Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chi tiết từ A-Z

Để người dùng – đặc biệt là kế toán viên mới hoặc nhân sự không chuyên – có thể thao tác thành thạo, đúng quy trình, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, việc nắm rõ các bước xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) là vô cùng cần thiết. Tài liệu này từ AccNet được xây dựng với mục tiêu cung cấp hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử từng bước cụ thể, dễ hiểu

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Bạn cần đăng ký mẫu 01/ĐKT-HĐĐT với Tổng cục Thuế qua phần mềm hóa đơn. Cách làm:

B1: Mở phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng (ví dụ: AccNet eInvoice (Top 1 nên mua), MISA, Viettel Invoice…).

B2: Vào mục: "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử".

B3: Điền thông tin vào mẫu đăng ký 01/ĐKT-HĐĐT gồm:

Tên công ty, mã số thuế
Địa chỉ, số điện thoại
Hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã)
Thời điểm bắt đầu sử dụng

B4: Cắm USB token chữ ký số vào máy tính.

B5: Nhấn “Ký số”, gửi đến Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

B6: Đợi từ 1–2 giờ (tối đa 1 ngày), bạn sẽ nhận phản hồi chấp nhận từ cơ quan thuế.

Bước 2: Thiết lập mẫu hóa đơn

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu hóa đơn riêng. Cách làm:

B1: Vào phần mềm → chọn “Thiết lập mẫu hóa đơn”.

B2: Chọn loại hóa đơn:

Hóa đơn GTGT (cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ)
Hóa đơn bán hàng (cho hộ kinh doanh cá thể hoặc theo phương pháp trực tiếp)

B3: Điền thông tin:

Tên đơn vị, mã số thuế
Logo công ty (nếu có)
Định dạng số hóa đơn: Ví dụ: Mẫu số: 01GTKT0/001 – Ký hiệu: AA/23E

B4: Gửi mẫu này lên cơ quan thuế để được chấp thuận.

Bước 3: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử mới

Sau khi giao dịch phát sinh (giao hàng hoặc thu tiền), bạn tiến hành lập hóa đơn. Cách làm:

B1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử.

B2: Chọn: “Lập hóa đơn mới” → Chọn loại hóa đơn GTGT.

B3: Điền thông tin khách hàng:

Tên đơn vị, MST, địa chỉ (nếu là tổ chức)
Tên cá nhân (nếu khách lẻ)
Email (để gửi hóa đơn)

B4: Điền thông tin hàng hóa/dịch vụ:

Tên hàng hóa
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%...)

B5: Nhập thông tin:

Ngày lập hóa đơn (là ngày phát hành)
Ghi chú nếu cần (ví dụ: “Theo hợp đồng số 12/HD…”)

Ví dụ:

Tên hàng	SL	Đơn giá	Thuế GTGT	Thành tiền
Máy in Canon LBP 2900	1	3.500.000	10%	3.850.000

Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn điện tử

Cách làm:

B1: Kiểm tra lại thông tin hóa đơn một lần cuối.

B2: Cắm USB chữ ký số vào máy tính.

B3: Nhấn nút “Ký số” → phần mềm sẽ thực hiện:

Gắn chữ ký số vào hóa đơn
Gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế xin mã xác thực (nếu dùng hóa đơn có mã)

B4: Khi hóa đơn được cấp mã, trạng thái sẽ hiển thị: “Đã phát hành”.

Bước 5: Gửi hóa đơn sau khi xuất HĐĐT cho khách hàng

Sau khi xuất hóa đơn điện tử, bạn có thể:

Gửi qua email (tự động nếu đã nhập email khách hàng)
Tải file PDF, gửi qua Zalo, SMS...
In bản chuyển đổi nếu khách hàng yêu cầu bản giấy

Bước 6: Tra cứu hóa đơn đã phát hành sau khi xuất HĐĐT

Trên phần mềm → Vào mục “Danh sách hóa đơn”
Hoặc vào website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn → chọn Tra cứu hóa đơn → nhập mã số thuế, mã hóa đơn, email...

Bước 7: Điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã xuất (nếu có sai sót)

Trường hợp sai sót	Cách xử lý
Sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế	Lập hóa đơn thay thế
Sai số lượng, đơn giá	Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm
Xuất sai hóa đơn hoàn toàn	Lập biên bản thu hồi, xuất lại

Những lưu ý bắt buộc phải biết khi áp dụng sau hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử:

Không được xuất hóa đơn trước khi giao hàng hoặc chưa phát sinh doanh thu.
Hóa đơn đã phát hành phải lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm.
Doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu định kỳ.
Mỗi hóa đơn điện tử là duy nhất – không thể chỉnh sửa trực tiếp, chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế.

Hy vọng rằng với hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chi tiết trong tài liệu này, bạn đã nắm rõ toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử từ chuẩn bị, lập hóa đơn, ký số, phát hành đến tra cứu, xử lý các tình huống sai sót. Trong quá trình thực hiện, nếu cần tư vấn thêm về phần mềm AccNet eInvoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: