Việc triển khai HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, kế toán, vận hành. Tuy nhiên, với nhiều loại hóa đơn điện tử hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: nên chọn loại hóa đơn nào? Ưu, nhược điểm ra sao, quy trình áp dụng như thế nào?
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết the type of electronic invoices, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng loại, từ hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng đến các loại chứng từ điện tử khác. Đồng thời, bài viết cung cấp từ quy định pháp lý, dữ liệu nghiên cứu mới nhất để doanh nghiệp có căn cứ lựa chọn giải pháp phù hợp.
1. Các loại hóa đơn điện tử theo hình thức
Hiện nay, các loại hóa đơn điện tử được phân loại theo hình thức phát hành, nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Có ba hình thức phổ biến:
Bill electronic code of the tax authority
Hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế trước khi gửi đến khách hàng. Mã này đảm bảo hóa đơn hợp pháp, không bị giả mạo, có thể kiểm tra trực tiếp qua hệ thống của cơ quan thuế.
Objects to use:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có rủi ro về thuế cao.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp khoán nhưng được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Đặc điểm, ưu điểm:
- Tính pháp lý cao, cơ quan thuế công nhận tuyệt đối.
- Giảm rủi ro gian lận thuế, đảm bảo dữ liệu minh bạch.
- Hỗ trợ quản lý công nợ, doanh thu, báo cáo tài chính chính xác.
Lưu ý: quá trình phát hành phải thông qua phần mềm kết nối với cơ quan thuế, thường tốn thời gian xử lý hơn so với các hình thức khác.
Read more:
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành, không cần chờ mã xác thực từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Objects to use:
- Doanh nghiệp lớn, sử dụng hóa đơn thường xuyên.
- Có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ để đảm bảo bảo mật, lưu trữ dữ liệu.
- Thuộc đối tượng được phép sử dụng hóa đơn không có mã theo quy định pháp luật.
Đặc điểm, ưu điểm:
- Phát hành nhanh chóng, linh hoạt, phù hợp doanh nghiệp cần xử lý lượng hóa đơn lớn hàng ngày.
- Dễ tích hợp với hệ thống ERP, phần mềm bán hàng, tự động hóa kế toán.
- Chi phí triển khai ban đầu thấp hơn hóa đơn có mã.
Lưu ý: doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn lưu trữ, truyền dữ liệu theo quy định để hóa đơn có giá trị pháp lý.
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn đặc biệt, thường sử dụng trong bán lẻ, siêu thị, nhà hàng hoặc các cửa hàng có máy tính tiền đăng ký với cơ quan thuế. Hóa đơn được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền, dữ liệu tự động chuyển đến cơ quan thuế.
Đặc điểm, ưu điểm:
- Thao tác phát hành nhanh, tiện lợi tại điểm bán.
- Tự động truyền dữ liệu, giảm lỗi nhập liệu thủ công.
- Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng, kho, kế toán đồng bộ.
Lưu ý: để áp dụng hình thức này, máy tính tiền phải được đăng ký hợp pháp với cơ quan thuế, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối dữ liệu.
2. Các loại hóa đơn điện tử theo loại hóa đơn sử dụng trong nghiệp vụ
Ngoài việc phân loại theo hình thức phát hành, các loại hóa đơn điện tử còn được phân chia dựa trên mục đích sử dụng trong nghiệp vụ kinh doanh, quản lý tài chính. Mỗi loại hóa đơn phục vụ cho một nghiệp vụ cụ thể, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, quản lý chính xác các giao dịch.
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử
Hóa đơn GTGT điện tử là loại hóa đơn phổ biến, dành cho các tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Characteristics:
- Phát hành cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Bao gồm đầy đủ các thông tin về bên bán, bên mua, mặt hàng, số lượng, giá trị, thuế GTGT.
Ứng dụng:
- Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn GTGT điện tử để kê khai, khấu trừ thuế đầu vào, đối chiếu thuế đầu ra.
- Đảm bảo tính pháp lý, minh bạch cho mọi giao dịch nội bộ, với khách hàng.
Read more: Cách điều chỉnh thông tin sai tên doanh nghiệp trên hóa đơn số
Hóa đơn bán hàng điện tử
Hóa đơn bán hàng điện tử dùng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan.
Characteristics:
- Thường dùng cho bán lẻ, dịch vụ đơn giản, không cần kê khai thuế GTGT khấu trừ.
- Dữ liệu hóa đơn được phát hành nhanh, dễ tích hợp vào hệ thống bán hàng.
Ứng dụng:
- Siêu thị, cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp dịch vụ nhỏ có thể phát hành hóa đơn ngay tại điểm bán.
- Giúp quản lý doanh thu, kho, công nợ dễ dàng hơn.
Hóa đơn xuất khẩu điện tử
Hóa đơn xuất khẩu điện tử dành cho các giao dịch xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
Characteristics:
- Bao gồm thông tin về hàng hóa xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, quốc gia nhận hàng, các khoản thuế xuất khẩu nếu có.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế, làm thủ tục hải quan, quản lý giao dịch quốc tế.
Ứng dụng:
- Doanh nghiệp xuất khẩu sử dụng để chứng minh tính hợp pháp, minh bạch khi làm thủ tục hải quan.
Các loại hóa đơn điện tử khác
Ngoài các loại hóa đơn phổ biến, còn có nhiều loại hóa đơn điện tử phục vụ nghiệp vụ chuyên biệt, bao gồm:
- Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử: dùng trong các lĩnh vực dịch vụ công, giao thông, văn hóa.
- Phiếu thu tiền bảo hiểm: phục vụ doanh nghiệp bảo hiểm, khách hàng.
- Chứng từ thu cước vận chuyển hàng không: phục vụ các hãng hàng không, logistics.
- Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng: phục vụ các giao dịch thanh toán dịch vụ tài chính.
Đặc điểm chung:
- Phải tuân thủ quy định về nội dung, dữ liệu do cơ quan nhà nước hoặc pháp luật quy định.
- Tích hợp vào hệ thống điện tử để lưu trữ, tra cứu, đối chiếu khi kiểm toán.
Hóa đơn điện tử đặc thù
Một số hóa đơn điện tử được sử dụng trong trường hợp đặc thù theo quy định của pháp luật, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công: phục vụ quản lý, bán tài sản công theo quy định của Nhà nước.
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: dùng cho các hoạt động xuất kho, bán hàng dự trữ theo quy định.
Ứng dụng:
- Đảm bảo minh bạch, hợp pháp cho các giao dịch đặc thù, đồng thời lưu trữ dữ liệu đầy đủ cho kiểm toán, cơ quan quản lý.
3. Các tiêu chí lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp
Quy mô, ngành nghề doanh nghiệp
Khi lựa chọn các loại hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cân nhắc quy mô, ngành nghề:
- Doanh nghiệp nhỏ, bán lẻ: Hóa đơn bán hàng điện tử hoặc HĐĐT không có mã cơ quan thuế giúp phát hành nhanh, dễ triển khai mà vẫn hợp pháp.
- Doanh nghiệp vừa, lớn, sản xuất hoặc dịch vụ kê khai thuế GTGT: Nên ưu tiên hóa đơn GTGT điện tử có mã để đảm bảo tuân thủ pháp lý, quản lý dòng tiền, dữ liệu chặt chẽ.
- Ngành đặc thù: Ngành xuất nhập khẩu, logistics, tài chính cần cân nhắc cả hóa đơn kiêm vận chuyển điện tử hoặc biên lai điện tử để tối ưu vận hành.
Việc lựa chọn phù hợp giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tiết kiệm chi phí, nhân lực vận hành.
Integration with accounting software, ERP
Một tiêu chí quan trọng khác là khả năng tích hợp với hệ thống quản lý:
- Tích hợp ERP: Hóa đơn điện tử cần đồng bộ dữ liệu với sổ sách kế toán, kho, báo cáo tài chính.
- Tự động hóa quy trình: Giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót hạch toán, đối chiếu công nợ.
- Quản lý tập trung: Dữ liệu hóa đơn, thanh toán, kho hàng được lưu trữ điện tử, dễ tra cứu, tổng hợp báo cáo nhanh.
Doanh nghiệp nên chọn loại hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp cao để tối ưu hóa vận hành, ra quyết định.
Chi phí, quản lý vận hành
Khi triển khai các loại hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đánh giá:
- Chi phí triển khai: Bao gồm phần mềm, chữ ký số, nhân lực vận hành.
- Hiệu quả dài hạn: Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, thời gian xử lý thủ công.
- Dễ mở rộng: Khi doanh nghiệp tăng trưởng, phần mềm hóa đơn điện tử có thể mở rộng số lượng hóa đơn, tính năng tích hợp ERP.
So sánh chi phí vận hành giữa hóa đơn điện tử có mã, không mã, doanh nghiệp có thể dự kiến chi phí ban đầu cao hơn nhưng tiết kiệm chi phí quản lý dài hạn.
4. Quản lý tất cả các loại hóa đơn điện tử với AccNet eInvoice
Để đơn giản hóa việc triển khai, quản lý các loại hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể cân nhắc AccNet eInvoice, giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại, đầy đủ tính năng:
- Phát hành hóa đơn có mã, không có mã: linh hoạt theo quy mô, loại hình kinh doanh.
- Đồng bộ với phần mềm kế toán, ERP: dữ liệu tự động cập nhật, quản lý công nợ, doanh thu, kho hàng.
- Lưu trữ, tra cứu thông minh: đảm bảo tuân thủ pháp lý, dễ kiểm tra khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Hỗ trợ số liệu phân tích, báo cáo: giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh, chính xác.
Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể triển khai các loại hóa đơn điện tử một cách toàn diện, tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu vận hành trong môi trường số.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Updated công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Apply the type of electronic invoices là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu quản lý tài chính, giảm rủi ro, tăng hiệu quả vận hành. Việc hiểu rõ từng loại hóa đơn – từ hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng đến các loại chứng từ điện tử khác – sẽ giúp doanh nghiệp triển khai đúng quy trình, tiết kiệm thời gian, nhân lực, đồng thời cung cấp dữ liệu chuẩn xác phục vụ quản trị, ra quyết định.
CONTACT INFORMATION:- THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: