Quản lý hóa đơn điện tử là tổ chức, lưu trữ chứng từ, bao gồm một quy trình kiểm soát tuân thủ pháp luật. Việc triển khai cách quản lý hóa đơn số thành công có thể mang lại nhiều lợi ích về tài chính cho các công ty. Hãy cùng Lạc Việt Accnet theo dõi 5 cách quản lý hóa đơn số ngay dưới bài viết sau!
1. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra hiệu quả nhất hiện nay (Cập nhật 2024)
Dưới đây là 4 cách quản lý hóa đơn số được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay:
1.1. Các bước quản lý hóa đơn số bằng phần mềm
- Bước 1: Cài đặt phần mềm sau đó đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Bước 2: Nhập thông tin cụ thể về doanh nghiệp, khách hàng để chuẩn bị phát hành hóa đơn.
- Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, thuế. Sau đó, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác.
- Bước 4: Theo dõi các hóa đơn đã gửi, xác định xem chúng đã được xem, chấp nhận hay thanh toán hay chưa.
- Bước 5: Báo cáo, phân tích để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, xu hướng bán hàng.
1.2. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra bằng Email
- Bước 1: Tạo hóa đơn dưới dạng PDF để đảm bảo tính xác thực.
- Bước 2: Tạo thư mục riêng trong một tài khoản email mới cho hóa đơn đến và đi.
- Bước 3: Gửi email hóa đơn cho khách hàng, nhà cung cấp. Đảm bảo chủ đề email bao gồm: “Xuất hóa đơn cho [Tên dự án/Khách hàng] hoặc “Nhập hóa đơn từ [Nhà cung cấp].
- Bước 4: Theo dõi email bạn gửi đã được khách hàng xem, xác nhận thanh toán chưa.
- Bước 5: Giữ tất cả hóa đơn trong thư mục riêng trên email. Sử dụng thẻ, nhãn để phân loại chúng theo ngày gửi, trạng thái thanh toán, dự án, khách hàng, nhà cung cấp.
1.3. Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đầu ra bằng Cloud
- Bước 1: Chọn nền tảng lưu trữ đám mây phù hợp với nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp, như Google Drive, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.
- Bước 2: Thiết lập các quy tắc bảo mật, bao gồm xác thực đa yếu tố, quản lý quyền truy cập của nhân viên.
- Bước 3: Nhập tất cả hóa đơn đến, đi vào nền tảng đám mây. Sử dụng cấu trúc thư mục riêng biệt để phân biệt các loại hóa đơn khác nhau, ví dụ: “Hóa đơn đầu vào”, “Hóa đơn đầu ra”.
- Bước 4: Cho phép các bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp có quyền truy cập, chỉnh sửa, cập nhật trạng thái hóa đơn khi cần thiết.
1.4. Hướng dẫn quản lý hóa đơn số bằng Excel
- Bước 1: Mở Excel tạo bảng tính mới để nhập dữ liệu về hóa đơn. Đặt tên cho bảng tính của bạn theo năm hoặc theo loại hóa đơn (thu nhập hoặc chi phí) để quản lý.
- Bước 2: Trong bảng tính, tạo các cột cho các trường thông tin cần thiết cho hóa đơn, chẳng hạn như: Số hóa đơn, Ngày phát hành, Tên nhà cung cấp/khách hàng, Giá, Thuế, Tổng cộng, cùng với trạng thái thanh toán, ghi chú.
- Bước 3: Nhập hóa đơn đầy đủ, chính xác vào bảng.
- Bước 4: Sử dụng các công thức của Excel để tự động tính tổng, thuế hoặc để nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu. Sử dụng bộ lọc để sắp xếp dữ liệu theo ý muốn.
- Bước 5: Tạo mật khẩu cho bảng tính để bảo vệ thông tin hóa đơn tránh rò rỉ dữ liệu.
1.5. Các bước hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra bằng hình ảnh
- Bước 1: Sử dụng điện thoại di động hoặc máy ảnh để chụp ảnh hóa đơn điện tử bạn nhận được từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Bước 2: Lưu giữ hình ảnh hóa đơn trong một thư mục trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ, đảm bảo mỗi hóa đơn có một tên riêng biệt.
- Bước 3: Ghi lại những thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày tạo, giá trị.
- Bước 4: Tạo hình ảnh hóa đơn thành từng danh mục hoặc album tương ứng với loại hóa đơn (đã nhận hoặc đã thanh toán), theo thời gian (hàng tháng hoặc hàng năm).
- Bước 5: Sử dụng hình ảnh hóa đơn để xác nhận thanh toán, thông tin doanh thu, chi phí khi cần thiết.
2. Ưu điểm quản lý hóa đơn số so với quản lý hóa đơn giấy truyền thống
Dưới đây là bảng thống kê ưu điểm của quản lý hóa đơn điện tử so với phương pháp quản lý truyền thông:
| Tiêu chí | Quản lý hóa đơn điện tử | Quản lý hóa đơn giấy |
| Chi phí | Thấp hơn vì giảm chi phí in ấn, lưu trữ. | Cao hơn do chi phí in ấn |
| Hiệu quả lưu trữ | Tiết kiệm không gian, an toàn. | Yêu cầu không gian lớn, dễ bị hư hỏng, bị mất. |
| Tốc độ truy cập | Truy cập nhanh chóng từ bất kỳ vị trí nào có internet. | Không có |
| Tính bảo mật | Cao, khả năng tạo mật khẩu bảo vệ dữ liệu. | Thấp, dễ bị đánh cắp |
| Tính năng tìm kiếm | Tìm kiếm nhanh, phân tích dữ liệu tự động. | Nghiên cứu, phân tích thủ công vừa tốn thời gian vừa khó khăn. |
| Thân thiện với môi trường | Giảm thiểu lượng rác thải giấy, bảo vệ môi trường. | Sử dụng nhiều giấy, ảnh hưởng đến môi trường. |
| Tuân thủ pháp lý | Tương thích với các quy định mới về hóa đơn điện tử. | Khó khăn trong việc cập nhật quy định mới. |
| Tính di động | Quản lý mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại di động hoặc các thiết bị khác. | Chỉ lưu trữ ở trên giấy. |
3. Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với Accnet ERP
>>> Gắn UX UI Block
Thông qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể chọn cho mình 1 trong 5 cách quản lý hóa đơn điện tử phù hợp nhất với điều kiện của công ty. Triển khai quản lý hóa đơn số là rất quan trọng đối với sự thành công, phát triển lâu dài của mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về sản phẩm Accnet ERP, hãy liên hệ ngay với Lạc Việt
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
- Địa chỉ: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
