7 Ways to invoice customers in retail does not take bills, the most realistic

Posted on by Nguyễn Long

Many businesses today still have trouble handling the case invoice retail customersespecially when travelers do not take bills. This article AccNet will help you understand more about the process of invoices for individual customers when buying guys in all practical cases. Let's follow the content below!

1. How to invoice for retail customers in all practical cases 

Here are detailed instructions how to invoice for retail customers in the specific case:

1.1. How to invoice customers in retail does not take bills

Step 1: Set up full invoice transaction information

Right after completing the transaction of sale/service providers, businesses to invoice as a rule, a complete record of the information required includes:

  • Name of goods/services provided.
  • Quantity, unit price, amount.
  • The tax rate, the amount of VAT.
  • The total value of payments.

If the customer does not provide personal information (name, address), the enterprise can write “individual” in the buyer information.

Step 2: case notes client does not take bills

In the case of retail customers don't take bills, business should take note of the "guests don't get invoice" in the notes section on the invoice/in bookkeeping, help businesses easily explain with tax authorities.

Step 3: Save the invoice as prescribed

Though customers do not receive a bill, businesses still have to store bills were set up under Decree 123/2020/ND-CP. Invoice must be stored in minimum time is 10 years in paper form/electronic.

1. Why must the invoice, although retail customers do not take invoices?  According to Article 16, circular no. 39/2014/TT-BTC, business required to invoice when a sale of goods/provision of services valued from 200,000 or more, even if the client does not take bills. 2. Not bill for retail customers may be dealt with? According to the Decree 125/2020/ND-CP, if the business is not invoice retail customersmay be administratively sanctioned with fines from 4 million to 8 million for each case. 3. Have real example for this case is not? Practical example: A customer retail purchase at an electronics store with a total value of 500,000. After payment, the customer refused to accept the bill because that is not necessary. At this time, the store must still be billed for this transaction recording full information about the product, quantity, price, VAT. 
cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn

1.2. How to invoice customers in retail for transactions valued at from 200,000 vnd and above

According to Article 16, circular no. 39/2014/TT-BTC, when businesses sell goods/services provider for retail customers with value from vnd200, 000 and above, business required to issue invoice, even if travelers don't ask/don't take bills.

  • Step 1: After completing the transaction, the business must invoicing value-added (VAT) for retail customers right at the time of the transaction.
  • Step 2: On the invoice, the full recording information required includes the name of goods or services, quantity, unit price, total amount, tax rates, and the amount of VAT.
  • Step 3: If the customer does not provide complete information, businesses can write “individual” in the information shoppers.
  • Step 4: invoices can be exported in paper form/electronic invoice. If invoice retail customers is the paper, the business needs to deliver the original to the customer
Read more:

1.3. Travellers requires invoice value under 200,000

Even when the value of the transaction under 200,000, if retail customers request, the business must still be billed in accordance with Article 16, circular no. 39/2014/TT-BTC. Help customers with vouchers valid for individual purposes, such as tax returns/warranty products.

  • Step 1: When travelers invoice requests, whether the transaction value under 200,000 businesses to invoice at the time of the transaction.
  • Step 2: list the full transaction information similar to the case invoice retail customers other, including description of goods/services, amount, tax and total amount of payment.
  • Step 3: specify the information the buyer (if clients provide) or burn “retail Customers” if guests do not wish to provide personal information.
  • Step 4: invoices, delivery of the original to the customer.

1.4. How to export bill retail customers for the purchase of goods and services with warranty registration

In the case of purchase of goods/services have warranty registration, businesses must produce the invoice to the customer base warranty product later. 

  • Step 1: Set up the bill as soon as complete the transaction of purchase with registration warranty.
  • Step 2: indicate on the invoice, the information related to products, service, warranty, serial number (if any), the warranty period.
  • Step 3: Make sure to include invoice information of retail customers so that customers can use when in need of warranty claim. 
  • Step 4: The invoice to the customer or send them via email if is electronic invoice.
xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ

1.5. How to export bill retail customers for trading on the trading platform electronic

According to the Decree no. 52/2013/ND-CP, the business provides goods and services online through the platform ecommerce must produce the invoice for all transactions, including transactions with retail customers.

  • Step 1: After the customer completes payment on the platform, ecommerce, enterprise systems need to automatically set up electronic invoice for the transaction.
  • Step 2: electronic Invoice should include full information about the product, service, tax, total amount of payment.
  • Step 3: After cumshot electronic invoice for retail customersbusinesses send it via email to the customer or provide the link to access for customers to download invoices. 

1.6. Transactions in the field of restaurants/dining/hotels/transportation

The industry as transport services, catering, restaurants, hotels must often invoice retail customers for all transactions with retail customers due to claim tax administration closely, according to circular 26/2015/TT-BTC.

  • Step 1: After completing the service provider billed immediately for retail customers with full details about the services, quantity, unit price, tax and total amount.
  • Step 2: For food services, specified on the invoice the food and drink has to offer. For transport services, recording details about the journey and the media type.
  • Step 3: Invoice can be printed directly from the POS system or sent in the form of electronic invoices.
  • Step 4: deliver invoices for retail customers, if customers do not receive a bill, businesses need to store copies as prescribed.
Read more:

1.7. How to invoice customers in retail for the promotions, discounts

When organizing the promotion, if retail customers still have to pay part of the value of goods/services, businesses need to invoice for the actual amount of this payment. This supports the recognition of revenue/tax accurately, even when the value has been reduced.

  • Step 1: After customers make a purchase/use services in the promotions/discounts, business need to invoice at the time of the transaction.
  • Step 2: indicate on the invoice the information about the goods or services, including the selling price, original discounts/specials, the amount actually paid after applying the discount program.

For example: If the product is original price 1,000,000 customers receive a 20% discount, then specify the original price is 1,000,000, discounts 200,000, the amount the customer actually paid is 800,000.

  • Step 3: Record full of other information such as tax rate, VAT amount, total amount paid after the discount.
  • Step 4: deliver invoices for retail customers. 
  • Step 5: If the program promotional requests invoice retail customers specifies the value of the gift, business need to write more worth of gift, payment amount after deduct the value of gifts.
cách xuất hóa đơn cho khách lẻ
Learn more:

2. Mẫu hóa đơn xuất cho khách lẻ mới nhất 2025 

Here's a sample invoice retail customers detailed business can refer and download:

INVOICE VALUE

Contact 1: Save Date ..... months ..... year .....

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XYZ

Tax code: 0123456789

Địa chỉ: Số 123, Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0909 123 456

Số tài khoản: 123456789 - Ngân hàng ABC

Họ tên người mua hàng: Người mua không lấy hóa đơn

Tên đơn vị: (Hoặc: Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế)

Mã số thuế: ................................................

Địa chỉ: ........................................................

Hình thức thanh toán: Tiền mặt (TM)

Số tài khoản: ...................................................

STT Name of goods, services Unit Number Unit price The money
1 Product name/service 1 Pcs/Piece 1 15,000,000 VND 15,000,000 VND
2 Name of product/service 2 ................ ................ ................ ................

Cộng tiền hàng: ...................................... VND

Thuế suất GTGT: 10 %

Tiền thuế GTGT: ................................... VND

Tổng cộng tiền thanh toán: ........................... VND

Số tiền viết bằng chữ: ............................................................

Buyers (Signature, name, surname) ..................................................................... Sellers (Sign and stamp the name) .....................................................................
(Need to check, collate when set up, delivery, invoice)

DOWNLOAD FILE SAMPLE INVOICE RETAIL CUSTOMERS AT THIS

The invoice retail customers is a mandatory regulations that businesses need to adhere to. Hope that the article has provided you with useful information to effectively manage the invoice. Thank you for the follow and wish you success in applying this knowledge into the business practices of the business.

Xuất HĐ cho khách lẻ đôi khi bị xem nhẹ, một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Với phần mềm AccNet eInvoice, bạn dễ dàng quản lý, tạo hóa đơn cho khách lẻ nhanh chóng, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Trải nghiệm ngay để chuyên nghiệp hóa quy trình của bạn!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Updated công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

CONTACT INFORMATION:
  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Nguyen Long
Have censored content

Professionals have over 22 years experience, has roles as Finance director at the multi-national corporations. Ability to lead a team of financial, optimization, strategy, capital raising, risk management. Read more about expert>>

Theme:

Created with Fabric.js 3.6.6