3 Cách hạch toán hàng tồn kho đơn giản chính xác nhất

Hạch toán hàng lưu trữ trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong công tác kế toán doanh nghiệp. Bài viết này, Accnet sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp hiểu rõ các nguyên tắc, quy trình thực hiện. Đồng thời, những giải pháp tối ưu hóa quy trình hạch toán sẽ được đề xuất để doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả hơn.

1. Khái niệm “hạch toán hàng tồn kho” là gì?

Hạch toán hàng tồn kho là quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý thông tin liên quan đến giá trị và số lượng hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Việc này giúp doanh nghiệp biết rõ tình trạng tài sản lưu động và quản lý hiệu quả nguồn lực của mình.

Vai trò của hạch toán này trong quản lý tài chính doanh nghiệp:

Cung cấp số liệu chính xác về tài sản lưu động trong doanh nghiệp
Giúp doanh nghiệp xác định lượng hàng hóa cần nhập, xuất hoặc sản xuất
Hạn chế lãng phí do hàng tồn đọng lâu ngày, thiếu hụt hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh.

2. Cách hạch toán hàng tồn kho đơn giản chính xác nhất

2.1. Hạch toán hàng tồn kho trong quy trình nhập kho

Các chứng từ cần thiết:

Phiếu nhập kho.
Hóa đơn mua hàng.
Biên bản kiểm nhận hàng hóa.

Hạch toán: Giá trị hàng hóa nhập kho được ghi nhận vào tài khoản phù hợp:

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Nếu hàng nhập là nguyên vật liệu sản xuất.
TK 156 – Hàng hóa: Nếu hàng nhập là hàng hóa kinh doanh.

Đồng thời, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hoặc các chi phí liên quan khác được ghi nhận vào giá trị hàng hóa nhập kho.

For example:

Doanh nghiệp nhập 1.000 sản phẩm với giá 10.000 VNĐ/sản phẩm. Chi phí vận chuyển là 2.000.000 VNĐ.
Tổng giá trị hàng nhập kho: 1.000×10.000+2.000.000=12.000.000 VNĐ

Hạch toán:

Nợ TK 156: 12.000.000 VNĐ.
Có TK 331 (Phải trả người bán): 12.000.000 VNĐ.

2.2. Hạch toán hàng tồn kho trong quy trình xuất kho

Các chứng từ cần thiết:

Warehouse.
Lệnh xuất kho hoặc yêu cầu xuất kho.

Hạch toán: Giá trị hàng hóa xuất kho được ghi nhận vào tài khoản:

TK 632 – Giá vốn hàng bán: Đối với hàng hóa bán ra.
TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Đối với nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất.

For example:

Doanh nghiệp xuất bán 500 sản phẩm với giá vốn 10.000 VNĐ/sản phẩm.
Tổng giá trị xuất kho: 500×10.000=5.000.000 VNĐ

Hạch toán:

Nợ TK 632: 5.000.000 VNĐ.
Có TK 156: 5.000.000 VNĐ.

2.3. Xử lý hàng tồn kho cuối kỳ

Xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

Thực hiện kiểm kê thực tế để so sánh với sổ sách.
Sử dụng các phương pháp định giá hàng tồn kho để tính giá trị còn lại.

Điều chỉnh chênh lệch:

Hàng thừa: Hạch toán tăng giá trị tài sản.
Hàng thiếu: Hạch toán chi phí hoặc xác định trách nhiệm bồi thường.
Hàng hư hỏng: Hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất.

Ví dụ: Sau kiểm kê, phát hiện thiếu 50 sản phẩm, mỗi sản phẩm trị giá 10.000 VNĐ. Tổng giá trị thiếu: 50×10.000=500.000 VNĐ

Hạch toán hàng tồn kho:

Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý): 500.000 VNĐ.
Có TK 156: 500.000 VNĐ.

3. Nguyên tắc hạch toán hàng lưu trữ trong kho

3.1. Tuân thủ chuẩn mực kế toán

Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS): Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, việc ghi nhận và hạch toán hàng tồn kho phải phản ánh đúng giá trị thực tế.

Các tài khoản quan trọng liên quan đến hàng tồn kho:

TK 151 – Hàng mua đang đi đường: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã mua nhưng chưa về kho.
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi nhận các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
TK 153 – Công cụ, dụng cụ: Ghi nhận công cụ lao động nhỏ, vật tư hỗ trợ.

TK 155 – Thành phẩm: Ghi nhận sản phẩm đã hoàn thiện trong doanh nghiệp sản xuất.

TK 156 – Hàng hóa: Ghi nhận hàng hóa nhập về để kinh doanh.
TK 157 – Hàng gửi đi bán: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã gửi đi bán nhưng chưa được xác nhận doanh thu.

3.2. Nguyên tắc nhất quán

Doanh nghiệp phải áp dụng thống nhất một phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong suốt kỳ kế toán.
Giá trị hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc (giá mua + chi phí liên quan).

4. Các sai sót thường gặp trong hạch toán hàng tồn kho

4.1. Hạch toán hàng tồn kho sai tài khoản/không đúng giá trị thực tế

Nguyên nhân:

Nhập liệu sai số liệu giá trị hoặc số lượng.
Hiểu sai chức năng của các tài khoản kế toán.

Hậu quả:

Báo cáo tài chính không chính xác.
Sai lệch trong việc tính giá vốn hàng bán.

4.2. Thiếu chứng từ, không đầy đủ thông tin cần thiết

Nguyên nhân:

Quy trình kiểm soát nội bộ yếu kém.
Nhân sự chưa nắm rõ các yêu cầu chứng từ kế toán.

Hậu quả:

Gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra/thanh tra tài chính.
Tăng rủi ro sai sót/thất thoát tài sản doanh nghiệp.

4.3. Không kiểm kê định kỳ, dẫn đến chênh lệch số liệu

Nguyên nhân:

Bỏ qua kiểm kê do thiếu thời gian/nguồn lực.
Hệ thống quản lý kho không đồng bộ với thực tế.

Hậu quả:

Tồn kho sổ sách khác xa thực tế.
Dễ phát sinh thất thoát/hàng hóa kém chất lượng.

4.4. Ảnh hưởng của việc chọn sai phương pháp kế toán hàng tồn kho

Nguyên nhân:

Chọn phương pháp không phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Không nhất quán trong áp dụng giữa các kỳ kế toán.

Hậu quả:

Làm sai lệch giá trị hàng tồn kho và lợi nhuận.
Gây khó khăn khi phân tích tài chính, đưa ra quyết định chiến lược.

5. Giải pháp tối ưu hóa hạch toán hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho của Lạc Việt là công cụ tối ưu hóa được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp Việt Nam.

Feature highlights:

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác cao.
Hỗ trợ đầy đủ các phương pháp kế toán hàng tồn kho: FIFO, bình quân gia quyền, đích danh.
Báo cáo tự động, trực quan, dễ dàng theo dõi số liệu quan trọng.

Ưu điểm vượt trội:

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng.
Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác để đồng bộ dữ liệu.
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giải đáp mọi thắc mắc.

Đăng ký tư vấn miễn phí phần mềm kế toán kho Lạc Việt ngay hôm nay!

Hạch toán hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với giải pháp phần mềm kế toán kho của Lạc Việt, doanh nghiệp có thể yên tâm hạch toán hàng lưu trữ trong kho hiệu quả hơn, từ đó tập trung vào các hoạt động phát triển kinh doanh.

CONTACT INFORMATION:

THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
📧 Email: info@lacviet.com.vn
🌐 Website: https://accnet.vn/