Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn gặp khó khăn khi xử lý các trường hợp xuất hóa đơn khách lẻ, đặc biệt là khi khách lẻ không lấy hóa đơn. Bài viết này, Accnet sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất hóa đơn cho các khách hàng cá nhân khi mua kẻ trong mọi trường hợp thực tế. Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây!
1. Cách xuất hóa đơn cho khách lẻ trong mọi trường hợp thực tế
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho khách lẻ trong các trường hợp cụ thể:
1.1. Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn
Bước 1: Lập hóa đơn đầy đủ thông tin giao dịch
Ngay sau khi hoàn tất giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định, ghi đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm:
- Tên hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, số tiền thuế GTGT.
- Tổng giá trị thanh toán.
Nếu khách hàng không cung cấp thông tin cá nhân (tên, địa chỉ), doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” ở phần thông tin người mua.
Bước 2: Ghi chú trường hợp khách không lấy hóa đơn
Trong trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn, doanh nghiệp nên ghi chú "khách không lấy hóa đơn" vào phần ghi chú trên hóa đơn/trong sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình với cơ quan thuế.
Bước 3: Lưu trữ hóa đơn theo quy định
Dù khách hàng không nhận hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm dưới dạng giấy/điện tử.
| 1. Tại sao phải xuất hóa đơn dù khách lẻ không lấy hóa đơn? Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, ngay cả khi khách hàng không lấy hóa đơn. 2. Không lập hóa đơn cho khách lẻ có bị xử lý? Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn khách lẻ, có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng cho mỗi trường hợp. 3. Có ví dụ thực tế cho trường hợp này không? Ví dụ thực tế: Một khách hàng lẻ mua hàng tại một cửa hàng điện tử với tổng giá trị là 500.000 đồng. Sau khi thanh toán, khách hàng từ chối nhận hóa đơn vì cho rằng không cần thiết. Lúc này, cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn cho giao dịch này, ghi đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, thuế GTGT. |
1.2. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên
Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ cho khách lẻ với giá trị từ 200.000 đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn, kể cả khi khách lẻ không yêu cầu/không lấy hóa đơn.
- Bước 1: Sau khi hoàn tất giao dịch, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho khách lẻ ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Trên hóa đơn, ghi đầy đủ thông tin bắt buộc bao gồm tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất và số tiền thuế GTGT.
- Bước 3: Nếu khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ, doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” tại phần thông tin người mua hàng.
- Bước 4: Hóa đơn có thể được xuất dưới dạng giấy/hóa đơn điện tử. Nếu xuất hóa đơn khách lẻ là giấy, doanh nghiệp cần giao bản gốc cho khách hàng
1.3. Khách lẻ yêu cầu xuất hóa đơn có giá trị dưới 200.000 đồng
Ngay cả khi giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng, nếu khách lẻ yêu cầu, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Giúp khách hàng có chứng từ hợp lệ cho các mục đích cá nhân như khai thuế/bảo hành sản phẩm.
- Bước 1: Khi khách lẻ yêu cầu xuất hóa đơn dù giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin giao dịch tương tự như các trường hợp xuất hóa đơn khách lẻ khác, bao gồm mô tả hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
- Bước 3: Ghi rõ thông tin người mua (nếu khách hàng cung cấp) hoặc ghi “Khách lẻ” nếu khách không muốn cung cấp thông tin cá nhân.
- Bước 4: Xuất hóa đơn, giao bản gốc cho khách hàng.
1.4. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có đăng ký bảo hành
Trong các trường hợp mua hàng hóa/dịch vụ có đăng ký bảo hành, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn để khách hàng có căn cứ bảo hành sản phẩm sau này.
- Bước 1: Lập hóa đơn ngay sau khi hoàn tất giao dịch mua hàng có đăng ký bảo hành.
- Bước 2: Ghi rõ trên hóa đơn các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ bảo hành, số seri (nếu có), thời gian bảo hành.
- Bước 3: Đảm bảo hóa đơn bao gồm thông tin của khách lẻ để khách hàng có thể sử dụng khi cần yêu cầu bảo hành.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách hàng hoặc gửi qua email nếu là hóa đơn điện tử.
1.5. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch trên các nền tảng thương mại điện tử
Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tuyến thông qua các nền tảng thương mại điện tử phải xuất hóa đơn cho tất cả các giao dịch, bao gồm cả giao dịch với khách lẻ.
- Bước 1: Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán trên nền tảng thương mại điện tử, hệ thống của doanh nghiệp cần tự động lập hóa đơn điện tử cho giao dịch.
- Bước 2: Hóa đơn điện tử cần bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
- Bước 3: Sau khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, doanh nghiệp gửi nó qua email cho khách hàng hoặc cung cấp link truy cập để khách hàng tải xuống hóa đơn.
1.6. Giao dịch trong các lĩnh vực nhà hàng/ăn uống/khách sạn/vận tải
Các ngành nghề như dịch vụ vận tải, ăn uống, nhà hàng, khách sạn thường phải xuất hóa đơn khách lẻ cho mọi giao dịch với khách lẻ do yêu cầu quản lý thuế chặt chẽ, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.
- Bước 1: Sau khi hoàn tất cung cấp dịch vụ, lập hóa đơn ngay lập tức cho khách lẻ với đầy đủ thông tin chi tiết về dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.
- Bước 2: Đối với dịch vụ ăn uống, ghi rõ trên hóa đơn các món ăn, đồ uống đã cung cấp. Đối với dịch vụ vận tải, ghi chi tiết về hành trình và loại phương tiện.
- Bước 3: Hóa đơn có thể được in trực tiếp từ hệ thống POS hoặc gửi dưới dạng hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách lẻ, nếu khách không nhận hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao theo quy định.
1.7. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho các chương trình khuyến mại, giảm giá
Khi tổ chức các chương trình khuyến mại, nếu khách lẻ vẫn phải thanh toán một phần giá trị hàng hóa/dịch vụ, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn cho số tiền thực thanh toán này. Việc này hỗ trợ ghi nhận doanh thu/thuế chính xác, ngay cả khi giá trị đã được giảm.
- Bước 1: Sau khi khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng/sử dụng dịch vụ trong các chương trình khuyến mại/giảm giá, doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Ghi rõ trên hóa đơn các thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm cả giá bán gốc, mức giảm giá/khuyến mại, số tiền thực thanh toán sau khi áp dụng chương trình giảm giá.
Ví dụ: Nếu sản phẩm có giá gốc 1.000.000 đồng, khách hàng được giảm 20%, thì ghi rõ giá gốc là 1.000.000 đồng, giảm giá 200.000 đồng, số tiền khách hàng thực trả là 800.000 đồng.
- Bước 3: Ghi đầy đủ các thông tin khác như thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán sau khi đã giảm giá.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách lẻ.
- Bước 5: Nếu chương trình khuyến mại yêu cầu xuất hóa đơn khách lẻ ghi rõ giá trị quà tặng, doanh nghiệp cần ghi thêm giá trị của quà tặng, số tiền thanh toán sau khi trừ giá trị quà tặng.
2. Mẫu hóa đơn xuất cho khách lẻ mới nhất 2024
Dưới đây là một mẫu xuất hóa đơn khách lẻ chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về:
|
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày ..... tháng ..... năm ..... Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XYZ Mã số thuế: 0123456789 Địa chỉ: Số 123, Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: 0909 123 456 Số tài khoản: 123456789 - Ngân hàng ABC Họ tên người mua hàng: Người mua không lấy hóa đơn Tên đơn vị: (Hoặc: Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế) Mã số thuế: ................................................ Địa chỉ: ........................................................ Hình thức thanh toán: Tiền mặt (TM) Số tài khoản: ...................................................
|
TẢI FILE MẪU XUẤT HÓA ĐƠN KHÁCH LẺ TẠI ĐÂY
Việc xuất hóa đơn khách lẻ là một quy định bắt buộc mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để quản lý hiệu quả việc xuất hóa đơn. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công trong việc áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: