Giải pháp xử lý hóa đơn điện tử đầu vào bị mất trong 2 phút

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp hóa đơn đầu vào bị mất do lỗi hệ thống, sai sót kỹ thuật hoặc các nguyên nhân khác. Vậy, khi hóa đơn điện tử bị mất, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật?

1. Các trường hợp hóa đơn điện tử bị mất

Hóa đơn đầu vào bị mất có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã lập: Hóa đơn đã được lập, gửi cho khách hàng nhưng bị mất dữ liệu do lỗi hệ thống, hỏng máy tính, mất file lưu trữ…
Khách hàng làm mất hóa đơn điện tử: Bên mua đã nhận hóa đơn nhưng bị mất hoặc không thể truy cập được hóa đơn.
Mất hóa đơn do lỗi phần mềm hóa đơn điện tử hoặc lỗi hệ thống: Hóa đơn đã phát hành nhưng bị mất do lỗi phần mềm, lỗi đường truyền hoặc sự cố máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Mất hóa đơn do lỗi của cơ quan thuế: Trong một số trường hợp hiếm hoi, hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng bị lỗi trong hệ thống lưu trữ của Tổng cục Thuế.

2. Cách xử lý khi mất hóa đơn điện tử

Trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử đã lập

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu trong phần mềm hóa đơn điện tử, email hoặc hệ thống sao lưu (nếu có).
Nếu không tìm thấy, doanh nghiệp phải liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để khôi phục dữ liệu.
Nếu không thể khôi phục được, doanh nghiệp cần lập văn bản thông báo mất hóa đơn điện tử, gửi cho cơ quan thuế quản lý trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện hóa đơn điện tử bị mất.
Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể đề nghị khách hàng gửi lại bản hóa đơn đã nhận.

TẢI NGAY FILE CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HÓA ĐƠN

Trường hợp khách hàng làm mất hóa đơn điện tử

Khách hàng cần gửi văn bản đề nghị cấp lại hóa đơn cho bên bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn).
Doanh nghiệp lập lại hóa đơn điện tử từ hệ thống lưu trữ, gửi lại cho khách hàng. Hóa đơn này phải có cùng số, ngày tháng, nội dung như hóa đơn gốc.
Hóa đơn cấp lại không phải báo cáo lên cơ quan thuế, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp hóa đơn điện tử bị mất do lỗi phần mềm hoặc lỗi hệ thống

Doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để kiểm tra, khôi phục dữ liệu.
Nếu không thể khôi phục, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế, thực hiện các bước cấp lại hóa đơn theo hướng dẫn.

Trường hợp hóa đơn điện tử bị mất do lỗi của cơ quan thuế

Nếu doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng bị mất dữ liệu trên hệ thống thuế, cần gửi công văn đề nghị kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể truy xuất lại hóa đơn từ email khách hàng hoặc từ hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

3. Các biện pháp phòng ngừa hóa đơn đầu vào bị mất

Sao lưu hóa đơn định kỳ: Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử trên nhiều hệ thống khác nhau (máy tính nội bộ, email, ổ cứng di động, dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive).
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có hệ thống bảo mật tốt, hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố (Top 1 nên mua: AccNet eInvoice)
Quản lý hóa đơn khoa học: Đặt quy tắc lưu trữ, phân quyền truy cập hợp lý để hạn chế rủi ro mất hóa đơn do lỗi con người.
Luôn cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế: Khi phát hiện hóa đơn bị mất, cần thông báo ngay với cơ quan thuế để tránh bị xử phạt.

Hóa đơn điện tử bị mất là sự cố có thể xảy ra nhưng có thể xử lý nhanh chóng nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định. Khi hóa đơn đầu vào bị mất, doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu, liên hệ với nhà cung cấp phần mềm, thông báo ngay cho cơ quan thuế để được hỗ trợ. Việc lưu trữ hóa đơn cẩn thận, thực hiện sao lưu định kỳ là cách hiệu quả nhất để phòng ngừa rủi ro mất hóa đơn trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: