Thông tư 78 về hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính ban hành vào ngày 17/9/2021 với nhiều nội dung quan trọng về việc sử dụng hóa đơn trên nền tảng điện tử. Bài viết hôm nay, AccNet sẽ tổng hợp những nội dung quan trọng nhất cũng như lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 được ban hành trong thông tư này.
1. Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cập nhật năm 2022
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã được ban hành và ứng dụng trên nhiều Tỉnh thành trong giai đoạn 1 vào ngày 21/11/2021. Ngày 24/2/2022, Tổng cục thuế đã ban hành Quyết định áp dụng giai đoạn 2 cho 57 tỉnh thành vào tháng 4/2022. Trong sáng ngày 21/4, Tổng cục thuế đã công bộ hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc.
Dưới đây là những thông tin quan trọng mới nhất đáng lưu ý về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:
1.1 Ký hiệu số hiệu trong thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là 6 nhóm ký tự biểu thị loại hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế.
- Ký tự đầu: C hoặc K tương ứng với hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế.
- Hai chữ số Ả Rập tiếp theo thể hiện năm lập hóa đơn điện tử
- Một ký hiệu tiếp theo (T,D,L,M,N,B,G,H) biểu thị loại hóa đơn điện tử sử dụng
- Hai kí hiệu cuối do người bán tự xác định theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Các ký hiệu mẫu số là số tự nhiên có một chữ số từ 1 đến 6:
- Số 1: Biểu thị hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
- Số 2: Biểu thị hóa đơn bán hàng
- Số 3: Biểu thị hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Số 4: Biểu thị hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Số 5: Biểu thị tem điện tử, vé, thẻ, phiếu thu và chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6: Phiếu xuất kho điện tử gửi bán đại lý, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
1.2 Hủy hóa đơn điện tử đã lập theo thông tư 32
Theo Điều 15 Nghị định 123 đã quy định: Thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định, Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh gia đình phải ngưng sử dụng các hóa đơn điện tử đã phát hành theo quyết định cũ. Tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng không sử dụng.
Các quy trình hủy hóa đơn sẽ thực hiện theo Điều 27 của Nghị định này.
1.3 Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Quy định tại Điều 3 Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử, cho phép người bán ủy nhiệm bên thứ 3 đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn ủy nhiệm cần có: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm đúng với thực tế phát sinh.
Các thủ tục thực hiện việc ủy nhiệm phải được lập bằng hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận có các nội dung như: hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời gian, phương thức thanh toán ủy nhiệm.
1.4 Quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử
Theo Điều 22 tại Nghị định 123 quy định: Người bán có trách nhiệm sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có mã của cơ quan thuế.
- Các dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập nhưng không có mã của cơ quan thuế sẽ chuyển trực tiếp hoặc qua Công ty dịch vụ về cơ quan thuế.
- Sử dụng tên và mật khẩu tài khoản cho cơ quan thuế cung cấp
- Lập hóa đơn điện tử cần chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và hợp pháp.
Trong trường hợp hóa đơn bị lập sai, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
1.5 Hình thức áp dụng hóa đơn cho doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được Doanh nghiệp áp dụng tùy vào quy định của cơ quan thuế trên địa bàn, được thông báo bằng văn bản theo Điều 91 luật quản lý thuế 2019.
1.6 Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử quy định thời gian chuyển đổi như thế nào?
Thời gian triển khai chuyển đổi sang hóa đơn điện tử được áp dụng từ 1/04/2022 theo Điều 1 Quyết định số 206/QĐ-BTC ban hành ngày 24/02/2022.
2. Chi tiết lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Để thực hiện lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế về các hình thức hóa đơn cụ thể có mã hoặc không có mã từ ngày 1/04/2022 đến ngày 30/06/2022.
Dưới đây là cách thức chuyển đổi của từng trường hợp cụ thể.
2.1 Đối tượng thực hiện theo thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Đối tượng thực hiện phát hành hóa đơn theo Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử bao gồm:
- Doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 nhưng chưa sử dụng cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ nhanh nhất về việc chuyển đổi mẫu hóa đơn sang dạng chuẩn theo thông tư 78. Bên cạnh đó, thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến Tổng Cục Thuế.
- Doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế theo mẫu 01 như trên và liên hệ với các dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử theo chuẩn của Thông tư 78.
2.2 Lộ trình thực hiện chi tiết
Theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và Nghị định 123 quy định lộ trình 6 bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Xác định loại hóa đơn sử dụng có mã hay không có mã cơ quan thuế
- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã: doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, thủy, biển và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã: Tất cả các doanh nghiệp không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp không thuộc trường hợp sử hóa đơn điện tử không mã.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ phản hồi thông báo qua hình thức điện tử kết quả chấp nhận hoặc từ chối sau 1 ngày từ khi nhận được mẫu đăng ký của doanh nghiệp.
Bước 3: Tìm đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng
Việc tìm được dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. AccNet tự hào là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tiên phong uy tín hàng đầu hiện nay.
Bước 4: Tiến hành hủy các loại hóa đơn điện tử cũ, hóa đơn giấy
Bước 5: Lập mẫu BC26 để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32 và hóa đơn giấy khi đến kỳ.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn đúng quy định.
3. Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định về một số trường hợp đặc biệt
Bên cạnh những quy định chung về thời điểm xuất hóa đơn theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, thì trong một số trường hợp thời điểm xuất hóa đơn sẽ có sự khác nhau. Cụ thể quy định cho từng trường hợp ra sao, theo dõi bài viết của AccNet để bieert thêm thông tin.
3.1 Quy định hóa đơn điện tử theo thông tư 78 về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
Theo Thông tư 78 quy định về ngày thực hiện hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng:
- Thực hiện định kỳ giữa 2 bên kèm theo bảng kê khai hoặc các chứng từ có xác nhận của 2 bên giao dịch.
- Ngày chậm nhất hoàn thành là ngày cuối cùng của tháng có phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
- Thời điểm được xác định lập hóa đơn điện tử chậm nhất không được quá ngày 10 của tháng, sau tháng phát sinh.
3.2 Quy định xử lý hóa đơn điện tử theo thông tư 78 đã gửi cơ quan thuế khi có sai sót
- Thời gian chậm nhất cho người lập hóa điện tử thông báo những về việc điều chỉnh cho hóa đơn theo thông tư 78 là vào ngày cuối cùng của kỳ thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót thì thì người lập hóa đơn điện tử có thể điều chỉnh và thay thế. Nếu tiếp tục sai sót sẽ xử lý theo hình thức sai sót lần đầu.
- Nếu người lập hóa đơn muốn bổ sung dữ liệu hóa đơn điện tử bị thiếu sau khi đã chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thì cần gửi lại bản tổng hợp bổ sung lại cho cơ quan thuế.
- Theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, trong trường hợp phát sinh việc hủy hay chấm dứt các hợp đồng nhưng người bán lập hóa đơn đã thu tiền, thì người bán có quyền hủy hóa đơn đã lập và thông báo về việc hủy đơn.
- Còn với các trường hợp hóa đơn điện tử được lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn khi số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ có quyền điều chỉnh mà không được hủy hay thay thế theo đúng thông tư hóa đơn điện tử.
3.3 Quy định hóa đơn điện tử theo thông tư 78 được tạo từ máy tính tiền
- Theo nguyên tắc Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, hóa đơn khi có mã của cơ quan thuế được tạo lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh nộp thuế theo cách kê khai các hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo từng loại mô hình đã đăng ký trên hóa đơn điện tử. Khi đó, họ sẽ phải thực hiện quy trình khởi tạo mã từ máy tính tiền và kết nối với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan phải có đủ các nội dung:
- Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán; thông tin người mua (nếu người mua yêu cầu)
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán.
Như vậy, những nội dung mới đáng lưu ý trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử đã được AccNet cập nhật đầy đủ trong bài viết mà Doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện theo. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngày với AccNet để được tư vấn quy trình chuyển đổi chi tiết và nhận được dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng nhất.
>>> Xem thêm: Biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2022 [tải mẫu]
