Hóa đơn điện tử như là một phần tất yếu trong doanh nghiệp hiện nay. Để việc sử dụng hóa được dễ dàng và thuận tiện bài viết sau sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ như sau.

Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp

Hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ khi nó phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật hiện hành.

Theo nghị định số 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC các hóa đơn điện tử khi xuất phải đáp ứng các nội dung:

  • Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, người mua
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, hay thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất hoặc tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có giá trị gia tăng.
  • Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán, người mua
  • Thời điểm lập hóa đơn
  • Mã cơ quan thuế
  • Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mãi (nếu có).

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi hóa đơn đó đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất và tuân thủ các quy định về việc tạo lập hóa đơn theo nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không?

Để kiểm tra một hóa đơn điện tử hợp lệ hay không doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Sau đây là các bước để thực hiện việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ:

Bước 1: Thực hiện kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể kiểm tra bằng mắt thường thông qua các tiêu thức trên hóa đơn. Khi đảm bảo không có sai sót gì có thể truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra tính hợp lệ.

Bước 2:  Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Doanh  nghiệp có thể truy cập vào website sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn giá trị gia tăng

Tại trang chủ doanh nghiệp nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, và chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc có thể tra cứu nhiều hóa đơn tùy vào nhu cầu tra cứu).

Cách kiểm tra hoa sđơn điện tử hợp lệ

Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Doanh nghiệp cần điền các thông tin hóa đơn cần tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

  • Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ
  • Mẫu số
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Mã xác thực

Sau khi nhập đầy đủ và chính xác nhấn vào ô tìm koeém để hệ thống trả về các kết quả tra cứu.

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Nếu hóa đơn hợp lệ sẽ trả về các kết quả với các trường thông tin: thông tin người bán và thông tin hóa đơn. Khi đó, thông tin tra cứu với thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp. Nếu kết quả chỉ hiển thị 1 trong 2 hoặc thông tin không khớp thì có thể hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.