Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn là giải pháp nâng cao hiệu quả kế toán, tối ưu chi phí, tăng tính minh bạch trong quản lý doanh thu – chi phí cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2022, theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần nắm vững quy trình hướng dẫn sign up using electronic invoices để đảm bảo tuân thủ quy định, đồng thời tích hợp hiệu quả với hệ thống kế toán đang triển khai.
Bài viết dưới đây, AccNet sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký, các lưu ý pháp lý quan trọng, những lợi ích thiết thực từ việc áp dụng hóa đơn điện tử vào công tác kế toán. Đồng thời, bài viết còn gợi mở giải pháp kế toán – hóa đơn đồng bộ dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm sự tối ưu trong vận hành.
1. Doanh nghiệp nào cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022: Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh nghĩa vụ thuế đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (TNHH, cổ phần, tư nhân, liên doanh…).
- Hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp có phát sinh giao dịch hàng hóa – dịch vụ.
- Hộ cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp mới thành lập.
Trường hợp được tạm hoãn hoặc áp dụng linh hoạt
- Một số vùng sâu vùng xa chưa có hạ tầng mạng – được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy theo đề xuất cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp vi mô hoặc chưa có đủ điều kiện kỹ thuật có thể được hỗ trợ qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận.
Tầm quan trọng của việc đăng ký đúng thời điểm
Việc đăng ký đúng thời điểm, thực hiện theo đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tránh bị xử phạt hành chính do chậm trễ (phạt từ 4–20 triệu đồng tùy hành vi).
- Chủ động tích hợp với phần mềm kế toán, tránh gián đoạn quy trình tài chính – kế toán.
- Tận dụng chính sách hỗ trợ đăng ký miễn phí từ các nhà cung cấp phần mềm uy tín.
Xem thêm:
2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình chi tiết
Việc hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa vào vận hành hệ thống kế toán – hóa đơn trơn tru, hợp pháp, tiết kiệm chi phí. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, thực tế triển khai tại các doanh nghiệp.
Giai đoạn 1. Chuẩn bị điều kiện trước khi đăng ký
Trước khi tiến hành đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:
- Chữ ký số (token) hợp lệ: Để ký lên hóa đơn điện tử, gửi đi cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý.
- Phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn: Được Bộ Tài chính công bố trên danh sách các nhà cung cấp đạt điều kiện kết nối với hệ thống thuế.
- Tài khoản đăng nhập hệ thống thuế điện tử (eTax): Dành cho doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
Gợi ý: Doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp kế toán tích hợp hóa đơn điện tử để đồng bộ dữ liệu, tiết kiệm chi phí, dễ quản lý hơn thay vì dùng hai phần mềm rời rạc.
Giai đoạn 2. Các bước hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Toàn bộ quy trình đăng ký được thực hiện trực tuyến qua hệ thống của Tổng cục Thuế:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống eTax
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cấp.
Bước 2: Chọn mục "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử"
- Vào menu “Hóa đơn điện tử” → chọn “Đăng ký sử dụng”.
- Chọn mẫu đăng ký: 01/ĐKT-HĐĐT (quy định tại Phụ lục IA – Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Bước 3: Ký số, gửi mẫu đăng ký
- Kiểm tra kỹ thông tin: mã số thuế, loại hóa đơn đăng ký, hình thức có mã hay không có mã, thông tin phần mềm sử dụng.
- Ký số và nộp.
Bước 4: Chờ cơ quan thuế phản hồi
- Thời gian phản hồi thông thường: trong vòng 1 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử.
Giai đoạn 3. Thời gian xử lý, cách xử lý tình huống bị từ chối
- Thời gian xử lý: Theo quy định, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong 1–2 ngày làm việc.
- Trường hợp bị từ chối:
- Sai thông tin mẫu đăng ký.
- Chưa có chữ ký số hợp lệ.
- Chưa đăng ký tài khoản giao dịch điện tử thuế.
Khi bị từ chối, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ, gửi lại mẫu 01/ĐKT-HĐĐT sau khi chỉnh sửa.
Giai đoạn 4. Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống kế toán
Sau khi được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử có thể:
- Tạo lập hóa đơn điện tử chuẩn định dạng XML.
- Tự động gửi hóa đơn đến người mua, lưu vào cơ sở dữ liệu.
- Đồng bộ dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, phục vụ ghi nhận doanh thu – chi phí.
- Tự động lên báo cáo thuế GTGT, báo cáo doanh thu…
Gợi ý: Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử đã tích hợp kế toán sẵn như AccNet eInvoice, giúp giảm thiểu nhập liệu thủ công, đồng bộ dữ liệu doanh thu – hóa đơn – kế toán – báo cáo thuế chỉ trong một nền tảng duy nhất.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
3. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trong quá trình đăng ký sử dụng, doanh nghiệp cần nắm rõ một số điểm sau để tránh sai phạm, rủi ro phát sinh:
Lựa chọn đúng nhà cung cấp phần mềm đạt chuẩn
- Kiểm tra danh sách các đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận.
- Ưu tiên đơn vị cung cấp giải pháp toàn diện (hóa đơn + kế toán).
- Đảm bảo phần mềm có kết nối trực tiếp với hệ thống eTax, không cần thao tác thủ công.
Lưu trữ, bảo mật hóa đơn điện tử đúng quy định
Theo Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Dữ liệu phải đảm bảo bảo mật – toàn vẹn – truy xuất được khi cần.
Gợi ý: Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm có hệ thống lưu trữ đám mây, backup định kỳ.
Kiểm tra, rà soát định kỳ hệ thống hóa đơn điện tử
- Kiểm tra mã số thuế, thông tin người mua, hàng hóa để tránh lỗi sai sót.
- Hạn chế tối đa việc lập sai hoặc lập trùng hóa đơn – tránh bị xử phạt.
- Đối chiếu số liệu kế toán – hóa đơn – báo cáo thuế hàng tháng.
Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi thay đổi phần mềm, thông tin liên hệ hoặc loại hóa đơn:
- Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin qua mẫu 01/ĐKT-HĐĐT.
- Ký số, gửi lại trên hệ thống eTax.
- Sau khi được chấp nhận, mới được sử dụng theo thông tin mới.
4. So sánh giữa tự triển khai và dùng giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp
Nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn: nên tự thực hiện từng bước hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, triển khai rời rạc, hay dùng giải pháp phần mềm tích hợp kế toán – hóa đơn điện tử ngay từ đầu? Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp:
| Criteria | Tự triển khai thủ công | Sử dụng giải pháp tích hợp |
| Thời gian triển khai | Dài, do phải xử lý thủ công từng phần | Nhanh, chỉ 1 – 3 ngày tích hợp đồng bộ |
| Chi phí ban đầu | Có thể thấp nhưng tiềm ẩn chi phí ẩn (sai sót, vi phạm, tích hợp hệ thống riêng lẻ…) | Gói phần mềm trọn gói, có ưu đãi, rõ ràng chi phí |
| Khả năng đồng bộ | Dữ liệu hóa đơn, kế toán thường rời rạc, dễ lệch số | Đồng bộ tự động: xuất hóa đơn → ghi nhận kế toán ngay |
| Rủi ro pháp lý | Dễ sai sót trong lưu trữ, báo cáo, kiểm soát | Giảm thiểu sai phạm, đúng chuẩn GDT |
| Technical support | Phụ thuộc vào từng bên cung cấp riêng biệt | Được hỗ trợ toàn diện bởi 1 đầu mối duy nhất |
| Scalability | Khó mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô | Dễ dàng nâng cấp module, phù hợp doanh nghiệp phát triển |
Case study thực tế: Doanh nghiệp SME tiết kiệm 40% chi phí
Công ty TNHH TM&DV Tân Minh – chuyên phân phối thiết bị điện công nghiệp: Trước đây, bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán rời, hóa đơn điện tử dùng nền tảng khác → phát sinh nhiều lỗi trùng mã hóa đơn, chậm tổng hợp doanh thu. Sau khi chuyển sang giải pháp phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử, chỉ trong 3 tháng:
- Tiết kiệm 40% chi phí vận hành bộ phận kế toán.
- Không còn lỗi sai hóa đơn đầu ra.
- Dữ liệu hóa đơn – sổ sách kế toán đồng bộ – dễ kiểm toán.
- Giảm thời gian lên báo cáo thuế từ 3 ngày xuống còn 0.5 ngày.
Đọc thêm:
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi 1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mất phí không?
→ Không. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế là miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần mua phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng phần mềm tích hợp kế toán – hóa đơn có trả phí.
Câu hỏi 2. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn điện tử không?
→ Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng song song hóa đơn có mã, không có mã của cơ quan thuế, tùy theo nhu cầu, điều kiện.
Câu hỏi 3. Nếu thay đổi chữ ký số thì có phải đăng ký lại không?
→ Không cần đăng ký lại mẫu 01/ĐKT-HĐĐT, nhưng cần cập nhật lại trên phần mềm hóa đơn, hệ thống eTax để đảm bảo hóa đơn phát hành vẫn hợp lệ.
Câu hỏi 4. Hóa đơn điện tử có thể lưu ở đâu?
→ Doanh nghiệp có thể lưu hóa đơn tại:
- Máy chủ riêng của doanh nghiệp (cần sao lưu định kỳ).
- Dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây từ nhà cung cấp phần mềm.
- Hệ thống lưu trữ kết hợp.
Lưu ý: Cần lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Khi chuyển đổi số bùng nổ, yêu cầu pháp lý ngày càng chặt chẽ, việc hướng dẫn sign up using electronic invoices không chỉ là nghĩa vụ mà còn là chiến lược số hóa kế toán cần thiết để doanh nghiệp tăng tốc phát triển, tối ưu chi phí, minh bạch tài chính. Việc lựa chọn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp kế toán là con đường nhanh nhất giúp doanh nghiệp:
- Triển khai đồng bộ – đúng chuẩn GDT.
- Kiểm soát tốt doanh thu, chi phí – giảm lỗi sai.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm toán – báo cáo tài chính nhanh, chính xác.
- Tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian.
Trải nghiệm demo miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice - tích hợp kế toán, đạt chuẩn Thông tư 78, có xác nhận kết nối hệ thống từ Tổng cục Thuế.. Đăng ký demo tại đây hoặc liên hệ chuyên viên tư vấn để được hỗ trợ triển khai toàn diện!
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Theme: