Trong một số trường hợp đặc biệt như cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa cho doanh nghiệp, việc cá nhân xuất hóa đơn đặt ra nhiều câu hỏi về quy định pháp lý, thủ tục thực hiện. Bài viết này, AccNet sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ, chi tiết nhất về khái niệm, quy định pháp lý, các trường hợp cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.
1. Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp là gì?
Cá nhân xuất hóa đơn là việc một cá nhân có phát sinh giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ hợp pháp cho doanh nghiệp, cần thực hiện xuất hóa đơn để hợp thức hóa giao dịch này.
Cá nhân cần xuất hóa đơn khi:
- Có thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ/bán hàng cho doanh nghiệp.
- Đối tác doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn hợp pháp để hoàn thành chứng từ kế toán.
- Thu nhập vượt mức quy định, chịu sự quản lý của cơ quan thuế.
2. Quy định pháp lý về cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
2.1. Căn cứ pháp lý
Việc cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ năm 2020.
Xem thêm:
2.2. Điều kiện để cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
Cá nhân muốn xuất hóa đơn cần đáp ứng các điều kiện:
- Đăng ký mã số thuế cá nhân, kê khai thu nhập với cơ quan thuế.
- Có phát sinh thu nhập từ hoạt động cung cấp hàng hóa/dịch vụ hợp pháp.
- Trường hợp cá nhân không thuộc đối tượng kinh doanh thường xuyên, có thể nhờ cơ quan thuế hỗ trợ xuất hóa đơn lẻ.
Ví dụ minh họa: Một cá nhân cung cấp dịch vụ viết nội dung cho doanh nghiệp với tổng giá trị hợp đồng là 50 triệu đồng. Cá nhân này cần xuất hóa đơn, thực hiện kê khai thuế đầy đủ, bao gồm:
- Thuế GTGT: 10%.
- Thuế TNCN: 10%.
2.3. Hậu quả khi không tuân thủ quy định
- Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nếu không có hóa đơn hợp pháp.
- Cá nhân bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế.
- Giao dịch không có giá trị pháp lý, gây thiệt hại về kinh tế cho cả hai bên.
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm
ERP trên nền tảng web, tập trung dữ liệu đa chi nhánh.
Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.
Tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh.
Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.
Lũy kế dữ liệu đến trên 10 năm.
3. Quy trình cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
3.1. Chuẩn bị thủ tục đăng ký xuất hóa đơn
- Cá nhân chưa có mã số thuế cần đăng ký tại cơ quan thuế hoặc thông qua cổng thông tin thuế điện tử.
- Hồ sơ bao gồm: CMND/CCCD (bản sao), mẫu đơn đăng ký mã số thuế theo quy định.
- Kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Giấy tờ chứng minh giao dịch: Hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao/hoàn thành công việc.
3.2. Các bước cụ thể để cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
Bước 1: Liên hệ cơ quan thuế để mua hóa đơn hoặc đăng ký hóa đơn điện tử
Cá nhân không thuộc đối tượng kinh doanh thường xuyên có thể xuất hóa đơn lẻ thông qua cơ quan thuế. Thủ tục bao gồm:
- Giấy đề nghị xuất hóa đơn lẻ (theo mẫu).
- Hợp đồng và chứng từ thanh toán liên quan đến giao dịch.
Bước 2: Kê khai, nộp thuế trước khi cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
Kê khai đầy đủ thông tin về thu nhập chịu thuế, thực hiện nộp thuế theo quy định. Ví dụ tính thuế:
- Giá trị giao dịch: 10 triệu đồng.
- Thuế GTGT (10%): 1 triệu đồng.
- Thuế TNCN (10%): 1 triệu đồng.
- Tổng số thuế phải nộp: 2 triệu đồng.
Bước 3: Nhận và xuất hóa đơn hợp lệ
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, cá nhân nhận hóa đơn từ cơ quan thuế, xuất cho doanh nghiệp. Thông tin trên hóa đơn cần:
- Tên, mã số thuế doanh nghiệp nhận hóa đơn.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ, giá trị thanh toán.
- Mức thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán sau thuế.
3.3. Ví dụ minh họa chi tiết
Tình huống thực tế: Nguyễn Văn A là một cá nhân cung cấp dịch vụ thiết kế website cho Công ty TNHH ABC. Tổng giá trị hợp đồng là 50 triệu đồng. Quy trình thực hiện như sau:
Ông A liên hệ cơ quan thuế đăng ký xuất hóa đơn lẻ. Nộp thuế GTGT, thuế TNCN tương ứng:
- Thuế GTGT: 10% x 50.000.000 = 5.000.000 VND.
- Thuế TNCN: 10% x 50.000.000 = 5.000.000 VND.
- Tổng thuế phải nộp: 10.000.000 VND.
Ông A nhận hóa đơn từ cơ quan thuế, giao cho Công ty ABC để làm chứng từ kế toán.
4. Thuế và chi phí liên quan khi cá nhân xuất hóa đơn cho DN
4.1. Các loại thuế áp dụng cho cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
- Mức thuế suất: 10% trên tổng thu nhập.
- Áp dụng đối với giao dịch có giá trị từ 2 triệu đồng trở lên.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT):
- Mức thuế suất: 10% đối với hầu hết các dịch vụ/hàng hóa.
- Cá nhân phải kê khai, nộp thuế GTGT trước khi xuất hóa đơn.
4.2. Chi phí phát sinh khác khi cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp
- Phí dịch vụ kế toán: Cá nhân có thể thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp để hỗ trợ kê khai, xuất hóa đơn. Chi phí dao động từ 500.000 – 1.500.000 đồng tùy giá trị giao dịch.
- Phí đăng ký mã số thuế cá nhân (nếu chưa có).
Đọc thêm: Ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm sau khi thỏa thuận lại hợp đồng
5. Giải pháp hỗ trợ cá nhân/doanh nghiệp trong quá trình xuất hóa đơn
Khi giao dịch nhiều, nếu vẫn dùng cách làm thủ công — viết hóa đơn giấy, xử lý nhập liệu — rất dễ phát sinh sai sót và gây chậm trễ trong thanh toán, chứng từ kế toán. Đây chính là lúc AccNet eInvoice phát huy vai trò như “cầu nối số” giữa cá nhân và doanh nghiệp:
- Hỗ trợ cá nhân tạo & phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ ngay sau khi đáp ứng điều kiện, không cần chờ hóa đơn giấy từ cơ quan thuế.
- Tích hợp tự động ký số & gửi hóa đơn đến doanh nghiệp mà không cần dùng phần mềm ký riêng hay nhập tay dữ liệu.
- Liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán – tài chính doanh nghiệp, đảm bảo doanh thu, công nợ và chứng từ được đồng bộ liên tục.
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử tập trung — cá nhân và doanh nghiệp đều có thể tra cứu khi cần đối chiếu hoặc kiểm toán.
- Giao diện đơn giản, thao tác nhanh chóng, phù hợp cho cả cá nhân lần đầu xuất hóa đơn và doanh nghiệp nhận hóa đơn thường xuyên.
Với AccNet eInvoice, cá nhân không còn phải lo lắng về quy trình xuất hóa đơn thủ công — mà có thể thực hiện một cách chuẩn xác, nhanh gọn và tuân thủ quy định, giúp cả hai bên (cá nhân & doanh nghiệp) vận hành tài chính – kế toán dễ dàng hơn.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Cập nhật công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Việc cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp mang tính pháp lý cao cho giao dịch, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán/thuế cho cả hai bên. Tuy nhiên, để thực hiện đúng, doanh nghiệp/cá nhân cần nắm rõ quy định, lựa chọn giải pháp hỗ trợ phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, hãy trải nghiệm ngay AccNet eInvoice!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: