3 Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử MỚI NHẤT 2025

Posted on by Nguyễn Long

The errors/changes in the contract is inevitable, so making the record replace electronic invoices become an important step in accounting. This article AccNet will guide you how to set sample memorandum of alternative electronic invoice regulations and help businesses handle the situations that arise in an effective way.

1. Sample memorandum of alternative electronic invoice due to errors info

Sample memorandum of alternative electronic invoice due to erroneous information is used when the invoice was issued with false information like client name, tax code, value of goods/services. Memorandum of clear flaws and details the content on bill new replacement.

THE REPUBLIC SOCIALIST OF VIETNAM

Independence – freedom – happiness

------------------

MEMORANDUM OF ALTERNATIVE ELECTRONIC INVOICES HAVE ERRORS

(Number of: ............)

Based on economic contracts...

Decree 123/2020/ND-CP dated 19 march 10, 2020 rules of invoices, vouchers

Circular 78/2021/TT-BTC dated January 17, 9 year 2021 guide the implementation of the Law on tax Administration Decree 123/2020/ND-CP regulating bills and vouchers.

Today, day ... month ... year 2024 the two sides we include:

Unit of sale: .........................................................

Tax code: .........................................................

Address: .........................................................

Representative: .........................................................

Position: ...........................

Unit of purchase: .........................................................

Tax code: .........................................................

Address: .........................................................

Representative: .........................................................

Position: ...........................

The two sides agreed invoicing alternative to the invoice Model number ...date .../.../2024

Reason for replacement: e-Bills, write the name wrong goods lead to wrong unit price, amount, tax amount and total payment

Specific as follows:

1. Recorded content wrong: at invoice Template numbers ......date .../.../2024 as follows:

Name of goods services UNIT Number Unit price The money Tax amount (VAT 10%) Total payment
..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

2. The right content under the agreement and the actual buying and selling:

Name of goods services UNIT Number Unit price The money Tax amount (VAT 10%) Total payment
..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

3. The two sides agreed as follows:

The seller will new invoice on the day .../.../2024 to replace the bill wrong Model number ......date .../..../2024

Record is made in 02 (two) copies, each party keeps 01 (one) no legal value as each other.

REPRESENTED THE SELLER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)

REPRESENTED BUYER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)
mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

2. Form bill replaced due to cancellation invoice/contract change

Sample memorandum of alternative electronic invoice this will be used when the contract is cancelled, or need to change the content of the contract after the bill was released. Records must describe the reasons for and content of the new bill.

THE REPUBLIC SOCIALIST OF VIETNAM

Independence – freedom – happiness

BIEN REPLACEMENT OF THE ELECTRONIC INVOICE BY INVOICE DESTRUCTION/CHANGE CONTRACT (Number of: .............)

Based on economic contract number ........ days ... months ... years ...

Decree 123/2020/ND-CP dated 19 march 10, 2020 rules of invoices, vouchers

Circular 78/2021/TT-BTC dated January 17, 9 year 2021 guide the implementation of the Law on tax Administration Decree 123/2020/ND-CP regulating bills, vouchers

Today, day ... month ... year 2024, we include:

Unit of sale: .........................................................

  • Tax code: .........................................................
  • Address: .........................................................
  • Representative: .........................................................
  • Position: ...........................

Unit of purchase: .........................................................

  • Tax code: .........................................................
  • Address: .........................................................
  • Representative: .........................................................
  • Position: ...........................

I. content invoices need to replace:

  • Invoice number: [Number of old bills]
  • Date of invoice: [Date invoicing old]
  • Reason for replacement: electronic Invoice is cancelled/change contract information leads to the need to replace bill.

II. Bill information new:

  • Invoice number alternative: [Number bill new]
  • First day of new bills: [the Date of invoice new]
  • Content change: [description content detail changed in comparison with old bills, such as contract value, customer information, other terms].

III. Implementation process:

  1. The seller will proceed to cancel the old bill on the day .../.../2024.
  2. New bill be established on the .../.../2024 with the information that has been adjusted.
  3. The seller will send the new invoice to the buyer after complete the cancellation process invoices and issuing new bills.

Record is made in 02 (two) copies, each party keeps 01 (one) no legal value as each other.

REPRESENTED THE SELLER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)

REPRESENTED BUYER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)
mẫu biên bản hóa đơn thay thế

3. Sample memorandum of alternative electronic invoice due to lost/damaged bills

Sample memorandum of alternative electronic invoice this is applied if the invoice is lost or damaged, no longer legal value. Memorandum stating the status of invoices, invoice information new set instead.

THE REPUBLIC SOCIALIST OF VIETNAM

Independence – freedom – happiness

MEMORANDUM OF ALTERNATIVE ELECTRONIC INVOICE DUE TO LOST/DAMAGED (Number of: .............)

Based on economic contract number ........ days ... months ... years ...

Decree 123/2020/ND-CP dated 19 march 10, 2020 rules of invoices, vouchers

Circular 78/2021/TT-BTC dated January 17, 9 year 2021 guide the implementation of the Law on tax Administration Decree 123/2020/ND-CP regulating bills, vouchers

Today, day ... month ... year 2024, we include:

Unit of sale: .........................................................

  • Tax code: .........................................................
  • Address: .........................................................
  • Representative: .........................................................
  • Position: ...........................

Unit of purchase: .........................................................

  • Tax code: .........................................................
  • Address: .........................................................
  • Representative: .........................................................
  • Position: ...........................

I. content invoices need to replace:

  • Invoice number: [Number of old bills]
  • Date of invoice: [Date invoicing old]
  • Reason for replacement: e-Bills, lost/damaged can't use or no longer legal value.

II. Bill information new:

  • Invoice number alternative: [Number bill new]
  • First day of new bills: [the Date of invoice new]
  • Content changes: [If yes, specify content on the new bill, if there is no difference, then write “No change in content than old bill”].

III. Implementation process:

  1. The seller proceed to destroy old bills (if necessary) and set a new bill on the day .../.../2024.
  2. New bills will be sent to the buyer after complete the invoicing instead.
  3. Stakeholders commitment to responsible for the accuracy and legitimacy of the replacement of this bill.

Record is made in 02 (two) copies, each party keeps 01 (one) no legal value as each other.

REPRESENTED THE SELLER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)

REPRESENTED BUYER

(Electronically signed/ signed, sealed, name)
mẫu biên bản hóa đơn thay thế

Hope that the information in this article has provided you with the knowledge necessary to use the sample memorandum of alternative electronic invoice hiệu quả. Cảm ơn các độc giả đã dành thời gian đọc bài viết từ AccNet!

Việc xử lý mẫu biên bản thay thế HĐĐT thường gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. Những sai sót nhỏ như thông tin không khớp, dữ liệu bị thiếu hay sai định dạng có thể làm mất nhiều thời gian, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Tại sao phải đối mặt với những rắc rối này khi bạn có thể sử dụng phần mềm AccNet eInvoice? Với khả năng tự động hóa quy trình, xử lý chính xác, tuân thủ đúng pháp luật, AccNet eInvoice giúp bạn giải quyết mọi vấn đề liên quan đến thay thế hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả. Đừng để các thủ tục phức tạp cản trở hoạt động kinh doanh – hãy chọn AccNet eInvoice ngay hôm nay!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Updated công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

CONTACT INFORMATION:
  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Nguyen Long
Have censored content

Professionals have over 22 years experience, has roles as Finance director at the multi-national corporations. Ability to lead a team of financial, optimization, strategy, capital raising, risk management. Read more about expert>>

Theme:

Created with Fabric.js 3.6.6