Khi thị trường ngày càng cạnh tranh, nhu cầu quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp thì việc sử dụng phần mềm quản lý kho ERP là điều tất yếu đối với các doanh nghiệp. Hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP, với những tính năng tiên tiến, khả năng tùy chỉnh linh hoạt, đã trở thành một giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Bài viết này Accnet sẽ phân tích những tính năng, lợi ích mà phần mềm mang lại, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách triển khai phần mềm này một cách hiệu quả nhất.

1. Giới thiệu phần mềm quản lý kho ERP

1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP

Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP là một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa (mã hàng) trên toàn bộ hệ thống kho của công ty.

• Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quy trình nhập, xuất, luân chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
• Phân hệ giúp quản lý chặt chẽ tránh sai sót, đảm bảo số dư hàng tồn kho thực tế đúng với sổ sách.
• Ngoài ra, phân hệ này còn cho phép quản lý cách tính giá xuất kho theo từng mã hàng, tự động hạch toán kế toán chuyển vào sổ cái cho phân hệ Kế toán tài chính.
• Tự động tạo lập các báo cáo quản trị phân tích chi tiết, tổng hợp về hàng hoá vật tư tồn kho nhằm tối ưu hóa vòng luân chuyển hàng hóa cũng như lượng hàng tồn kho dự trữ hiệu quả hơn.

1.2. Tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho, xuất nhập kho, vật tư hiệu quả

Lý do khiến việc quản lý tồn kho, xuất nhập kho, quản lý vật tư cho doanh nghiệp vô cùng cần thiết như sau:

• Giảm chi phí lưu kho như tiền thuê kho, chi phí bảo quản, bảo hiểm.
• Tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, lãng phí nguyên vật liệu.
• Giúp doanh nghiệp duy trì lượng tiền mặt nhiều hơn, tăng khả năng thanh khoản.
• Giảm vốn lưu động cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất, hiệu suất của nhân viên.
• Giảm thời gian chờ hàng hóa, nguyên vật liệu, giúp tăng tốc độ sản xuất, giao hàng.
• Đảm bảo sản phẩm luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tránh tình trạng thiếu hàng, rủi ro mất khách hàng.
• Cung cấp dữ liệu chính xác về lượng hàng tồn kho, xuất nhập kho, tình trạng vật tư, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời.
• Dữ liệu từ hệ thống quản lý kho giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng tiêu thụ, dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hiệu quả hơn.
• Quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường, nhu cầu của khách hàng.

2. Chức năng chính của phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP

Dưới đây là những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý kho hàng Accnet mà người dùng quan tâm:

• Hiển thị tình trạng nhập: Báo giá, đặt hàng, đã thực nhận, đã ra hoá đơn.
• Hiển thị tình trạng xuất: Báo giá, đặt hàng, đã xuất, đã giao hàng, đã xuất hoá đơn.
• Quản lý mặt hàng theo cấu hình, màu sắc, kích thước.
• Quản lý tồn kho đa chiều: Quản lý kho, vị trí kho, lô, seri. Quản lý kho kết hợp giữa tồn kho vật lý (thực nhập, thực xuất) và tồn kho sổ sách (nhập, xuất theo hoá đơn).
• Nhập, xuất, tồn kho theo nhiều đơn vị tính.
• Kiểm soát lô: Theo dõi tình trạng, tính chất, hiệu lực, hạn sử dụng, truy xuất nguồn gốc của lô.
• Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP có chức năng tính tuổi hàng tồn kho.
• Báo cáo các mặt hàng dưới mức tồn kho an toàn.
• Phân loại hàng tồn kho theo ABC.
• Tích hợp hoàn toàn với các phân hệ khác như tính giá xuất kho: Phương pháp tính giá: FIFO, BQGQ cuối kỳ, BQGQ liên hoàn, Thực tế đích danh theo lô.
• Cấp độ tính giá: Mã hàng, Kho, Vị trí kho, Lô, Seri.

3. Lợi ích sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP

• Phân loại hàng hóa: Phân hệ quản lý kho giúp doanh nghiệp phân loại hàng hóa thành từng nhóm tương đồng về một vài thuộc tính liên quan với nhau, trong trường hợp hàng hóa có số lượng mặt hàng lớn và đa dạng về chủng loại.
• Chức năng phân loại hàng hóa: Đảm bảo việc phân tích thống kê doanh số, lãi gộp theo từng nhóm mặt hàng sau này, giúp nhà quản trị có một góc nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quản lý thông tin mặt hàng: Phần mềm giúp quản lý chặt chẽ các thông tin liên quan đến mỗi mặt hàng như quản lý nhập/ xuất/ tồn kho, hạn sử dụng mặt hàng, thông tin tài khoản tồn kho, doanh thu, chi phí, giá vốn, thuế GTGT,… giúp bộ phận kho hàng hoặc kế toán có thể dễ dàng truy xuất thông tin khi cần.
• Quản lý tồn kho đa chiều: Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP với chức năng quản lý tồn kho đa chiều giúp nhân viên bộ phận kho hàng dễ dàng quản lý và tìm kiếm các mặt hàng trong kho như nằm ở vị trí nào trong kho, số lô của mặt hàng, số seri, hạn sử dụng, tuổi kho,…
• Tối ưu hóa việc lưu kho, tránh sai sót trong quá trình xuất nhập: Phần mềm cho phép điều chuyển hàng hóa từ vị trí này sang vị trí khác hoặc từ kho này sang kho khác, Phân hệ Quản Lý Kho sẽ lưu trữ chính xác vị trí giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Nhà quản lý, lãnh đạo có thể quản lý công việc mọi lúc mọi nơi: Phần mềm được áp dụng công nghệ điện toán đám mây giúp nhân viên có thể làm việc từ xa và người quản lý, nhà lãnh đạo dễ dàng truy xuất thông tin báo cáo của các phòng ban mọi lúc, mọi nơi.

4. Các bước triển khai phần mềm quản lý kho Accnet ERP thành công

Để triển khai hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP thành công, cần thực hiện một loạt các bước quan trọng dưới đây:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp 

1. Xem xét cách quản lý kho hiện tại, những khó khăn, hạn chế đang gặp phải.
2. Lập danh sách các tính năng cần thiết của hệ thống quản lý kho dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.
3. Định rõ mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai phần mềm (ví dụ: giảm chi phí lưu kho, tăng độ chính xác của quản lý tồn kho).

• Bước 2: Lựa chọn phần mềm phù hợp

1. Tìm hiểu, so sánh các phần mềm quản lý kho phổ biến trên thị trường dựa trên các tiêu chí như tính năng, chi phí, khả năng kết hợp các phân hệ khác.
2. Yêu cầu các nhà cung cấp phần mềm cho phép dùng thử demo tính năng để đánh giá trực tiếp.
3. Chọn nhà cung cấp phần mềm có kinh nghiệm, hỗ trợ thường xuyên. Lựa chọn hệ thống quản lý kho Accnet là sự lựa chọn tốt nhất cho mọi doanh nghiệp hiện nay

• Bước 3: Lên kế hoạch triển khai chi tiết và chuẩn bị dữ liệu/hệ thống quản lý kho ERP

1. Lập kế hoạch chi tiết bao gồm các bước triển khai, thời gian, nguồn lực cần thiết.
2. Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm triển khai hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP
3. Lập dự toán chi phí triển khai bao gồm chi phí mua phần mềm, đào tạo, các chi phí liên quan khác.
4. Đảm bảo dữ liệu tồn kho hiện tại được cập nhật chính xác trước khi nhập vào hệ thống mới.
5. Tiến hành cài đặt phần mềm quản lý kho theo yêu cầu của doanh nghiệp.
6. Thực hiện kiểm tra hệ thống để đảm bảo phần mềm hoạt động chính xác và không có lỗi.

• Bước 4: Đào tạo nhân viên

1. Lên kế hoạch đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống quản lý kho, bao gồm các buổi học lý thuyết và thực hành.
2. Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm.
3. Đảm bảo có sự hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình đào tạo và sau khi triển khai.

• Bước 5: Thực hiện triển khai chính thức, theo dõi và đánh giá kết quả

1. Thực hiện triển khai hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP theo từng giai đoạn để giảm thiểu rủi ro.
2. Theo dõi quá trình triển khai, kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh, điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
3. So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý kho.
4. Thu thập phản hồi từ nhân viên/khách hàng, từ đó đề xuất các phương án cải tiến cần thiết.
5. Tạo các báo cáo phân tích dữ liệu từ phần mềm để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

• Bước 6: Bảo trì và cập nhật phần mềm

1. Thực hiện các kiểm tra định kỳ để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định.
2. Luôn cập nhật phần mềm quản lý kho lên phiên bản mới nhất để tận dụng các tính năng mới.
3. Đảm bảo luôn có sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm khi cần.

5. Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho ERP

Khi lựa chọn hệ thống quản lý kho ERP, có nhiều yếu tố cần xem xét để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất. Dưới đây là những yếu tố bạn cần cân nhắc:

• Tính năng phù hợp với nhu cầu: Phần mềm cần có khả năng quản lý tồn kho, nhập – xuất kho, kiểm kê hàng hóa, quản lý thông tin nhà cung cấp/khách hàng, các công cụ báo cáo/phân tích dữ liệu.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phần mềm nên có giao diện trực quan, dễ hiểu, đi kèm với tài liệu hướng dẫn chi tiết cùng các chương trình đào tạo hỗ trợ người dùng.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: Các hệ thống như ERP (Enterprise Resource Planning) và POS (Point of Sale) cần được tích hợp. Phần mềm cần hỗ trợ API, các giao thức kết nối để dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, giúp đồng bộ hóa dữ liệu, quy trình làm việc.
• Hỗ trợ dịch vụ sau khi triển khai phần mềm: Một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng, duy trì phần mềm hoạt động ổn định. Các dịch vụ bảo trì, nâng cấp, cập nhật phần mềm định kỳ cũng cần được đảm bảo.
• Chi phí thanh toán: Doanh nghiệp cần xem xét chi phí mua phần mềm quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP, các chi phí ẩn, mô hình thanh toán phù hợp với ngân sách.

6. Giao diện hệ thống phần mềm quản lý kho Accnet ERP [THỰC TẾ]

7. Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý kho hàng, tồn kho, vật tư, xuất nhập kho Accnet ERP