Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, đứng trước hàng loạt phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn, triển khai đúng cách. Nếu bạn là nhà quản lý đang tìm hiểu, triển khai giải pháp kế toán, tài chính cho doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt toàn diện về phần mềm xuất hóa đơn điện tử – từ khái niệm, chức năng, đến tiêu chí lựa chọn, lợi ích thực tế.
1. Nên mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào? Top phần mềm uy tín hiện nay
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có nhiều phần mềm xuất hóa đơn điện tử được doanh nghiệp tin dùng. Dưới đây là 20 lựa chọn tiêu biểu:
| STT | Tên phần mềm | Đơn vị phát triển |
| 1 | AccNet eInvoice | Lạc Việt |
| 2 | MISA meInvoice | MISA |
| 3 | VNPT Invoice | VNPT |
| 4 | Viettel eInvoice | Viettel |
| 5 | CyberBill | CyberSoft |
| 6 | EasyInvoice | Thái Sơn |
| 7 | EFY-eInvoice | EFY Việt Nam |
| 8 | E-Invoice (VIN) | Công ty VIN |
| 9 | S-Invoice | SoftDreams |
| 10 | iHOADON | Thái Sơn |
| 11 | LinkQ eInvoice | LinkQ |
| 12 | NewCA Invoice | NewCA |
| 13 | BKAV eHoadon | BKAV |
| 14 | ASOFT eInvoice | ASOFT |
| 15 | SmartInvoice | SmartPro |
| 16 | Thái Sơn eInvoice | Thái Sơn |
| 17 | A-Invoice | An Nam |
| 18 | FPT.eInvoice | FPT Information System |
| 19 | Wininvoice | Công ty CP Phát triển Công nghệ Win |
| 20 | MobiFone Invoice | MobiFone |
AccNet eInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp
AccNet eInvoice không chỉ là phần mềm xuất hóa đơn điện tử thông thường, mà còn là nền tảng quản lý hóa đơn điện tử thông minh, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý cả hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào.
Khác biệt nổi bật của AccNet eInvoice
- Xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán AccNet ERP.
- Quản lý hóa đơn đầu vào chuyên sâu: tự động nhận – kiểm tra – phân loại – phê duyệt.
- Tuân thủ chuẩn pháp lý mới nhất của Bộ Tài chính, đảm bảo an toàn dữ liệu, tính hợp lệ khi kê khai thuế.
Hình thức xuất hóa đơn điện tử đa dạng
AccNet eInvoice hỗ trợ nhiều kịch bản xuất hóa đơn, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh:
- Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Tự động phát hành hóa đơn ngay khi thanh toán, đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Xuất hóa đơn điện tử từ sàn thương mại điện tử: Kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng online, đồng bộ dữ liệu giao dịch, phát hành hóa đơn tức thì cho khách hàng.
- Xuất hóa đơn điện tử từ app bán hàng: Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng POS hoặc mobile app, giúp nhân viên phát hành hóa đơn ngay trên thiết bị di động.
Đối tượng phù hợp
- Doanh nghiệp vừa và lớn (SME & LE) có quy trình nội bộ chặt chẽ.
- Doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng, thương mại điện tử cần phát hành hóa đơn nhanh, chuẩn.
- Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần giải pháp xuất – ký hóa đơn đơn giản.
Lợi ích mang lại
- Tiết kiệm 40–60% thời gian xử lý hóa đơn cho kế toán.
- Đồng bộ 100% dữ liệu với AccNet ERP, loại bỏ nhập liệu trùng lặp.
- Minh bạch & chính xác: Hóa đơn, sổ sách, báo cáo thuế luôn khớp nhau.
- Linh hoạt - mở rộng: Đáp ứng mọi quy mô, mô hình kinh doanh.
👉 Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp dễ dàng xuất – nhận – quản lý hóa đơn điện tử trên nhiều nền tảng, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
MISA meInvoice - Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Lợi thế lớn nhất của MISA không nằm ở công nghệ, mà ở sự quen thuộc. Với hàng triệu kế toán đang dùng phần mềm kế toán MISA, meInvoice trở thành lựa chọn “không cần học lại”.
- Hỗ trợ đầy đủ hóa đơn đầu ra – đầu vào
- Tích hợp chặt với MISA SME.NET, AMIS
- Có mobile app, lưu trữ hóa đơn online, mẫu hóa đơn đẹp
- Được Tổng cục Thuế công nhận, cập nhật định kỳ
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Kế toán không chuyên IT, cần phần mềm dễ thao tác, dễ đào tạo
Điểm trừ của phần mềm xuất hóa đơn điện tử MISA:
- Hạn chế nếu cần tích hợp sâu với phần mềm ngoài hệ sinh thái MISA
- Một số tính năng nâng cao cần trả phí mở rộng
Xem thêm:
- Phần mềm quản trị doanh nghiệp – tổ chức vận hành khoa học, bền vững
- Phần mềm quản lý tài chính – công cụ số giúp doanh nghiệp quản trị ngân sách thông minh
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ – giải pháp tối ưu chi phí, dễ triển khai
VNPT Invoice
Sức mạnh của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT Invoice nằm ở hệ thống hạ tầng mạnh, bảo mật cao, khả năng triển khai diện rộng. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các tập đoàn, tổng công ty hoặc tổ chức hành chính sự nghiệp.
- Được Tổng cục Thuế triển khai chính thức từ giai đoạn 1
- Có các gói dịch vụ tùy chỉnh theo mô hình doanh nghiệp
- Kết nối dễ dàng với hệ thống kế toán truyền thống
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức công
- Đơn vị cần triển khai cho nhiều chi nhánh, tỉnh thành
Điểm trừ của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT:
- Giao diện, thao tác truyền thống, ít linh hoạt
- Tính năng kiểm tra hóa đơn đầu vào chưa mạnh
iHOADON (Thái Sơn) - Phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử iHOADON nổi bật trong nhóm phần mềm phục vụ DN logistics, XNK, những đơn vị cần đồng bộ hóa đơn với hệ thống khai báo hải quan.
- Tích hợp mạnh với phần mềm khai báo Hải quan ECUS, kê khai thuế
- Cho phép kiểm tra nhanh hóa đơn, tra cứu hàng loạt
- Dễ sử dụng, thao tác đơn giản, ký số nhanh
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào iHOADON phù hợp với:
- Doanh nghiệp logistics, vận tải, xuất nhập khẩu
- DN cần kết nối hóa đơn với dữ liệu khai báo, thuế
Điểm trừ:
- Giao diện chưa hiện đại
- Thiếu chức năng xử lý phê duyệt nội bộ phức tạp
CyberBill
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử CyberBill không cạnh tranh bằng tính năng cao cấp mà bằng tốc độ triển khai, giá rẻ. Đây là lựa chọn hợp lý cho DN mới khởi nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần hóa đơn điện tử hợp lệ, dễ dùng, không phức tạp.
- Gói cước linh hoạt theo số lượng hóa đơn
- Hỗ trợ tạo – ký – lưu – gửi hóa đơn cơ bản
- Đáp ứng đủ quy định Thông tư 78
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử CyberBill phù hợp với:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ, khởi nghiệp
- Cần hóa đơn đúng chuẩn, chi phí rẻ, ít phát sinh
Điểm trừ của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào CyberBill:
- Không có tính năng quản lý hóa đơn đầu vào nâng cao
- Khó tích hợp với hệ thống khác
Viettel eInvoice
- Đơn vị phát triển: Tập đoàn Viettel
- Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa ngành
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp chữ ký số, tạo, gửi hóa đơn hàng loạt.
- Theo dõi tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, bị từ chối…) theo thời gian thực.
- Giao diện quản trị phân quyền theo phòng ban, chi nhánh.
Ưu điểm:
- Hạ tầng mạnh, tính sẵn sàng cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ.
- Đáp ứng các đơn vị có số lượng hóa đơn hàng trăm nghìn mỗi tháng.
EasyInvoice - Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử
- Đơn vị phát triển: Công ty Thái Sơn
- Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ, siêu thị, cửa hàng bán lẻ
Tính năng nổi bật:
- Xuất hóa đơn ngay trên phần mềm bán hàng hoặc thiết bị POS.
- Tùy chỉnh logo, mã QR, bố cục hóa đơn.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ tiếp cận với người không chuyên kế toán.
- Phù hợp môi trường bán hàng tốc độ cao.
EFY-eInvoice
- Đơn vị phát triển: EFY Việt Nam
- Phù hợp: Doanh nghiệp vận tải, logistics, dịch vụ công
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ từ phát hành đến lưu trữ, báo cáo.
- Tích hợp chữ ký số, phân quyền người dùng linh hoạt.
- Kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, hệ thống quản trị nội bộ.
Ưu điểm:
- Dễ triển khai, có bản cloud, on-premise.
- Dữ liệu bảo mật theo chuẩn quốc tế, được Tổng cục Thuế công nhận.
E-Invoice (VIN-HOADON)
- Đơn vị phát triển: Công ty VIN
- Phù hợp: Doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều mẫu hóa đơn
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ phát hành hóa đơn theo lô, in chuyển đổi, ký điện tử hàng loạt.
- Phân quyền người dùng, theo dõi trạng thái hóa đơn thời gian thực.
- Tích hợp tốt với ERP, SAP, phần mềm bán hàng, kế toán nội bộ.
Ưu điểm:
- Được các tập đoàn lớn như Toyota, Masan, Thế Giới Di Động tin dùng.
- Đáp ứng nhu cầu xử lý hàng trăm nghìn hóa đơn mỗi tháng.
SoftDreams S-Invoice
- Đơn vị phát triển: SoftDreams
- Phù hợp: Mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs
Tính năng nổi bật:
- Giao diện thân thiện, dễ vận hành ngay từ lần sử dụng đầu tiên.
- Hỗ trợ tra cứu hóa đơn công khai, xuất file PDF, XML kèm mã QR.
- Tự động gửi hóa đơn qua email cho khách hàng.
Ưu điểm:
- Phù hợp với các doanh nghiệp cần triển khai nhanh, không cần cấu hình phức tạp.
- Chi phí hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ.
LinkQ eInvoice
- Đơn vị phát triển: LinkQ
- Phù hợp: Doanh nghiệp đã dùng phần mềm kế toán LinkQ
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ dữ liệu kế toán – hóa đơn, tránh trùng lặp, sai lệch.
- Quản lý theo mã số thuế, phân loại khách hàng, nhóm sản phẩm.
- Phát hành, gửi hóa đơn tự động cho đối tác qua email.
Ưu điểm:
- Tối ưu cho doanh nghiệp dùng phần mềm nội bộ LinkQ.
- Chi phí đầu tư thấp, dễ nâng cấp theo nhu cầu.
NewCA Invoice
- Đơn vị phát triển: NewCA
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp sẵn với chữ ký số NewCA, tiết kiệm thao tác, chi phí.
- Cho phép tải hóa đơn dạng XML, gửi email kèm thông báo.
- Báo cáo tình hình hóa đơn theo mẫu mới của Tổng cục Thuế.
Ưu điểm:
- Tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp chưa có hạ tầng công nghệ mạnh.
- Triển khai nhanh, dễ hướng dẫn nhân sự nội bộ.
Đọc thêm: Bán phần mềm quản lý doanh nghiệp – tư vấn giải pháp phù hợp, triển khai nhanh chóng
BKAV eHoadon
- Đơn vị phát triển: BKAV
- Phù hợp: Doanh nghiệp chú trọng bảo mật, khối chính phủ
Tính năng nổi bật:
- Chạy tốt cả bản cloud, bản cài đặt nội bộ (on-premise).
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc gia.
- Hệ thống quản lý hóa đơn phân quyền đa tầng, hỗ trợ backup định kỳ.
Ưu điểm:
- Rất phù hợp cho doanh nghiệp cần bảo mật cao như ngân hàng, viễn thông, công nghệ.
- Có thể dùng offline nội bộ, không phụ thuộc vào hạ tầng bên ngoài.
ASOFT eInvoice
- Đơn vị phát triển: ASOFT
- Phù hợp: Doanh nghiệp cần đồng bộ hóa đơn với hệ thống ERP – tài chính nội bộ
Tính năng nổi bật:
- Liên kết hóa đơn với phần mềm kế toán, ngân sách, quản lý tài sản.
- Phân quyền người dùng theo phòng ban, chi nhánh.
- Theo dõi thời gian sử dụng, tình trạng hóa đơn, nhật ký xử lý.
Ưu điểm:
- Tích hợp sâu cho doanh nghiệp quản trị đa chiều.
- Dễ mở rộng thêm phân hệ quản lý khác.
SmartInvoice
- Đơn vị phát triển: SmartPro
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn chủ động mẫu hóa đơn
Tính năng nổi bật:
- Cho phép tự thiết kế mẫu hóa đơn mà không cần lập trình.
- Hỗ trợ nhiều loại hóa đơn: bán hàng, thu phí, vé điện tử…
- Có phiên bản rút gọn chạy trên trình duyệt.
Ưu điểm:
- Tự do sáng tạo mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu.
- Phù hợp các doanh nghiệp trẻ, startup.
Thái Sơn eInvoice (phiên bản nâng cao)
- Đơn vị phát triển: Thái Sơn
- Phù hợp: Doanh nghiệp xuất khẩu, logistics
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ hóa đơn điện tử có yếu tố nước ngoài.
- Tích hợp khai báo hải quan, kê khai VAT hàng xuất.
- API linh hoạt để kết nối phần mềm quản lý đơn hàng quốc tế.
Ưu điểm:
- Tối ưu quy trình xuất khẩu: từ đơn hàng đến hóa đơn – thuế – hải quan.
- Được tin dùng trong ngành vận tải quốc tế.
A-Invoice
- Đơn vị phát triển: An Nam
- Phù hợp: Doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp đồng bộ toàn diện
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp hóa đơn – chữ ký số – lưu trữ đám mây – API liên kết kế toán.
- Quản lý toàn bộ vòng đời hóa đơn từ tạo, ký, gửi, đến báo cáo.
- Có khả năng xử lý hóa đơn sai sót, hủy, thay thế đúng quy định.
Ưu điểm:
- Giải pháp "all-in-one", doanh nghiệp không cần đầu tư thêm nhiều hệ thống riêng.
- Dễ mở rộng theo nhu cầu quy mô doanh nghiệp.
FPT.eInvoice
- Đơn vị phát triển: FPT Information System
- Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, tập đoàn, ngân hàng, công ty đa chi nhánh
Tính năng nổi bật:
- Triển khai theo mô hình SaaS (cloud) hoặc On-Premise tùy nhu cầu doanh nghiệp.
- Tích hợp mạnh với hệ thống ERP, CRM, phần mềm kế toán như SAP, Oracle, FAST…
- Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào FPT cho phép xuất hóa đơn theo lô, định kỳ hoặc theo từng giao dịch; có cơ chế phê duyệt nội bộ.
Ưu điểm:
- Hệ thống ổn định, độ bảo mật cao theo chuẩn ISO/IEC 27001.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đa chi nhánh, nhiều phòng ban, phân quyền chặt chẽ.
- Được nhiều tập đoàn lớn trong các ngành ngân hàng, bảo hiểm, viễn thông lựa chọn.
Wininvoice
- Đơn vị phát triển: Công ty CP Phát triển Công nghệ Win
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt ngành thương mại – bán lẻ
Tính năng nổi bật:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thao tác xuất hóa đơn chỉ vài bước.
- Tích hợp chữ ký số, mã hóa hóa đơn, gửi tự động đến khách hàng qua email.
- Có công cụ kiểm tra, điều chỉnh hóa đơn sai sót đúng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ưu điểm:
- Chi phí hợp lý, triển khai nhanh chóng cho doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 1-1 cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ.
- Tích hợp tốt với phần mềm bán hàng phổ biến.
MobiFone Invoice
- Đơn vị phát triển: Tổng công ty Viễn thông MobiFone
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa – lớn, đặc biệt lĩnh vực bán hàng đa kênh
Tính năng nổi bật:
- Phát hành, ký số, gửi hóa đơn nhanh chóng qua API hoặc giao diện web.
- Hỗ trợ tạo nhiều mẫu hóa đơn cho từng loại hình kinh doanh.
- Có hệ thống tra cứu hóa đơn công khai dành cho khách hàng.
Ưu điểm:
- Hạ tầng mạnh mẽ từ nhà mạng MobiFone, đảm bảo tốc độ, tính sẵn sàng cao.
- Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu kết nối đồng bộ với nhiều nền tảng hệ thống.
- Hỗ trợ tích hợp hệ sinh thái dịch vụ khác như SMS, chữ ký số, MobiCA.
2. Tổng quan về phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Khái niệm, chức năng chính
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là công cụ cho phép doanh nghiệp:
- Tạo lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn XML
- Ký số hóa đơn bằng chứng thư số
- Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã)
- Phát hành hóa đơn tới người mua
- Lưu trữ, tra cứu hóa đơn theo thời gian
Đây là một phần mềm không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ tài chính – thuế – kế toán của doanh nghiệp.
Lợi ích vượt trội khi sử dụng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
- Cắt giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Theo Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 80% chi phí hóa đơn sau khi chuyển đổi.
Nâng cao tốc độ, hiệu quả công việc
- Hóa đơn được lập – ký – phát hành chỉ trong 1 phút.
- Gửi trực tiếp đến khách hàng qua email/SMS ngay sau khi phát hành.
Tăng cường kiểm soát
- Hạn chế sai sót, gian lận trong phát hành hóa đơn.
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn bất kỳ lúc nào.
Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán
- Giải pháp này giúp tự động lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán, tránh nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.
Đáp ứng đúng, đủ quy định pháp luật
- Tự động truyền hóa đơn đến cơ quan Thuế theo chuẩn định dạng XML.
- Được Tổng cục Thuế chấp thuận, công nhận chính thức.
Vai trò của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trong doanh nghiệp
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử chính là cầu nối giữa:
- Bộ phận kế toán – tài chính của doanh nghiệp
- Cơ quan Thuế
- Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
Nó đảm bảo hóa đơn được phát hành nhanh, chính xác, đúng mẫu quy định, có tính pháp lý, khả năng lưu trữ lâu dài.
Theo khảo sát của Bộ Tài chính (2023), có hơn 95% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ để tuân thủ pháp luật, nhiều doanh nghiệp chủ động lựa chọn công cụ này để tăng tốc quá trình chuyển đổi số, tinh gọn bộ máy kế toán – tài chính – bán hàng.
Phân loại phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với chức năng, chi phí, đối tượng sử dụng khác nhau. Dưới đây là ba nhóm chính mà doanh nghiệp cần hiểu rõ để lựa chọn đúng theo nhu cầu.
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử độc lập (Standalone)
Đây là những phần mềm chỉ có chức năng tạo lập, phát hành hóa đơn điện tử, hoạt động độc lập với hệ thống kế toán.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp nhỏ
- Không có hệ thống kế toán nội bộ hoặc quy trình quản lý đơn giản
Ưu điểm:
- Giá thành thấp
- Giao diện dễ sử dụng
Hạn chế: Không đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán
Phần mềm tích hợp với kế toán hoặc hệ thống ERP
Đây là xu hướng mới, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có quy trình vận hành chặt chẽ.
Lợi ích nổi bật:
- Tự động lấy dữ liệu hóa đơn từ hệ thống bán hàng/kế toán/ERP → Giảm nhập liệu thủ công
- Dữ liệu kế toán – hóa đơn luôn nhất quán
- Quản lý hóa đơn, doanh thu, thuế ngay trên một nền tảng duy nhất
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của cơ quan thuế & phần mềm thương mại
| Tiêu chí | Phần mềm của CQT | Phần mềm thương mại |
| Mục đích | Đáp ứng nghĩa vụ cơ bản với Thuế | Tối ưu vận hành nội bộ, kế toán, quản trị |
| Giao diện | Đơn giản, giới hạn tính năng | Thân thiện, chuyên nghiệp, linh hoạt |
| Tích hợp | Không tích hợp | Kết nối nhiều hệ thống khác |
| Phù hợp | Hộ cá thể, DN siêu nhỏ | DN vừa và lớn, cần đồng bộ dữ liệu |
3. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn hệ thống quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Lựa chọn đúng phần mềm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ luật, mà còn là bước khởi đầu cho quy trình kế toán tinh gọn, thông minh hơn. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng khi mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử:
Tuân thủ pháp luật – yếu tố bắt buộc
Phần mềm phải:
- Được Tổng cục Thuế cấp phép hợp lệ
- Xuất hóa đơn đúng định dạng XML theo Thông tư 78
- Hỗ trợ gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã/không mã
- Lưu trữ chứng từ điện tử hợp lệ theo quy định
Đầy đủ chức năng nghiệp vụ kế toán – thuế
Một phần mềm phù hợp phải hỗ trợ:
- Lập hóa đơn GTGT/hoá đơn bán hàng
- Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy
- Tự động báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tra cứu lịch sử hóa đơn, doanh thu theo từng khách hàng
Tính bảo mật, lưu trữ, an toàn dữ liệu
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo đúng Luật Kế toán
- Bảo vệ dữ liệu bằng chữ ký số, SSL, sao lưu định kỳ
- Có phân quyền truy cập, nhật ký thao tác người dùng
Dễ tích hợp với phần mềm hiện tại
- Hỗ trợ kết nối API với phần mềm kế toán, CRM, ERP, phần mềm bán hàng
- Tự động lấy dữ liệu – phát hành hóa đơn – ghi nhận doanh thu
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Thiết kế trực quan, tối ưu trải nghiệm người dùng
- Phù hợp cho cả kế toán viên mới, chuyên nghiệp
- Hỗ trợ sử dụng trên máy tính, trình duyệt web, thiết bị di động
Hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật luật
- Có đội ngũ tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ khi cần
- Tự động cập nhật khi có thay đổi từ Cơ quan Thuế
- Có phiên bản demo, hướng dẫn video chi tiết
4. Các bước triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Để đưa phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào vào vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, đăng ký với cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
- Cung cấp thông tin: mã số thuế, đơn vị phát hành, chứng thư số (USB Token hoặc HSM)
Bước 2: Lựa chọn mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
- Cân nhắc quy mô, ngân sách, mức độ tích hợp với hệ thống kế toán nội bộ
- Ưu tiên giải pháp như AccNet eInvoice – cho phép vừa phát hành hóa đơn, vừa đồng bộ dữ liệu kế toán, quản trị
Bước 3: Cài đặt, cấu hình, tích hợp
- Thiết lập thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số
- Kết nối API với phần mềm kế toán (nếu có)
Bước 4: Đào tạo nhân sự
- Tổ chức tập huấn cho bộ phận kế toán, bán hàng, hành chính
- Đội ngũ hỗ trợ sẽ đào tạo trực tiếp, cung cấp video hướng dẫn chi tiết
Bước 5: Vận hành thử nghiệm, phát hành chính thức
- Chạy thử 1–2 chu kỳ hóa đơn
- Điều chỉnh nếu có sai sót
- Sau đó chính thức xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
5. Lưu ý pháp lý khi mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào
Sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, xử phạt từ cơ quan quản lý. Các điểm cần lưu ý gồm:
Định dạng, quy trình
- Hóa đơn điện tử phải theo chuẩn XML theo quy định tại Thông tư 78
- Có chữ ký số hợp lệ, được lưu trữ tối thiểu 10 năm
Thời gian gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn có mã: Gửi ngay tại thời điểm phát hành
- Đối với hóa đơn không mã: Gửi dữ liệu định kỳ theo quy định
Xử lý hóa đơn sai sót
- Điều chỉnh: khi sai thông tin nhỏ (tên, địa chỉ…)
- Thay thế: khi sai sót nghiêm trọng
- Hủy hóa đơn: khi chưa gửi cho người mua hoặc chưa kê khai thuế
Khi quản lý tài chính ngày càng yêu cầu tính chính xác – nhanh chóng – minh bạch, phần mềm xuất hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp:
- Tối ưu quy trình kế toán, xuất hóa đơn
- Tự động hóa nghiệp vụ
- Kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán
- Được công nhận bởi Tổng cục Thuế
Thì AccNet eInvoice chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Hãy để hệ thống quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: