5 Cách hạch toán hóa đơn thay thế cho mọi tình huống phổ biến nhất

Khi phát sinh những sai sót, cần điều chỉnh thông tin, việc ghi nhận bút toán cho các hóa đơn thay thế (HĐTT) trở nên cần thiết. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán hóa đơn thay thế, những lưu ý quan trọng cần nắm bắt để đảm bảo tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp. Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết dưới bài viết sau!

1. Cách hạch toán hóa đơn thay thế chính xác

Bút toán tổng quát áp dụng cho tất cả các trường hợp:

Dưới đây là ví dụ cụ thể về các trường hợp hạch toán liên quan đến hóa đơn thay thế:

• Hạch toán hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị hủy

• Hạch toán HĐTT cho hóa đơn bị mất

• Hạch toán HĐTT do sai sót

• Hạch toán HĐTT do điều chỉnh giá

• Hạch toán HĐTT do thay đổi thông tin khách hàng

1.1. Hạch toán hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị hủy

Doanh nghiệp A phát hiện sai sót trên hóa đơn gốc khi bán hàng hóa trị giá 50 triệu đồng (chưa thuế GTGT 10%). Hóa đơn gốc bị hủy, doanh nghiệp phát hành hóa đơn thay thế với thông tin chính xác.

Bút toán ban đầu:

• Nợ TK 131: 55 triệu đồng
• Có TK 511: 50 triệu đồng
• Có TK 3331: 5 triệu đồng

Hủy bút toán gốc:

• Nợ TK 511: 50 triệu đồng
• Nợ TK 3331: 5 triệu đồng
• Có TK 131: 55 triệu đồng

Ghi nhận lại bút toán theo hóa đơn thay thế:

• Nợ TK 131: 55 triệu đồng
• Có TK 511: 50 triệu đồng
• Có TK 3331: 5 triệu đồng

1.2. Hạch toán hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị mất

Doanh nghiệp B đã xuất hóa đơn cho khách hàng C trị giá 100 triệu đồng (chưa thuế GTGT 10%). Hóa đơn gốc bị mất, doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn thay thế.

Bút toán ban đầu:

• Nợ TK 131: 110 triệu đồng
• Có TK 511: 100 triệu đồng
• Có TK 3331: 10 triệu đồng

Hạch toán khi phát hành hóa đơn thay thế:

• Do hóa đơn gốc bị mất, không cần hủy bút toán nếu đã ghi nhận chính xác trước đó.
• Trong trường hợp đã điều chỉnh hoặc chưa ghi nhận, cần ghi nhận lại theo hóa đơn thay thế.

Xem thêm:

• Thất lạc hóa đơn điện tử cần xử lý ra sao để không bị truy thu thuế?
• Hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu từ khái niệm đến ứng dụng thực tế
• Thất lạc hóa đơn giá trị gia tăng bản giấy phải làm sao?

1.3. Hạch toán HĐTT do sai sót

Doanh nghiệp C phát hiện rằng hóa đơn đã xuất cho khách hàng với giá trị 200 triệu đồng (chưa thuế GTGT 10%) có sai sót trong đơn giá. Cách hạch toán hóa đơn thay thế như sau: 

Bút toán ban đầu:

• Nợ TK 131: 220 triệu đồng
• Có TK 511: 200 triệu đồng
• Có TK 3331: 20 triệu đồng

Hủy bút toán gốc:

• Nợ TK 511: 200 triệu đồng
• Nợ TK 3331: 20 triệu đồng
• Có TK 131: 220 triệu đồng

Ghi nhận lại bút toán đúng theo hóa đơn thay thế:

• Nợ TK 131: 220 triệu đồng
• Có TK 511: 200 triệu đồng
• Có TK 3331: 20 triệu đồng

1.4. Hạch toán hóa đơn thay thế do điều chỉnh giá

Doanh nghiệp D phát hiện rằng giá bán hàng hóa đã thay đổi từ 300 triệu đồng lên 350 triệu đồng (chưa thuế GTGT 10%) sau khi đã xuất hóa đơn. 

Bút toán ban đầu:

• Nợ TK 131: 330 triệu đồng
• Có TK 511: 300 triệu đồng
• Có TK 3331: 30 triệu đồng

Hủy bút toán gốc:

• Nợ TK 511: 300 triệu đồng
• Nợ TK 3331: 30 triệu đồng
• Có TK 131: 330 triệu đồng

Ghi nhận lại bút toán theo giá mới:

• Nợ TK 131: 385 triệu đồng
• Có TK 511: 350 triệu đồng
• Có TK 3331: 35 triệu đồng

1.5. Hạch toán HĐTT do thay đổi thông tin khách hàng

Doanh nghiệp E đã xuất hóa đơn cho khách hàng F với giá trị 400 triệu đồng (chưa thuế GTGT 10%). Sau đó, thông tin khách hàng bị thay đổi (mã số thuế)

Bút toán ban đầu:

• Nợ TK 131: 440 triệu đồng
• Có TK 511: 400 triệu đồng
• Có TK 3331: 40 triệu đồng

Hủy bút toán cũ khi hạch toán hóa đơn thay thế:

• Nợ TK 511: 400 triệu đồng
• Nợ TK 3331: 40 triệu đồng
• Có TK 131: 440 triệu đồng

Ghi nhận lại bút toán với thông tin mới:

• Nợ TK 131: 440 triệu đồng
• Có TK 511: 400 triệu đồng
• Có TK 3331: 40 triệu đồng

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP trên nền tảng web, tập trung dữ liệu đa chi nhánh.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Lũy kế dữ liệu đến trên 10 năm.

Đăng ký nhanh

Sản phẩm cần tư vấn*Phần mềm tài chính kế toán AccNet ERPPhần mềm kế toán Accnet CloudPhần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoicePhần mềm quản lý mua hàng AccNet PurchasePhần mềm quản lý bán hàng AccNet OrderPhần mềm quản lý điểm bán lẻ AccNet SurePOSPhần mềm quản lý kho AccNet InventoryPhần mềm quản lý ngân sách dự án AccNet BudgetPhần mềm quản lý tài sản AccNet AssetHệ thống phân tích tài chính AccNet BI Dashboards

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

Đăng ký

If you are human, leave this field blank.

2. Hạch toán hóa đơn thay thế có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?

Có, hạch toán hóa đơn thay thế có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, đặc biệt khi hóa đơn gốc đã được ghi nhận trong kỳ trước:

• Thay đổi doanh thu/chi phí đã ghi nhận, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp/lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.
• Khi phát hành hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần điều chỉnh kê khai thuế GTGT, dẫn đến truy thu thuế.
• Hóa đơn thay thế điều chỉnh lại số dư các tài khoản phải thu của khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp, ảnh hưởng đến công nợ/dòng tiền.
• Nếu hóa đơn thay thế liên quan đến kỳ trước, doanh nghiệp cần điều chỉnh báo cáo tài chính đã công bố để đảm bảo tính trung thực.
• Làm biến động các chỉ số tài chính quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu.

Đọc thêm:

• Lỗi chênh lệch hóa đơn 1 đồng có bị coi là sai sót nghiêm trọng không?
• Thất lạc hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp phải làm sao?

3. Hạch toán HĐTT cho giao dịch nội bộ khác gì so với giao dịch bên ngoài?

Hạch toán hóa đơn thay thế cho giao dịch nội bộ về cơ bản giống với giao dịch bên ngoài, nhưng có một số khác biệt cần lưu ý:

• Giao dịch nội bộ cần được loại trừ khi lập báo cáo tài chính hợp nhất để tránh ghi nhận hai lần các khoản doanh thu, chi phí và tài sản.
• Khi phát hành hóa đơn thay thế, cả hai đơn vị liên quan trong giao dịch nội bộ phải đồng bộ ghi nhận để đảm bảo sổ sách nhất quán.
• Đòi hỏi sự kiểm tra kỹ lưỡng giữa các đơn vị để tránh sai lệch trong sổ sách.
• Hóa đơn thay thế cho giao dịch nội bộ vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, kế toán như giao dịch bên ngoài.

4. Xử lý hóa đơn thay thế dễ dàng hơn nhờ AccNet eInvoice

Khi có sai sót, mất hóa đơn hoặc cần điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán hóa đơn thay thế (HĐTT) — tức là hủy bút toán gốc và ghi lại hóa đơn mới theo đúng giá trị, thông tin hiện tại.

Với AccNet eInvoice, việc xử lý hóa đơn thay thế trở nên chuẩn xác, nhanh chóng và an toàn:

• Hệ thống tự động phát hiện hóa đơn cần thay thế và hỗ trợ hủy bút toán gốc & ghi lại bút toán mới theo đúng thông tin cập nhật.
• Khi ghi điều chỉnh (do hủy, sai sót, mất, điều chỉnh giá, thay đổi khách hàng…), module bán hàng, tài chính và công nợ sẽ đồng bộ cập nhật theo.
• Hệ thống lưu trữ cả phiên bản gốc và phiên bản thay thế, dễ tra cứu để đối chiếu hoặc giải trình nếu cần.
• Nhờ liên kết chặt giữa eInvoice và ERP, mọi thay đổi hóa đơn đều phản ánh chính xác đến báo cáo tài chính, giảm rủi ro sai lệch.

Đến khi doanh nghiệp áp dụng AccNet eInvoice, việc hạch toán hóa đơn thay thế không còn là quy trình khó – mà trở thành một bước xử lý thông minh, bảo đảm tuân thủ và tối ưu quản lý hóa đơn.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
• Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
• Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
• Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
• Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
• Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

• Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
• Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
• Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
• Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

• Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
• Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
• Cập nhật công nợ & số dư real-time
• Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

• Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
• Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
• Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Chức vụChủ doanh nghiệpGiám đốc tài chínhTrưởng phòng Kế toánTrưởng phòng Mua hàngTrưởng phòng Nhân sựTrưởng phòng ITTrưởng phòng Kinh doanhTrưởng phòng MarketingQuản lý dự ánNhân viênKhác

Yêu cầu tư vấn/demo*Phần mềm tài chính kế toán AccNet ERPPhần mềm kế toán Accnet CloudPhần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoicePhần mềm quản lý mua hàng AccNet PurchasePhần mềm quản lý bán hàng AccNet OrderPhần mềm quản lý điểm bán lẻ AccNet SurePOSPhần mềm quản lý kho AccNet InventoryPhần mềm quản lý ngân sách dự án AccNet BudgetPhần mềm quản lý tài sản AccNet AssetHệ thống phân tích tài chính AccNet BI Dashboards

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

Đăng ký

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Sau khi nắm vững cách hạch toán hóa đơn thay thế và một số vấn đề liên quan, hy vọng bạn sẽ có được những kiến thức cần thiết để thực hiện công việc này trên sổ sách kế toán một cách chính xác. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này, chúc bạn thành công trong việc quản lý tài chính - kế toán của mình!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
• 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
• ☎️ Hotline: 0901 555 063
• 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/