Quản lý hóa đơn điện tử là tổ chức, lưu trữ chứng từ, bao gồm một quy trình kiểm soát tuân thủ pháp luật. Việc triển khai cách quản lý hóa đơn số thành công có thể mang lại nhiều lợi ích về tài chính cho các công ty. Hãy cùng Accnet theo dõi các cách quản lý hóa đơn số ngay dưới bài viết sau!
1. Quản lý hóa đơn điện tử là gì?
Quản lý hóa đơn điện tử là quá trình tổ chức, lưu trữ, theo dõi, xử lý các hóa đơn được phát hành dưới dạng điện tử (thay vì hóa đơn giấy truyền thống) nhằm tối ưu hóa việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử thường được phát hành, gửi, lưu trữ thông qua các hệ thống phần mềm chuyên dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót trong các giao dịch.2. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây là 5 cách quản lý hóa đơn số được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay:
2.1. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm chuyên dụng
- Chọn một phần mềm quản lý dữ liệu hóa đơn số phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, tích hợp đầy đủ các tính năng như tự động hóa việc phát hành, lưu trữ, tìm kiếm, báo cáo.
- Thiết lập phần mềm để nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp hoặc phát hành hóa đơn đầu ra, đồng thời lưu trữ chúng trên hệ thống.
- Tùy chỉnh các chức năng theo dõi công nợ, phân loại hóa đơn theo ngày, tháng, khách hàng, nhà cung cấp.
- Đảm bảo phần mềm tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, ERP để đồng bộ dữ liệu liên tục.
Ưu điểm:
- Quản lý hóa đơn điện tử bằng phần mềm giảm thiểu thao tác thủ công, từ việc phát hành hóa đơn, lưu trữ đến việc cập nhật trạng thái thanh toán, tạo báo cáo tài chính.
- Phần mềm giúp quản lý số lượng lớn hóa đơn dễ dàng, giảm chi phí lưu trữ giấy, tối ưu hóa công việc.
- Sử dụng các công nghệ mã hóa, phân quyền truy cập giúp bảo vệ dữ liệu hóa đơn, an toàn thông tin.
- Phần mềm lưu trữ hóa đơn theo quy định pháp luật về thời gian lưu trữ, định dạng hợp lệ, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
Nhược điểm:
- Một số phần mềm có chi phí cài đặt, duy trì, đặc biệt khi cần tính năng nâng cao, tích hợp phức tạp.
- Nhân viên cần thời gian để làm quen với phần mềm
2.2. Tạo một Email riêng để quản lý hóa đơn điện tử
- Tạo một địa chỉ email chuyên dụng (ví dụ: hoadon.tencongty@gmail.com) dành riêng cho hóa đơn.
- Cung cấp địa chỉ email này cho tất cả các nhà cung cấp để gửi hóa đơn trực tiếp đến đây.
- Tổ chức email vào các thư mục hoặc sử dụng nhãn (labels) theo tên nhà cung cấp, tháng hoặc loại hóa đơn để dễ truy xuất khi cần.
Ưu điểm:
- Mọi hóa đơn đều được lưu tại một nơi
- Quản lý hóa đơn điện tử bằng email không yêu cầu công cụ hay phần mềm đặc biệt, chỉ cần tài khoản email miễn phí.
Nhược điểm:
- Nếu số lượng hóa đơn tăng, việc tìm kiếm, phân loại sẽ mất thời gian do thiếu công cụ hỗ trợ phân loại chi tiết.
- Nếu không bảo vệ tốt, tài khoản email có thể bị truy cập trái phép, dẫn đến mất mát, rò rỉ thông tin.
2.3. In hóa đơn điện tử để lưu trữ
- Khi nhận hóa đơn qua email, tải về và in ra giấy.
- Phân loại, sắp xếp hóa đơn giấy vào các bìa hồ sơ hoặc ngăn tủ theo thời gian, tên nhà cung cấp hoặc loại hóa đơn.
- Ghi chú lên bìa hồ sơ để dễ nhận diện, tìm kiếm.
Ưu điểm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách này:
- Có thể nhanh chóng tra cứu hóa đơn mà không cần thiết bị điện tử.
- Hóa đơn giấy dễ dàng được lưu trữ vật lý theo cách truyền thống, giúp những người không quen với công nghệ dễ quản lý.
Nhược điểm:
- Việc in ấn hóa đơn tiêu tốn nhiều giấy, mực in, ảnh hưởng đến môi trường.
- Hóa đơn giấy dễ bị mất, hỏng do nước, lửa, sự cố không mong muốn.
2.4. Lưu trữ ảnh hóa đơn điện tử trên máy tính
- Sau khi nhận hóa đơn qua email, lưu hóa đơn dưới dạng file PDF hoặc chụp ảnh lại (định dạng JPEG).
- Tạo các thư mục riêng trên máy tính để lưu trữ hóa đơn, ví dụ: theo năm, tháng, theo nhà cung cấp.
- Sao lưu định kỳ các thư mục này lên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ đám mây để bảo vệ dữ liệu.
Ưu điểm:
- Lưu trữ trực tiếp trên máy tính giúp tiết kiệm giấy, dễ dàng truy cập khi cần.
- Thư mục phân loại rõ ràng giúp nhanh chóng truy xuất hóa đơn khi cần.
Nhược điểm:
- Nhiều file ảnh, PDF có thể chiếm nhiều dung lượng, nếu số lượng hóa đơn lớn.
- Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng hình ảnh dễ bị mất dữ liệu nếu không có bảo mật tốt, không sao lưu thường xuyên.
2.5. Ghi chép hóa đơn điện tử vào bảng tính Excel
- Sau khi nhận hóa đơn qua email, tải xuống, lưu hóa đơn vào máy tính.
- Mở bảng tính Excel để tạo bảng kê chi tiết, ghi các thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền, tên nhà cung cấp.
- Sắp xếp các hóa đơn trong bảng kê theo ngày tháng, theo nhà cung cấp, bổ sung cột để theo dõi trạng thái thanh toán, ghi chú nếu cần.
- Định kỳ sao lưu file Excel lên dịch vụ đám mây để bảo vệ dữ liệu.
Ưu điểm của quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đầu ra trên excel:
- Excel giúp dễ dàng theo dõi tình trạng thanh toán, công nợ của từng hóa đơn.
- Excel cho phép sắp xếp, lọc dữ liệu dễ dàng, tra cứu nhanh theo nhà cung cấp, ngày tháng.
Nhược điểm:
- Nhập liệu thủ công có thể gây nhầm lẫn, tốn thời gian, dễ thiếu sót.
- Excel không có tính năng bảo mật cao nếu không cài đặt mật khẩu bảo vệ file.
|
Tham khảo thêm các bài viết liên quan: |
3. Lợi ích quản lý hóa đơn số so với quản lý hóa đơn giấy truyền thống
Dưới đây là bảng thống kê ưu điểm của quản lý hóa đơn điện tử so với phương pháp quản lý truyền thông:
| Tiêu chí | Quản lý hóa đơn điện tử | Quản lý hóa đơn giấy |
| Chi phí | Thấp hơn vì giảm chi phí in ấn, lưu trữ. | Cao hơn do chi phí in ấn |
| Hiệu quả lưu trữ | Tiết kiệm không gian, an toàn. | Yêu cầu không gian lớn, dễ bị hư hỏng, bị mất. |
| Tốc độ truy cập | Truy cập nhanh chóng từ bất kỳ vị trí nào có internet. | Không có |
| Tính bảo mật | Cao, khả năng tạo mật khẩu bảo vệ dữ liệu. | Thấp, dễ bị đánh cắp |
| Tính năng tìm kiếm | Tìm kiếm nhanh, phân tích dữ liệu tự động. | Nghiên cứu, phân tích thủ công vừa tốn thời gian vừa khó khăn. |
| Thân thiện với môi trường | Giảm thiểu lượng rác thải giấy, bảo vệ môi trường. | Sử dụng nhiều giấy, ảnh hưởng đến môi trường. |
| Tuân thủ pháp lý | Tương thích với các quy định mới về hóa đơn điện tử. | Khó khăn trong việc cập nhật quy định mới. |
| Tính di động | Quản lý mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại di động hoặc các thiết bị khác. | Chỉ lưu trữ ở trên giấy. |
4. Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với LV E-invoice
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử LV E-invoice của công ty cổ phần tin học Lạc Việt là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu quản lý hóa đơn số của doanh nghiệp. Với LV E-invoice, doanh nghiệp không chỉ quản lý hóa đơn số hiệu quả mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
- LV E-invoice tích hợp nhiều tính năng
- Giảm thiểu công việc giấy tờ, chi phí lưu trữ vật lý
- Đảm bảo an toàn dữ liệu
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tình, giải quyết mọi thắc mắc/vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng
Quản lý hóa đơn số đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện nhiều bước, từ nhập thông tin, tạo hóa đơn đến theo dõi, phân tích dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải xử lý lượng lớn hóa đơn, dễ dẫn đến sai sót, khó kiểm soát tình trạng thanh toán/theo dõi hiệu quả bán hàng. Việc thiếu một giải pháp quản lý toàn diện có thể khiến quá trình này trở nên phức tạp, mất thời gian.
LV eInvoice giúp đơn giản hóa mọi bước trong quy trình quản lý hóa đơn số. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa việc phát hành, theo dõi và phân tích hóa đơn, đảm bảo tính chính xác. Nhờ LV eInvoice, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng thanh toán, tăng hiệu quả quản lý, ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Hãy trải nghiệm LV eInvoice để tối ưu hóa quy trình hóa đơn của bạn ngay hôm nay!
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LV-EINVOICE
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử LV eInvoice tích hợp đầy đủ các tính năng từ lập hóa đơn, ký số, lưu trữ, cho đến việc tự động gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ trong vài giây. Hệ thống bảo mật cao cấp của công ty cổ phần tin học Lạc Việt đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử LV e-Invoice bao gồm:
- Không tốn chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ
- Tự động tạo lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn
- Hoàn tất quy trình phát hành hóa đơn trong vài giây
- Luôn cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống kế toán và ERP
- Dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng
- Công nghệ mã hóa tiên tiến bảo vệ dữ liệu trước mọi nguy cơ mất mát
Với LV e-Invoice, việc quản lý hóa đơn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tạo ra giá trị bền vững. Chọn Lạc Việt - Chọn sự tin cậy và chất lượng hàng đầu.
Thông qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể chọn cho mình 1 trong 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đâu vào/đầu ra phù hợp nhất với điều kiện của công ty. Triển khai quản lý hóa đơn số là rất quan trọng đối với sự thành công, phát triển lâu dài của mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về sản phẩm LV E-invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: