Manage electronic invoice is organization, storage, vouchers, including a process control compliance with the law. Deployment how to manage bill of success can bring more benefits financially for the company. Let's Accnet theo dõi các cách quản lý hóa đơn số ngay dưới bài viết sau!
1. Quản lý hóa đơn điện tử là gì?
Manage electronic invoice là quá trình tổ chức, lưu trữ, theo dõi, xử lý các hóa đơn được phát hành dưới dạng điện tử (thay vì hóa đơn giấy truyền thống) nhằm tối ưu hóa việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử thường được phát hành, gửi, lưu trữ thông qua các hệ thống phần mềm chuyên dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót trong các giao dịch.2. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây là 5 cách quản lý hóa đơn số được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay:
2.1. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm chuyên dụng
- Chọn một phần mềm quản lý dữ liệu hóa đơn số phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, tích hợp đầy đủ các tính năng như tự động hóa việc phát hành, lưu trữ, tìm kiếm, báo cáo.
- Thiết lập phần mềm để nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp hoặc phát hành hóa đơn đầu ra, đồng thời lưu trữ chúng trên hệ thống.
- Tùy chỉnh các chức năng theo dõi công nợ, phân loại hóa đơn theo ngày, tháng, khách hàng, nhà cung cấp.
- Đảm bảo phần mềm tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, ERP để đồng bộ dữ liệu liên tục.
Advantages:
- Manage electronic invoice bằng phần mềm giảm thiểu thao tác thủ công, từ việc phát hành hóa đơn, lưu trữ đến việc cập nhật trạng thái thanh toán, tạo báo cáo tài chính.
- Phần mềm giúp quản lý số lượng lớn hóa đơn dễ dàng, giảm chi phí lưu trữ giấy, tối ưu hóa công việc.
- Sử dụng các công nghệ mã hóa, phân quyền truy cập giúp bảo vệ dữ liệu hóa đơn, an toàn thông tin.
- Phần mềm lưu trữ hóa đơn theo quy định pháp luật về thời gian lưu trữ, định dạng hợp lệ, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
Cons:
- Một số phần mềm có chi phí cài đặt, duy trì, đặc biệt khi cần tính năng nâng cao, tích hợp phức tạp.
- Nhân viên cần thời gian để làm quen với phần mềm
2.2. Tạo một Email riêng để quản lý hóa đơn điện tử
- Tạo một địa chỉ email chuyên dụng (ví dụ: hoadon.tencongty@gmail.com) dành riêng cho hóa đơn.
- Cung cấp địa chỉ email này cho tất cả các nhà cung cấp để gửi hóa đơn trực tiếp đến đây.
- Tổ chức email vào các thư mục hoặc sử dụng nhãn (labels) theo tên nhà cung cấp, tháng hoặc loại hóa đơn để dễ truy xuất khi cần.
Advantages:
- Mọi hóa đơn đều được lưu tại một nơi
- Manage electronic invoice bằng email không yêu cầu công cụ hay phần mềm đặc biệt, chỉ cần tài khoản email miễn phí.
Cons:
- Nếu số lượng hóa đơn tăng, việc tìm kiếm, phân loại sẽ mất thời gian do thiếu công cụ hỗ trợ phân loại chi tiết.
- Nếu không bảo vệ tốt, tài khoản email có thể bị truy cập trái phép, dẫn đến mất mát, rò rỉ thông tin.
2.3. In hóa đơn điện tử để lưu trữ
- Khi nhận hóa đơn qua email, tải về và in ra giấy.
- Phân loại, sắp xếp hóa đơn giấy vào các bìa hồ sơ hoặc ngăn tủ theo thời gian, tên nhà cung cấp hoặc loại hóa đơn.
- Ghi chú lên bìa hồ sơ để dễ nhận diện, tìm kiếm.
Advantages manage electronic receipts input bằng cách này:
- Có thể nhanh chóng tra cứu hóa đơn mà không cần thiết bị điện tử.
- Hóa đơn giấy dễ dàng được lưu trữ vật lý theo cách truyền thống, giúp những người không quen với công nghệ dễ quản lý.
Cons:
- Việc in ấn hóa đơn tiêu tốn nhiều giấy, mực in, ảnh hưởng đến môi trường.
- Hóa đơn giấy dễ bị mất, hỏng do nước, lửa, sự cố không mong muốn.
2.4. Lưu trữ ảnh hóa đơn điện tử trên máy tính
- Sau khi nhận hóa đơn qua email, lưu hóa đơn dưới dạng file PDF hoặc chụp ảnh lại (định dạng JPEG).
- Tạo các thư mục riêng trên máy tính để lưu trữ hóa đơn, ví dụ: theo năm, tháng, theo nhà cung cấp.
- Sao lưu định kỳ các thư mục này lên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ đám mây để bảo vệ dữ liệu.
Advantages:
- Lưu trữ trực tiếp trên máy tính giúp tiết kiệm giấy, dễ dàng truy cập khi cần.
- Thư mục phân loại rõ ràng giúp nhanh chóng truy xuất hóa đơn khi cần.
Cons:
- Nhiều file ảnh, PDF có thể chiếm nhiều dung lượng, nếu số lượng hóa đơn lớn.
- Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng hình ảnh dễ bị mất dữ liệu nếu không có bảo mật tốt, không sao lưu thường xuyên.
2.5. Ghi chép hóa đơn điện tử vào bảng tính Excel
- Sau khi nhận hóa đơn qua email, tải xuống, lưu hóa đơn vào máy tính.
- Mở bảng tính Excel để tạo bảng kê chi tiết, ghi các thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền, tên nhà cung cấp.
- Sắp xếp các hóa đơn trong bảng kê theo ngày tháng, theo nhà cung cấp, bổ sung cột để theo dõi trạng thái thanh toán, ghi chú nếu cần.
- Định kỳ sao lưu file Excel lên dịch vụ đám mây để bảo vệ dữ liệu.
Advantages of quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đầu ra trên excel:
- Excel giúp dễ dàng theo dõi tình trạng thanh toán, công nợ của từng hóa đơn.
- Excel cho phép sắp xếp, lọc dữ liệu dễ dàng, tra cứu nhanh theo nhà cung cấp, ngày tháng.
Cons:
- Nhập liệu thủ công có thể gây nhầm lẫn, tốn thời gian, dễ thiếu sót.
- Excel không có tính năng bảo mật cao nếu không cài đặt mật khẩu bảo vệ file.
|
>>> Refer to the related article: |
3. Lợi ích quản lý hóa đơn số so với quản lý hóa đơn giấy truyền thống
Below is a table of statistics advantages of manage electronic invoice compared with the method of communication management:
| Criteria | Manage electronic invoice | Invoice management paper |
| Cost | Lower because of reduced printing costs, storage. | Higher due to the cost of printing |
| Effective storage | Space-saving, safety. | Require large space, easy-to-damaged, lost. |
| High speed access | Quick access from any location with internet access. | No |
| Confidentiality | High ability to create password protected data. | Low, easily stolen |
| Search feature | Quick search, data analysis, automatically. | Research, analyze craft just time consuming medium difficulty. |
| Environmentally friendly | Minimize the amount of waste paper to protect the environment. | Use more paper, the influence to the environment. |
| Legal compliance | Compatible with the new rules on electronic bills. | Difficulty in updating to the new regulations. |
| Mobility | Management anytime, anywhere through your mobile phone or other devices. | Only store at on paper. |
4. Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với LV E-invoice
Management system invoice electronic LV E-invoice of the company shares information, Lac Viet is a comprehensive solution designed to meet every demand management bill number of the business. With LV E-invoice, business not only manage bills of efficiency, but also optimized the entire business processes, enhance competitiveness in the market.
- LV E-invoice integration multiple features
- Minimize paper work, the cost of physical storage
- Ensure data safety
- Friendly interface, easy to use
- Committed to providing support services dedicated customer solve any questions/problems arising in the process of using
Manage invoice number requires the business to have taken many steps, from enter information, create invoice to track, analyze data. Many businesses have trouble handling large bill, easily lead to errors, difficult to control payment status/track sales effectiveness. The lack of a solution for the comprehensive management can make the process becomes complicated, takes time.
LV eInvoice helps simplify every step in the process management bill number. Software support business automate the release, track and analyze invoices to ensure accuracy. Thanks LV eInvoiceyou can easily track the status of payments, increase management efficiency, business decisions more accurate. Experience LV eInvoice to optimize process your bill today!
SOFTWARE ELECTRONIC INVOICE LV-EINVOICE
Management software electronic invoice LV eInvoice fully integrated features from invoicing, number, storage, to automatically send invoices to customers in just a few seconds. System high security level of company shares information, Lac Viet ensure that all corporate data is securely protected
Benefits of using software electronic invoice LV e-Invoice includes:
- Don't cost the cost of printing, storing papers
- Automatically create, digitally sign, send and store invoices
- Complete the process to issue bills in few seconds
- Always updated according to the legal regulations latest
- Flexible integration with the accounting system and ERP
- Easy to use for all users
- Technology advanced encryption protect your data before any risk of loss
With LV e-Invoicemanaging invoices has never been easier. Let us accompany you on your journey of corporate culture, creating sustainable value. Choose Vietnam - Choose the reliable and top quality.
Through the article, the enterprise can choose 1 in 5 ways manage electronic invoice where input/output best suited to the condition of the company. Deployment management bill number is very important for the successful long-term development of every business. If you need advice on product LV E-invoice, please contact us!
CONTACT INFORMATION:
- THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: