Today, the transition from paper invoices to electronic invoices (HĐĐT) is the new trend in the digital age helps to save resources and increase management efficiency, customer service. However, many businesses still not know how to convert accordance with the law. So, let's Accnet track't miss the article below to know the ways of implementing switch electronic invoice (chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử) nhé!
1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn điện tử – loại hóa đơn được phát hành, gửi, lưu trữ qua các phương tiện điện tử.
Thay vì in và lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy tờ vật lý, doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm để tạo, ký, gửi hóa đơn cho khách hàng trực tuyến.
Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn số? Câu trả lời là do:
- Xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang các phương thức quản lý điện tử. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp theo kịp xu hướng này.
- Việt Nam đã ban hành các quy định yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nhằm tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch tài chính.
2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy trên phần mềm LV eInvoice
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn số chuẩn Thông tư 68/2021/TT-BTC và Nghị định 119/2021/NĐ-CP qua 7 bước đơn giản:
- Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm LV eInvoice
- Bước 2: Cài đặt cấu hình phần mềm LV eInvoice
- Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu để chuyển đổi thông tin từ hóa đơn giấy
- Bước 4: Đào tạo/kiểm tra phần mềm LV eInvoice
- Bước 5: Chính thức phát hành hóa đơn điện tử
- Bước 6: Thiết lập chế độ lưu trữ/bảo mật trên LV eInvoice
- Bước 7: Duy trì/giám sát quy trình
Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm LV eInvoice
Đăng ký với nhà cung cấp LV eInvoice để switch electronic invoice từ hóa đơn giấy:
- Truy cập vào trang web hoặc liên hệ trực tiếp với Lạc Việt - đơn vị cung cấp phần mềm LV eInvoice để đăng ký.
- Chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp (bao gồm số lượng hóa đơn dự kiến, các tính năng cần thiết).
- Ký hợp đồng sử dụng phần mềm, đảm bảo các thỏa thuận dịch vụ (SLA) về bảo mật, lưu trữ hóa đơn.
Khai báo với cơ quan thuế:
- Liên hệ với cơ quan thuế, khai báo về kế hoạch chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với mã số thuế của doanh nghiệp để được cấp phép phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.
- Hoàn thiện các thủ tục pháp lý, nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế trước khi sử dụng chính thức.
Hãy chọn LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hiệu quả hơn! Với tính bảo mật cao, dễ tích hợp, hỗ trợ tận tâm, LV eInvoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tuân thủ pháp lý – khác biệt so với các phần mềm khác!
Bước 2: Cài đặt cấu hình phần mềm LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Cài đặt phần mềm:
- Doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm LV eInvoice theo hướng dẫn từ nhà cung cấp
- Nếu sử dụng bản nền tảng web, đảm bảo thiết lập tài khoản, đăng nhập thành công vào hệ thống.
Cấu hình thông tin doanh nghiệp:
- Đăng nhập vào phần mềm LV eInvoice và vào mục "Cài đặt" để điền các thông tin doanh nghiệp như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, các thông tin liên hệ cần thiết.
- Thiết lập định dạng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế (bao gồm mã số hóa đơn, ký hiệu, các tiêu chí bắt buộc khác).
- Tùy chỉnh các thông số khác như loại tiền tệ, phương thức thanh toán, mẫu hóa đơn theo nhu cầu doanh nghiệp.
Kết nối với hệ thống kế toán để switch electronic invoice từ hóa đơn giấy:
- Tích hợp LV eInvoice với hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp (nếu có) để đồng bộ dữ liệu giao dịch, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
- Kiểm tra xem các giao dịch từ hệ thống kế toán có được cập nhật tự động trong LV eInvoice hay không.
Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu để chuyển đổi thông tin từ hóa đơn giấy
Thu thập, chuẩn bị dữ liệu khách hàng:
- Đảm bảo tất cả thông tin của khách hàng/đối tác cần được cập nhật vào hệ thống, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, các chi tiết thanh toán.
- Lập danh sách tất cả khách hàng hiện tại, xác nhận tính chính xác của thông tin trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi dữ liệu hóa đơn giấy cũ:
- Đối với các hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa được lưu trữ điện tử, tạo các bản sao kỹ thuật số (như PDF), nhập các thông tin cần thiết vào LV eInvoice để quản lý tập trung.
- Thiết lập hồ sơ lưu trữ cho các hóa đơn cũ trên phần mềm để lịch sử giao dịch được duy trì đầy đủ.
Bước 4: Đào tạo/kiểm tra phần mềm LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm:
- Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ hoặc làm việc với đội ngũ hỗ trợ của LV eInvoice để hướng dẫn nhân viên về quy trình sử dụng phần mềm.
- Cung cấp hướng dẫn cho các thao tác quan trọng như tạo lập, phát hành, gửi hóa đơn qua email, lưu trữ hóa đơn điện tử.
Kiểm tra/thử nghiệm hệ thống:
- Thực hiện thử nghiệm phát hành một số hóa đơn điện tử mẫu để kiểm tra tính chính xác của phần mềm để không gặp sự cố khi sử dụng thực tế.
- Kiểm tra các tính năng như tự động hóa quá trình phát hành, lưu trữ, truy xuất hóa đơn để đảm bảo tính ổn định.
Bước 5: Chính thức phát hành hóa đơn điện tử
Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử chính thức để switch electronic invoice:
- Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra và cấu hình, sử dụng LV eInvoice để phát hành hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch mới.
- Phát hành hóa đơn theo quy trình tự động hóa, giảm thiểu thời gian xử lý so với hóa đơn giấy.
Thông báo đến khách hàng:
- Gửi thông báo cho khách hàng về việc chuyển sang hóa đơn điện tử, kèm hướng dẫn nhận hóa đơn qua email hoặc truy cập trực tiếp vào cổng thông tin hóa đơn nếu có.
- Đảm bảo khách hàng đồng ý với hình thức mới, hỗ trợ họ trong trường hợp có thắc mắc về quy trình nhận hóa đơn điện tử.
Bước 6: Thiết lập chế độ lưu trữ/bảo mật trên LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Lưu trữ lâu dài theo quy định pháp luật:
- Thiết lập chế độ lưu trữ hóa đơn điện tử trên LV eInvoice để đảm bảo tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật (thường là 10 năm).
- Hóa đơn phải dễ dàng truy xuất trong trường hợp cần cung cấp/đối chiếu cho cơ quan thuế.
Bảo mật dữ liệu hóa đơn:
- Kích hoạt các tính năng bảo mật của phần mềm, bao gồm mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, đặt mật khẩu bảo vệ.
- Sao lưu định kỳ để đảm bảo dữ liệu hóa đơn luôn an toàn, tránh mất mát trong các trường hợp khẩn cấp.
Bước 7: Duy trì/giám sát quy trình trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo dõi quy trình phát hành/lưu trữ:
- Định kỳ kiểm tra quy trình phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo các hóa đơn được phát hành, lưu trữ đúng chuẩn.
- Giám sát tính hiệu quả của phần mềm, khắc phục ngay khi có sự cố phát sinh.
Hỗ trợ khách hàng, cải tiến quy trình:
- Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về hóa đơn điện tử để họ nhận hóa đơn dễ dàng.
- Điều chỉnh quy trình phát hành hóa đơn điện tử dựa trên phản hồi của khách hàng/nhân viên, nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng.
>>> Article on the same theme:
|
3. Trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Below is the case compelled to make switch electronic invoice according to the law:
Trường hợp 1 - Theo quy định pháp luật:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó, từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể về việc triển khai/sử dụng HĐĐT theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nêu rõ các yêu cầu, quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Trường hợp 2 - Yêu cầu từ cục thuế:
- The tax authorities local business requirements implemented using HĐĐT to sync with the system of electronic tax administration, reduce tax fraud.
Trường hợp 3 - Đối tác yêu cầu:
- Many partners, especially the big business, requires the use of HĐĐT to enhance transparency in transaction management.
4. Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đơn giản với phần mềm LV eInvoice
The switch electronic invoice từ hóa đơn giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều bước, từ thiết lập thông tin, đăng ký với cơ quan thuế đến khởi tạo mẫu hóa đơn mới, hủy hóa đơn cũ. Quy trình này thường khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời có thể mất nhiều thời gian nếu không được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp.
LV eInvoice là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức này toàn diện. Với phần mềm này, bạn có thể dễ dàng thực hiện mọi bước từ đăng nhập, quản lý thông tin đến xuất hóa đơn điện tử mới mà không gặp trở ngại. Nhờ quy trình tự động hóa, LV eInvoice giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo mọi thao tác đều chính xác, tuân thủ quy định pháp luật. Hãy thử ngay LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn hiệu quả!
SOFTWARE ELECTRONIC INVOICE LV-EINVOICE
Management software electronic invoice LV eInvoice fully integrated features from invoicing, number, storage, to automatically send invoices to customers in just a few seconds. System high security level of company shares information, Lac Viet ensure that all corporate data is securely protected
Benefits of using software electronic invoice LV e-Invoice includes:
- Don't cost the cost of printing, storing papers
- Automatically create, digitally sign, send and store invoices
- Complete the process to issue bills in few seconds
- Always updated according to the legal regulations latest
- Flexible integration with the accounting system and ERP
- Easy to use for all users
- Technology advanced encryption protect your data before any risk of loss
With LV e-Invoicemanaging invoices has never been easier. Let us accompany you on your journey of corporate culture, creating sustainable value. Choose Vietnam - Choose the reliable and top quality.
>>> See more:
|
The switch electronic invoice từ hóa đơn giấy có ý nghĩa quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý, giúp doanh nghiệp thành công và tồn tại lâu dài trong thời đại số. Nếu bạn muốn tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử LV-Einvoice hãy liên hệ ngay với Lạc Việt để được tư vấn chi tiết!
CONTACT INFORMATION:
- THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: