Hiện nay, các trường hợp doanh nghiệp cần hủy bỏ hóa đơn đã phát hành do các sai sót, thay đổi trong giao dịch khá phổ biến. Vì vậy, việc hiểu rõ quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là vô cùng cần thiết. Bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện quy trình hủy hóa đơn đúng chuẩn.
1. Procedure/sequence remove electronic invoice has released
Step 1: Check, confirm the reason for the cancellation invoice
Before you get the invoice, the business must determine the specific cause of the cancellation of the bill (false information, damaged, lost, change contracts).
Note: Make sure that bills need to cancel is not tax declaration. If the invoice has declared and businesses need to make more adjustment procedure on the system, tax declaration.
Step 2: Set the minutes cancel electronic bill was released
Biên bản này phải bao gồm các thông tin chi tiết như số hóa đơn, ngày phát hành, lý do hủy, chữ ký của cả hai bên mua và bán (nếu có thể). Lưu ý: Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ cùng với các chứng từ liên quan để làm bằng chứng khi cần thiết
According to circular no. 39/2014/TT-BTC and circular 68/2019/TT-BTC, the minutes cancel the invoice is mandatory to acknowledge the cancellation
Bước 3: Hủy hóa đơn trên hệ thống phần mềm AccNet eInvoice
Doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Quá trình hủy phải đảm bảo hóa đơn bị xóa bỏ hoàn toàn khỏi hệ thống, không thể được sử dụng lại
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa đơn trên hệ thống phải tuân thủ quy trình của phần mềm để đảm bảo tính hợp pháp, ngăn ngừa các sai sót
Đăng nhập vào hệ thống AccNet eInvoice:
- Truy cập vào hệ thống AccNet eInvoice bằng tài khoản doanh nghiệp đã được cấp quyền.
- Ensure the account you log has been distributed access to the function to cancel the invoice in the system.
Tìm kiếm hóa đơn điện tử đã phát hành cần hủy:
- Sử dụng chức năng tìm kiếm trên AccNet eInvoice để xác định hóa đơn cần hủy. Bạn có thể tìm kiếm theo số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin khách hàng.
- Check back information bill to be sure the correct invoice need to cancel.
Thực hiện lệnh hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:
- Choose bills need to cancel, click on the option "Cancel invoice".
- Enter the reason for the cancellation invoice according to the requirements of the system.
- Review the information before completing the order cancellation invoice. After confirmation, the invoice will be marked as "canceled" on the system.
Lưu trữ thông tin hủy hóa đơn:
- Sau khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, hệ thống sẽ tự động lưu trữ biên bản hủy hóa đơn, cập nhật trạng thái hủy trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice
- You can download invoice destruction record to internal storage, at the same time inform the stakeholders about the cancellation of the bill.
Step 4: notify the tax authority
Doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo này có thể được thực hiện qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc trực tiếp tại văn phòng thuế
According to the Decree 123/2020/ND-CP, cancellation notice invoice must be made immediately after the cancellation, accompanied by related documents such as the minutes cancel the invoice to ensure that tax authorities can track and control
2. Các trường hợp hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành
- Hóa đơn điện tử được phát hành nhưng chứa thông tin sai sót như sai mã số thuế, sai tên khách hàng, sai giá trị hàng hóa/dịch vụ (Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hóa đơn có sai sót phải được hủy và phát hành hóa đơn mới để thay thế)
- Hóa đơn bị mất, thất lạc, hư hỏng khiến không thể sử dụng/không còn giá trị pháp lý (Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, khi hóa đơn bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi nhận và tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy trình)
- Hóa đơn đã được phát hành nhưng phát hiện ra sai sót cần phải điều chỉnh trước khi giao (Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu hóa đơn chưa được giao cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó, phát hành hóa đơn mới với thông tin điều chỉnh chính xác)
- Hóa đơn điện tử đã phát hành bị hủy do thay đổi hợp đồng/hủy giao dịch (Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định khi có sự thay đổi trong nội dung hợp đồng/khi giao dịch bị hủy bỏ, hóa đơn liên quan cũng phải được hủy theo quy định)
3. Thời hạn và mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Deadlines for cancellation invoice:
Hóa đơn sai sót phải được hủy trong thời hạn 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót hoặc trước khi hóa đơn được kê khai thuế (Theo Điều 17, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định hủy hóa đơn phải được thực hiện kịp thời để tránh ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế)
With regard to the sanctions when get bills wrong rules:
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định.
- Fines from 4 million to 8 million: When you cancel electronic bill has released notice or notified late to the tax authorities (Applicable in case the business fails to comply with the cancellation invoice as per rules)
- A fine of from 10 million to 20 million: When you get the bill does not set the minutes cancel, do not perform clean system properly.
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là một bước quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện cẩn trọng, được xem là một biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các bước cần thiết để thực hiện việc hủy hóa đơn hiệu quả nhất.
Hủy HĐĐT đã phát hành cần tuân thủ quy định, bao gồm lập biên bản hủy, thông báo đến cơ quan thuế. Sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến xử phạt hành chính. Sử dụng phần mềm AccNet eInvoice để hủy hóa đơn nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hãy trải nghiệm ngay!
CONTACT INFORMATION:PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice tích hợp đầy đủ các tính năng từ lập hóa đơn, ký số, lưu trữ, cho đến việc tự động gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ trong vài giây. Hệ thống bảo mật cao cấp đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice bao gồm:
- Don't cost the cost of printing, storing papers
- Automatically create, digitally sign, send and store invoices
- Complete the process to issue bills in few seconds
- Always updated according to the legal regulations latest
- Flexible integration with the accounting system and ERP
- Easy to use for all users
- Technology advanced encryption protect your data before any risk of loss
With AccNet eInvoice, việc quản lý hóa đơn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tạo ra giá trị bền vững. Chọn Accnet - Chọn sự tin cậy và chất lượng hàng đầu.
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: