Quy định hóa đơn điện tử mới nhất tại Việt Nam

Việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam theo lộ trình của Chính phủ. Các quy định về HĐĐT đã được sửa đổi, bổ sung qua nhiều văn bản pháp luật nhằm phù hợp với thực tế kinh doanh, quản lý thuế. Dưới đây là những điểm quan trọng trong các quy định hóa đơn điện tử mới nhất, bao gồm đối tượng áp dụng, thời điểm lập hóa đơn, xử lý sai sót, chế tài xử phạt.

1. Các văn bản pháp luật hiện hành

Hiện nay, các quy định về HĐĐT được quy định chủ yếu trong:

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025), sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC (hiệu lực từ 01/07/2022), hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2022), quy định chung về hóa đơn, chứng từ.

2. Nội dung chi tiết từng quy định hóa đơn điện tử mới nhất

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP – Quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn

Nghị định này bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn cho một số ngành nghề đặc thù nhằm đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế. Cụ thể:

Đối với kinh doanh bảo hiểm: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Đối với kinh doanh xổ số: Hóa đơn phải được lập chậm nhất vào ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh giao dịch. Nếu có kỳ quy ước, phải lập hóa đơn trong vòng 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Đối với casino/trò chơi điện tử có thưởng: Tương tự kinh doanh xổ số, hóa đơn phải lập trong vòng 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ đối soát dữ liệu giữa các bên liên quan.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định chi tiết về lộ trình triển khai, cách thức lập hóa đơn, xử lý sai sót, ký hiệu hóa đơn điện tử, bao gồm:

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022.
Các doanh nghiệp chưa đủ điều kiện áp dụng HĐĐT cần gửi văn bản đề nghị cơ quan thuế xem xét.

Quy định hóa đơn điện tử mới nhất về ký hiệu HĐĐT

HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải có ký hiệu riêng, gồm:

Mẫu số hóa đơn: Dùng để phân biệt từng loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, điện tử đặc thù...).
Ký hiệu hóa đơn: Được quy định theo định dạng chuẩn, giúp doanh nghiệp dễ quản lý.
Ví dụ: Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 thể hiện hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế.

Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Nếu phát hiện sai sót sau khi gửi hóa đơn cho người mua, doanh nghiệp phải xử lý theo 1 trong 3 cách:

Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu sai sót không ảnh hưởng đến số tiền thuế).
Lập hóa đơn thay thế (nếu sai sót nghiêm trọng, cần thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ).
Thông báo hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới (nếu hóa đơn sai thông tin cơ bản như mã số thuế, tên khách hàng...).
Doanh nghiệp phải gửi thông báo điều chỉnh/hủy hóa đơn lên cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn mới.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP – Quy định chung về hóa đơn điện tử

Đây là nghị định nền tảng, quy định hóa đơn điện tử mới nhất, chi tiết về đối tượng áp dụng, đăng ký phát hành HĐĐT, quy trình xử lý hóa đơn sai sót.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy từ ngày 01/07/2022.
Một số trường hợp ngoại lệ (như vùng không có điều kiện hạ tầng CNTT) có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nhưng phải đăng ký với cơ quan thuế.

Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để đăng ký sử dụng HĐĐT:

Nộp hồ sơ đăng ký HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Chờ phản hồi từ cơ quan thuế (thời gian xử lý tối đa 02 ngày làm việc).
Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót: Nghị định 123 quy định các nguyên tắc chung về xử lý sai sót tương tự Thông tư 78, đồng thời hướng dẫn cụ thể về cách lưu trữ hóa đơn điện tử, bảo đảm an toàn dữ liệu.

3. Chế tài xử phạt khi vi phạm quy định hóa đơn điện tử mới nhất

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm các quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính từ 500.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ, tùy mức độ vi phạm.

Một số lỗi phổ biến, mức phạt tương ứng:

Hành vi vi phạm	Mức phạt
Không đăng ký sử dụng HĐĐT khi thuộc diện bắt buộc	10 - 20 triệu VNĐ
Lập hóa đơn sai thời điểm	3 - 5 triệu VNĐ
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ	10 - 20 triệu VNĐ
Sử dụng hóa đơn điện tử có mã giả mạo	20 - 50 triệu VNĐ

Các quy định hóa đơn điện tử mới nhất nhấn mạnh tính bắt buộc, lộ trình triển khai, quy trình lập hóa đơn đúng quy định, các biện pháp xử lý sai sót. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để tránh vi phạm, tối ưu quản lý tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: