Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân được không? Quy trình xuất 3 BƯỚC chuẩn - Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp, Quản Lý Bán Hàng, Kế Toán

Đối với các giao dịch giữa doanh nghiệp/cá nhân, việc xuất hóa đơn VAT giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác doanh thu, bảo vệ quyền lợi của người mua. Hiểu rõ khi nào và cách thức xuất hóa đơn VAT cho cá nhân sẽ xây dựng sự uy tín trong giao dịch. Hãy cùng Accnet tìm hiểu bài viết dưới đây để bao quát kiến thức hơn về vấn đề trên!

1. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân được không?

Có, doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn VAT cho cá nhân khi cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Xuất hóa đơn VAT cá nhân là bắt buộc trong các trường hợp dưới đây nhằm tuân thủ quy định pháp luật, minh bạch trong giao dịch, bảo vệ quyền lợi của người bán/người mua:

Giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên (Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC)
Khi cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn (Theo Điều 5, Nghị định 51/2010/NĐ-CP)

2. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho cá nhân chuẩn

Việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân là một quy trình quan trọng, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Thu thập thông tin cần thiết

Quy định tại Điều 10, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ của người mua hàng.
Nếu người mua có mã số thuế, cần ghi đầy đủ mã số này trên hóa đơn. Mặc dù mã số thuế không bắt buộc đối với cá nhân, việc ghi mã số thuế sẽ thuận tiện cho các thủ tục sau này như kê khai thuế, hoàn thuế.

Cần mô tả chi tiết loại hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
Các thông tin như số lượng, đơn giá, tổng giá trị phải được ghi chính xác để tránh nhầm lẫn.
Xác định và ghi thuế suất VAT áp dụng theo quy định tại Điều 10, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 2: Lập hóa đơn VAT cho cá nhân

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn.
Nếu sử dụng hóa đơn giấy, cần tuân thủ theo mẫu hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp thuận, in ấn đúng quy định.
Điền đầy đủ các thông tin ở Bước 1 lên hóa đơn trước khi xuất hóa đơn VAT cho cá nhân

Bước 3: Phát hành/xuất hóa đơn VAT cho cá nhân

Theo Điều 6, Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán, được gửi cho người mua qua email/các phương tiện điện tử khác.
Hóa đơn giấy cần được ký tay, đóng dấu (nếu có), giao trực tiếp/gửi qua đường bưu điện cho cá nhân.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm.
Quy định tại Điều 11, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn giấy cũng phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu.

3. Trường hợp nào cá nhân cần xuất hóa đơn VAT?

Dưới đây là các tình huống cụ thể cần xuất hóa đơn VAT cho cá nhân:

Trường hợp	Quy định pháp lý	Ví dụ
Cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị cao	Doanh nghiệp bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên cho cá nhân, phải lập hóa đơn, kể cả khi cá nhân không yêu cầu - Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC Đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tránh các hành vi trốn thuế	Cá nhân mua một sản phẩm điện tử (Máy tính, điện thoại) Mua xe máy Sử dụng dịch vụ có giá trị lớn từ doanh nghiệp (Thuê cơ sở hạ tầng…)
Cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn VAT	Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn VAT cho cá nhân khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân nếu cá nhân yêu cầu, dù giá trị giao dịch có dưới 200.000 đồng - Theo Điều 5, Nghị định 51/2010/NĐ-CP Bảo vệ quyền lợi của cá nhân trong các mục đích cá nhân như khai thuế, hoàn thuế.	Cá nhân chi trả cho các dịch vụ: ăn uống, mua sắm…
Các trường hợp xuất hóa đơn VAT cho cá nhân theo yêu cầu của pháp luật	Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà pháp luật yêu cầu phải có hóa đơn, bao gồm cả giao dịch với cá nhân. (Tìm hiểu thêm tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC) Các giao dịch có thể được kiểm soát, truy xuất khi cần thiết	Các giao dịch liên quan đến bất động sản Dịch vụ y tế tư nhân Giáo dục tư nhân, v.v.,

4. Các tình huống phát sinh khi xuất hóa đơn VAT cho cá nhân

Trong quá trình xuất hóa đơn VAT cho cá nhân, có thể phát sinh một số tình huống ngoài ý muốn. Dưới đây là các tình huống phổ biến và cách xử lý cụ thể theo quy định hiện hành:

4.1. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân bị sai thông tin

Hóa đơn có thể ghi sai tên người mua, mã số thuế, số tiền,... Cách xử lý:

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với cá nhân để ghi nhận sai sót.
Bước 2: Hủy hóa đơn sai thông tin, lập hóa đơn mới chính xác.
Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho cá nhân, lưu trữ biên bản thỏa thuận cùng hóa đơn cũ.

Theo Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn cũ, lập hóa đơn mới. Nếu hóa đơn đã giao cho người mua, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế.

4.2. Cá nhân không nhận được hóa đơn

Hóa đơn VAT cho cá nhân bị thất lạc do gửi sai địa chỉ, các lỗi kỹ thuật trong việc gửi hóa đơn điện tử:

Bước 1: Kiểm tra lại địa chỉ hoặc email của người mua.
Bước 2: Nếu hóa đơn bị thất lạc, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế và gửi lại cho cá nhân.
Bước 3: Đối với hóa đơn điện tử, gửi lại qua email/các phương tiện điện tử khác; đối với hóa đơn giấy, gửi lại qua đường bưu điện/giao trực tiếp.

Theo Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo hóa đơn đến tay người mua. Nếu hóa đơn không đến được người mua, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý phù hợp.

4.3. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân có yêu cầu hoàn thuế

Cá nhân yêu cầu hoàn thuế VAT cho các khoản chi tiêu hợp lệ:

Bước 1: Cá nhân cần nộp đơn yêu cầu hoàn thuế, hóa đơn VAT, các giấy tờ liên quan khác đến cơ quan thuế.
Bước 2: Cơ quan thuế sẽ xem xét, giải quyết yêu cầu hoàn thuế theo quy trình nhà nước.
Bước 3: Sau khi được phê duyệt, khoản thuế VAT sẽ được hoàn lại cho cá nhân qua tài khoản ngân hàng/các hình thức khác theo quy định.

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cá nhân có thể yêu cầu hoàn thuế VAT nếu các điều kiện theo luật định được thỏa mãn, như trường hợp xuất khẩu hàng hóa, mua hàng hóa trong khu phi thuế quan, hoặc trường hợp được nhà nước quy định cụ thể.

Việc nắm vững các quy định về xuất hóa đơn VAT cho cá nhân giúp tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, bảo vệ quyền lợi của người mua/người bán. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có thêm những kiến thức cần thiết để thực hiện việc xuất hóa đơn VAT chính xác và hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: