7 Trường hợp hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau phổ biến nhất

Hàng hóa về trước nhưng hóa đơn lại về sau là tình huống không hiếm gặp, đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy trình mua bán phức tạp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán, việc hạch toán trong những tình huống này đòi hỏi sự hạch toán chính xác. Bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, giúp doanh nghiệp xử lý đúng đắn.

1. Hạch toán trường hợp hàng tồn kho

Theo Điều 40, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi hàng hóa về trước nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận hàng tồn kho để phản ánh đúng tình hình tài sản của mình.

Ngày 25/7/2024, Doanh nghiệp A nhận lô hàng nguyên vật liệu trị giá 100 triệu đồng, nhưng đến ngày 10/8/2024 mới nhận được hóa đơn. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trong trường hợp này:

Ngày 25/7/2024:

Nợ TK 151 (Hàng mua đang đi đường): 100 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 100 triệu đồng

Ngày 10/8/2024 (khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): 100 triệu đồng
Có TK 151 (Hàng mua đang đi đường): 100 triệu đồng
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 10 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 10 triệu đồng

2. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trường hợp hàng về phục vụ sản xuất

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định rằng khi hàng hóa về đến kho nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi nhận hàng vào sản xuất để đảm bảo tiến độ công việc.

Doanh nghiệp B nhập khẩu máy móc trị giá 500 triệu đồng phục vụ sản xuất vào ngày 20/6/2024, nhưng hóa đơn về sau vào ngày 05/7/2024.

Ngày 20/6/2024:

Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 500 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 500 triệu đồng

Ngày 05/7/2024:

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 50 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 50 triệu đồng

3. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau khi mua hàng về phục vụ kinh doanh dịch vụ

Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng hóa mua về phục vụ kinh doanh dịch vụ nhưng chưa có hóa đơn vẫn phải ghi nhận chi phí liên quan để hạch toán đúng.

Doanh nghiệp C mua nguyên liệu trị giá 200 triệu đồng để chế biến thực phẩm vào ngày 01/9/2024, nhưng hóa đơn đến ngày 15/9/2024 mới về.

Ngày 01/9/2024:

Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang): 200 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 200 triệu đồng

Ngày 15/9/2024:

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 20 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 20 triệu đồng

4. Hạch toán hàng về phục vụ dự án đầu tư xây dựng

Điều 45, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định rằng hàng hóa phục vụ dự án đầu tư xây dựng nhưng chưa có hóa đơn phải ghi nhận vào chi phí dự án.

Doanh nghiệp D nhập thiết bị xây dựng trị giá 1 tỷ đồng phục vụ dự án vào ngày 10/10/2024, nhưng hóa đơn về sau vào ngày 25/10/2024. Hướng dẫn hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trong tình huống này:

Ngày 10/10/2024:

Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 1 tỷ đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 1 tỷ đồng

Ngày 25/10/2024:

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 100 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 100 triệu đồng

Hạch toán hàng về phục vụ dự án đầu tư xây dựng

5. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cho hàng hóa nhập khẩu

Theo Điều 3, Thông tư 219/2013/TT-BTC, hàng nhập khẩu phải được ghi nhận ngay khi hàng về, ngay cả khi hóa đơn chưa về. Việc hạch toán phải phản ánh đúng giá trị hàng nhập và các chi phí liên quan.

Doanh nghiệp E nhập khẩu lô hàng thiết bị từ nước ngoài với giá trị 2 tỷ đồng vào ngày 05/8/2024, hóa đơn nhập khẩu đến sau vào ngày 20/8/2024.

Ngày 05/8/2024:

Nợ TK 156 (Hàng hóa): 2 tỷ đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 2 tỷ đồng

Ngày 20/8/2024:

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 200 triệu đồng
Có TK 331 (Phải trả người bán): 200 triệu đồng

6. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cho dịch vụ đã nhận chưa có hóa đơn

Theo Điều 5, Thông tư 96/2015/TT-BTC, dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận chi phí tương ứng để phản ánh đúng nghĩa vụ thanh toán.

Doanh nghiệp F nhận dịch vụ quảng cáo trực tuyến với giá trị 50 triệu đồng vào ngày 01/11/2024, hóa đơn về sau vào ngày 20/11/2024.

Ngày 01/11/2024:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50 triệu đồng
Có TK 335 (Chi phí phải trả): 50 triệu đồng

Ngày 20/11/2024:

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 5 triệu đồng
Có TK 335 (Chi phí phải trả): 5 triệu đồng

Hạch toán cho dịch vụ đã nhận chưa có hóa đơn

7. Hạch toán trường hợp hàng hóa mua bán qua đại lý

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi hàng hóa được chuyển đến đại lý nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận hàng gửi bán và công nợ tương ứng.

Doanh nghiệp G gửi lô hàng hóa trị giá 300 triệu đồng đến đại lý vào ngày 10/7/2024, nhưng hóa đơn về sau vào ngày 25/7/2024. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cho ví dụ này:

Ngày 10/7/2024:

Nợ TK 157 (Hàng gửi đi bán): 300 triệu đồng
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 30 triệu đồng
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 270 triệu đồng

Ngày 25/7/2024:

Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 30 triệu đồng
Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 300 triệu đồng

Hạch toán trường hợp hàng hóa mua bán qua đại lý

Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong sổ sách kế toán và tuân thủ pháp luật thuế. Hy vọng rằng những hướng dẫn cụ thể trong bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong việc quản lý tài chính một cách hiệu quả. Cảm ơn bạn đã theo dõi!

Hạch toán hàng về trước, HĐ về sau luôn là bài toán khó với nguy cơ mất cân đối sổ sách hoặc vi phạm quy định thuế. Đừng để những vấn đề này cản trở hoạt động kinh doanh của bạn! Với phần mềm AccNet eInvoice, mọi thao tác hạch toán được tự động hóa, đảm bảo chính xác tuyệt đối, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ quy trình, tránh rủi ro. Trải nghiệm ngay để công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP

Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
Cập nhật công nợ & số dư real-time
Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội