5 BƯỚC hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên - Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp, Quản Lý Bán Hàng, Kế Toán

Tặng quà cho nhân viên là sự quan tâm trong chính sách phúc lợi, khen thưởng của doanh nghiệp, góp phần khích lệ tinh thần làm việc, thúc đẩy sự cống hiến của nhân viên. Bên cạnh việc lựa chọn những món quà ý nghĩa, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc xuất hóa đơn cho các quà tặng này để quản lý tài chính hiệu quả. Vậy cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên như thế nào? Hãy cùng Accnet tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!

1. Quà tặng cho nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Câu trả lời là Có!

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, quà tặng cho nhân viên được coi là một khoản chi phí của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên, nếu quà tặng này có giá trị, doanh nghiệp muốn ghi nhận chi phí này vào sổ sách kế toán, thì bắt buộc phải xuất hóa đơn (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC)

Vậy khi nào không cần xuất hóa đơn? - Câu trả lời:

Trong một số trường hợp, nếu quà tặng có giá trị nhỏ hoặc thuộc các chương trình phúc lợi định kỳ (như quà tặng Tết, lễ), doanh nghiệp có thể không xuất hóa đơn riêng lẻ cho từng món quà. Tuy nhiên, các chi phí này vẫn cần được ghi nhận trong sổ sách kế toán, khai báo thuế đầy đủ.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Bước 1: Xác định giá trị/nội dung quà tặng cho nhân viên trước khi xuất hóa đơn

Trước khi tiến hành xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ giá trị của quà tặng dành cho nhân viên. Điều này bao gồm việc liệt kê chi tiết các yếu tố:

Tên hàng hóa/dịch vụ
Số lượng
Đơn giá
Tổng giá trị

Bước 2: Lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên trước khi xuất hóa đơn

Khi đã xác định được giá trị/nội dung quà tặng, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn theo các thông tin dưới đây:

Ghi rõ tên sản phẩm hoặc dịch vụ được tặng.
Ghi số lượng cụ thể của từng mặt hàng/dịch vụ.
Ghi giá trị của từng đơn vị hàng hóa/dịch vụ trước thuế.
Tính tổng giá trị của các mặt hàng/dịch vụ (số lượng x đơn giá).
Áp dụng thuế suất GTGT theo quy định hiện hành (thường là 0%, 5%, 10% tùy theo loại hàng hóa/dịch vụ).
Tổng giá trị sau khi cộng thêm thuế GTGT.

Bước 3: Ghi nhận chi phí trong sổ sách kế toán sau khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Sau khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí quà tặng vào sổ sách kế toán. Quà tặng cho nhân viên thường được coi là chi phí phúc lợi, được ghi nhận vào chi phí quản lý/chi phí bán hàng.

Ghi nhận giá trị quà tặng (bao gồm cả thuế GTGT).
Ghi nhận số thuế GTGT của quà tặng (nếu có).
Nếu quà tặng là sản phẩm từ kho của doanh nghiệp, cần ghi giảm tồn kho.

Bước 4: Kê khai thuế sau khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Việc tặng quà cho nhân viên có thể phát sinh nghĩa vụ thuế, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Doanh nghiệp cần chú ý kê khai các khoản thuế này theo đúng quy định để tránh bị xử phạt.

Kê khai thuế GTGT đầu ra: Doanh nghiệp cần ghi nhận, kê khai thuế GTGT từ hóa đơn quà tặng trong kỳ kê khai thuế hiện tại
Kê khai thuế TNDN: Chi phí quà tặng nhân viên có thể được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Bước 5: Lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Doanh nghiệp cần đảm bảo xuất hóa đơn quà tặng ngay tại thời điểm trao tặng quà cho nhân viên. Việc chậm trễ trong xuất hóa đơn có thể dẫn đến các khoản phạt, bị coi là vi phạm quy định về xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành, đảm bảo hóa đơn đủ thông tin.

hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

3. Hạch toán sau khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Sau khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán hạch toán để ghi nhận chi phí quà tặng, thuế GTGT liên quan trong sổ sách kế toán. Dưới đây là cách hạch toán chi tiết:

Hạch toán chi phí quà tặng - Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Tổng giá trị quà tặng (bao gồm cả thuế GTGT).
Hạch toán thuế GTGT đầu ra - Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Số thuế GTGT phải nộp được ghi trên hóa đơn quà tặng.

Giả sử doanh nghiệp xuất hóa đơn cho một quà tặng nhân viên với giá trị 10 triệu đồng, thuế GTGT 10% là 1 triệu đồng, hạch toán sẽ như sau:

Nợ TK 641/Nợ TK 642: 11 triệu đồng
Có TK 3331: 1 triệu đồng

Việc tặng quà sẽ mang lại giá trị toàn diện khi doanh nghiệp chú ý đến các bước hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo đúng quy định ở nội dung trên. Hãy đảm bảo rằng mỗi món quà tặng cho nhân viên đều được ghi nhận, xử lý kế toán đúng cách, để mang lại lợi ích tối đa cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: