Ngày nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) là xu hướng mới trong thời đại số giúp tiết kiệm tài nguyên và tăng hiệu quả quản lý khách hàng, dịch vụ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn chưa biết cách chuyển đổi đúng quy định pháp luật. Vì vậy, hãy cùng Accnet theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách switch electronic invoice (chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử) nhé!
1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trong quá trình chuyển đổi, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu:- Chuyển đổi hóa đơn giấy (đã phát hành hoặc còn tồn) sang hóa đơn điện tử.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy để lưu trữ, xuất trình khi kiểm tra hoặc giao cho khách hàng.
2. Phân biệt các loại chuyển đổi hóa đơn
| Tình huống | Mục đích chuyển đổi | Có hợp pháp không? | Quy định liên quan |
| Chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử | Áp dụng với hóa đơn chưa gửi khách hoặc chưa kê khai | ✔️ Có, nếu tuân thủ quy định | Decree 123/2020/ND-CP |
| Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy | Phục vụ kiểm tra, lưu trữ, chứng minh nguồn gốc | ✔️ Có, nhưng bản giấy không có giá trị pháp lý | Điều 17 – NĐ 123 |
| Chuyển hóa đơn giấy đã phát hành sang HĐĐT để kê khai lại | ❌ Không hợp pháp | ❌ Vi phạm quy định | Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính |
3. Quy định pháp lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử
Căn cứ pháp lý chính:- Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 17: Quy định rõ về cách chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC, Điều 12: Hướng dẫn về định dạng, lưu trữ, xử lý hóa đơn điện tử.
- Chỉ chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang bản giấy để tham chiếu, không có giá trị kê khai thuế
- Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất
- Bản chuyển đổi phải có: Dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”; Chữ ký người chuyển đổi; Dấu của người bán (nếu có)
4. Hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết 2 trường hợp
Trường hợp 1: Cách chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện
Áp dụng khi:- Hóa đơn giấy đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng
- Hoặc chưa kê khai thuế, nay muốn chuyển sang dùng HĐĐT cho thống nhất
- Rà soát lại toàn bộ hóa đơn giấy chưa phát hành/kê khai
- Lập biên bản hủy hóa đơn giấy có chữ ký của hai bên
- Tạo hóa đơn điện tử mới có đầy đủ thông tin tương ứng
- Phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định (qua phần mềm hoặc qua hệ thống của Tổng cục Thuế)
- Lưu trữ hồ sơ chuyển đổi (biên bản hủy, hóa đơn giấy bản gốc, hóa đơn điện tử mới)
Trường hợp 2: Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy
Áp dụng khi: Cần xuất trình bản in cho khách hàng, kiểm tra nội bộ, chứng minh giao dịch Các điều kiện cần đảm bảo:- Có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Có đầy đủ thông tin giống bản điện tử
- Có chữ ký người chuyển đổi + dấu công ty (nếu có)
5. Những sai lầm thường gặp khi chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
| Sai lầm | Hậu quả |
| Không ghi rõ dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI…” | Bản chuyển đổi bị coi là không hợp lệ |
| Thiếu chữ ký người chuyển đổi hoặc dấu đơn vị | Không đảm bảo tính pháp lý |
| Dùng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy đã kê khai | Có thể bị phạt vì làm sai quy trình kế toán |
6. Giải pháp phần mềm giúp chuyển đổi hóa đơn diện tử dễ dàng, hợp pháp
Hiện nay, một số phần mềm chuyên dụng hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn hiệu quả, nổi bật là: AccNet eInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn Tổng cục Thuế- Tạo, gửi, lưu trữ hóa đơn điện tử nhanh chóng
- Cho phép chuyển đổi HĐĐT ra bản giấy với đầy đủ tiêu chí hợp lệ
- Kết nối API với phần mềm kế toán (như AccNet Cloud)
- Lưu trữ hóa đơn an toàn, chống sửa xóa dữ liệu
- Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, tập đoàn, công ty đa chi nhánh
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là một phần tất yếu trong quá trình hiện đại hóa quản lý tài chính – kế toán. Tuy nhiên, việc chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng mục đích sử dụng, được thực hiện thông qua phần mềm đạt chuẩn. Bạn đang tìm phần mềm hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn hiệu quả? Đăng ký dùng thử LV eInvoice ngay hôm nay để:ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI
- Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn
- Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán
- Tự động cấp số, ký số, gửi mail – không cần làm thủ công
- Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước
- Đáp ứng 100% chuẩn định dạng, kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế
Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống
👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!
- Tự động hóa quy trình phát hành, chuyển đổi hóa đơn
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu từ Tổng cục Thuế
- Giảm rủi ro – Tăng hiệu suất – Kiểm soát tốt chi phí
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Theme: