Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp và tối ưu? Đây có vẻ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm và biết lúc này. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra hiệu quả đó là gì? Cùng AccnetERP tham khảo bài viết sau để nắm các thông tin chi tiết.

cách lưu trữ hóa đơn điện tử

1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Đây là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào đầu ra, hay các hóa đơn xuất nhập khẩu lưu trữ vào các thiết bị như: USB, CD….Mặc khác, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu.

2. Thông tin quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo nội dung được nêu tại điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về lưu trữ hoá đơn điện tử. Thì để lưu trữ hóa đơn cần thỏa các quy định như sau:

  • Hóa đơn phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.
  • Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được quyền chọn hình thức lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử theo khả năng công nghệ và đặc thù của mình.
  • Tính an toàn và bảo mật đảm bảo thông tin hóa đơn không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Thời gian lưu trữ đúng và đủ theo quy định của pháp luật
  • Hóa đơn được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu
  • Hóa đơn hết thời hạn  nếu không có quy định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

3. 05 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể tham

cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào

Đối với việc lưu trữ hóa đơn sau đây là 05 cách doanh nghiệp có thể tham khảo:

– Tạo một Email mới hoàn toàn chỉ việc dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử:

Việc này nhằm tránh thất lạc email cũng như bị trôi thông tin giữa muôn vàng email khác. Do đó, tốt nhất nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và cũng để thuận tiện cho việc quản lý.

– Nhận hóa đơn qua email và in ra giấy để lưu trữ:

Hình thức này mang tính thủ công khá nhiều, nhưng hầu hết người làm công tác kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí cho việc in ấn và lưu trữ.

-Lưu trữ hóa đơn trên Folder máy tính hoặc Drive:

Hình thức lưu trữ này vừa giúp bạn tiết kiện chi phí và giảm  thời gian cho việc tìm kiếm như hình thức lưu trữ giấy thủ công.

-Lưu trữ trên bảng kê Excel:

 Đối với hình thức này thì khá thông dụng và kế toán thường dùng. Sau khi có hóa đơn đầu vào người làm công tác kế toán sẽ hực hiện nhập liệu thông tin lên file excel để theo dõi và tra cứu đường link đến hòm thư.

– Đưa phần mềm vào quản lý:

Trước thềm đổi mới công nghệ và xu hướng chuyển đổi số thì việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn điện tử là cách hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Trên là một vài chia sẻ về cách lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu muốn nhận thêm những thông tin hay và bổ ích hàng tuần đừng ngại liên hệ với AccNet ERP để được tư vấn và hỗ trợ theo thông tin: accnet@lacviet.com.vn Hotline: 0901 555 063