Bill deviation 1, are you ok? How to handle Risk, deviation HDJ

A minor deviations on the invoice, such as deviation of 1 copper, also can make many businesses wondering whether this could affect the validity of the bill, the tax rules or not? In fact, this is a condition not uncommon. This article AccNet will help you answer the question “bill deviation 1, are you ok?” by analyzing the detailed causes, risks, how to handle problems.

1. Bill deviation 1, are you ok?

1.1. Answer

Bill deviation 1 usually does not cause serious problems if the business can give clear explanations, causes, especially when the wrong number of incurred due to rounding or tax. However, businesses need to check, handled promptly.

Bill deviation 1 is phenomenal amount on the invoice does not coincide exactly with the actual amount of the transaction.

1.2. Causes of deviation 1 on bills

This discrepancy is usually happen in the following cases:

• Invoice rounding: Total bill value after tax or split into sections payments may be rounded up/down. For example: rounding to the unit (do not display the decimal part).
• Error VAT calculator: For example, when applying VAT to 10% on the value of goods/services has more decimal places, small errors can appear due to rounding.

• Unit price multi-digit decimal number: VD: 99,9999 VND.
• System rounding is not homogeneous: some systems do round step by step (unit price, amount, tax) instead of rounding the total value.

• Enter data manually: When billed paper or enter data manually, accounting can accidentally recorded the wrong 1. This error is common in small businesses not to use electronic invoice

Read more:

• Không còn bản lưu hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải làm gì tiếp theo?
• Định nghĩa hóa đơn điện tử trong nghiệp vụ kế toán thuế
• Cách định khoản hóa đơn được phát hành thay cho hóa đơn sai

2. How to handle when the bill deviation 1

Step 1: Identify the cause deviation number on the invoice

Check the system software:

• Collation rules rounding is applied in software electronic invoice.
• Verify the calculation of VAT, in particular when the prices are decimal.

Compare with the contract and quote:

• The information on the bill joint with payment terms in the contract.
• Check out the stage payment (if the transaction is split).

Step 2: guide the invoice correction deviation 1

Establishment memorandum of agreement:

• Business partners need to establish a memorandum of receive errors, uniformly adjusting bills.
• This is the legal basis to make modifications, alternative bill.

Adjusted invoice:

• With electronic invoicing: Access to software, select the function "adjust the bill," updates to the true value.
• With paper bills: bill new replacement bills wrong, stating the reason for the adjustment on the invoice.

Declare tax adjustments: If the bill is deviation 1 has to declare tax, businesses need to submit a declaration complement to adjust the value to declare.

Step 3: the Solution prevention

• Use software electronic invoice professional: software as LV eInvoice features automatic calculation, rounding regulations, to detect flaws before issuing the invoice.
• The set up process check internal: Enterprises need to check all bills before the release, collated with the contract, quote.
• Training staff accounting: advanced skill to use invoicing software, get to know the error as small as the wrong number of rounded, skewed tax.

Register for a free software consultation

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP on a web-based platform, consolidating multi-branch data.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Integrated with complete enterprise management tools.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Accumulated data for over 10 years.

Sign up fast

Products need advice*Software financial accounting AccNet ERPAccounting software Accnet CloudSoftware electronic invoice AccNet eInvoiceSoftware purchase management AccNet PurchaseSoftware sales manager AccNet OrderManagement software retail point of sale AccNet SurePOSSoftware inventory management AccNet InventorySoftware management project budget AccNet BudgetSoftware asset management AccNet AssetSystem analysis financial AccNet BI Dashboards

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

Register

If you are human, leave this field blank.

3. Risks and consequences when bill deviation 1

3.1. Impact on the validity of the bill

According to the Decree 123/2020/ND-CP, the bill must ensure full and accurate information related to the transaction. However, in the case of bills deviation 1 due to wrong round number/software bugs, tax authorities often do not consider this to be a serious breach if:

• Wrong number does not change the nature of the transaction.
• Businesses can explain the apparent cause deviations.

However, if the wrong number is not explaining properly, is discovered in audits, tax bills can be evaluated as invalid, leading to the risk of arrears of tax, penalty administration.

3.2. Bill deviation 1 affect accounting, tax declaration

Bill skewed though only 1 can still cause many problems in the process of accounting, tax declaration:

• Deviation VAT report: When the total invoice value deviation compared with actual data, electronic tax systems can error warning or require adjustment.
• Deviations in bookkeeping: accounting will encounter difficulties when comparing data between bills, contracts, affecting the financial reporting.
• The risk of tax authorities to check: If the business does not remedied promptly, the tax authority may conduct detailed inspection to verify.

Read more:

• Làm thất lạc hóa đơn GTGT đã phát hành xử lý như thế nào?
• Không còn bản gốc hóa đơn đầu vào để kê khai thuế GTGT giải quyết như thế nào?

4. Data analysis the real state bill deflection at the Vietnam business

Bill deviation 1 is a common condition in the invoicing process at many businesses in Vietnam. According to statistics from the General administration of the Tax year 2023:

• About 8% of electronic invoicing arising wrong number of small, mainly due process of rounding heterogeneity between the software and invoice.
• Almost 12% of small and medium enterprises have difficulty in adjusting bills when errors are detected.
• 5% business is tax arrears of bills invalid, in which case related to wrong round number.

5. Phát hiện & xử lý hóa đơn lệch 1 đồng — giải pháp với AccNet eInvoice

Hóa đơn bị lệch 1 đồng — dù nhỏ — cũng có thể khiến doanh nghiệp lo lắng về tính hợp lệ của hóa đơn, sự thống nhất giữa báo cáo thuế và sổ sách kế toán. Theo phân tích, lệch 1 đồng thường do việc làm tròn số, tính thuế GTGT với đơn giá thập phân, hoặc sai sót nhập liệu thủ công.

Ở trường hợp này, AccNet eInvoice là công cụ giúp phòng ngừa và xử lý hiệu quả:

• Hệ thống sẽ kiểm tra và cảnh báo nếu hóa đơn có sai lệch nhỏ trước khi phát hành, giúp người dùng rà soát kịp thời.
• Việc điều chỉnh hóa đơn (điều chỉnh nội dung, cập nhật số liệu đúng) được thực hiện ngay trong phần mềm mà không cần thao tác rời rạc.
• Hóa đơn phát hành được liên kết tự động với module tài chính, đảm bảo doanh thu, công nợ và sổ sách kế toán đều được cập nhật đồng thời.
• Lưu trữ mọi phiên bản hóa đơn — cả bản gốc và bản sửa — giúp dễ tra cứu, đối chiếu và giải trình khi cần kiểm tra thuế.

Nhờ khả năng tự động phát hiện, điều chỉnh, đồng bộ và lưu trữ hóa đơn, AccNet eInvoice không chỉ giúp bạn tránh rủi ro từ sai lệch nhỏ mà còn biến việc lập hóa đơn trở nên chuyên nghiệp, chuẩn xác và an toàn hơn.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
• Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
• Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
• Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
• Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
• Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

• Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
• Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
• Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
• Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

• Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
• Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
• Updated công nợ & số dư real-time
• Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

• Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
• Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
• Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

PositionBusiness ownerChief financial officerChief accountantPurchasing managerHrHead of ITHead of businessHead of MarketingProject managementStaffOther

Request a consultation/demo*Software financial accounting AccNet ERPAccounting software Accnet CloudSoftware electronic invoice AccNet eInvoiceSoftware purchase management AccNet PurchaseSoftware sales manager AccNet OrderManagement software retail point of sale AccNet SurePOSSoftware inventory management AccNet InventorySoftware management project budget AccNet BudgetSoftware asset management AccNet AssetSystem analysis financial AccNet BI Dashboards

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

Register

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

“Hóa đơn bị lệch 1 đồng có sao không?” tuy là một vấn đề nhỏ nhưng có thể gây ra những rủi ro lớn nếu không được xử lý đúng cách. Việc xác minh nguyên nhân, điều chỉnh kịp thời, áp dụng các giải pháp là chìa khóa để hóa đơn luôn hợp lệ. Trải nghiệm AccNet eInvoice ngay hôm nay để hóa đơn của doanh nghiệp không bị sai lệch!

• ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
• 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
• ☎️ Hotline: 0901 555 063
• 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/