Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp trong 5 bước

Hóa đơn điện tử như là một phần tất yếu trong doanh nghiệp hiện nay, để tránh rủi ro khi kê khai thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn điện tử trước khi sử dụng. Dưới đây là các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ chi tiết từ AccNet.

1. Bước 1. Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn

Trước tiên, cần kiểm tra các nội dung bắt buộc theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tên, mã số thuế, địa chỉ bên bán/bên mua.
Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế.
Chữ ký số của bên bán.
Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

Lưu ý: Nếu thông tin sai, phải thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo quy định.

Xem thêm:

Hướng dẫn ghi nhận và kích hoạt hóa đơn điện tử đúng quy định

Phương pháp lấy hóa đơn điện tử cho các đơn vị kinh doanh

Cách lấy và lưu trữ chứng từ điện tử từ giao dịch doanh nghiệp

2. Bước 2. Kiểm tra tính xác thực trên cổng thông tin của cơ quan Thuế

Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Cách tra cứu:

Chọn mục "Tra cứu hóa đơn".
Nhập mã số thuế người bán, số hóa đơn, mã tra cứu (nếu có).
Xác nhận CAPTCHA, nhấn "Tra cứu".
Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn, có thể do doanh nghiệp chưa gửi lên cơ quan thuế hoặc hóa đơn giả. Kiểm tra hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể do doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã, cần kiểm tra qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP trên nền tảng web, tập trung dữ liệu đa chi nhánh.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Lũy kế dữ liệu đến trên 10 năm.

Đăng ký nhanh

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

3. Bước 3. Kiểm tra chữ ký số để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi có chữ ký số của bên bán. Để kiểm tra: Mở hóa đơn bằng phần mềm đọc file XML (hoặc phần mềm hóa đơn điện tử).

Kiểm tra chữ ký số có hợp lệ không bằng cách:

Nhấn chuột phải vào chữ ký số → Chọn "Xem chữ ký".
Kiểm tra thông tin Công ty phát hành chữ ký số. Đảm bảo chữ ký số chưa hết hạn, khớp với thông tin người bán.

Lưu ý: Nếu chữ ký số không hợp lệ, hóa đơn có thể bị từ chối khi kê khai thuế.

Đọc thêm:

Cách thực hiện in chứng từ điện tử cho giao dịch doanh nghiệp

Cách xác minh và lưu trữ chứng từ điện tử cho đơn hàng doanh nghiệp

4. Bước 4. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ dựa trên định dạng file

Hóa đơn điện tử chuẩn có định dạng XML. Đây là file chứa dữ liệu gốc, quan trọng khi kê khai thuế. File PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý nếu không có file XML đi kèm.

Cách kiểm tra: Nếu chỉ nhận được file PDF mà không có file XML, cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML để đảm bảo hợp lệ.

5. Bước 5. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ thông qua nhà cung cấp

Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp đã được Bộ Tài Chính cấp phép, như: VNPT, Viettel, MISA, BKAV, SoftDreams…

6. Tự động kiểm tra hóa đơn điện tử với AccNet eInvoice

Việc kiểm tra theo cách thủ công này vẫn tiềm ẩn rủi ro: dữ liệu bị nhập sai, bước kiểm tra bị bỏ sót, hoặc hóa đơn không được gửi lên cơ quan thuế kịp thời. Đó là lúc phần mềm AccNet eInvoice trở thành giải pháp ưu việt để tự động hóa kiểm tra & phát hành hóa đơn điện tử:

Hệ thống tự động kiểm tra các thông tin bắt buộc (tên bên bán, mã số thuế, ngày lập, sản phẩm, giá trị, thuế suất...) trước khi phát hành hóa đơn — loại bỏ bước kiểm tra thủ công.
Khi có giao dịch hóa đơn có mã, AccNet eInvoice có thể tra cứu ngay trên cổng thông tin thuế để xác minh tính hợp pháp trước khi ghi nhận.
Hóa đơn khi phát hành được ký số trực tiếp trong phần mềm — không cần mở file XML thủ công để kiểm tra chữ ký số.
Nếu định dạng file không đúng chuẩn (ví dụ thiếu file XML gốc), hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu cung cấp đầy đủ trước khi chấp nhận.
Người dùng cũng được cảnh báo nếu nhà cung cấp hóa đơn không phải là đơn vị được cấp phép — giảm nguy cơ nhận hóa đơn giả.

Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp không còn phải “bước qua từng kiểm tra” một cách thủ công — mà có thể tự động hóa quy trình kiểm tra hợp lệ hóa đơn, phát hành nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP

Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
Cập nhật công nợ & số dư real-time
Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội

Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Hy vọng cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ từ AccNet sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng, biết được hóa đơn đang dùng cho hợp lệ hay không. Khi có nhu cầu in hóa đơn điện tử, việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử vô cùng quan trọng để tránh sai sót trước khi in.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trực tuyến tại AccNet eInvoice. Trải nghiệm AccNet eInvoice ngay hôm nay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: