Giải pháp xử lý hóa đơn điện tử bị mất trong 2 phút

Posted on by Nguyễn Long

According to the Decree 123/2020/ND-CP, Circular 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp hóa đơn bị mất do lỗi hệ thống, sai sót kỹ thuật hoặc các nguyên nhân khác. Vậy, khi electronic invoice is lostbusinesses that need to handle such as how to ensure compliance with legal regulations?

1. The case, the electronic invoice is lost 

Hóa đơn bị thất lạc/xóa nhầm/mất có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

  • Business losing issued invoice: the Invoice has been set, send for customer, but lost data due to system failure, computer, lost file storage...
  • The client losing the electronic invoice: the buyer has received the invoice but getting lost or not able to access my bills.
  • Take the bill due to a software bug electronic invoice or system error: the Bill was released, but lost due to a software bug, error or malfunction server of the service provider of electronic invoice.
  • Take bill due to the fault of the tax authorities: In some rare cases, the electronic invoice has been issued code from the tax authority but is error in the system storage of the directorate General of Tax.
hóa đơn điện tử bị mất​
Xem thêm:

2. How to handle the loss electronic invoice

Business case losing bill electronic establishment

  • Business need test data in software electronic invoice, email or backup system (if any).
  • If not found, the business must contact the service provider electronic invoice to restore data.
  • If not recoverable, businesses need to set up text notifications missing electronic invoice sent to the tax administration within 02 working days from when discovered electronic invoice is lost.
  • If the invoice sent to the customer, businesses can suggest customer to send back an invoice has been received.

DOWNLOAD NOW FILE THE WRITTEN EXPLANATIONS TAKE BILL

Case the client losing the electronic invoice

  • Customers need to send a written request to reissue an invoice for the seller (the business issuing invoice).
  • Enterprise reset electronic invoice from the system store, send back to the client. This invoice must have the same number, date, content as the original invoice.
  • Invoice level was not reported to the tax authority, without prejudice to the obligations tax declaration of the business.

Case, the electronic invoice is lost due to software error or system error

  • Business need immediately contact the supplier software electronic invoice to the test, restore the data.
  • If you can't restore, businesses need to notify the tax authorities, perform the steps reissue the invoice according to the instructions.

Case, the electronic invoice is lost due to the fault of the tax authority

  • If the business has released the bill electronic code of the tax authority but is data loss on the tax system, it should send the written request to check the data bill.
  • Entrepreneurs can access your receipt from your email client or from your system supplier invoices electronically.
hóa đơn đầu vào bị mất​
Đọc thêm:

3. Các biện pháp phòng ngừa hóa đơn online bị mất dữ liệu

  • Backup recurring bills: Business should store electronic invoice on many different systems (internal computer, email, hard drive, mobile service, cloud storage such as Google Drive, OneDrive).
  • Invoice management science: Set the storage rules, access subdivisions, reasonable to limit the risk of losing your invoice due to the fault of humans.
  • Always update data with tax authorities: When the invoice is lost, notice of right to tax authorities to avoid being sanctioned.
  • Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có hệ thống bảo mật tốt, hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố  

Để tránh rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng như AccNet eInvoice – giải pháp giúp tự động lưu trữ hóa đơn chuẩn XML, đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, tra cứu an toàn ngay cả khi thiết bị gặp sự cố.

ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI

  • Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn
  • Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán
  • Tự động cấp số, ký số, gửi mail – không cần làm thủ công
  • Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước
  • Đáp ứng 100% chuẩn định dạng, kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế

Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống

👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!

AccNet eInvoice

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information của AccNet.

Electronic invoice is lost là sự cố có thể xảy ra nhưng có thể xử lý nhanh chóng nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định. Khi hóa đơn bị mất, doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu, liên hệ với nhà cung cấp phần mềm, thông báo ngay cho cơ quan thuế để được hỗ trợ. Việc lưu trữ hóa đơn cẩn thận, thực hiện sao lưu định kỳ là cách hiệu quả nhất để phòng ngừa rủi ro mất hóa đơn trong tương lai.

CONTACT INFORMATION:
  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Nguyen Long
Have censored content

Professionals have over 22 years experience, has roles as Finance director at the multi-national corporations. Ability to lead a team of financial, optimization, strategy, capital raising, risk management. Read more about expert>>

Theme:

Created with Fabric.js 3.6.6