banner gif AccNet eInvoice chuyển đổi đầu bài

Bill electronic input is “chain” of utmost importance, attached directly to eligible costs, tax obligations, the financial transparency of the business. But in fact, many businesses are still faced with the potential risks when handling electronic invoice input: bills invalid, there is no authentication code, saved in the wrong format, non-deductible VAT...

Why these errors still occur even when businesses have switched to electronic invoice? The answer largely lies in the lack of a process manage electronic invoice input basically, the software supports effective. The article below will help you:

  • Understand the concept, role 
  • Master the steps in the standard process
  • Avoid the mistakes common that many businesses have
  • Orientation business choosing the right software solution.

1. Why the management of electronic receipts input should be invested?

Below is the enterprise risk to see if invoice management input control deficiencies:

Risks Consequence
Hosted in the wrong format (PDF, snapshot, not XML) Bills not valid when the tax settlement
Do not check the digital signature, authentication code Non-deductible VAT
Accounting sai states Deflection financial statements, the influence profit
't sync with orders Increase the possibility of internal fraud, lost money whitewash

According to statistics from the General administration of the Tax year 2023, there to 7,500 bill electronic input denied deduction due to lack of authentication code or without digital signature.

2. Manage electronic invoice input, what is?

The concept according to accounting – legal

Manage electronic invoice input is the entire activities related to the:

  • Receive electronic invoices from suppliers;
  • Check the validity of legal (tax code, digital signature, authentication code...);
  • Collated with the contract, order, coupon, login, payment, etc.;
  • Accounted for in the accounting system;
  • The right storage format – time – limit- current regulations.

This is an important profession in the cycle of accounting – financial, direct influence:

  • The validity of the cost;
  • The ability to deduct input tax;
  • The transparency of the financial system;
  • Capacity auditor – inspector of the business.

The ai in the enterprise responsible for managing invoice input?

  • Accounting purchase: receive invoice from supplier, collation order – value
  • General accounting: the test for accounting allocated to the correct account states
  • Department store – legal – internal control: responsible for research, audit periodically
  • Approvers: legal responsibility upon declaration, tax settlement
Read more:

3. Process management bill electronic input standard for business

To manage electronic invoice input effectively accordance with the law, enterprises need to build a process internal control items, with clear roles – clear manipulation – get tool. Here are 4 steps critical in the management process standard.

Step 1. Receive invoices from suppliers

Typically, the provider will send the bill electronic input via:

  • Email attachments in XML/PDF
  • Foundation bill electronic mediators (registered with the General department of Taxation)
  • Send link lookup online

The business need to do immediately after receive:

  • Xác minh mã tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế (tra cứu qua https://hoadondientu.gdt.gov.vn)
  • Check the digital signature of the seller: signature must be valid, not expired
  • Check the information on the invoice: invoice number, release date, tax code, amount, tariffs, VAT...

Step 2. Collate information order – invoice – voucher related

After checking the legality, need to proceed to collate content bill with the stock from internal:

  • Orders/purchase
  • Receipt/handover
  • Payment receipt or payment order

“Principle 3 side order”: order – Invoice – voucher details must match in content quantity, unit price, tax rate. A minor deviations may cause the bill is considered invalid in the tax declaration or cause delay in the settlement of the cost.

Step 3. Recorded in accounting software

After confirming a valid invoice should be:

  • Recorded in the ledger the correct account (for example: TK 331 – pay the seller, TK 156 – cargo, TK 642 – cost management...)
  • Properly accounted states: the same month/quarter incurred to avoid deflection financial statements
  • Get ready to put on the table and declare VAT input (if available)

Bill electronic input wrong states accounted for, the wrong object or not enough conditions will lead to the type of expense or tax deduction.

Step 4. Storage bill electronic input regulations

According to the Law on accounting, 2015, electronic invoicing should be:

  • Hosted under the original formatting XML
  • Can attach digital signature valid
  • Stored for at least 10 years
  • Have the ability to research, collation, recovery when necessary inspection and audit

Many businesses today still save PDF file or a photo, there is no digital signature → do not qualify as tax settlement.

banner gif AccNet eInvoice chuyển đổi giữa bài

Register for a free software consultation

liên hệ ngay

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

Sign up fast

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

4. Common mistakes when managing HĐĐT input

The flaws in the process of receiving, invoice processing, electronic input can cause serious consequences: from not tax-deductible, to be fined for accounting wrong. Here are the most common errors that many businesses make when managing electronic invoices input:

Hosted false format – the lack of digital signatures

Save invoice as PDF or image, there is no XML file, digitally signed original. When audit or inspection, invoice not enough legal value → excluded from the cost reasonable or not is tax refund.

Do not check the authentication code, seller information

No verification, tax code, address, contents, invoices → easy to stick counterfeit bills, bills off. Declaration false, lose the ability to deduct the tax, even arrears of tax, penalty.

Accounting wrong accounts, wrong states

Accounting recorded cost of a wrong or mistaken object of accounting. Financial statements misleading, difficult settlement, affecting profitability.

Read more:

5. Software solutions support management bill electronic input efficiency

The management of electronic receipts input will be difficult to achieve effective legal maximum if the business only handle manually. In the digital age, using specialized software not only help businesses comply with regulations, but also optimal operation, control risk, save time.

Selection criteria management software, invoice input

A suitable software should meet the following criteria:

  • The Total Tax administration certification valid connection
  • Automatically check the legality of the bill: the tax code, digital signature, authentication code
  • Allows mounting bills with evidence from internal as import receipt, voucher, contract
  • Integrated accounting – tax reporting – store vouchers
  • Proper storage of XML format, are digital signatures, root service, inspection – auditing
  • Have permission system, log access, ensure transparency, internal control
quản lý hóa đơn điện tử

Benefits of process automation invoice processing input

The digitization, automation brings many practical benefits:

Benefits The effect is achieved
Save time check Up to 70% of the time compared to manual processing
Risk reduction bill erroneous or false System automatic alerts
Speed accounting & reporting Sync with accounting software
Service inspection easy Have full processing history, digital signature, authentication code
Reduce the pressure to the accounting department Automated processes – simple operation

Suggestions suitable software: Integrated, comprehensive, optimized for enterprise

banner blog accnet einvoice

The ideal solution for businesses today is to use the software:

  • Have the ability to manage bills, input, output synchronized
  • Integrated accounting – bills – internal administration
  • Friendly interface, easy to use, support full accounting process, Vietnam

AccNet eInvoice is one of the software management bill electronic input typical meet the above criteria:

  • Integrated check, collate, accounting, store receipts input
  • Direct connection with the accounting system AccNet, ERP, internal
  • Automatic classification of invoices, check the digital signature, authentication code from General department of Taxation
  • Mounting evidence from internal support fast access when you need audit

Here is the solution to be many medium and large enterprises in Vietnam options for building accounting systems – professional invoices, valid and effective.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Updated công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Manage electronic receipts input no longer is the "save XML file for enough", which is a professional accounting important directly related to:

  • The validity of the cost
  • The right to deduct VAT
  • The transparency of the financial system business

To make the right business need:

  • Construction process strictly controlled from receipt, check for reference to storage
  • Accounting training, related department to understand business & legal
  • Use specialized software to help automate and limit errors, ensure compliance

Tips from experts: Don't wait until an inspector or access the new control invoice input. Businesses should actively digitization process management today, choose software solutions, reliable to protect your privacy, reputation long-term. Experience demo right software to manage electronic invoice input efficiency!

CONTACT INFORMATION:

  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/