Kaizen trong sản xuất không chỉ là một bộ công cụ kỹ thuật: đó là văn hóa vận hành, nơi từng nhân viên — từ công nhân trên dây chuyền đến nhà quản lý — cùng góp ý, đề xuất, hiện thực hóa những thay đổi nhỏ nhưng có tác động lớn. Với doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp kế toán sản xuất, hiểu rõ bản chất, lịch sử Kaizen là bước đầu để tích hợp tốt phương pháp này vào hệ thống quản lý, báo cáo, định giá sản phẩm.
1. Kaizen trong sản xuất là gì?
Kaizen là một triết lý quản trị xuất phát từ Nhật Bản, tạm dịch là “cải tiến từng chút một, liên tục”. Thay vì chờ một bước đột phá lớn, Kaizen đặt trọng tâm vào những điều chỉnh nhỏ, lặp lại, chuẩn hóa để từng bước nâng cao hiệu quả, chất lượng, độ tin cậy của quy trình sản xuất.
Bản chất thực tế (với góc nhìn doanh nghiệp sản xuất)
- Tập trung vào quá trình, không chỉ kết quả: Kaizen coi mỗi công đoạn là đối tượng cần cải tiến — từ luồng nguyên vật liệu, thao tác công nhân, đến giao nhận, kiểm kê. Đối với bộ phận kế toán sản xuất, điều này có nghĩa là theo dõi, chuẩn hóa, tối ưu các thủ tục ghi nhận chi phí, thời gian gia công, tiêu hao vật tư.
- Cải tiến nhỏ, liên tục, có thể đo lường: Những thay đổi cần được thiết kế để thử nghiệm nhanh (pilot), đo lường kết quả, nhân rộng. Khi tích hợp với phần mềm kế toán sản xuất, doanh nghiệp dễ dàng thu được dữ liệu để đo lường hiệu quả cải tiến.
- Sự tham gia của toàn bộ tổ chức: Kaizen vận hành hiệu quả khi mọi nhân viên đều được khuyến khích phát hiện vấn đề, đề xuất giải pháp. Với doanh nghiệp đang triển khai hệ thống kế toán sản xuất, điều này đòi hỏi quy trình báo lỗi, đề xuất cải tiến, luồng thông tin được số hóa, minh bạch.
- Không cần vốn lớn, nhưng cần cam kết: Kaizen thường không đòi hỏi đầu tư thiết bị đắt tiền; thay vào đó cần thời gian, kỷ luật, theo dõi liên tục — điều mà hệ thống OEE, MES hay ERP có thể hỗ trợ bằng số liệu thực tế.
Đặc trưng nổi bật (tóm tắt cho nhà quản lý)
- Loại bỏ lãng phí dưới mọi hình thức (thời gian, vật tư, thao tác thừa).
- Chu kỳ PDCA (Plan–Do–Check–Act) là khung thực thi cốt lõi.
- Ưu tiên bằng chứng (dữ liệu) hơn cảm tính khi ra quyết định.
Vai trò của Kaizen trong chuỗi chuyển đổi số nhà máy
- Cầu nối giữa hiện trường, hệ thống thông tin: Kaizen khuyến khích Gemba Walk (đi ra hiện trường) để thu thập dữ liệu thực tế; khi kết hợp với MES/OEE/ERP, những phát hiện này trở thành dữ liệu có thể phân tích, báo cáo, hành động.
- Tối ưu chi phí, báo cáo kế toán sản xuất: Với Kaizen, các khoản mục chi phí (NVL, nhân công, chi phí chung) được rà soát liên tục, giúp kế toán sản xuất phân bổ, đo lường chính xác hơn, giảm sai lệch trong báo cáo giá thành.
- Nền tảng để lập chuẩn vận hành (SOP): Những cải tiến thành công được chuẩn hóa, đưa vào SOP, phần mềm quản lý quy trình, từ đó giảm thiểu biến thể, cải thiện khả năng dự báo chi phí.
Tại sao doanh nghiệp triển khai giải pháp kế toán sản xuất cần quan tâm?
- Dữ liệu tốt mới giúp Kaizen hiệu quả: Hệ thống kế toán sản xuất số hóa giúp thu thập dữ liệu chi phí, thời gian, tồn kho theo thời gian thực — vốn là nhiên liệu cho các sáng kiến Kaizen.
- Chu trình cải tiến cần phản hồi nhanh: Nếu việc ghi nhận, phân tích chi phí còn thủ công, vòng lặp PDCA sẽ bị kéo dài, làm giảm động lực cải tiến.
- Kaizen thay đổi cách tính giá thành: Việc loại bỏ lãng phí, chuẩn hóa thao tác làm giảm biến số trong chi phí sản xuất, làm cho báo cáo kế toán sản xuất phản ánh đúng năng lực thực tế.
2. 10 Nguyên tắc Kaizen trong sản xuất (nguyên tắc cốt lõi)
Nguyên tắc 1. Loại bỏ, hạn chế lãng phí
Kaizen trong sản xuất bắt đầu từ việc nhìn thấy “lãng phí” ở mọi cấp độ: thời gian, thao tác, tồn kho, hay năng lượng.
Ví dụ: một nhà máy cơ khí có 3 công đoạn chờ vận chuyển bán thành phẩm giữa các xưởng. Việc này không tạo ra giá trị nhưng tiêu tốn nhân công, thời gian. Kaizen hướng tới việc thiết kế lại luồng công việc, giảm quãng di chuyển, chuẩn hóa cách giao nhận.
Mục tiêu: chỉ giữ lại những bước thật sự tạo giá trị cho sản phẩm.
Nguyên tắc 2. Cải tiến liên tục
Trong Kaizen, “tốt hôm nay chưa chắc tốt ngày mai”. Mọi quy trình, dù đã ổn định, vẫn cần được xem xét để cải thiện. Doanh nghiệp có thể ứng dụng công cụ PDCA để duy trì vòng tròn cải tiến.
Ví dụ: quy trình nhập liệu vật tư thủ công trong phần mềm kế toán sản xuất gây chậm báo cáo. Doanh nghiệp có thể tự động hóa qua mã QR hoặc API kết nối với MES để giảm 50% thời gian nhập liệu.
Nguyên tắc 3. Tập trung vào những thay đổi nhỏ
Kaizen không đòi hỏi “cải tổ” toàn bộ nhà máy. Thay vào đó, doanh nghiệp nên khởi đầu bằng những hành động nhỏ:
- Cải thiện bố trí vật tư,
- Sắp xếp bảng dữ liệu kế toán trực quan hơn,
- Hoặc chỉ đơn giản là chuẩn hóa cách đặt tên file chứng từ.
Những điều nhỏ tích lũy sẽ tạo nên sự chuyển mình lớn trong toàn bộ hệ thống.
Nguyên tắc 4. Xây dựng văn hóa trách nhiệm tập thể
Một doanh nghiệp áp dụng Kaizen trong sản xuất hiệu quả luôn có văn hóa “thành công là của tập thể, sai sót là cơ hội để cùng học hỏi”.
Điều này đòi hỏi lãnh đạo phải khuyến khích tinh thần chia sẻ, thay vì đổ lỗi. Khi một sai lệch kế toán chi phí phát sinh, thay vì tìm người chịu trách nhiệm, nhóm Kaizen sẽ tìm nguyên nhân quy trình — ví dụ: thiếu hướng dẫn nhập định mức vật tư —, cải thiện để không tái diễn.
Nguyên tắc 5. Tinh thần chủ động xử lý vấn đề
Kaizen coi “vấn đề” là tín hiệu tích cực. Nhân viên được khuyến khích thử nghiệm, thất bại, học hỏi.
Ví dụ, trong nhà máy thực phẩm, nhóm Kaizen thử điều chỉnh tốc độ máy đóng gói nhằm giảm lỗi cân định lượng. Dù ban đầu năng suất giảm nhẹ, dữ liệu sau hai tuần cho thấy tỷ lệ lỗi giảm 30% — kết quả này được chuẩn hóa thành quy trình chính thức.
Nguyên tắc 6. Đón nhận ý tưởng mới, tư duy hiện đại
Kaizen khuyến khích thay đổi tư duy “đã quen rồi thì không cần sửa”. Các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cần kết hợp Kaizen với công nghệ: cảm biến IoT, bảng điện tử hiển thị hiệu suất (OEE Dashboard), hay phần mềm kế toán sản xuất giúp minh bạch chi phí.
Sự kết hợp giữa con người – quy trình – dữ liệu chính là yếu tố tạo ra bước nhảy trong cải tiến.
Nguyên tắc 7. Cộng tác nhóm, Quản lý đa chức năng
Kaizen không dừng lại trong một phòng ban. Các nhóm liên chức năng (cross-functional team) gồm sản xuất – kế toán – kỹ thuật – chất lượng có thể cùng phân tích một vấn đề, ví dụ: chi phí sản phẩm tăng bất thường.
Nhờ phân tích từ nhiều góc độ, nguyên nhân thật (như quy trình gia công thừa) mới được phát hiện, xử lý tận gốc.
Nguyên tắc 8. Sửa lỗi ngay khi phát hiện
Nguyên tắc Kaizen trong sản xuất này liên quan trực tiếp đến khái niệm Jidoka (tự động dừng khi lỗi) trong Lean.
Trong kế toán sản xuất, nếu dữ liệu nhập sai được phát hiện ngay tại bước ghi nhận, hệ thống ERP có thể cảnh báo tự động — giúp tránh sai lệch dây chuyền lên báo cáo tổng thể.
Nguyên tắc 9. Tìm nguyên nhân gốc rễ
Kaizen không chấp nhận xử lý phần ngọn. Các nhóm cải tiến thường sử dụng kỹ thuật “5 Why” để truy đến nguyên nhân sâu xa. Ví dụ:
- Tại sao hàng lỗi? → Vì máy không ổn định.
- Tại sao máy không ổn định? → Vì lịch bảo trì bị trễ.
- Tại sao trễ? → Vì không có cảnh báo tự động trong hệ thống. → Giải pháp Kaizen: thiết lập cảnh báo bảo trì định kỳ trong phần mềm quản lý sản xuất.
Nguyên tắc 10. Tin cậy dữ liệu hơn cảm tính
Một nguyên tắc sống còn trong Kaizen trong sản xuất là “ra quyết định dựa trên dữ liệu, không dựa vào cảm giác”.
Với các doanh nghiệp đã triển khai ERP hoặc MES, việc phân tích chi phí, năng suất, hao hụt… theo dữ liệu thực giúp các quyết định cải tiến trở nên khách quan, chính xác, bền vững hơn.
3. Lợi ích, hạn chế của Kaizen trong sản xuất
Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp sản xuất
- Tăng năng suất & giảm chi phí: Loại bỏ các thao tác thừa, tận dụng dữ liệu để đo lường hiệu quả vận hành.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Tập trung vào sai lỗi gốc giúp giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi.
- Tăng độ chính xác của kế toán sản xuất: Khi quy trình được chuẩn hóa, dữ liệu đầu vào kế toán ổn định hơn, giúp tính giá thành chính xác.
- Xây dựng văn hóa học hỏi liên tục: Nhân viên chủ động đề xuất cải tiến, hình thành môi trường làm việc tích cực, minh bạch.
- Tăng lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với biến động thị trường, từ giá nguyên vật liệu đến nhu cầu sản xuất.
Hạn chế, thách thức khi áp dụng Kaizen
- Văn hóa doanh nghiệp chưa phù hợp: Kaizen cần sự cởi mở, hợp tác, trong khi nhiều tổ chức vẫn còn “đổ lỗi”, sợ sai.
- Thiếu kiên nhẫn: Doanh nghiệp muốn “thay đổi ngay” có thể thất vọng vì Kaizen là hành trình dài, cần kỷ luật, đo lường.
- Thiếu dữ liệu: Nếu doanh nghiệp chưa số hóa (chưa dùng hệ thống MES/ERP), việc đo lường kết quả Kaizen sẽ khó khăn, thiếu minh chứng.
- Đòi hỏi năng lực phân tích: Kaizen cần con người biết đọc dữ liệu, phân tích, chuyển hóa thành hành động cải tiến.
4. Các công cụ hỗ trợ Kaizen trong sản xuất
Phương pháp 5S — nền tảng cho cải tiến
5S giúp thiết lập trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc, bao gồm:
- Seiri (Sàng lọc) – Loại bỏ vật dụng không cần thiết;
- Seiton (Sắp xếp) – Đặt vật dụng đúng chỗ, dễ tìm;
- Seiso (Sạch sẽ) – Duy trì vệ sinh, bảo trì thiết bị;
- Seiketsu (Săn sóc) – Chuẩn hóa 3S đầu;
- Shitsuke (Sẵn sàng) – Rèn luyện thói quen kỷ luật.
5S được coi là bước khởi đầu trước khi triển khai Kaizen trong sản xuất, vì nó giúp nhà máy “nhìn thấy vấn đề” dễ hơn.
Lập bản đồ chuỗi giá trị (VSM – Value Stream Mapping)
Công cụ VSM cho phép doanh nghiệp nhìn toàn cảnh dòng chảy nguyên liệu, thông tin, thời gian, chi phí.
Ví dụ: một doanh nghiệp bao bì sử dụng VSM để phát hiện khâu chờ sấy kéo dài 8 giờ không cần thiết. Sau cải tiến, thời gian này rút còn 3 giờ, tiết kiệm đáng kể chi phí điện, nhân công.
Phương pháp quản lý Kanban
Kanban giúp trực quan hóa công việc bằng thẻ, bảng. Mỗi công đoạn được hiển thị rõ tiến độ, giúp quản lý dễ nhận biết điểm nghẽn.
Trong môi trường số, Kanban được tích hợp ngay trong phần mềm quản lý sản xuất hoặc ERP, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, phân bổ công việc khoa học hơn.
Hệ thống hỗ trợ Kaizen – MES, ERP
Để triển khai Kaizen trong sản xuất bền vững, doanh nghiệp cần công cụ quản lý dữ liệu theo thời gian thực.
- MES (Manufacturing Execution System): thu thập dữ liệu sản xuất, hiệu suất thiết bị, thời gian dừng máy.
- ERP (Enterprise Resource Planning): kết nối sản xuất – kế toán – kho – nhân sự, giúp doanh nghiệp đo lường chi phí, năng suất trên cùng nền tảng. Sự kết hợp MES, ERP chính là “xương sống” giúp Kaizen được thực hiện dựa trên dữ liệu chuẩn xác, không phụ thuộc vào cảm tính cá nhân.
Vai trò của kế toán sản xuất trong Kaizen
Kế toán không còn chỉ là “người ghi chép”, mà trở thành nhà phân tích dữ liệu cải tiến.
Bằng việc theo dõi chi phí chi tiết theo công đoạn, báo cáo sai lệch giá thành, kế toán sản xuất có thể chủ động đưa ra sáng kiến Kaizen — ví dụ: tối ưu định mức nguyên vật liệu, điều chỉnh ca sản xuất để giảm chi phí điện năng.
5. Quy trình triển khai Kaizen trong sản xuất (Chu trình PDCA – Cốt lõi của Kaizen)
Triển khai Kaizen trong sản xuất không thể tách rời chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Đây là khung phương pháp giúp doanh nghiệp cải tiến có hệ thống, tránh tình trạng “làm mà không đo được hiệu quả”.
Bước 1: Plan – Lập kế hoạch cải tiến
- Xác định vấn đề cụ thể trong quy trình (ví dụ: tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cao hoặc thời gian hoàn thành lệnh sản xuất quá dài).
- Thu thập dữ liệu định lượng từ hệ thống kế toán sản xuất, báo cáo vận hành.
- Xây dựng mục tiêu cải tiến rõ ràng, đo được (SMART).
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp may mặc nhận thấy chi phí sản xuất tăng 7% do tiêu hao vải vượt định mức. Nhóm Kaizen sử dụng dữ liệu trong AccNet ERP để phân tích nguyên nhân, đặt mục tiêu giảm hao hụt xuống còn 3% trong 2 tháng.
Bước 2: Do – Thực hiện cải tiến thử nghiệm
- Áp dụng biện pháp cải tiến quy mô nhỏ (pilot).
- Có thể bao gồm thay đổi thao tác, bố trí chuyền, hay cập nhật định mức trong phần mềm kế toán sản xuất.
- Ghi nhận dữ liệu thực tế trong suốt thời gian thử nghiệm để làm cơ sở đánh giá.
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp thử chuyển sang cắt vải theo sơ đồ tối ưu (layout mới). AccNet ERP ghi nhận lại định mức NVL thực tế, giúp kế toán, bộ phận sản xuất dễ dàng so sánh trước – sau cải tiến.
Bước 3: Check – Đánh giá kết quả
- So sánh dữ liệu sau cải tiến với mục tiêu đề ra.
- Đánh giá tác động về năng suất, chi phí, chất lượng, thời gian chu kỳ.
- Nếu có chênh lệch, phân tích nguyên nhân để xác định yếu tố thành công, rào cản.
Ví dụ: Kết quả báo cáo từ dashboard của AccNet ERP cho thấy chi phí NVL giảm 4%, thời gian sản xuất trung bình giảm 12%. Những số liệu này được trình bày minh bạch để ban lãnh đạo dễ ra quyết định.
Bước 4: Act – Chuẩn hóa, nhân rộng
- Nếu cải tiến hiệu quả, chuyển thành quy trình chuẩn (SOP), cập nhật vào hệ thống ERP.
- Đào tạo lại cho nhân viên, triển khai mở rộng sang các dây chuyền khác.
- Lập kế hoạch cải tiến mới — bắt đầu chu kỳ PDCA tiếp theo.
Tác động dài hạn: Sau 6 tháng, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí mà còn hình thành văn hóa cải tiến liên tục: mọi phòng ban đều tự rà soát, đề xuất Kaizen trong sản xuất dựa trên dữ liệu thực tế trong ERP.
6. Case thực tế: Kaizen kết hợp ERP trong doanh nghiệp sản xuất cơ khí
Bối cảnh: Một công ty cơ khí tại Bình Dương có 3 phân xưởng, chi phí dừng máy chiếm hơn 15% tổng chi phí sản xuất. Dữ liệu ban đầu được quản lý thủ công, khiến việc tìm nguyên nhân rất khó.
Giải pháp:
- Áp dụng Kaizen tập trung vào mục tiêu giảm thời gian dừng máy.
- Kết hợp AccNet ERP để ghi nhận thời gian sản xuất, lỗi dừng máy, chi phí bảo trì theo từng thiết bị.
- Phân tích báo cáo tự động để xác định 2 dây chuyền gây dừng máy thường xuyên nhất.
Kết quả:
- Sau 3 tháng, thời gian dừng máy giảm 9%, chi phí bảo trì giảm 11%.
- Các biểu đồ dashboard của AccNet ERP giúp ban quản lý theo dõi tiến độ cải tiến theo ngày, không cần chờ báo cáo thủ công. Công ty nhân rộng mô hình Kaizen – ERP sang bộ phận kho, kế toán giá thành, tiếp tục chu kỳ PDCA mới.
7. Giải pháp ứng dụng Kaizen trong kế toán sản xuất - AccNet ERP
AccNet ERP, giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp do Lạc Việt phát triển, giúp doanh nghiệp duy trì triết lý Kaizen trong sản xuất một cách bền vững nhờ các tính năng:
- Tự động thu thập, phân tích chi phí sản xuất theo thời gian thực, giúp phát hiện lãng phí ngay khi phát sinh.
- Dashboard trực quan thể hiện hiệu quả từng dây chuyền, từng công đoạn để hỗ trợ chu trình PDCA.
- Chuẩn hóa quy trình kế toán sản xuất, giúp dễ dàng đo lường cải tiến, duy trì báo cáo giá thành chuẩn xác.
- Kết nối phòng ban kế toán – sản xuất – kho – bảo trì, tạo dòng dữ liệu liền mạch cho mọi sáng kiến cải tiến.
Với Kaizen kết hợp cùng AccNet ERP, doanh nghiệp không chỉ cải tiến vận hành mà còn xây dựng được nền văn hóa số hóa, tối ưu liên tục, hướng tới mục tiêu tăng năng suất – giảm chi phí – nâng cao năng lực cạnh tranh.
Kaizen trong sản xuất không chỉ là phương pháp cải tiến, mà là tư duy vận hành bền vững giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất cao, giảm lãng phí, tối ưu chi phí dài hạn. Khi được kết hợp cùng hệ thống quản lý hiện đại như AccNet ERP, triết lý Kaizen được nâng tầm từ những cải tiến nhỏ lẻ thành quy trình cải tiến có dữ liệu, có đo lường, có thể nhân rộng toàn doanh nghiệp. Đây chính là hướng đi thiết thực cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam trên hành trình chuyển đổi số – nơi từng bước nhỏ tạo nên sự thay đổi lớn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET ERP
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: