Frequently asked questions about electronic invoices

Question 1: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống? Answer:

• Reduce the cost of printing, send, storage, storage, mining bill.
• Convenient for the accounting, collate data, business administration's business, declare and pay tax.
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
• The checkout process faster thanks to save time delivery, electronic invoicing quickly sent to the buyer through the form online
• Contribute to environmental protection.

Question 2: Hóa đơn điện tử có liên không? Answer: Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Question 3: Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu? Answer:

• Yes. Unit released HDDT (the seller): centralized storage and provide HDDT for customers whenever (required)
• The customer (buyer): can save 1 copy (not mandatory)
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

Question 4: Trong Điều 17 của Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. ” Vậy đối với hóa đơn điện tử thì sao? Answer: Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê. Đặc biệt, Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

Question 5: Electronic invoices shall be applied to the type of bill does ? Answer: Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Export invoice;
• Invoice value;
• Bill of sale;
• Other bills include: stamps, tickets, cards, receipts, money, insurance, etc.;
• Receipts freight air transport receipts freights international stock from fee-for-service banking..., form and content established by international practice and the provisions of the relevant legislation.

Question 6: Hóa đơn điện tử có sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không? Answer: Is. Cases need to write more foreign words, then foreign letters are placed to the right in parentheses ( ) or placed directly under the English, and must be smaller than the English.

Question 7: How to distinguish the electronic Invoice (printed paper) and paper Bills? Answer: 1.Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên 2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

• Hóa đơn điện tử: E
• Paper invoices: P

3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy 4.Chữ ký:

• Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
• Paper invoices: hand Signed

Question 8: Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần? Answer: In accordance circular 32/2011/TT-BTC:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Question 9: If the invoice has ( already set up and register number) if there are errors, then adjust how? Answer: Case 1: Errors in name, address, but yeah MST circular 26/2015/TT-BTC dated “ ...the side of the program, and not to invoice adjustment.” Case 2: other flaws. Thực hiện theo quy định tại điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC” 1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm. Thực hiện theo quy định tại điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC” 2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Question 10: Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có thể kết nối từ software business accounting không? Answer: Tùy vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có thể cung cấp các giải pháp tích hợp với bất kỳ hệ thống kế toán nào của doanh nghiệp. Không phải nhập lại dữ liệu. Đối với hóa đơn điện tử LV-E.Invoice chúng tôi đã tích hợp sẵn sàng trên phần mềm kế toán AccNet Cloud, đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm khác Lạc Việt vẫn cung cấp đầy đủ tất cả các thông số kèm hướng dẫn để tích hợp với các phần mềm khác

Question 11: Can bill electronic backdated? Production dance number? Answer: Circular no. 39/2014/TT-BTC, section a, subject 2, article 16 “ Date of invoice for the sale of goods is the moment of transfer of ownership or rights to use goods for the buyer, no distinction has obtained money or not. Date of invoice for the supply of services is the day of completion of the provision of services, irrespective had obtained the money or not. Cases to organize the supply of services made to collect money before or during the supply of services, the date of the bill is the payment date. Date of invoice for the activity that provides electricity, water, telecommunications services, tv services made not later than seven (7) next day from the date records only the number of electricity and water consumption on the clock or on the end of the convention with respect to the supply of telecommunications services, tv. States convention as a basis to calculate the amount of goods and services provided bases agreement between units providing telecommunications services, tv with buyers. >> Refer to: 

• Accounting software sales for free
• Accounting software stock cheap
• Software invoice free electronic