Việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các hóa đơn điện tử đều đảm bảo hợp lệ, tuân thủ pháp luật. Việc check electronic invoice duly là bước quan trọng để doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đảm bảo hạch toán chính xác, tối ưu quy trình vận hành. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm rõ các tiêu chí, quy trình, lợi ích khi kiểm tra hóa đơn điện tử.
1. Tại sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Nguy cơ khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ
Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với doanh nghiệp:
- Truy thu thuế, xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt theo quy định, dẫn đến tổn thất tài chính không đáng có.
- Khó khăn trong hạch toán: Hóa đơn không hợp lệ gây khó khăn khi ghi sổ, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Thống kê thực tế: Theo báo cáo của Tổng cục Thuế 2025, có khoảng 15% doanh nghiệp bị xử phạt do lỗi liên quan đến hóa đơn điện tử không hợp lệ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra định kỳ.
Lợi ích của việc kiểm tra hóa đơn hợp lệ
Việc chủ động kiểm tra hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Đảm bảo tính pháp lý: Giúp hóa đơn được cơ quan thuế công nhận, giảm rủi ro về thuế, vi phạm hành chính.
- Tối ưu quy trình kế toán: Giúp nhân viên kế toán dễ dàng hạch toán, đối chiếu, lưu trữ hóa đơn.
- Dữ liệu chính xác cho phân tích tài chính: Khi hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp có thể tự tin khai thác dữ liệu để phân tích, dự báo dòng tiền, lập kế hoạch tài chính hiệu quả.
Read more:
2. Các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn nhận được hợp pháp, tránh rủi ro về thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, bám sát quy trình chính thức của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn
- Mở trình duyệt web: Bạn có thể sử dụng Chrome, Firefox, Edge hoặc bất kỳ trình duyệt nào khác. Việc sử dụng trình duyệt phổ biến giúp hiển thị giao diện trang tra cứu đúng cách, tránh lỗi hiển thị.
- Truy cập trang tra cứu chính thức:
- https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Hoặc http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Đây là hai địa chỉ chính thức của Tổng cục Thuế, đảm bảo dữ liệu hóa đơn tra cứu là hợp pháp, chính xác.
- Kiểm tra giao diện trang: Khi vào trang, bạn sẽ thấy các ô để nhập thông tin tra cứu hóa đơn, bao gồm MST người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực (captcha). Giao diện này được thiết kế để dễ dàng thao tác, kể cả với người lần đầu tra cứu.
Lưu ý: Không truy cập các trang không chính thức hoặc các website lạ, vì thông tin hóa đơn có thể không chính xác hoặc bị lộ dữ liệu.
Bước 2: Điền thông tin vào form tra cứu
Đây là bước quan trọng nhất. Hệ thống chỉ có thể xác minh hóa đơn khi thông tin bạn nhập là đúng tuyệt đối. Mỗi ô đều có vai trò riêng:
- Mã số thuế người bán:
- Nhập 10 chữ số MST của doanh nghiệp phát hành hóa đơn.
- MST phải chính xác từng con số; nếu nhập sai, hệ thống sẽ không tìm thấy hóa đơn.
- MST giúp hệ thống xác định đúng doanh nghiệp phát hành, tránh nhầm lẫn giữa các doanh nghiệp cùng tên.
- Loại hóa đơn:
- Chọn đúng loại hóa đơn mà bạn muốn kiểm tra, ví dụ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ…
- Nếu nhập sai loại, hệ thống sẽ không tìm ra hóa đơn.
- Việc chọn đúng loại hóa đơn đảm bảo quá trình đối chiếu với dữ liệu cơ quan thuế diễn ra chính xác.
- Ký hiệu hóa đơn:
- Nhập đúng ký hiệu in trên hóa đơn, ví dụ: “AA/20E”.
- Ký hiệu hóa đơn là một chuỗi ký tự định danh loại, đợt phát hành hóa đơn.
- Lưu ý chữ hoa, chữ thường, dấu gạch, số… vì hệ thống phân biệt ký tự chính xác.
- Số hóa đơn:
- Nhập đúng số hóa đơn được in trên giấy hoặc file điện tử.
- Ví dụ: “0001234” – nhớ nhập đủ các số 0 phía trước nếu có.
- Số hóa đơn giúp xác định hóa đơn riêng lẻ trong chuỗi hóa đơn của doanh nghiệp, đảm bảo kiểm tra đúng hóa đơn bạn cần.
- Mã xác thực (captcha):
- Nhìn vào hình captcha hiển thị trên trang, nhập chính xác các ký tự.
- Đây là bước để xác minh người dùng là con người, tránh tự động truy vấn quá tải hệ thống.
- Nếu nhập sai captcha, hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi nhấn “Tìm kiếm”.
Mẹo: Chuẩn bị sẵn hóa đơn để nhập chính xác thông tin, tránh phải quay lại, nhập lại nhiều lần.
Read more:
Bước 3: Tìm kiếm hóa đơn
- Sau khi đã điền đầy đủ, kiểm tra lại thông tin, nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc “Tra cứu” trên giao diện.
- Hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra thông tin bạn nhập với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
- Quá trình này thường diễn ra trong vài giây, tùy vào tốc độ mạng, khối lượng truy vấn cùng lúc.
Lưu ý: Nếu kết quả không hiển thị, hãy kiểm tra lại kết nối mạng hoặc thông tin vừa nhập, sau đó nhấn “Tìm kiếm” lại.
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị
Sau khi hệ thống trả kết quả, bạn cần đọc kỹ từng thông tin:
- Nếu hóa đơn hợp lệ:
- Hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin hóa đơn, bao gồm: Tên người bán, MST, ngày lập, số hóa đơn, tổng tiền, thuế GTGT.
- Thường có ghi chú “Đã cấp mã hóa đơn”, xác nhận hóa đơn hợp pháp, được cơ quan thuế công nhận.
- Nếu hóa đơn không hợp lệ:
- Hệ thống sẽ thông báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…” hoặc không tìm thấy hóa đơn.
- Nguyên nhân có thể là nhập sai thông tin, hóa đơn chưa được cơ quan thuế cấp mã, hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Trong trường hợp này, bạn nên kiểm tra lại thông tin, đối chiếu hóa đơn gốc, liên hệ người bán để xác minh.
3. Các cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ khác
Ngoài việc kiểm tra trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp còn có thể áp dụng một số phương pháp khác để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh rủi ro sai sót.
Sử dụng ứng dụng tra cứu trên điện thoại
- Tổng cục Thuế cung cấp ứng dụng “Tra cứu hóa đơn” cho điện thoại thông minh (iOS, Android).
- How to perform:
- Tải ứng dụng từ App Store hoặc Google Play.
- Mở ứng dụng, nhập các thông tin tương tự như khi tra cứu trên website: MST người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực.
- Nhấn nút tra cứu để kiểm tra kết quả.
- Advantages:
- Kiểm tra nhanh mọi lúc mọi nơi, không cần máy tính.
- Giao diện tối ưu cho điện thoại, thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian.
Kiểm tra trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử
- Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay cung cấp chức năng tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm.
- How to perform:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Sử dụng mã tra cứu hoặc tải file XML của hóa đơn cần kiểm tra lên hệ thống.
- Phần mềm sẽ đối chiếu trực tiếp với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế, thông báo kết quả hợp lệ hay không.
- Advantages:
- Tra cứu nhanh, không cần truy cập website riêng.
- Có thể kiểm tra nhiều hóa đơn cùng lúc.
- Tích hợp sẵn trong quy trình phát hành hóa đơn, giúp giảm sai sót, tối ưu hóa công việc kế toán.
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng mắt thường
- Trước khi tra cứu online, bạn có thể xem xét trực tiếp hóa đơn để phát hiện các lỗi cơ bản.
- Các tiêu thức cần kiểm tra:
- Ngày lập hóa đơn có hợp lý hay không.
- Thông tin người mua, người bán, bao gồm tên, MST, địa chỉ, có đầy đủ không.
- Các khoản tiền, thuế GTGT, tổng cộng có khớp, chính xác không.
- Chữ ký điện tử hoặc dấu của người bán (nếu là hóa đơn giấy chuyển sang điện tử).
- Purpose:
- Phát hiện các sai sót sơ bộ trước khi tra cứu online.
- Tránh mất thời gian tra cứu các hóa đơn đã có lỗi rõ ràng.
4. Những lưu ý quan trọng khi kiểm tra hóa đơn điện tử
Cập nhật luật, quy định mới nhất
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định về hóa đơn điện tử:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn, nghĩa vụ khai báo với cơ quan thuế.
- Các thay đổi về định dạng XML hoặc chữ ký số.
Việc cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp tránh vi phạm do sử dụng thông tin lỗi thời.
Phòng tránh hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp lệ
Hóa đơn điện tử giả hoặc không hợp lệ đang là vấn đề phổ biến:
- Cảnh báo từ cơ quan thuế: Tổng cục Thuế thường công bố danh sách các doanh nghiệp phát hành hóa đơn giả.
- Đối chiếu hóa đơn: So sánh dữ liệu hóa đơn với hợp đồng, đơn hàng, phiếu xuất kho.
- Sử dụng công cụ tự động: Phần mềm hóa đơn điện tử giúp phát hiện hóa đơn bất thường ngay lập tức, giảm rủi ro thanh tra.
Những lưu ý này giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro, đảm bảo mọi hóa đơn được hạch toán hợp pháp.
5. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng với AccNet eInvoice
Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ một cách nhanh chóng, chính xác, phần mềm AccNet eInvoice cung cấp các tính năng nổi bật:
- Kiểm tra hợp lệ tự động: Tự động đối chiếu thông tin, chữ ký số, trạng thái hóa đơn với cơ quan thuế.
- Quản lý tập trung: Lưu trữ tất cả hóa đơn đầu vào, đầu ra trên cùng một hệ thống, dễ dàng truy xuất khi cần.
- Báo cáo, phân tích: Hỗ trợ lập báo cáo tổng hợp hóa đơn hợp lệ, phát hiện hóa đơn bất thường, cảnh báo kịp thời.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế sai sót, tối ưu quy trình kế toán điện tử.
Nhờ những tính năng này, AccNet eInvoice giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa nâng cao hiệu quả vận hành.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Updated công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Việc chủ động check electronic invoice duly không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm rủi ro thuế, tối ưu hóa quy trình kế toán. Bằng cách áp dụng quy trình kiểm tra bài bản, tận dụng các giải pháp công nghệ như AccNet eInvoice, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn yên tâm về tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành. Đầu tư vào quản lý hóa đơn điện tử hợp lệ chính là bước đi chiến lược để nâng cao hiệu quả tài chính, sự minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp.
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: