Thương mại điện tử (TMĐT) tại Việt Nam tăng trưởng bùng nổ với hàng triệu giao dịch mỗi ngày diễn ra trên các sàn như Lazada, Shopee, Tiki... Trong đó, Lazada đang là kênh bán hàng chiến lược của nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển đó, các cơ quan quản lý thuế cũng siết chặt quy định về hóa đơn điện tử, truy thu thuế đối với hoạt động TMĐT.
Một trong những thách thức lớn nhất với doanh nghiệp là xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada sao cho đúng luật, đúng thời điểm, đúng đối tượng, đặc biệt là khi quy định pháp lý liên tục cập nhật, còn cách vận hành của sàn lại không đồng nhất giữa các nhóm người bán. Bài viết này đóng vai trò như một cẩm nang toàn diện, giúp doanh nghiệp hiểu rõ:
- Khi nào cần xuất hóa đơn trên Lazada?
- Quy định nào điều chỉnh hoạt động này?
- Quy trình xuất hóa đơn như thế nào để hợp lệ, tránh bị xử phạt?
- Đâu là giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình TMĐT?
Nếu bạn đang tìm hiểu, chuẩn bị triển khai giải pháp hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh trên sàn Lazada, đây chính là bài viết bạn không nên bỏ qua.
1. Xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada là gì?
Khái niệm “xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada”
Khi một doanh nghiệp tham gia bán hàng trên Lazada, bạn đang thực hiện một hoạt động kinh doanh có phát sinh doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng thông qua nền tảng số. Theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử hợp lệ, kể cả khi bán trên nền tảng trung gian như Lazada.
Cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada là quá trình người bán – tức doanh nghiệp/hộ kinh doanh – lập, gửi hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi giao dịch mua bán hoàn tất, độc lập với việc Lazada có xuất hóa đơn hay không.
Quan trọng: Lazada chỉ đóng vai trò trung gian thương mại, không chịu trách nhiệm thay người bán xuất hóa đơn cho khách hàng cuối. Do đó, nghĩa vụ này thuộc về người bán.
Căn cứ pháp lý quy định về xuất hóa đơn trên sàn TMĐT
Xuất hóa đơn trên các sàn TMĐT đã được pháp luật quy định cụ thể:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua sàn giao dịch TMĐT phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật, trừ trường hợp người mua không yêu cầu.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử thống nhất toàn quốc.
- Công văn số 9113/CTTPHCM-TTHT (2023) của Cục thuế TP.HCM nhấn mạnh: người bán trên Lazada vẫn phải xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng, không phụ thuộc việc Lazada có xuất chứng từ hay không.
- Công văn 3946/TCT-DNNCN (2022): nhấn mạnh vai trò của người bán trong việc tự chủ động xuất hóa đơn, kê khai thuế.
Đây là các căn cứ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững trước khi vận hành hệ thống hóa đơn điện tử.
Đối tượng nào phải xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada?
Không phải chỉ doanh nghiệp lớn mới bị yêu cầu xuất hóa đơn điện tử. Dưới đây là các đối tượng phải thực hiện nghĩa vụ này:
| Đối tượng bán hàng | Có phải xuất HĐĐT không? | Notes |
| Doanh nghiệp có đăng ký mã số thuế | ✅ Bắt buộc | Không phân biệt ngành nghề |
| Hộ kinh doanh cá thể có MST | ✅ Bắt buộc | Áp dụng với hộ khai thuế theo phương pháp kê khai |
| Hộ kinh doanh nhỏ lẻ không đăng ký MST | ❌ Không bắt buộc | Nhưng nên thực hiện để tránh rủi ro |
| Nhà bán hàng quốc tế | ✅ Nếu có đăng ký tại Việt Nam | Bắt buộc như doanh nghiệp nội địa |
Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành song song cả kênh truyền thống, kênh TMĐT, việc lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử có tích hợp đa kênh, sẽ giúp dễ dàng đồng bộ, tuân thủ pháp lý hơn.
2. Các trường hợp cần và không cần xuất hóa đơn trên Lazada
Một trong những câu hỏi thường gặp nhất từ các doanh nghiệp mới tham gia bán hàng trên Lazada là: “Có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi đơn hàng không?” – Câu trả lời là: Không phải mọi đơn hàng đều phải xuất hóa đơn, nhưng phần lớn thì có. Dưới đây là các trường hợp cụ thể.
Đơn hàng giao dịch thành công – Phải xuất hóa đơn
Theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử gửi cho người mua khi phát sinh giao dịch, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không. Với Lazada, đơn hàng được xem là phát sinh doanh thu khi:
- Đã được người mua thanh toán (COD hoặc thanh toán online)
- Được Lazada cập nhật trạng thái "Giao hàng thành công"
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay sau thời điểm giao hàng thành công. Ví dụ: Một đơn hàng trị giá 2.000.000đ được giao thành công ngày 5/6/2025 → Doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngày 5/6 hoặc chậm nhất là ngày 6/6.
Không lập hóa đơn trong trường hợp này là hành vi vi phạm, có thể bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Đơn hàng bị hủy – Không phải xuất hóa đơn
Nếu khách hàng hủy đơn trước khi giao hàng, hoặc đơn không được giao thành công (ví dụ khách không nhận hàng, sai địa chỉ...), thì giao dịch chưa phát sinh doanh thu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada vì:
- Không có chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa
- Không phát sinh nghĩa vụ thuế
Note: Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái đơn hàng sát sao để chỉ lập hóa đơn cho đơn đã giao thành công, tránh trường hợp lập hóa đơn rồi lại phải xử lý điều chỉnh.
Đơn hàng đã lập hóa đơn nhưng bị trả hàng/hoàn tiền – Phải lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử, nhưng sau đó khách trả hàng hoặc hoàn tiền toàn bộ/ một phần, thì cần xử lý đúng theo quy định:
- Trường hợp hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế → có thể hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới.
- Trường hợp hóa đơn đã gửi lên Tổng cục thuế → phải lập hóa đơn điều chỉnh/ghi âm theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
For example:
- Ngày 10/6: Khách nhận hàng, doanh nghiệp lập hóa đơn 1.500.000đ.
- Ngày 12/6: Khách khiếu nại, trả hàng → Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh ghi âm đúng giá trị trả hàng.
Việc không điều chỉnh đúng hóa đơn có thể khiến doanh thu bị ghi nhận sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, quyết toán thuế, dễ bị truy thu nếu kiểm tra.
Đơn hàng có chương trình khuyến mãi, giảm giá – Vẫn phải xuất hóa đơn
Các đơn hàng có khuyến mãi hoặc giảm giá vẫn được xem là giao dịch phát sinh doanh thu, phải xuất hóa đơn đầy đủ. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho hàng khuyến mãi:
- Nếu hàng được bán với giá đã giảm → ghi đúng giá sau giảm trên hóa đơn, không cần ghi thêm giá gốc.
- Nếu là hàng tặng kèm theo chương trình khuyến mãi → vẫn phải lập hóa đơn, ghi giá 0, ghi chú rõ là “Hàng khuyến mãi không thu tiền”.
Cần phân biệt:
- Giảm giá do doanh nghiệp tự chi → ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn.
- Voucher do Lazada tài trợ → doanh nghiệp xuất hóa đơn theo giá gốc, phần giảm do sàn tài trợ không ghi trên hóa đơn.
Giao dịch nội bộ hoặc hàng cho/tặng không kèm điều kiện – Phải xuất hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp bán hàng nội bộ cho chi nhánh, hoặc dùng sản phẩm để biếu tặng khách hàng, đối tác… cũng tưởng rằng không cần lập hóa đơn.
Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, mọi hoạt động chuyển giao hàng hóa – dù không thu tiền – đều phải lập hóa đơn, trừ khi chứng minh là hàng mẫu hoặc phục vụ nội bộ sản xuất.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada
Do Lazada là bên trung gian (Marketplace), nên quy trình xuất hóa đơn sẽ có một số điểm khác biệt so với bán hàng truyền thống. Dưới đây là quy trình chuẩn 6 bước, giúp doanh nghiệp đảm bảo cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada được thực hiện đúng pháp lý, thuận tiện khi kiểm tra, đối chiếu dữ liệu thuế.
Bước 1: Xác định đơn hàng đủ điều kiện xuất hóa đơn
Việc đầu tiên là xác định đơn hàng nào cần xuất hóa đơn để tránh lập sai hoặc lập trùng. Chỉ những đơn đáp ứng đủ hai điều kiện sau mới phải lập hóa đơn:
- Đã giao hàng thành công (được Lazada cập nhật trạng thái “Delivered”).
- Phát sinh doanh thu thực tế (nghĩa là khách hàng không hoàn trả hàng, không hủy đơn sau khi nhận).
Doanh nghiệp cần thường xuyên truy cập vào Seller Center của Lazada, xuất báo cáo đơn hàng theo ngày, tuần hoặc tháng để lọc ra danh sách đơn hàng giao thành công.
Bước 2: Kiểm tra thông tin đơn hàng để lập hóa đơn chính xác
Thông tin từ đơn hàng phải được đối chiếu kỹ trước khi đưa vào hóa đơn điện tử. Các trường dữ liệu quan trọng bao gồm:
| Trường dữ liệu | Lưu ý kiểm tra |
| Tên người mua | Đối chiếu với thông tin đăng ký tài khoản Lazada |
| Địa chỉ giao hàng | Ghi đúng tỉnh/thành, số nhà, phường/xã |
| Giá trị đơn hàng | Ghi đúng giá sau giảm giá nếu có khuyến mãi |
| Phí vận chuyển | Chỉ ghi nếu doanh nghiệp thu thêm của khách |
| Hình thức thanh toán | COD, chuyển khoản, ví điện tử… ghi rõ trên hóa đơn |
Special note:
- Với khách hàng là cá nhân, thường không có MST → để trống hoặc ghi “Không có”.
- Với khách hàng là doanh nghiệp, cần yêu cầu cung cấp MST, tên công ty đầy đủ, địa chỉ trụ sở để xuất đúng quy cách.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi đã xác định được đơn cần xuất, thông tin chính xác, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử. Tùy theo phần mềm đang sử dụng, quy trình có thể khác nhau, nhưng thông thường bao gồm các bước sau:
- Chọn mẫu hóa đơn (mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế).
- Nhập thông tin người mua: tên, địa chỉ, MST (nếu có).
- Khai báo chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.
- Tổng hợp giá trị hóa đơn: tính toán lại thành tiền, thuế, tổng cộng.
- Ghi chú nếu cần: ghi rõ chương trình khuyến mãi, miễn phí vận chuyển, hoặc điều kiện đổi trả.
Không được ghi “theo bảng kê” hoặc “như đơn đặt hàng” – vì không đủ thông tin chi tiết.
Bước 4: Ký số, phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi kiểm tra toàn bộ nội dung hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện bước ký điện tử. Một số lưu ý quan trọng trong bước này:
- Chữ ký số phải là loại hợp lệ, đăng ký với cơ quan thuế.
- Thời điểm ký số phải đúng với thời điểm phát sinh giao dịch (thường là ngày giao hàng thành công).
Sau khi ký số, hóa đơn sẽ được:
- Gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế để cấp mã (nếu thuộc nhóm hóa đơn có mã).
- Gửi về cho người mua qua email hoặc hệ thống tra cứu.
Note: Với khách hàng cá nhân trên Lazada, thông tin email thường không được cung cấp → doanh nghiệp cần tạo kênh tra cứu hóa đơn (website/đường link) để người mua tự truy xuất.
Bước 5: Lưu trữ, đối chiếu hóa đơn
Sau khi phát hành/xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada, doanh nghiệp cần lưu trữ, thực hiện các công việc sau:
- Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Đối chiếu với báo cáo doanh thu từ Lazada để khớp số liệu kế toán – thuế.
- Gắn mã đơn hàng hoặc số tracking của Lazada vào phần ghi chú hoặc mã khách hàng để thuận tiện tra cứu khi cần.
Bước 6: Xử lý các tình huống phát sinh
Trong quá trình xuất hóa đơn cho đơn hàng trên Lazada, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống cần xử lý:
- Khách trả hàng sau khi đã xuất hóa đơn → cần lập hóa đơn điều chỉnh, ghi âm.
- Lập nhầm thông tin người mua → nếu chưa gửi cho cơ quan thuế thì hủy, lập lại; nếu đã gửi thì làm hóa đơn điều chỉnh.
- Khách yêu cầu xuất hóa đơn sau nhiều ngày → vẫn được, nhưng phải kiểm tra kỹ trạng thái đơn, đối chiếu với thời điểm phát sinh.
4. Những lỗi phổ biến khi xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada
Mặc dù quy định về xuất hóa đơn điện tử đã rõ ràng, nhưng thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà bán hàng mới lên sàn, vẫn mắc phải những lỗi nghiêm trọng dẫn đến bị phạt, truy thu thuế hoặc mất uy tín với khách hàng. Dưới đây là những lỗi điển hình:
Không xuất hóa đơn cho đơn hàng đã giao thành công
Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi khách hàng yêu cầu hóa đơn thì mới cần xuất. Đây là nhận định sai lầm. Theo luật, bất kỳ đơn hàng nào có phát sinh doanh thu, đã giao dịch hoàn tất, người bán đều bắt buộc phải lập hóa đơn, kể cả khi khách hàng là cá nhân, không có yêu cầu.
Hậu quả: Có thể bị xử phạt từ 4 triệu – 8 triệu đồng/lỗi theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Xuất hóa đơn sai thời điểm
Nhiều nhà bán xuất hóa đơn trước khi đơn hàng giao thành công hoặc chờ đến cuối tháng gộp xuất một lần. Điều này vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Chuẩn quy định: Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển quyền sở hữu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, thường là ngay sau khi Lazada cập nhật trạng thái “giao hàng thành công”.
Lập sai thông tin người mua hoặc sai giá trị đơn hàng
Nếu phần mềm hóa đơn điện tử không kết nối với hệ thống bán hàng trên Lazada, việc nhập tay thông tin rất dễ dẫn đến:
- Ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Ghi thiếu khuyến mãi, nhầm giá sau giảm.
- Không phản ánh đúng hình thức thanh toán (COD, chuyển khoản…).
Giải pháp: Sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử có tích hợp dữ liệu đơn hàng, để đảm bảo độ chính xác, đồng bộ toàn hệ thống.
5. Giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bán hàng trên Lazada
Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Khi lựa chọn hệ thống hóa đơn điện tử cho mô hình TMĐT, đặc biệt là bán hàng đa kênh như Lazada, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí sau:
| Criteria | Description |
| ✅ Tự động kết nối đơn hàng | Phần mềm phải tích hợp được với hệ thống đơn hàng để truy xuất dữ liệu chính xác |
| ✅ Lập hóa đơn nhanh – đúng | Có thể lập nhiều hóa đơn theo lô, hạn chế sai sót nhờ mẫu có sẵn, dữ liệu đồng bộ |
| ✅ Hợp chuẩn với Tổng cục Thuế | Fully responsive circular 78/2021/TT-BTC, the Decree 123/2020/ND-CP |
| ✅ Quản lý – tra cứu dễ dàng | Giao diện thân thiện, dễ dùng, cho phép tìm kiếm, tra cứu hóa đơn cũ |
| ✅ Bảo mật, lưu trữ lâu dài | Hệ thống đảm bảo bảo mật cao, lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định |
Giới thiệu giải pháp AccNet eInvoice
AccNet eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử chuyên biệt dành cho doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh TMĐT trên nền tảng như Lazada, Shopee, Tiki… Lý do nên chọn AccNet eInvoice:
- Tự động kết nối đơn hàng Lazada: Đồng bộ đơn hàng đã giao thành công, lọc ra đơn chưa lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn nhanh, chính xác: Hạn chế tối đa thao tác thủ công, không sai tên người mua, không sai giá.
- Tích hợp kế toán – thuế: Đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán AccNet để lên báo cáo thuế nhanh chóng.
- Tuân thủ 100% quy định pháp luật.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Thương mại điện tử mở ra cơ hội tiếp cận thị trường lớn cho mọi doanh nghiệp, nhưng cũng đặt ra thách thức về quản lý, tuân thủ pháp luật. Cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên Lazada không còn là lựa chọn tùy ý, mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Doanh nghiệp càng sớm thiết lập quy trình hóa đơn điện tử bài bản, càng hạn chế rủi ro pháp lý, minh bạch tài chính, tăng uy tín với khách hàng, đối tác.
Nếu bạn đang tìm một giải pháp hóa đơn điện tử đáng tin cậy, tích hợp tốt với hệ thống TMĐT, dễ sử dụng, AccNet eInvoice chính là lựa chọn xứng đáng để đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tăng trưởng số.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: