VAT invoice can be issued for individuals are not? Process 3 STEP standard

With respect to transactions between businesses/individuals, the VAT invoice helps businesses accurately record revenue, protect the rights of buyers. Understand when and how VAT invoice can be issued for individual will build the reputation in the transaction. Let's AccNet read the article below to cover more knowledge about issues on!

1. VAT invoice can be issued for individuals are not? 

Yes, business is allowed VAT invoice can be issued for individual when providing goods/services. VAT invoice can be issued individual is mandatory in the case below to comply with the law, transparency in transactions, protect the rights of the seller/buyer:

• Transactions valued at from 200,000 vnd and above (According to Article 16, circular no. 39/2014/TT-BTC)
• When individuals ask invoice (According to Article 5, Decree 51/2010/ND-CP)

2. The export process, VAT invoice for personal, standard 

The VAT invoice can be issued for individual is a critical process, need to adhere strictly to the provisions of the law. Here are the specific steps:

Step 1: gather required information

• The provisions of Article 10, circular no. 39/2014/TT-BTC, the invoice must indicate the name and address of the purchase.
• If the buyer has tax code, need to write the full code of this on the invoice. Although the tax code is not required for individual recording tax code will be convenient for the latter procedure, such as tax declaration and tax refund.

• Should describe in detail the type of goods/services provided.
• The information such as quantity, unit price, total value must be recorded correctly in order to avoid confusion.
• Identify and record the VAT rates apply according to the provisions of Article 10, circular no. 39/2014/TT-BTC.

Read more:

• Hướng dẫn khởi tạo chứng từ bán hàng trên hệ thống hóa đơn số
• Cách phát hành chứng từ bán hàng cho giao dịch nhỏ lẻ trong ngày
• Cách phát hành hóa đơn số theo nội dung thỏa thuận trong hợp đồng

Step 2: Set up VAT invoice for personal 

• Follow Decree 119/2018/ND-CP and Circular 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn. 
• If using paper bills, need to comply with the model bill has been the tax authority approval, printing regulations.
• Fill out the information in Steps 1 up bills before VAT invoice can be issued for individual

Step 3: release/VAT invoice can be issued for individual

• Follow Article 6, circular 68/2019/TT-BTCbill electronic must have digital signature of the seller, be sent to buyer via email/the other electronic media.
• Paper invoices should be hand signed, stamped (if available), delivered direct/mailed to the individual.

• According to the Decree 119/2018/ND-CP, circular 68/2019/TT-BTC, electronic invoice must be stored in minimum time is 10 years.
• The provisions of Article 11 of circular no. 39/2014/TT-BTC, paper invoice must also be stored for at least 10 years to serve for the examination and collation.

3. Any case of personal need VAT invoice?

Here is the situation-specific needs VAT invoice can be issued for individual:

4. The situation arises when a VAT invoice for personal

In process VAT invoice can be issued for individualthere may arise some situations unintended. Here are the common situations and how to handle specific regulations:

4.1. VAT invoice can be issued for individuals suffering from false information

Bills can be wrong buyer name, tax code, amount,... How to handle:

• Step 1: make a record deal with individuals to acknowledge flaws.
• Step 2: Get bills wrong information, new invoicing accurate.
• Step 3: Send new invoice for personal, stored memorandum of agreement on the same old bills.

According to Article 20, circular no. 39/2014/TT-BTC when the bill was set there are errors, enterprises need to destroy old bills, setting up new bills. If the bill was delivered to the buyer, the two parties need to establish a memorandum of agreement, specify errors and businesses to invoice instead.

Read more:

• Cách xử lý chứng từ điện tử khi phát sinh giảm doanh thu bán hàng
• Quy trình phát hành chứng từ bán hàng từ cá nhân cho đơn vị kinh doanh
• Hướng dẫn kê khai và lưu trữ hóa đơn từ hộ kinh doanh chính xác

4.2. Individuals do not receive a bill

VAT invoice for personal, is lost due to the wrong address, the technical error in the sending of electronic invoices:

• Step 1: Check the address or email of the buyer.
• Step 2: If the invoice is lost, businesses need to establish alternative bill and send it back to the individual.
• Step 3: For electronic invoice, send it back via email/the other electronic media; for paper bills, send back via the post office/delivery directly.

Follow Article 12, circular 32/2011/TT-BTC about bill electronic business has a responsibility to ensure invoice to the buyer. If the bill is not to be buyers, businesses need to take measures to handle fitting.

4.3. VAT invoice can be issued for individuals that require tax refund

The individual requesting the refund for the expenditures valid:

• Step 1: Individuals should submit a claim for tax refund, VAT invoice, the other relevant documents to the tax authority.
• Step 2: tax authorities will consider and resolve requests for tax refund according to the process state.
• Step 3: once approved, VAT charges will be refunded back to the individual through bank account/other forms as prescribed.

Follow The law on tax Administration no. 38/2019/QH14individuals can claim a VAT refund if the conditions under the law is satisfied, as in the case of exports of goods, purchase goods in the tariff, or the case is state specific rules.

Learn more:

• Cách xử lý hóa đơn phát sinh từ quà tặng dành cho cán bộ nhân sự
• Tìm hiểu khi nào cần phát hành hóa đơn cho khoản tạm ứng doanh nghiệp
• Những lưu ý về giá trị tối thiểu khi phát hành hóa đơn đỏ

Mastering the rules of VAT invoice can be issued for individual help create a business environment, transparency, protect the rights of the buyer/seller. Hope that through this article, you had to add the necessary knowledge to perform the export VAT invoice accuracy and efficiency.

Xuất HĐ VAT cho cá nhân thường gây mất thời gian nếu phải thực hiện thủ công, dễ gặp sai sót. Với management software electronic invoice AccNet eInvoice, mọi thao tác trở nên nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Hãy trải nghiệm ngay để đơn giản hóa quy trình của bạn!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
• Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
• Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
• Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
• Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
• Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

• Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
• Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
• Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
• Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

• Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
• Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
• Updated công nợ & số dư real-time
• Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

• Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
• Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
• Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

PositionBusiness ownerChief financial officerChief accountantPurchasing managerHrHead of ITHead of businessHead of MarketingProject managementStaffOther

Request a consultation/demo*Software financial accounting AccNet ERPAccounting software Accnet CloudSoftware electronic invoice AccNet eInvoiceSoftware purchase management AccNet PurchaseSoftware sales manager AccNet OrderManagement software retail point of sale AccNet SurePOSSoftware inventory management AccNet InventorySoftware management project budget AccNet BudgetSoftware asset management AccNet AssetSystem analysis financial AccNet BI Dashboards

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

Register

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

• ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
• 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
• ☎️ Hotline: 0901 555 063
• 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/