của doanh nghiệp. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể: Mất chi phí do sai sót; Gặp rủi ro lớn khi quyết toán thuế; Bị giảm uy tín khi không cung cấp hóa đơn đúng hạn cho kiểm toán. Chuyển từ thủ công sang tự động là bước đi cần thiết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Theme: