Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, đứng trước hàng loạt phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn, triển khai đúng cách. Nếu bạn là nhà quản lý đang tìm hiểu, triển khai giải pháp kế toán, tài chính cho doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt toàn diện về phần mềm xuất hóa đơn điện tử – từ khái niệm, chức năng, đến tiêu chí lựa chọn, lợi ích thực tế.
So sánh các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tốt nhất 2025
| Tiêu chí | AccNet eInvoice | MISA meInvoice | VNPT Invoice | iHOADON (Thái Sơn) | CyberBill |
| Hóa đơn đầu ra | Đầy đủ | Đầy đủ | Đầy đủ | Đầy đủ | Đầy đủ |
| Hóa đơn đầu vào | Chuyên sâu | Cơ bản | Không hỗ trợ | Hạn chế | Không có |
| Tự động nhận hóa đơn từ email | Tự động, chính xác | Có, thao tác tay | Không hỗ trợ | Có nhưng giới hạn | Không có |
| Kiểm tra hợp lệ hóa đơn đầu vào | Tự động, thông minh | Có, thủ công | Không có | Có nhưng đơn giản | Không có |
| Phân quyền & phê duyệt hóa đơn | Có theo luồng | Bản nâng cao | Không có | Không hỗ trợ | Không hỗ trợ |
| Tích hợp với phần mềm kế toán | AccNet Cloud/ERP | MISA SME/AMIS | Theo yêu cầu | ECUS, khai hải quan | Có giới hạn |
| Giao diện dễ sử dụng | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Chi phí triển khai | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Phù hợp với loại hình doanh nghiệp | DN nhỏ, vừa & lớn | DN nhỏ & vừa | DN lớn, tổ chức nhà nước | DN xuất nhập khẩu | Hộ kinh doanh, startup |
1. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm, chức năng chính
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là công cụ cho phép doanh nghiệp:
- Tạo lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn XML
- Ký số hóa đơn bằng chứng thư số
- Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã)
- Phát hành hóa đơn tới người mua
- Lưu trữ, tra cứu hóa đơn theo thời gian
Đây là một phần mềm không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ tài chính – thuế – kế toán của doanh nghiệp.
Lợi ích vượt trội khi sử dụng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
- Cắt giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Theo Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 80% chi phí hóa đơn sau khi chuyển đổi.
Nâng cao tốc độ, hiệu quả công việc
- Hóa đơn được lập – ký – phát hành chỉ trong 1 phút.
- Gửi trực tiếp đến khách hàng qua email/SMS ngay sau khi phát hành.
Tăng cường kiểm soát
- Hạn chế sai sót, gian lận trong phát hành hóa đơn.
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn bất kỳ lúc nào.
Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán
- Giải pháp này giúp tự động lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán, tránh nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.
Đáp ứng đúng, đủ quy định pháp luật
- Tự động truyền hóa đơn đến cơ quan Thuế theo chuẩn định dạng XML.
- Được Tổng cục Thuế chấp thuận, công nhận chính thức.
Vai trò của phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử chính là cầu nối giữa:
- Bộ phận kế toán – tài chính của doanh nghiệp
- Cơ quan Thuế
- Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
Nó đảm bảo hóa đơn được phát hành nhanh, chính xác, đúng mẫu quy định, có tính pháp lý, khả năng lưu trữ lâu dài.
Theo khảo sát của Bộ Tài chính (2023), có hơn 95% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ để tuân thủ pháp luật, nhiều doanh nghiệp chủ động lựa chọn công cụ này để tăng tốc quá trình chuyển đổi số, tinh gọn bộ máy kế toán – tài chính – bán hàng.
Xem thêm:
- Phần mềm quản trị doanh nghiệp – tổ chức vận hành khoa học, bền vững
- Phần mềm quản lý tài chính – công cụ số giúp doanh nghiệp quản trị ngân sách thông minh
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ – giải pháp tối ưu chi phí, dễ triển khai
Phân loại phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với chức năng, chi phí, đối tượng sử dụng khác nhau. Dưới đây là ba nhóm chính mà doanh nghiệp cần hiểu rõ để lựa chọn đúng theo nhu cầu.
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử độc lập (Standalone)
Đây là những phần mềm chỉ có chức năng tạo lập, phát hành hóa đơn điện tử, hoạt động độc lập với hệ thống kế toán.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp nhỏ
- Không có hệ thống kế toán nội bộ hoặc quy trình quản lý đơn giản
Ưu điểm:
- Giá thành thấp
- Giao diện dễ sử dụng
Hạn chế:
- Không đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán
Phần mềm tích hợp với kế toán hoặc hệ thống ERP
Đây là xu hướng mới, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có quy trình vận hành chặt chẽ.
Lợi ích nổi bật:
- Tự động lấy dữ liệu hóa đơn từ hệ thống bán hàng/kế toán/ERP → Giảm nhập liệu thủ công
- Dữ liệu kế toán – hóa đơn luôn nhất quán
- Quản lý hóa đơn, doanh thu, thuế ngay trên một nền tảng duy nhất
Phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế & phần mềm thương mại
| Tiêu chí | Phần mềm của CQT | Phần mềm thương mại |
| Mục đích | Đáp ứng nghĩa vụ cơ bản với Thuế | Tối ưu vận hành nội bộ, kế toán, quản trị |
| Giao diện | Đơn giản, giới hạn tính năng | Thân thiện, chuyên nghiệp, linh hoạt |
| Tích hợp | Không tích hợp | Kết nối nhiều hệ thống khác |
| Phù hợp | Hộ cá thể, DN siêu nhỏ | DN vừa và lớn, cần đồng bộ dữ liệu |
2. Nên mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào? Top phần mềm uy tín hiện nay
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có nhiều phần mềm xuất hóa đơn điện tử được doanh nghiệp tin dùng. Dưới đây là 5 lựa chọn tiêu biểu:
AccNet eInvoice – Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Khác biệt của AccNet eInvoice là không chỉ “xuất hóa đơn”, mà còn xử lý thông minh hàng trăm hóa đơn đầu vào mỗi tháng. Đây là phần mềm hiếm hoi thực sự chuyên sâu trong quản lý hóa đơn đầu vào – kiểm tra – phân loại – phê duyệt – tích hợp hạch toán.
- Tự động nhận hóa đơn từ email NCC
- Kiểm tra hợp lệ: mã số thuế, ngày phát hành, số trùng, hợp chuẩn
- Phân quyền phê duyệt hóa đơn theo workflow
- Phần mềm xuất hóa đơn điện tử AccNet đồng bộ 100% với phần mềm kế toán AccNet Cloud/ERP
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử AccNet phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và lớn
- Doanh nghiệp có quy trình nội bộ chặt chẽ, cần kiểm soát hóa đơn đầu vào tốt
Điểm trừ: Không dành cho DN siêu nhỏ chỉ cần in – ký hóa đơn
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI
- Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ đồng bộ real-time
- Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước
- Đáp ứng 100% độ hài lòng từ khách hàng nhờ tra cứu nhanh, thanh toán dễ
- Chi phí chỉ từ vài trăm nghìn đồng cho gói cơ bản
Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống
👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Tại sao nên mua/sử dụng/dùng phần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoice?
- Đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ phần mềm kế toán AccNet Cloud → tránh nhập liệu trùng
- Tự động lập hóa đơn từ nghiệp vụ kế toán: doanh thu, xuất kho, bán hàng, dịch vụ
- Giảm 40–60% thời gian xử lý hóa đơn cho kế toán viên
- Dữ liệu luôn khớp giữa hóa đơn – sổ sách – báo cáo thuế
MISA meInvoice – Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử dễ dùng cho kế toán nội bộ
Lợi thế lớn nhất của MISA không nằm ở công nghệ, mà ở sự quen thuộc. Với hàng triệu kế toán đang dùng phần mềm kế toán MISA, meInvoice trở thành lựa chọn “không cần học lại”.
- Hỗ trợ đầy đủ hóa đơn đầu ra – đầu vào
- Tích hợp chặt với MISA SME.NET, AMIS
- Có mobile app, lưu trữ hóa đơn online, mẫu hóa đơn đẹp
- Được Tổng cục Thuế công nhận, cập nhật định kỳ
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Kế toán không chuyên IT, cần phần mềm dễ thao tác, dễ đào tạo
Điểm trừ của phần mềm xuất hóa đơn điện tử MISA:
- Hạn chế nếu cần tích hợp sâu với phần mềm ngoài hệ sinh thái MISA
- Một số tính năng nâng cao cần trả phí mở rộng
VNPT Invoice – Phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cơ quan nhà nước
Sức mạnh của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT Invoice nằm ở hệ thống hạ tầng mạnh, bảo mật cao, khả năng triển khai diện rộng. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các tập đoàn, tổng công ty hoặc tổ chức hành chính sự nghiệp.
- Được Tổng cục Thuế triển khai chính thức từ giai đoạn 1
- Có các gói dịch vụ tùy chỉnh theo mô hình doanh nghiệp
- Kết nối dễ dàng với hệ thống kế toán truyền thống
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức công
- Đơn vị cần triển khai cho nhiều chi nhánh, tỉnh thành
Điểm trừ của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT:
- Giao diện, thao tác truyền thống, ít linh hoạt
- Tính năng kiểm tra hóa đơn đầu vào chưa mạnh
iHOADON (Thái Sơn) – Phần mềm xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử iHOADON nổi bật trong nhóm phần mềm phục vụ DN logistics, XNK, những đơn vị cần đồng bộ hóa đơn với hệ thống khai báo hải quan.
- Tích hợp mạnh với phần mềm khai báo Hải quan ECUS, kê khai thuế
- Cho phép kiểm tra nhanh hóa đơn, tra cứu hàng loạt
- Dễ sử dụng, thao tác đơn giản, ký số nhanh
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào iHOADON phù hợp với:
- Doanh nghiệp logistics, vận tải, xuất nhập khẩu
- DN cần kết nối hóa đơn với dữ liệu khai báo, thuế
Điểm trừ:
- Giao diện chưa hiện đại
- Thiếu chức năng xử lý phê duyệt nội bộ phức tạp
CyberBill – Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tiết kiệm cho DN nhỏ & hộ kinh doanh
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử CyberBill không cạnh tranh bằng tính năng cao cấp mà bằng tốc độ triển khai, giá rẻ. Đây là lựa chọn hợp lý cho DN mới khởi nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần hóa đơn điện tử hợp lệ, dễ dùng, không phức tạp.
- Gói cước linh hoạt theo số lượng hóa đơn
- Hỗ trợ tạo – ký – lưu – gửi hóa đơn cơ bản
- Đáp ứng đủ quy định Thông tư 78
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử CyberBill phù hợp với:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ, khởi nghiệp
- Cần hóa đơn đúng chuẩn, chi phí rẻ, ít phát sinh
Điểm trừ của phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử CyberBill:
- Không có tính năng quản lý hóa đơn đầu vào nâng cao
- Khó tích hợp với hệ thống khác
3. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn hệ thống quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Lựa chọn đúng phần mềm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ luật, mà còn là bước khởi đầu cho quy trình kế toán tinh gọn, thông minh hơn. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng:
Tuân thủ pháp luật – yếu tố bắt buộc
Phần mềm phải:
- Được Tổng cục Thuế cấp phép hợp lệ
- Xuất hóa đơn đúng định dạng XML theo Thông tư 78
- Hỗ trợ gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã/không mã
- Lưu trữ chứng từ điện tử hợp lệ theo quy định
Đầy đủ chức năng nghiệp vụ kế toán – thuế
Một phần mềm phù hợp phải hỗ trợ:
- Lập hóa đơn GTGT/hoá đơn bán hàng
- Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy
- Tự động báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tra cứu lịch sử hóa đơn, doanh thu theo từng khách hàng
Tính bảo mật, lưu trữ, an toàn dữ liệu
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo đúng Luật Kế toán
- Bảo vệ dữ liệu bằng chữ ký số, SSL, sao lưu định kỳ
- Có phân quyền truy cập, nhật ký thao tác người dùng
Dễ tích hợp với phần mềm hiện tại
- Hỗ trợ kết nối API với phần mềm kế toán, CRM, ERP, phần mềm bán hàng
- Tự động lấy dữ liệu – phát hành hóa đơn – ghi nhận doanh thu
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Thiết kế trực quan, tối ưu trải nghiệm người dùng
- Phù hợp cho cả kế toán viên mới, chuyên nghiệp
- Hỗ trợ sử dụng trên máy tính, trình duyệt web, thiết bị di động
Hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật luật
- Có đội ngũ tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ khi cần
- Tự động cập nhật khi có thay đổi từ Cơ quan Thuế
- Có phiên bản demo, hướng dẫn video chi tiết
Đọc thêm: Bán phần mềm quản lý doanh nghiệp – tư vấn giải pháp phù hợp, triển khai nhanh chóng
4. Các bước triển khai phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Để đưa phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử vào vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, đăng ký với cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
- Cung cấp thông tin: mã số thuế, đơn vị phát hành, chứng thư số (USB Token hoặc HSM)
Bước 2: Lựa chọn phần mềm phù hợp
- Cân nhắc quy mô, ngân sách, mức độ tích hợp với hệ thống kế toán nội bộ
- Ưu tiên giải pháp như AccNet eInvoice – cho phép vừa phát hành hóa đơn, vừa đồng bộ dữ liệu kế toán, quản trị
Bước 3: Cài đặt, cấu hình, tích hợp
- Thiết lập thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số
- Kết nối API với phần mềm kế toán (nếu có)
Bước 4: Đào tạo nhân sự
- Tổ chức tập huấn cho bộ phận kế toán, bán hàng, hành chính
- Đội ngũ hỗ trợ sẽ đào tạo trực tiếp, cung cấp video hướng dẫn chi tiết
Bước 5: Vận hành thử nghiệm, phát hành chính thức
- Chạy thử 1–2 chu kỳ hóa đơn
- Điều chỉnh nếu có sai sót
- Sau đó chính thức xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
5. Lưu ý pháp lý khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, xử phạt từ cơ quan quản lý. Các điểm cần lưu ý gồm:
Định dạng, quy trình
- Hóa đơn điện tử phải theo chuẩn XML theo quy định tại Thông tư 78
- Có chữ ký số hợp lệ, được lưu trữ tối thiểu 10 năm
Thời gian gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn có mã: Gửi ngay tại thời điểm phát hành
- Đối với hóa đơn không mã: Gửi dữ liệu định kỳ theo quy định
Xử lý hóa đơn sai sót
- Điều chỉnh: khi sai thông tin nhỏ (tên, địa chỉ…)
- Thay thế: khi sai sót nghiêm trọng
- Hủy hóa đơn: khi chưa gửi cho người mua hoặc chưa kê khai thuế
Khi quản lý tài chính ngày càng yêu cầu tính chính xác – nhanh chóng – minh bạch, phần mềm xuất hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp:
- Tối ưu quy trình kế toán, xuất hóa đơn
- Tự động hóa nghiệp vụ
- Kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán
- Được công nhận bởi Tổng cục Thuế
Thì AccNet eInvoice chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Hãy để hệ thống quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: