Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương thức điện tử theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc, phải được thực hiện trước khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

1. Điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:

• Có mã số thuế đang hoạt động, thuộc đối tượng phải sử dụng HĐĐT.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin: Máy tính, phần mềm lập hóa đơn điện tử, kết nối Internet.
• Có chữ ký số hợp lệ (USB Token hoặc HSM) để ký số trên hóa đơn.
• Có tài khoản giao dịch thuế điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có chứng nhận hợp lệ từ Tổng cục Thuế.

2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chọn một nhà cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín, đáp ứng các yêu cầu của Tổng cục Thuế, ví dụ:

• AccNet eInvoice (Top 1 nên mua)

• VNPT Invoice
• Viettel Invoice
• MeInvoice
• SoftDreams
• BKAV Invoice

Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt phần mềm, hướng dẫn sử dụng, tích hợp với hệ thống kế toán.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế

B1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: thuedientu.gdt.gov.vn

B2: Đăng nhập bằng mã số thuế, mật khẩu của doanh nghiệp.

B3: Chọn mục “Hóa đơn điện tử” → Đăng ký sử dụng HĐĐT

Doanh nghiệp kê khai thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, mã số thuế
• Địa chỉ trụ sở chính, thông tin liên hệ
• Loại hóa đơn đăng ký sử dụng:
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (bắt buộc với doanh nghiệp có rủi ro thuế cao, hộ kinh doanh nhỏ lẻ)
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (áp dụng với doanh nghiệp đủ điều kiện)
• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Chữ ký số của doanh nghiệp

B4: Gửi hồ sơ đăng ký qua hệ thống, chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ, phản hồi:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận được thông báo chấp thuận qua email, tài khoản thuế điện tử.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc bị từ chối, doanh nghiệp cần bổ sung thông tin theo hướng dẫn của cơ quan thuế, nộp lại.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để phát hành hóa đơn điện tử:

• Cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử theo mẫu số hóa đơn, ký hiệu đã đăng ký.
• Lập hóa đơn trên phần mềm HĐĐT hoặc qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
• Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS hoặc cổng tra cứu online.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định.

3. Lưu ý quan trọng khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 

• Không thể sử dụng song song hóa đơn giấy sau khi đăng ký HĐĐT (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Tổng cục Thuế).
• Doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành để tránh sai sót.
• Nếu gặp lỗi kỹ thuật khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần liên hệ ngay nhà cung cấp phần mềm HĐĐT hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ.
• Hóa đơn điện tử phải tuân thủ chuẩn dữ liệu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phải gửi báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế nếu có yêu cầu.

4. Xử lý tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử

Sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành

• Trường hợp hóa đơn chưa gửi khách hàng: Doanh nghiệp có thể hủy, lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp hóa đơn đã gửi khách hàng nhưng chưa kê khai thuế: Doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh, xuất hóa đơn thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế: Doanh nghiệp phải điều chỉnh sai sót theo quy định của Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp muốn ngừng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp cần gửi Mẫu số 02/ĐKTĐ-HĐĐT qua Cổng thông tin thuế để thông báo ngừng sử dụng HĐĐT.
• Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, hóa đơn điện tử chưa sử dụng sẽ bị vô hiệu hóa.

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam. Nếu có vướng mắc, doanh nghiệp có thể liên hệ Cục Thuế địa phương hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
•  Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
•  Hotline: 0901 555 063
•  Email: accnet@lacviet.com.vn
•  Website: https://accnet.vn/