Không ít doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử vẫn gặp lúng túng với câu hỏi: “Có những loại hóa đơn điện tử nào? Doanh nghiệp tôi nên dùng loại nào?”. Việc nắm rõ the type of electronic invoices không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng tốc độ xử lý hóa đơn, đảm bảo tuân thủ thuế, tránh các rủi ro hành chính.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt, hiểu rõ, lựa chọn chính xác loại hóa đơn điện tử phù hợp, đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình hóa đơn điện tử, đáp ứng nhanh – đúng – đủ mọi yêu cầu pháp lý.
1. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay theo quy định pháp luật
Không phải hóa đơn điện tử nào cũng giống nhau. Tùy theo tính chất, quy mô, năng lực công nghệ của doanh nghiệp, có 3 loại hóa đơn điện tử chính hiện nay được cơ quan thuế quy định, quản lý. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại, từ đó áp dụng đúng, tránh sai phạm, đảm bảo sự phù hợp trong vận hành.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử, sau đó được gửi đến hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực, rồi mới được gửi cho người mua. Mỗi hóa đơn có mã này đều được gắn một mã QR, mã xác thực duy nhất, thể hiện việc hóa đơn đó đã được ghi nhận trong hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
Đối tượng bắt buộc sử dụng
Hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhỏ, mới thành lập, hoặc chưa đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã, đều bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã. Các trường hợp điển hình:
- Small and medium enterprises
- Hộ cá thể kinh doanh, tiểu thương đăng ký mã số thuế
- Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế (theo đánh giá nội bộ của cơ quan quản lý thuế)
Quy trình phát hành
- Doanh nghiệp lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm
- Hóa đơn được ký số, gửi đến hệ thống Tổng cục Thuế
- Cơ quan thuế kiểm tra, xác nhận, cấp mã hóa đơn
- Hóa đơn có mã được gửi đến người mua
Quá trình này thường diễn ra trong vòng vài giây đến 1–2 phút, tùy theo hạ tầng, thời điểm xử lý của hệ thống thuế.
Ưu điểm & lưu ý triển khai
Advantages:
- Tăng độ minh bạch, có xác nhận của cơ quan thuế trước khi gửi hóa đơn
- Hạn chế tối đa rủi ro làm giả, sai sót
- Dễ kiểm tra, tra cứu tính hợp lệ
Lưu ý khi triển khai:
- Doanh nghiệp cần kết nối API hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn có tích hợp chức năng gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
- Hệ thống cần có chữ ký số hợp lệ
- Có thể phát sinh độ trễ trong thời gian cao điểm nếu cơ quan thuế xử lý chậm
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp tự lập, ký số, gửi cho người mua, không cần gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế để xin mã trước. Thay vào đó, định kỳ doanh nghiệp sẽ tổng hợp, gửi báo cáo hóa đơn phát hành cho cơ quan thuế, đồng thời chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn.
Điều kiện sử dụng
Không phải doanh nghiệp nào cũng được quyền sử dụng loại hóa đơn không có mã. Chỉ những doanh nghiệp đáp ứng đồng thời các điều kiện sau mới được phép sử dụng:
- Có hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ (phần mềm, thiết bị, chữ ký số)
- Có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế
- Có rủi ro thấp về thuế, đã tuân thủ tốt nghĩa vụ kê khai, nộp thuế
Việc được sử dụng loại hóa đơn này thường cần được Tổng cục Thuế đánh giá, phê duyệt, hoặc thông qua văn bản chấp thuận riêng.
Quy trình phát hành
- Doanh nghiệp lập hóa đơn trên phần mềm nội bộ
- Ký số, gửi trực tiếp cho khách hàng
- Không cần gửi từng hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xin mã
- Định kỳ gửi báo cáo tổng hợp hóa đơn theo quy định
Ưu điểm & rủi ro cần lưu ý
Advantages:
- Tốc độ phát hành nhanh, không phụ thuộc vào thời gian phản hồi từ cơ quan thuế
- Phù hợp với doanh nghiệp xuất nhiều hóa đơn/ngày, cần xử lý nhanh
Rủi ro:
- Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu hóa đơn có lỗi, giả mạo, không hợp lệ
- Bắt buộc phải lưu trữ dữ liệu đúng chuẩn, an toàn trong 10 năm
- Nếu bị cơ quan thuế đánh giá lại rủi ro, có thể bị buộc chuyển sang loại hóa đơn có mã
Gợi ý: Chỉ nên chọn loại hóa đơn này nếu doanh nghiệp có đội ngũ kế toán mạnh, hệ thống phần mềm ổn định, có kinh nghiệm trong việc quản lý thuế nội bộ.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là loại hóa đơn đặc biệt, áp dụng cho mô hình bán hàng trực tiếp (B2C), trong đó:
- Hóa đơn được tự động khởi tạo từ thiết bị máy tính tiền
- Thiết bị này phải có kết nối với mạng truyền dữ liệu về cơ quan thuế
- Không cần lập thủ công hay gửi file XML riêng
Applicable objects
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn từ máy tính tiền được khuyến khích áp dụng cho các đơn vị:
- Ngành bán lẻ: cửa hàng tiện lợi, siêu thị, trung tâm thương mại
- Ngành dịch vụ ăn uống: nhà hàng, quán cà phê, chuỗi F&B
- Các chuỗi cửa hàng có nhiều điểm bán hàng
Cách thức hoạt động
- Khách hàng thanh toán tại quầy
- Máy tính tiền tích hợp phần mềm hóa đơn tự động phát hành hóa đơn điện tử
- Dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế
- Bản thể hiện (PDF hoặc in giấy) được cấp cho người mua
Đặc điểm kỹ thuật & lưu ý
Đặc điểm:
- Không cần ký số từng hóa đơn (nếu thuộc danh mục được miễn)
- Phát hành nhanh chóng, phù hợp với hoạt động bán lẻ đông khách
- Được xem như giải pháp "vừa bán vừa lập hóa đơn"
Lưu ý triển khai:
- Doanh nghiệp cần đầu tư thiết bị máy tính tiền có kết nối mạng
- Phần mềm cần đảm bảo khả năng kết nối với Tổng cục Thuế 24/7
- Cần kiểm tra định kỳ để đảm bảo dữ liệu không bị gián đoạn
Tóm tắt so sánh 3 loại hóa đơn điện tử
| Criteria | Có mã của CQT | Không có mã của CQT | Máy tính tiền |
| Phải gửi trước cho CQT | ✅ | ❌ | ✅ (truyền dữ liệu tự động) |
| Được tự lập, phát hành | ❌ | ✅ | ✅ |
| Matching | DN nhỏ, DN mới, rủi ro cao | DN lớn, ít rủi ro, có IT | Bán lẻ, F&B, chuỗi cửa hàng |
| Yêu cầu thiết bị đặc biệt | ❌ | ❌ | ✅ (máy tính tiền kết nối) |
| Tốc độ phát hành | Average | Nhanh | Rất nhanh |
| Tính pháp lý | Rất cao (có xác thực) | Cao (phụ thuộc DN) | Hợp lệ nếu đúng thiết bị |
Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ quy mô, ngành nghề, mức độ sẵn sàng về hạ tầng công nghệ, khả năng quản lý thuế nội bộ để chọn loại hóa đơn phù hợp. Việc áp dụng sai các loại hóa đơn điện tử không chỉ ảnh hưởng vận hành mà còn dẫn đến xử phạt hành chính từ cơ quan thuế theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
2. Doanh nghiệp nên chọn các loại hóa đơn điện tử nào phù hợp?
Việc lựa chọn đúng các loại hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Hiệu quả vận hành nội bộ
- Tốc độ xử lý hóa đơn, bán hàng
- Khả năng kiểm soát thuế, phòng tránh rủi ro
Trên thực tế, không có một loại hóa đơn điện tử nào là tối ưu cho tất cả doanh nghiệp. Mỗi loại có đặc điểm riêng, chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi được áp dụng đúng vào mô hình kinh doanh, quy mô, điều kiện vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết các tiêu chí để doanh nghiệp tự đánh giá, lựa chọn các loại hóa đơn điện tử phù hợp.
Căn cứ vào mô hình, quy mô doanh nghiệp
Doanh nghiệp vừa và nhỏ / Hộ kinh doanh / Doanh nghiệp mới thành lập:
- Đặc điểm: Ít hóa đơn, hệ thống CNTT đơn giản, nhân sự kế toán hạn chế
- Khuyến nghị: Ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp
- Lý do:
- Có cơ quan thuế kiểm tra trước giúp giảm rủi ro
- Thích hợp cho doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm nhiều trong kiểm soát thuế
Doanh nghiệp lớn / Có hệ thống quản trị tốt:
- Đặc điểm: Khối lượng hóa đơn lớn, có phần mềm kế toán, ERP, nhân sự kế toán có chuyên môn
- Khuyến nghị: Có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu đủ điều kiện
- Lý do:
- Tốc độ phát hành nhanh
- Chủ động quản lý hóa đơn, không phụ thuộc vào cơ quan thuế
Doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng, F&B:
- Đặc điểm: Giao dịch đông, xuất hóa đơn liên tục tại điểm bán
- Khuyến nghị: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Lý do:
- Tự động phát hành hóa đơn ngay tại điểm bán
- Tối ưu tốc độ phục vụ khách hàng, giảm thao tác kế toán
Căn cứ vào tần suất, số lượng xuất hóa đơn
| Tần suất xuất hóa đơn | Loại hóa đơn phù hợp | Notes |
| Ít, không thường xuyên | Hóa đơn có mã | Dễ kiểm soát, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh |
| Average | Có thể cân nhắc cả 2 loại | Tùy thuộc điều kiện CNTT, quy định của cơ quan thuế địa phương |
| Rất nhiều mỗi ngày | Hóa đơn không mã / máy tính tiền | Giúp tiết kiệm thời gian, tránh bị nghẽn hệ thống khi xin mã nhiều |
Căn cứ vào năng lực công nghệ, nhân sự
Doanh nghiệp có năng lực công nghệ mạnh:
- Có đội ngũ IT, kế toán chuyên sâu
- Có phần mềm kế toán, quản trị nội bộ ổn định
- Có thể chủ động phát hành hóa đơn không có mã
Doanh nghiệp chưa có hệ thống ổn định:
- Vận hành thủ công, chưa có phần mềm tích hợp
- Nhân sự kế toán còn phụ thuộc bên ngoài
- Nên bắt đầu với hóa đơn có mã để được cơ quan thuế hỗ trợ kiểm tra trước
Căn cứ vào đặc thù ngành nghề
| Ngành nghề | Loại hóa đơn khuyến nghị | Giải thích lý do chính |
| Bán lẻ, siêu thị, F&B | Hóa đơn từ máy tính tiền | Phát hành nhanh tại quầy, khách hàng cần hóa đơn ngay |
| Xuất nhập khẩu, logistics | Hóa đơn có mã / không mã (nếu đủ điều kiện) | Giao dịch B2B, cần đảm bảo tính pháp lý, tốc độ xử lý cao |
| Bán hàng online | Có thể linh hoạt giữa có mã, không mã | Phụ thuộc số lượng đơn hàng, năng lực xử lý của hệ thống |
| Dịch vụ chuyên nghiệp (luật, tư vấn, thiết kế...) | Hóa đơn không mã (nếu đạt điều kiện) | Dễ chủ động lập hóa đơn khi thanh toán theo giai đoạn |
Căn cứ vào mức độ rủi ro thuế, chính sách quản lý
Một số doanh nghiệp có lịch sử nộp thuế không ổn định, chậm báo cáo, từng bị kiểm tra sẽ bị xếp vào nhóm có rủi ro cao. Những đơn vị này thường không được sử dụng hóa đơn không mã, dù có hệ thống tốt. Khi cơ quan thuế đánh giá lại hồ sơ doanh nghiệp (qua dữ liệu eTax, nộp tờ khai, báo cáo tài chính...), doanh nghiệp có thể:
- Bị thu hồi quyền sử dụng hóa đơn không mã
- Bị chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã bắt buộc
Do đó, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại:
- Lịch sử nộp thuế
- Thời gian hoàn thành nghĩa vụ báo cáo
- Kết luận thanh – kiểm tra (nếu có) Để biết mình được phép dùng loại hóa đơn nào, hoặc cần làm gì để đạt điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã.
Lời khuyên cho doanh nghiệp
- Không nên chọn cố định một loại hóa đơn duy nhất. Hãy xây dựng phương án linh hoạt, có thể thay đổi khi cần (ví dụ: kết hợp sử dụng hóa đơn có mã cho chi nhánh A, hóa đơn không có mã cho chi nhánh B).
- Ưu tiên sự phù hợp – không chạy theo "hiện đại" nếu chưa đủ điều kiện. Ví dụ: doanh nghiệp nhỏ không nên cố gắng dùng hóa đơn không mã chỉ vì muốn "tiện", nếu chưa có nhân sự chuyên trách, hạ tầng xử lý hóa đơn an toàn.
- Nên đánh giá định kỳ 6 tháng/lần để xem doanh nghiệp có nên đổi loại hóa đơn đang sử dụng không, tùy theo mức độ phát triển, thay đổi mô hình hoặc quy định pháp luật mới.
3. Gợi ý triển khai phần mềm hỗ trợ các loại hóa đơn điện tử
Khi đã hiểu rõ các loại hóa đơn điện tử, điều tiếp theo doanh nghiệp cần làm là chọn giải pháp phần mềm đáp ứng đầy đủ các loại hóa đơn, đồng thời tích hợp linh hoạt vào hệ thống kế toán, bán hàng, ERP nội bộ. Việc triển khai không đúng phần mềm sẽ khiến:
- Phát sinh chi phí tích hợp lại
- Không thể đáp ứng đa loại hóa đơn
- Khó kết nối cơ quan thuế, gây gián đoạn hoạt động
Doanh nghiệp cần gì khi triển khai hóa đơn điện tử?
| Nhu cầu | Yêu cầu phần mềm hóa đơn điện tử |
| Hỗ trợ tất cả các loại hóa đơn (có mã, không mã, máy tính tiền) | ✅ Linh hoạt cấu hình |
| Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, POS, ERP | ✅ Tích hợp sâu – tránh nhập tay |
| Friendly interface, easy to use | ✅ Có hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật |
| Lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn pháp lý | ✅ Lưu trữ chuẩn định dạng XML, đảm bảo truy xuất 10 năm |
Vì sao nên lựa chọn AccNet eInvoice?
AccNet eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, được phát triển bởi đội ngũ có kinh nghiệm trong ngành kế toán – tài chính, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp. Tính năng nổi bật của AccNet eInvoice:
- Khởi tạo, phát hành tất cả các loại hóa đơn điện tử
- Có mã của cơ quan thuế
- Không có mã
- Hóa đơn từ máy tính tiền
- Tích hợp nhanh chóng với phần mềm kế toán AccNet, hệ thống ERP, phần mềm bán hàng (POS)
- Giao diện dễ dùng, triển khai nhanh
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn chuẩn định dạng XML, có thể truy xuất mọi lúc
Quy trình triển khai nhanh gọn chỉ với 4 bước
Đây là mô hình chuẩn do AccNet eInvoice áp dụng cho hàng trăm doanh nghiệp đã triển khai thành công:
- Tư vấn loại hóa đơn phù hợp theo mô hình doanh nghiệp (miễn phí)
- Thiết lập phần mềm & cấu hình kết nối hệ thống nội bộ
- Hướng dẫn sử dụng, đào tạo nhân sự kế toán
- Chạy thử, đi vào vận hành chính thức
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR
- Shorten 70% time – submit – archive invoice
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Minimize 99% sai sót số liệu nhờ đồng bộ real-time
- Tracing bill in 3 secondseven when the leave year ago
- 100% responsive độ hài lòng từ khách hàng nhờ tra cứu nhanh, thanh toán dễ
- Cost chỉ từ vài trăm nghìn đồng cho gói cơ bản
Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice
👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start!
SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Không có một loại hóa đơn nào là "tốt nhất cho mọi doanh nghiệp", mà chỉ có loại hóa đơn phù hợp nhất với điều kiện thực tế của từng đơn vị. Việc hiểu rõ the type of electronic invoices, lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn
- Tránh rủi ro vi phạm hành chính hoặc sai sót dữ liệu
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều giao dịch, nhiều chi nhánh
Với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn tìm hiểu, triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, AccNet eInvoice là lựa chọn đáng tin cậy. Liên hệ ngay AccNet để được tư vấn miễn phí về loại hóa đơn điện tử phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn, cũng như demo trực tiếp hệ thống AccNet eInvoice.
CONTACT INFORMATION:- THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: