Cách làm hoá đơn đỏ đảm bảo hợp pháp, không rủi ro (Mới 2025)

Hóa đơn đỏ chính là công cụ hữu ích để quản lý tài chính hiệu quả. Để đảm bảo tính hợp pháp, tránh các rủi ro liên quan, doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện, quy trình làm hóa đơn đỏ. Bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn bạn cách làm hóa đơn đỏ chính xác, tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

1. Cách làm hóa đơn đỏ dạng giấy

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và mẫu hóa đơn đỏ

Chuẩn bị đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định tại Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.

Sử dụng mẫu hóa đơn đỏ giấy đã được in theo mẫu đăng ký với cơ quan thuế, đúng theo quy định tại Điều 10, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 2: Điền thông tin vào hóa đơn đỏ giấy

Điền chính xác các thông tin đã chuẩn bị vào các liên của hóa đơn đỏ (thường là liên 1 cho lưu trữ, liên 2 giao cho khách hàng).

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn đỏ .
Điền đầy đủ chi tiết hàng hóa/dịch vụ cung cấp, bao gồm số lượng, đơn giá, thành tiền.
Tính toán chính xác thuế suất GTGT và tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Không được tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn đỏ, sử dụng mực không phai, viết rõ ràng, chính xác.

Xem thêm:

Mất hóa đơn đã phát hành có phải lập lại không?

Khái niệm về hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

Ghi nhận kế toán đối với hóa đơn thay thế hóa đơn gốc sai sót

Bước 3: Ký/đóng dấu sau khi làm hóa đơn đỏ

Người đại diện pháp luật/người được ủy quyền của doanh nghiệp phải ký tên trên hóa đơn, sau đó đóng dấu của doanh nghiệp vào phần quy định.

Cách làm hóa đơn đỏ chỉ hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của đại diện doanh nghiệp và con dấu theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 4: Giao hóa đơn đỏ đã làm cho khách hàng

Giao liên 2 của hóa đơn đỏ cho khách hàng, có thể giao trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện.

Liên 1 của hóa đơn phải được lưu trữ tại doanh nghiệp theo quy định về lưu trữ hóa đơn trong thời gian tối thiểu 10 năm theo Điều 11, Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

2. Cách làm hóa đơn đỏ dạng điện tử

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn đỏ điện tử

Mở trình duyệt, truy cập hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã đăng ký (AccNet eInvoice, VNPT, MISA).

Sử dụng user/pass đã được cấp để đăng nhập vào hệ thống theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 2: Tạo hóa đơn đỏ điện tử mới

Trong giao diện hệ thống, chọn loại hóa đơn cần lập (hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ).

Nhập chính xác các thông tin:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua.
Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT.
Tổng số tiền thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT.

Bước 3: Kiểm tra và ký số hóa đơn đỏ điện tử đã làm

Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên hóa đơn đỏ trước khi phát hành để đảm bảo không có sai sót.

Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký số hóa đơn, xác thực hóa đơn theo quy định tại Điều 6, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Bước 4: Phát hành/gửi hóa đơn đỏ đã làm cho khách hàng

Nhấn “Phát hành” để hoàn tất cách làm hóa đơn đỏ. Hóa đơn sẽ được lưu trữ trên hệ thống

Hóa đơn đỏ điện tử có thể được gửi cho khách hàng qua email, hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn đỏ điện tử phải được lưu trữ đúng quy định trên hệ thống doanh nghiệp, cơ quan thuế trong thời gian tối thiểu 10 năm theo Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Đọc thêm:

Hóa đơn sai lệch vài đồng có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?

Cách xử lý khi mất chứng từ đầu vào trong quá trình lưu trữ hóa đơn

3. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là một loại chứng từ quan trọng trong các giao dịch kinh doanh. Hóa đơn này là:

Bằng chứng hợp pháp về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ
Cơ sở để doanh nghiệp kê khai, khấu trừ và nộp thuế GTGT theo quy định của pháp luật.

Cách làm hóa đơn đỏ đúng cách giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.

4. Tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện đúng cách làm hóa đơn đỏ

Yêu cầu về việc đăng ký sử dụng hóa đơn đỏ với cơ quan thuế.
Có các phần mềm cần thiết để tạo/phát hành hóa đơn đỏ, như phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán có tích hợp chức năng lập hóa đơn.
Thông tin bắt buộc trên một hóa đơn đỏ hợp lệ, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, giá trị thanh toán và thuế suất GTGT.

Cách làm hóa đơn đỏ, dù là dưới dạng hóa đơn giấy truyền thống hay hóa đơn điện tử, đòi hỏi sự cẩn trọng, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Hy vọng rằng hướng dẫn này sẽ hỗ trợ bạn trong việc lập/phát hành hóa đơn đỏ đơn giản hơn so với trước đây.

Làm HĐ đỏ yêu cầu điền đầy đủ thông tin hàng hóa, dịch vụ, mã số thuế, tuân thủ đúng quy định pháp luật. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến rủi ro về tài chính, pháp lý. Sử dụng phần mềm AccNet eInvoice để tạo hóa đơn đỏ nhanh chóng, chính xác, hợp pháp. Trải nghiệm ngay để đơn giản hóa quy trình này!

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP

Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
Cập nhật công nợ & số dư real-time
Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội