Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng cơ bản và thanh toán nhiều lần

Xuất hóa đơn theo hợp đồng là quá trình lập/phát hành hóa đơn thông qua các thỏa thuận trong hợp đồng giữa bên bán, bên mua. Hiện nay, một số doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ tầm quan trọng của việc phát hành đơn theo hợp đồng. Bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện đúng cách phát hành hóa đơn theo hợp đồng kinh tế. Hãy cùng Accnet theo dõi ngay!

Xem thêm các bài viết khác liên quan: Cách quản lý việc phát hành hóa đơn điện tử Hướng dẫn chuyển đổi quy trình xuất hóa đơn sang điện tử

1. Hóa đơn có được xuất theo hợp đồng không?

Câu trả lời là Có, hóa đơn thường được xuất theo hợp đồng. Khi doanh nghiệp ký kết một hợp đồng mua bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ, việc xuất hóa đơn là một phần quan trọng của quy trình thực hiện hợp đồng. Hóa đơn được xuất dựa trên các điều khoản, điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng kinh tế cơ bản nhất hiện nay 

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, thực tế về cách xuất hóa đơn theo hợp đồng kinh tế qua 6 bước:

• Bước 1: Kiểm tra hợp đồng

• Bước 2: Chuẩn bị thông tin

• Bước 3: Lập hóa đơn

• Bước 4: Gửi hóa đơn

• Bước 5: Ghi nhận vào sổ sách

• Bước 6: Lưu trữ hóa đơn

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng để xác định thời điểm xuất hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn, bạn cần kiểm tra kỹ các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng đã ký kết. Thông thường, hóa đơn được xuất khi:

• Giao hàng hoàn thành.
• Dịch vụ đã được cung cấp đầy đủ.
• Nhận tiền tạm ứng hoặc theo từng đợt thanh toán quy định trong hợp đồng.

Đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời điểm như đã thỏa thuận trong hợp đồng để tránh vi phạm các quy định pháp luật về hóa đơn.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

• Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp bạn (bên bán)
• Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế bên mua 
• Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, các điều khoản thanh toán.
• Mô tả chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
• Xác định chính xác thuế suất áp dụng (thường là 10%).

Bước 3: Lập hóa đơn theo hợp đồng 

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng hóa đơn điện tử, hãy đăng nhập vào hệ thống, tạo hóa đơn mới. Điền đầy đủ, chính xác các thông tin đã chuẩn bị. Còn bạn sử dụng hóa đơn giấy, hãy điền đầy đủ các thông tin theo mẫu hóa đơn đã được cấp, không được có sai sót.

Thông tin cần có trên hóa đơn trước khi xuất theo hợp đồng:

• Mô tả chi tiết tên hàng hóa/dịch vụ 
• Ghi rõ số lượng hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
• Giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
• Tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Tính toán thuế GTGT (theo thuế suất áp dụng).
• Tổng số tiền phải thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT.
• Ghi số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

• Hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email/hệ thống hóa đơn điện tử. Cần xác nhận sau khi khách hàng nhận được hóa đơn
• Hóa đơn giấy: Gửi hóa đơn giấy qua đường bưu điện/giao trực tiếp cho khách hàng theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Bước 5: Ghi nhận hóa đơn đã xuất theo hợp đồng vào sổ sách kế toán

• Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng/cung cấp dịch vụ theo giá trị ghi trên hóa đơn.
• Ghi nhận thuế GTGT phải nộp vào tài khoản 3331 (Thuế GTGT phải nộp).
• Nếu chưa nhận thanh toán ngay, ghi nhận số tiền phải thu từ khách hàng vào tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng).

Bước 6: Lưu trữ hóa đơn đã xuất theo hợp đồng

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn trong hệ thống, theo Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 11, Thông tư 68/2019/TT-BTC về thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ bản sao hóa đơn giấy cùng với hợp đồng theo Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Luật Kế toán 2015 (sửa đổi) tại Điều 41 luật lưu trữ hóa đơn.

Lưu ý: Trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, hãy kiểm tra lại tất cả thông tin. Nếu phát hiện sai sót sau khi xuất hóa đơn, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy bỏ hóa đơn theo đúng quy định.

3. Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng thanh toán nhiều lần

Bước 1: Xác định số lần và thời điểm thanh toán

Đầu tiên, cần kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng về số lần thanh toán, thời điểm cụ thể khi mỗi đợt thanh toán diễn ra. Ví dụ, hợp đồng có thể quy định thanh toán làm 3 đợt: đợt 1 là tạm ứng, đợt 2 sau khi hoàn thành 50%, đợt 3 là hoàn tất hợp đồng.

Mỗi đợt thanh toán thường có giá trị cụ thể đã được nêu rõ trong hợp đồng, bạn cần ghi nhận đúng giá trị này trên hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn cho từng đợt thanh toán trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

Đối với hóa đơn tạm ứng:

• Khi nhận được tiền tạm ứng từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập, xuất hóa đơn cho số tiền tạm ứng đó.
• Hóa đơn tạm ứng phải ghi rõ là hóa đơn tạm ứng, nêu chi tiết số tiền tạm ứng đã nhận, kèm theo thông tin về số hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
• Ví dụ: Hóa đơn tạm ứng 20% giá trị hợp đồng có thể ghi "Tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị tạm ứng: 200 triệu đồng".

Đối với xuất hóa đơn theo hợp đồng cho các đợt thanh toán tiếp theo:

• Lập hóa đơn cho số tiền thanh toán của giai đoạn đó. Ghi rõ số lượng công việc/hàng hóa đã thực hiện, số tiền thanh toán cho đợt này, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
• Ví dụ: Hóa đơn đợt 2 có thể ghi "Thanh toán đợt 2 theo hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị thanh toán: 300 triệu đồng".

Đối với xuất hóa đơn quyết toán theo hợp đồng:

• Sau khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng, xuất hóa đơn quyết toán cho phần còn lại của hợp đồng.
• Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, các khoản đã thanh toán trước đó, số tiền còn lại cần thanh toán.
• Ví dụ: Hóa đơn đợt 3 (quyết toán) có thể ghi "Quyết toán hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị quyết toán: 500 triệu đồng".

Bước 3/Bước 4: Ghi sổ kế toán/lưu trữ hóa đơn

Đối với 2 bước cuối này, quy trình thực hiện sẽ tương tự như cách xuất hóa đơn theo hợp đồng cơ bản tại phần 2

4. Trường hợp bắt buộc phải phát hành hóa đơn theo hợp đồng

• Khi giao hàng hóa/dịch vụ hoàn tất: Nếu hợp đồng quy định rằng hóa đơn phải xuất sau khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, thì doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định đó.
• Khi nhận tiền tạm ứng: Nếu hợp đồng yêu cầu thanh toán trước hoặc tạm ứng, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn tạm ứng theo hợp đồng khi nhận tiền từ khách hàng.
• Xuất hóa đơn theo tiến độ hợp đồng: Trong các hợp đồng có điều khoản thanh toán theo tiến độ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho từng đợt thanh toán sau khi hoàn thành phần công việc tương ứng.

5. Hậu quả của việc không xuất hóa đơn theo hợp đồng

Không xuất hóa đơn theo hợp đồng có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng/cung cấp dịch vụ. Phạt từ 20 đến 50 triệu đồng nếu tiếp tục vi phạm (Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
• Phạt từ 3 đến 5 triệu đồng nếu xuất hóa đơn trễ từ 1-10 ngày. Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng nếu trễ trên 21 ngày (Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
• Truy thu thuế GTGT, TNDN. Lãi chậm nộp thuế 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp (Điều 142, Luật Quản lý thuế 2019) 
• Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị phạt tiền đến 4 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 3 tháng đến 7 năm (Điều 200, Bộ luật Hình sự 2015 - sửa đổi, bổ sung 2017)

Tìm hiểu thêm về các chủ đề về việc xuất hóa đơn: Giá trị tối thiểu để phát hành hóa đơn đỏ Hướng dẫn phát hành hóa đơn quà tặng cho nhân viên Xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho cá nhân Cẩm nang xuất hóa đơn cho giao dịch lẻ Có phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng không?

Việc xuất hóa đơn theo hợp đồng là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong mọi giao dịch kinh doanh. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các bước cần thiết để xuất hóa đơn chuẩn, đảm bảo mọi giao dịch đều được thực hiện một cách hợp pháp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
• 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
• ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• 📧 Email: info@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/