banner gif AccNet eInvoice chuyển đổi đầu bài

Hóa đơn điện tử đầu vào là “mắt xích” vô cùng quan trọng, gắn liền trực tiếp với chi phí hợp lệ, nghĩa vụ thuế, sự minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Thế nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn khi xử lý hóa đơn điện tử đầu vào: hóa đơn không hợp lệ, không có mã xác thực, lưu sai định dạng, không được khấu trừ thuế GTGT…

Vì sao những sai sót này vẫn xảy ra ngay cả khi doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử? Câu trả lời phần lớn nằm ở chỗ thiếu một quy trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bài bản, phần mềm hỗ trợ hiệu quả. Bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn:

  • Hiểu rõ khái niệm, vai trò 
  • Nắm vững các bước trong quy trình chuẩn
  • Tránh những lỗi sai phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải
  • Định hướng doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp phần mềm.

1. Vì sao việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào cần được đầu tư bài bản?

Dưới đây là những rủi ro doanh nghiệp dễ gặp nếu quản lý hóa đơn đầu vào thiếu kiểm soát:

Rủi ro Hệ quả
Lưu sai định dạng (PDF, ảnh chụp, không XML) Hóa đơn không hợp lệ khi quyết toán thuế
Không kiểm tra chữ ký số, mã xác thực Không được khấu trừ thuế GTGT
Hạch toán sai kỳ Lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng lợi nhuận
Không đồng bộ với đơn hàng Tăng khả năng gian lận nội bộ, mất tiền oan

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế năm 2023, có tới 7.500 hóa đơn điện tử đầu vào bị từ chối khấu trừ do thiếu mã xác thực hoặc không có chữ ký số.

2. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Khái niệm theo góc độ kế toán – pháp lý

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc:

  • Tiếp nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp;
  • Kiểm tra tính hợp lệ về pháp lý (mã số thuế, chữ ký số, mã xác thực…);
  • Đối chiếu với hợp đồng, đơn hàng, phiếu nhập, thanh toán…;
  • Hạch toán vào hệ thống kế toán;
  • Lưu trữ đúng định dạng – thời hạn – quy định hiện hành.

Đây là một nghiệp vụ quan trọng trong chu trình kế toán – tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Tính hợp lệ của chi phí;
  • Khả năng khấu trừ thuế đầu vào;
  • Tính minh bạch của hệ thống tài chính;
  • Năng lực kiểm toán – thanh tra của doanh nghiệp.

Những ai trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý hóa đơn đầu vào?

  • Kế toán mua hàng: người tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, đối chiếu đơn hàng – giá trị
  • Kế toán tổng hợp: người kiểm tra, hạch toán, phân bổ vào tài khoản đúng kỳ
  • Bộ phận lưu trữ – pháp chế – kiểm soát nội bộ: chịu trách nhiệm tra cứu, kiểm toán định kỳ
  • Người ký duyệt: chịu trách nhiệm pháp lý khi kê khai, quyết toán thuế
Xem thêm:

3. Quy trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào chuẩn cho doanh nghiệp

Để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào một cách hiệu quả, đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ bài bản, rõ vai trò – rõ thao tác – rõ công cụ. Dưới đây là 4 bước trọng yếu trong quy trình quản lý chuẩn.

Bước 1. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

Thông thường, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn điện tử đầu vào qua:

  • Email kèm file XML/PDF
  • Nền tảng hóa đơn điện tử trung gian (đã đăng ký với Tổng cục Thuế)
  • Gửi link tra cứu trực tuyến

Việc doanh nghiệp cần làm ngay sau khi nhận:

  • Xác minh mã tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế (tra cứu qua https://hoadondientu.gdt.gov.vn)
  • Kiểm tra chữ ký số của người bán: chữ ký phải hợp lệ, không hết hạn
  • Kiểm tra thông tin trên hóa đơn: số hóa đơn, ngày phát hành, mã số thuế, số tiền, dòng thuế GTGT...

Bước 2. Đối chiếu thông tin đơn hàng – hóa đơn – chứng từ liên quan

Sau khi kiểm tra tính pháp lý, cần tiến hành đối chiếu nội dung hóa đơn với các chứng từ nội bộ:

  • Đơn đặt hàng/đơn mua
  • Phiếu nhập kho/biên bản bàn giao
  • Phiếu chi hoặc lệnh thanh toán

Nguyên tắc “3 bên khớp lệnh”: Đơn hàng – Hóa đơn – Chứng từ chi phải khớp về nội dung, số lượng, đơn giá, thuế suất. Một sai lệch nhỏ có thể khiến hóa đơn bị xem là không hợp lệ trong kê khai thuế hoặc gây chậm trễ trong quyết toán chi phí.

Bước 3. Ghi nhận vào phần mềm kế toán

Sau khi xác nhận hợp lệ, hóa đơn cần được:

  • Ghi nhận vào sổ kế toán đúng tài khoản (ví dụ: TK 331 – phải trả người bán, TK 156 – hàng hóa, TK 642 – chi phí quản lý…)
  • Hạch toán đúng kỳ: cùng tháng/quý phát sinh để tránh lệch báo cáo tài chính
  • Chuẩn bị sẵn sàng để đưa vào bảng kê khai thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Hóa đơn điện tử đầu vào sai kỳ hạch toán, sai đối tượng hoặc chưa đủ điều kiện sẽ dẫn đến bị loại chi phí hoặc thuế khấu trừ.

Bước 4. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đúng quy định

Theo Luật Kế toán 2015, hóa đơn điện tử cần được:

  • Lưu dưới định dạng gốc XML
  • Có đính kèm chữ ký số hợp lệ
  • Lưu trữ ít nhất 10 năm
  • Có khả năng tra cứu, đối chiếu, phục hồi khi cần thanh tra, kiểm toán

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn lưu file PDF hoặc ảnh chụp, không có chữ ký số → không đủ điều kiện pháp lý khi quyết toán thuế.

banner gif AccNet eInvoice chuyển đổi giữa bài

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm

liên hệ ngay

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

Đăng ký nhanh

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

4. Những sai lầm thường gặp khi quản lý HĐĐT đầu vào

Việc sai sót trong quá trình tiếp nhận, xử lý hóa đơn điện tử đầu vào có thể gây hậu quả nghiêm trọng: từ việc không được khấu trừ thuế, đến bị phạt vì hạch toán sai. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi quản lý hóa đơn điện tử đầu vào:

Lưu sai định dạng – thiếu chữ ký số

Lưu hóa đơn dưới dạng PDF hoặc hình ảnh, không có file XML, chữ ký số gốc. Khi kiểm toán hoặc thanh tra, hóa đơn không đủ giá trị pháp lý → bị loại khỏi chi phí hợp lý hoặc không được hoàn thuế.

Không kiểm tra mã xác thực, thông tin người bán

Không xác minh mã số thuế, địa chỉ, nội dung hóa đơn → dễ dính hóa đơn giả, hóa đơn khống. Kê khai sai, mất khả năng khấu trừ thuế, thậm chí bị truy thu thuế, phạt.

Hạch toán sai tài khoản, sai kỳ

Kế toán ghi nhận chi phí sai kỳ hoặc nhầm đối tượng hạch toán. Báo cáo tài chính sai lệch, khó quyết toán, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Đọc thêm:

5. Giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả

Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ khó đạt hiệu quả, tính pháp lý tối đa nếu doanh nghiệp chỉ xử lý thủ công. Trong thời đại số, sử dụng phần mềm chuyên dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, mà còn tối ưu vận hành, kiểm soát rủi ro, tiết kiệm thời gian.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Một phần mềm phù hợp cần đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Được Tổng cục Thuế chứng nhận kết nối hợp lệ
  • Tự động kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn: mã số thuế, chữ ký số, mã xác thực
  • Cho phép gắn hóa đơn với chứng từ nội bộ như phiếu nhập, phiếu chi, hợp đồng
  • Tích hợp kế toán – báo cáo thuế – lưu trữ chứng từ
  • Lưu trữ đúng định dạng XML, có chữ ký số gốc, phục vụ thanh tra – kiểm toán
  • Có hệ thống phân quyền, ghi log truy cập, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát nội bộ
quản lý hóa đơn điện tử

Lợi ích khi tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào

Việc số hóa, tự động hóa mang lại nhiều lợi ích thực tế:

Lợi ích Hiệu quả đạt được
Tiết kiệm thời gian kiểm tra Giảm tới 70% thời gian so với xử lý thủ công
Giảm rủi ro hóa đơn sai hoặc giả Hệ thống cảnh báo tự động
Tăng tốc độ hạch toán & báo cáo Đồng bộ với phần mềm kế toán
Phục vụ thanh tra dễ dàng Có đầy đủ lịch sử xử lý, chữ ký số, mã xác thực
Giảm áp lực cho bộ phận kế toán Quy trình tự động – thao tác đơn giản

Gợi ý phần mềm phù hợp: Tích hợp toàn diện, tối ưu cho doanh nghiệp Việt

banner blog accnet einvoice

Giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp hiện nay là sử dụng phần mềm:

  • Có khả năng quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra đồng bộ
  • Tích hợp kế toán – hóa đơn – quản trị nội bộ
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ đầy đủ quy trình kế toán Việt Nam

AccNet eInvoice là một trong những phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tiêu biểu đáp ứng các tiêu chí trên:

  • Tích hợp kiểm tra, đối chiếu, hạch toán, lưu trữ hóa đơn đầu vào
  • Kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán AccNet, ERP nội bộ
  • Tự động phân loại hóa đơn, kiểm tra chữ ký số, mã xác thực từ Tổng cục Thuế
  • Gắn chứng từ nội bộ, hỗ trợ truy xuất nhanh khi cần kiểm toán

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam lựa chọn để xây dựng hệ thống kế toán – hóa đơn chuyên nghiệp, hợp lệ, hiệu quả.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Cập nhật công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào không còn là việc "lưu file XML cho đủ", mà là một nghiệp vụ kế toán quan trọng liên quan trực tiếp đến:

  • Tính hợp lệ của chi phí
  • Quyền khấu trừ thuế GTGT
  • Tính minh bạch của hệ thống tài chính doanh nghiệp

Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần:

  • Xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ từ tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu đến lưu trữ
  • Đào tạo kế toán, bộ phận liên quan nắm rõ nghiệp vụ & pháp lý
  • Sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa, hạn chế lỗi thủ công, đảm bảo tuân thủ

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng chờ đến khi bị thanh tra hay truy thu mới kiểm soát hóa đơn đầu vào. Doanh nghiệp nên chủ động số hóa quy trình quản lý ngay từ hôm nay, lựa chọn giải pháp phần mềm đáng tin cậy để bảo vệ tài chính, uy tín lâu dài. Trải nghiệm demo ngay phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
  • 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/