Quản lý hóa đơn điện tử là tổ chức, lưu trữ chứng từ, bao gồm một quy trình kiểm soát tuân thủ pháp luật. Việc triển khai cách quản lý hóa đơn số thành công có thể mang lại nhiều lợi ích về tài chính cho các công ty. Hãy cùng Accnet theo dõi 5 cách quản lý hóa đơn số ngay dưới bài viết sau!
1. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra hiệu quả nhất hiện nay (Cập nhật 2024)
Dưới đây là 4 cách quản lý hóa đơn số được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay:
1.1. Các bước quản lý hóa đơn số bằng phần mềm
- Bước 1: Cài đặt phần mềm sau đó đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Bước 2: Nhập thông tin cụ thể về doanh nghiệp, khách hàng để chuẩn bị phát hành hóa đơn.
- Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, thuế. Sau đó, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác.
- Bước 4: Theo dõi các hóa đơn đã gửi, xác định xem chúng đã được xem, chấp nhận hay thanh toán hay chưa.
- Bước 5: Báo cáo, phân tích để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, xu hướng bán hàng.
1.2. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra bằng Email
- Bước 1: Tạo hóa đơn dưới dạng PDF để đảm bảo tính xác thực.
- Bước 2: Tạo thư mục riêng trong một tài khoản email mới cho hóa đơn đến và đi.
- Bước 3: Gửi email hóa đơn cho khách hàng, nhà cung cấp. Đảm bảo chủ đề email bao gồm: “Xuất hóa đơn cho [Tên dự án/Khách hàng] hoặc “Nhập hóa đơn từ [Nhà cung cấp].
- Bước 4: Theo dõi email bạn gửi đã được khách hàng xem, xác nhận thanh toán chưa.
- Bước 5: Giữ tất cả hóa đơn trong thư mục riêng trên email. Sử dụng thẻ, nhãn để phân loại chúng theo ngày gửi, trạng thái thanh toán, dự án, khách hàng, nhà cung cấp.
1.3. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đầu ra bằng Cloud
- Bước 1: Chọn nền tảng lưu trữ đám mây phù hợp với nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp, như Google Drive, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.
- Bước 2: Thiết lập các quy tắc bảo mật, bao gồm xác thực đa yếu tố, quản lý quyền truy cập của nhân viên.
- Bước 3: Nhập tất cả hóa đơn đến, đi vào nền tảng đám mây. Sử dụng cấu trúc thư mục riêng biệt để phân biệt các loại hóa đơn khác nhau, ví dụ: “Hóa đơn đầu vào”, “Hóa đơn đầu ra”.
- Bước 4: Cho phép các bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp có quyền truy cập, chỉnh sửa, cập nhật trạng thái hóa đơn khi cần thiết.
1.4. Hướng dẫn quản lý hóa đơn số bằng Excel
- Bước 1: Mở Excel tạo bảng tính mới để nhập dữ liệu về hóa đơn. Đặt tên cho bảng tính của bạn theo năm hoặc theo loại hóa đơn (thu nhập hoặc chi phí) để quản lý.
- Bước 2: Trong bảng tính, tạo các cột cho các trường thông tin cần thiết cho hóa đơn, chẳng hạn như: Số hóa đơn, Ngày phát hành, Tên nhà cung cấp/khách hàng, Giá, Thuế, Tổng cộng, cùng với trạng thái thanh toán, ghi chú.
- Bước 3: Nhập hóa đơn đầy đủ, chính xác vào bảng.
- Bước 4: Sử dụng các công thức của Excel để tự động tính tổng, thuế hoặc để nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu. Sử dụng bộ lọc để sắp xếp dữ liệu theo ý muốn.
- Bước 5: Tạo mật khẩu cho bảng tính để bảo vệ thông tin hóa đơn tránh rò rỉ dữ liệu.
1.5. Các bước hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra bằng hình ảnh
- Bước 1: Sử dụng điện thoại di động hoặc máy ảnh để chụp ảnh hóa đơn điện tử bạn nhận được từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Bước 2: Lưu giữ hình ảnh hóa đơn trong một thư mục trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ, đảm bảo mỗi hóa đơn có một tên riêng biệt.
- Bước 3: Ghi lại những thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày tạo, giá trị.
- Bước 4: Tạo hình ảnh hóa đơn thành từng danh mục hoặc album tương ứng với loại hóa đơn (đã nhận hoặc đã thanh toán), theo thời gian (hàng tháng hoặc hàng năm).
- Bước 5: Sử dụng hình ảnh hóa đơn để xác nhận thanh toán, thông tin doanh thu, chi phí khi cần thiết.
1.6. Tạo mẫu hóa đơn chuẩn hóa để quản lý
Bước 1: Mở Microsoft Word/Excel để tạo mẫu hóa đơn. Nếu bạn muốn sử dụng miễn phí, có thể dùng Google Docs/Google Sheets.
Bước 2: Chọn định dạng văn bản/bảng tính, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tạo các trường thông tin cần thiết như:
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
- Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Ngày phát hành hóa đơn, số hóa đơn.
- Mô tả sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng số tiền trước thuế, thuế suất, số tiền thuế, tổng số tiền sau thuế.
- Chữ ký người lập hóa đơn, chữ ký người mua hàng (nếu cần).
Bước 3: Định dạng các trường thông tin để dễ nhìn, dễ điền. Tạo mẫu để quản lý hóa đơn điện tử cần sử dụng các màu sắc, đường viền, phông chữ nhất quán.
Bước 4: Lưu mẫu hóa đơn vào máy tính/dịch vụ đám mây để dễ dàng truy cập, sử dụng lại khi cần.
- Tạo thư mục riêng để lưu trữ các mẫu hóa đơn, có thể sắp xếp theo loại hóa đơn/khách hàng.
- Đặt tên mẫu hóa đơn có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm/sử dụng.
1.7. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhờ thiết lập nhắc nhở thanh toán
Bước 1: Sử dụng Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar, Trello, Asana, Microsoft To-Do để tạo nhắc nhở thanh toán.
Bước 2: Mở ứng dụng/phần mềm đã chọn, tạo nhắc nhở mới cho mỗi hóa đơn cần thanh toán.
- Đặt ngày/giờ nhắc nhở trước hạn thanh toán một vài ngày để có thời gian xử lý.
- Thiết lập nhắc nhở lặp lại hàng tuần/hàng tháng cho các hóa đơn định kỳ.
- Điền thông tin chi tiết về hóa đơn như số hóa đơn, số tiền, tên khách hàng, hạn thanh toán vào nhắc nhở.
- Thêm ghi chú bổ sung nếu cần, như cách thức thanh toán, liên hệ khách hàng.
Bước 3: Đảm bảo nhắc nhở được đồng bộ hóa trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn để không bỏ lỡ bất kỳ thông báo nào khi quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Sử dụng tài khoản Google, Microsoft, Apple để đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiết bị.
1.8. Đào tạo nhân viên nội bộ
Bước 1: Xác định các nội dung chính cần đào tạo như tạo hóa đơn, gửi hóa đơn, lưu trữ, truy xuất hóa đơn.
Bước 2: Tổ chức các buổi đào tạo ngắn (1-2 giờ) vào thời gian phù hợp với lịch làm việc của nhân viên.
Bước 3: Tạo cơ hội cho nhân viên thực hành ngay trong buổi đào tạo để họ có thể nắm bắt được quy trình.
Bước 4: Cung cấp hướng dẫn từng bước với hình ảnh minh họa để nhân viên dễ dàng làm theo.
1.9. Sao lưu dữ liệu định kỳ
Bước 1: Sử dụng ổ cứng ngoài/USB có dung lượng lớn để sao lưu dữ liệu hóa đơn. Lựa chọn Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc các dịch vụ đám mây khác để lưu trữ dữ liệu.
Bước 2: Thiết lập lịch sao lưu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng tùy vào khối lượng, tần suất phát sinh hóa đơn. Sử dụng phần mềm/dịch vụ đám mây có tính năng tự động sao lưu để giảm thiểu rủi ro quên sao lưu khi quản lý hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra.
Bước 3: Định kỳ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sao lưu để đảm bảo không có lỗi hoặc mất mát dữ liệu. Thỉnh thoảng thực hiện khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu để đảm bảo quy trình khôi phục hoạt động tốt.
Bước 4: Lưu trữ nhiều phiên bản sao lưu để có thể khôi phục dữ liệu từ thời điểm khác nhau khi cần. Đảm bảo không gian lưu trữ đủ lớn để chứa các phiên bản sao lưu, xóa các phiên bản cũ không cần thiết để tiết kiệm dung lượng.
|
2. Ưu điểm quản lý hóa đơn số so với quản lý hóa đơn giấy truyền thống
Dưới đây là bảng thống kê ưu điểm của quản lý hóa đơn điện tử so với phương pháp quản lý truyền thông:
| Tiêu chí | Quản lý hóa đơn điện tử | Quản lý hóa đơn giấy |
| Chi phí | Thấp hơn vì giảm chi phí in ấn, lưu trữ. | Cao hơn do chi phí in ấn |
| Hiệu quả lưu trữ | Tiết kiệm không gian, an toàn. | Yêu cầu không gian lớn, dễ bị hư hỏng, bị mất. |
| Tốc độ truy cập | Truy cập nhanh chóng từ bất kỳ vị trí nào có internet. | Không có |
| Tính bảo mật | Cao, khả năng tạo mật khẩu bảo vệ dữ liệu. | Thấp, dễ bị đánh cắp |
| Tính năng tìm kiếm | Tìm kiếm nhanh, phân tích dữ liệu tự động. | Nghiên cứu, phân tích thủ công vừa tốn thời gian vừa khó khăn. |
| Thân thiện với môi trường | Giảm thiểu lượng rác thải giấy, bảo vệ môi trường. | Sử dụng nhiều giấy, ảnh hưởng đến môi trường. |
| Tuân thủ pháp lý | Tương thích với các quy định mới về hóa đơn điện tử. | Khó khăn trong việc cập nhật quy định mới. |
| Tính di động | Quản lý mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại di động hoặc các thiết bị khác. | Chỉ lưu trữ ở trên giấy. |
3. Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với LV E-invoice
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử LV E-invoice của công ty cổ phần tin học Lạc Việt là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu quản lý hóa đơn số của doanh nghiệp. Với LV E-invoice, doanh nghiệp không chỉ quản lý hóa đơn số hiệu quả mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
- LV E-invoice tích hợp nhiều tính năng
- Giảm thiểu công việc giấy tờ, chi phí lưu trữ vật lý
- Đảm bảo an toàn dữ liệu
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tình, giải quyết mọi thắc mắc/vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng
Thông qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể chọn cho mình 1 trong 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đâu vào/đầu ra phù hợp nhất với điều kiện của công ty. Triển khai quản lý hóa đơn số là rất quan trọng đối với sự thành công, phát triển lâu dài của mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về sản phẩm LV E-invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
- Địa chỉ: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
