How to export bills under the basic contract and payment many times

Posted on by Nguyễn Long

Invoice under the contract is the process of establishment/release of bill through the agreement in the contract between the seller, buyer. Today, some businesses still not understand the importance of the released single under the contract. This article will help you to make properly issued invoice according to the economic contract. Let's AccNet subscribe now!

1. Bill has been under contract no?

The answer is Yesbill , usually according to contract. When the business signed a contract for the sale of goods/provision of services, the invoice is an important part of the process perform the contract. The bill is based on the terms and conditions have been agreed in the contract.

2. How to export bills under contract basic economics today 

Here is a guide specific fact about how to export bills under economic contracts through 6 steps:

  • Step 1: Check the contract
  • Step 2: Preparation information
  • Step 3: invoice
  • Step 4: Send invoices
  • Step 5: Recorded in the books
  • Step 6: Save the invoice

Step 1: Check the contract to determine the time of invoice

Before the invoice, you need to check carefully the terms of payment in the contract was signed. Usually, invoices are when:

  • Delivery is completed.
  • The service has been provided in full.
  • Get money advance or in installments payment specified in the contract.

Ensure invoice the right time as agreed in the contract to avoid violation of the legal provisions of the bill.

Step 2: Prepare the required information before the invoice under the contract

  • Company name, address, tax code of the enterprise you (the seller)
  • Customer name, address, tax code buy-side 
  • Contract number, contract date, the payment terms.
  • Describe in detail your product or service, quantity, unit price, total value.
  • Determine the exact tax rates apply (usually 10%).
Read more:

Step 3: invoice under the contract 

If the business you use electronic billing, log in to the system, creating new invoice. Complete, accurate information has prepared. The longer you use paper invoices, please complete the information form invoice has been issued, there should be no errors.

Necessary information is available on the invoice before under a contract:

  • Detailed description name of goods/services 
  • Specifies the number of goods/services provided.
  • Selling price not include VAT.
  • The total value of goods or services.
  • Calculate VAT (according to the tax rate applicable).
  • Total amount to be paid, including VAT.
  • Record contract number and the date of signing the contract.

Step 4: Send the invoice to the customer after the invoice under the contract

  • Electronic invoicing: Send invoices to clients via email/invoice system electronic. Need confirmed after customer get bill
  • Paper invoices: Send paper invoices by post/deliver directly to the customers according to the method agreed in the contract.

Step 5: Record the bill was under contract to bookkeeping

  • Recognition of revenue from the sale of goods/provision of services according to the value indicated on the invoice.
  • Recorded VAT payable on account 3331 (VAT payable).
  • If you have not received immediate payment, record the amount receivable from a customer on account 131 (receivable of clients).

Step 6: Save the invoice has under contract

  • Electronic invoices must be securely stored in the system under Article 6 of Decree 119/2018/ND-CP and Article 11 of circular 68/2019/TT-BTC about storage time.
  • Store copy paper invoice along with a contract under Article 3 of circular no. 39/2014/TT-BTC and Accounting law 2015 (revised) in Article 41 the law, save the invoice.

Note: Before invoice under the contractplease check all information. If errors are detected after the invoice, you need to invoice adjustment or cancellation invoice in accordance with the regulations.

cách xuất hóa đơn theo hợp đồng kinh tế

3. How to export bill under the contract payment many times

Step 1: Determine the number of times and the time of payment

First, need to check carefully the terms in the contract about the number of times the payment, the specific time when each payment takes place. For example, the contract may stipulate payment in 3 tranches: tranche 1 is advance, tranche 2 after completing 50%, phase 3 is complete contract.

Each tranche payment usually has a specific value has been clearly stated in the contract, you need to recognize the correct this value on the invoice.

Step 2: Setup an invoice for each payment before the invoice under the contract

With respect to bills advance:

  • When receiving the advance payment from customers, businesses must set the invoice for the amount of the advance it.
  • Invoice advance must clearly is bill advance, detailing the amount of the advance received, accompanied by information about the contract number, contract date.
  • For example: Bills advance of 20% of the contract value can write "advance tranche 1 under contract no. 01/HDJ-KT day 01/01/2024 value advance: 200 million".

For invoice under the contract for the batch next payment:

  • Billed for the amount of payment of that stage. Specifies the amount of work/goods has been made, the payment amount for this batch, contract number, contract date.
  • For example: Bill series 2 can record "payment tranche 2 contract no. 01/HDJ-KT day 01/01/2024 value payment: 300 million".

For invoice settlement under the contract:

  • After the completion of the entire contract, invoice settlement for the rest of the contract.
  • Specifies the total value of the contract, the account was previously paid, the remaining amount need to pay.
  • For example: Bill tranche 3 (settlement) can record "Settlement contract no. 01/HDJ-KT day 01/01/2024, settlement value: 500 million."
Read more: Cá nhân lập hóa đơn cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp

Step 3/Step 4: bookkeeping/storage bill

For 2-step this end, the implementation process will be similar to the way invoice under the contract basic at part 2

Cách xuất hóa đơn thanh toán nhiều lần

4. The case required to issue an invoice under the contract

  • When delivery of goods/services completion: If the contract stipulates that bills must be after delivery or completion of services, the business required to issue invoice in accordance to that.
  • When receiving the advance payment: If the contract requires payment in advance, or advance, the business must produce the invoice advance payment under the contract upon receipt of money from customers.
  • Invoice-in-progress contract: In the contract are the terms of payment according to the schedule, the business must invoice for each payment after the completion of the work respectively.
Trường hợp bắt buộc phát hành hóa đơn theo hợp đồng

5. The consequences of not invoiced under the contract

No invoice under the contract can lead to the following penalty:

  • Penalty from 10 to 20 million if no invoice when sales/service provider. Free kick from 20 to 50 million if they continue to violate (Article 24 of Decree 125/2020/ND-CP)
  • Punishment from 3 to 5 million if the bill is late from 1-10 days. Penalty from 10 to 20 million if late on the 21st day (Article 24 of Decree 125/2020/ND-CP)
  • Arrears of taxes, VAT, CIT. Interest on late payment of tax 0,03%/day on the amount of tax paid (Article 142, the Law on tax Administration, 2019) 
  • In severe cases, can be fined up to 4 billion, or imprisonment from 3 months to 7 years (Article 200 of the penal code, the 2015 - amendment 2017)

The invoice under the contract is an important factor that can not be ignored in any business transaction. Hope that through this article, you've mastered the steps necessary to invoice standard, ensuring all transactions are done in a legal way.

Xuất HĐ theo hợp đồng cần đảm bảo đúng thời điểm, nội dung khớp với các điều khoản đã thỏa thuận, tuân thủ quy định pháp luật. Việc xử lý sai sót hoặc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến uy tín, gây rắc rối pháp lý. Sử dụng software invoice electronic AccNet eInvoice giúp bạn tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, đảm bảo chính xác, nhanh chóng theo từng hợp đồng. Trải nghiệm ngay để nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Updated công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

CONTACT INFORMATION:
  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Nguyen Long
Have censored content

Professionals have over 22 years experience, has roles as Finance director at the multi-national corporations. Ability to lead a team of financial, optimization, strategy, capital raising, risk management. Read more about expert>>

Theme:

Created with Fabric.js 3.6.6