Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp trong 5 bước

Hóa đơn điện tử như là một phần tất yếu trong doanh nghiệp hiện nay, để tránh rủi ro khi kê khai thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn điện tử trước khi sử dụng. Dưới đây là các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ chi tiết từ AccNet.

Bước 1. Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn

Trước tiên, cần kiểm tra các nội dung bắt buộc theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tên, mã số thuế, địa chỉ bên bán/bên mua.
Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế.
Chữ ký số của bên bán.
Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

Lưu ý: Nếu thông tin sai, phải thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo quy định.

Bước 2. Kiểm tra tính xác thực trên cổng thông tin của cơ quan Thuế

Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Cách tra cứu:

Chọn mục "Tra cứu hóa đơn".
Nhập mã số thuế người bán, số hóa đơn, mã tra cứu (nếu có).
Xác nhận CAPTCHA, nhấn "Tra cứu".
Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn, có thể do doanh nghiệp chưa gửi lên cơ quan thuế hoặc hóa đơn giả. Kiểm tra hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể do doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã, cần kiểm tra qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 3. Kiểm tra chữ ký số để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi có chữ ký số của bên bán. Để kiểm tra: Mở hóa đơn bằng phần mềm đọc file XML (hoặc phần mềm hóa đơn điện tử). Kiểm tra chữ ký số có hợp lệ không bằng cách:

Nhấn chuột phải vào chữ ký số → Chọn "Xem chữ ký".
Kiểm tra thông tin Công ty phát hành chữ ký số. Đảm bảo chữ ký số chưa hết hạn, khớp với thông tin người bán.

Lưu ý: Nếu chữ ký số không hợp lệ, hóa đơn có thể bị từ chối khi kê khai thuế.

Bước 4. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ dựa trên định dạng file

Hóa đơn điện tử chuẩn có định dạng XML. Đây là file chứa dữ liệu gốc, quan trọng khi kê khai thuế. File PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý nếu không có file XML đi kèm. Cách kiểm tra: Nếu chỉ nhận được file PDF mà không có file XML, cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML để đảm bảo hợp lệ.

Bước 5. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ thông qua nhà cung cấp

Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp đã được Bộ Tài Chính cấp phép, như: VNPT, Viettel, MISA, BKAV, SoftDreams…

Hy vọng cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ từ AccNet sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng, biết được hóa đơn đang dùng cho hợp lệ hay không. Khi có nhu cầu in hóa đơn điện tử, việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử vô cùng quan trọng để tránh sai sót trước khi in.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trực tuyến tại AccNet eInvoice. Trải nghiệm AccNet eInvoice ngay hôm nay!

ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI

Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn

Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán

Tự động cấp số, ký số, gửi mail – không cần làm thủ công

Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước

Đáp ứng 100% chuẩn định dạng, kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế

Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống

👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!

Xem chi tiết tính năng AccNet eInvoice