Thực hiện đúng các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý doanh thu/chi phí. Bài viết này, AccNet sẽ làm rõ những quy định pháp luật quan trọng liên quan đến hóa đơn dành cho hộ kinh doanh, giúp bạn nắm vững và áp dụng hiệu quả.
1. Hóa đơn của hộ kinh doanh là gì?
1.1. Khái niệm hóa đơn dành cho hộ kinh doanh theo quy định pháp luật
Hóa đơn của hộ kinh doanh là chứng từ do hộ kinh doanh phát hành, ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
1.2. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh được phép sử dụng
Hộ kinh doanh hiện nay có thể sử dụng hai loại hóa đơn chính:
- Hóa đơn điện tử: Đây là hình thức phổ biến nhất, được quản lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử, đáp ứng các yêu cầu về hiện đại hóa, số hóa.
- Hóa đơn giấy: Hình thức này chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định, nhưng đang dần được thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn điện tử.
1.3. Sự khác biệt giữa hóa đơn hộ kinh doanh và doanh nghiệp
- Hộ kinh doanh không bắt buộc phải áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán như doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải tuân thủ các quy định về hóa đơn.
- Quy mô giao dịch, yêu cầu về quản lý hóa đơn thường đơn giản hơn so với doanh nghiệp.
Xem thêm:
2. Các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh (hiện hành)
2.1. Quy định về đối tượng áp dụng hóa đơn hộ kinh doanh
Khoản 1 Điều 2 Thông tư 40/2021/TT-BTC: "Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên trong một năm phải phát hành hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là quy định nhằm kiểm soát chặt chẽ doanh thu, đảm bảo thu đúng, thu đủ thuế từ các hoạt động kinh doanh. Quy định này giúp tăng tính minh bạch trong kê khai thuế, ngăn chặn việc trốn thuế.
- Hộ kinh doanh quán cà phê tại TP.HCM có doanh thu đạt 120 triệu đồng/năm. Do doanh thu vượt ngưỡng 100 triệu đồng, hộ kinh doanh này phải phát hành hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng, từ ly cà phê đến các món ăn nhẹ.
2.2. Quy định về loại hóa đơn của hộ kinh doanh
Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy, tùy thuộc vào điều kiện kinh doanh của mình."
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử được khuyến khích sử dụng để giảm chi phí quản lý, lưu trữ, thuận tiện hơn trong việc báo cáo, kiểm tra. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh này cũng tạo điều kiện cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ tiếp cận công nghệ mới, đồng thời phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý thuế.
- Hộ kinh doanh dịch vụ sửa chữa điện thoại di động tại Hà Nội quyết định sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu chi phí in ấn, dễ dàng gửi hóa đơn cho khách hàng qua email. Điều này giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.
2.3. Quy định về cấp hóa đơn của hộ kinh doanh
Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Hộ kinh doanh có thể tự in, đặt in hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp."
Hộ kinh doanh có ba lựa chọn để cấp hóa đơn: tự in hóa đơn, đặt in hóa đơn từ nhà in, sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp. Điều này giúp hộ kinh doanh lựa chọn phương thức cấp hóa đơn phù hợp với khả năng tài chính, quy mô hoạt động, đồng thời vẫn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
- Hộ kinh doanh bán lẻ mỹ phẩm tại Đà Nẵng đặt in hóa đơn từ một nhà in uy tín để sử dụng trong các giao dịch bán hàng tại cửa hàng. Hộ này chọn phương án đặt in hóa đơn để tăng tính chuyên nghiệp, phù hợp với quy mô kinh doanh.
2.4. Quy định về nội dung hóa đơn
Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin như tên hộ kinh doanh, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ cung cấp."
Hóa đơn phải chứa đầy đủ thông tin về bên bán, bao gồm tên hộ kinh doanh, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, cùng với thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ cung cấp. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh này giúp các giao dịch được ghi nhận chính xác, được kiểm tra, xác minh bởi cơ quan thuế. Việc thiếu thông tin/ghi không đúng trên hóa đơn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt tùy mức độ.
- Một hộ kinh doanh cửa hàng tạp hóa tại Bình Dương phát hành hóa đơn ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, thông tin chi tiết về các mặt hàng đã bán, bao gồm số lượng, đơn giá, thuế GTGT (nếu có) và tổng tiền thanh toán.
Đọc thêm:
2.5. Quy định về thủ tục đăng ký
Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn."
Trước khi phát hành hóa đơn, hộ kinh doanh phải đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế, ghi nhận trên hệ thống quản lý thuế. Thủ tục này giúp cơ quan thuế quản lý, giám sát chặt chẽ hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, đồng thời ngăn chặn việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
- Trước khi mở quán ăn tại Hải Phòng, hộ kinh doanh đã thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Hộ này đã nộp đơn đăng ký hóa đơn, được cấp mã số thuế, sau đó mới bắt đầu phát hành hóa đơn khi bán hàng.
2.6. Quy định về lưu trữ hóa đơn của hộ kinh doanh
Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hóa đơn phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, đảm bảo nguyên vẹn, đầy đủ để phục vụ kiểm tra, thanh tra."
Hóa đơn cần được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế. Việc lưu trữ này có thể dưới dạng bản giấy/điện tử, nhưng phải đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh này giúp ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh liên tục
- Hộ kinh doanh dịch vụ vận tải tại Đồng Nai lưu trữ tất cả hóa đơn đã phát hành trong vòng 10 năm dưới dạng bản cứng, bản điện tử. Điều này giúp hộ kinh doanh luôn sẵn sàng đối phó với bất kỳ yêu cầu kiểm tra nào từ cơ quan thuế.
2.7. Quy định về xử lý sai sót hóa
Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: "Nếu hóa đơn đã phát hành có sai sót, hộ kinh doanh phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định."
Trong trường hợp hóa đơn phát hành có sai sót về thông tin, hộ kinh doanh phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo quy định pháp luật. Quy trình này đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi nhận chính xác, đầy đủ, giúp ngăn ngừa các sai sót có thể gây tổn thất tài chính, vi phạm pháp luật.
- Hộ kinh doanh một cửa hàng tạp hóa đã phát hành hóa đơn với nội dung sai sót về số lượng hàng hóa bán ra. Cụ thể, hóa đơn ghi nhận bán 50 hộp sữa, nhưng thực tế chỉ bán 30 hộp. Khi phát hiện sai sót này, chủ hộ kinh doanh lập tức lập biên bản điều chỉnh, trong đó ghi rõ sai sót. Sau đó, tiến hành hủy hóa đơn cũ, phát hành hóa đơn mới với thông tin đúng để thay thế.
2.8. Quy định kê khai thuế về hóa đơn của hộ kinh doanh
Điều 7, Thông tư 40/2021/TT-BTC: "Hộ kinh doanh có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế dựa trên doanh thu từ hóa đơn đã phát hành."
Hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế ghi nhận qua hóa đơn. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh này yêu cầu hộ kinh doanh phải kê khai đầy đủ doanh thu từ các giao dịch để luôn tuân thủ nghĩa vụ thuế. Kê khai không đúng/thiếu sót có thể dẫn đến các hình thức xử phạt từ cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh dịch vụ làm tóc tại Nha Trang đã phát hành hóa đơn với tổng doanh thu là 300 triệu đồng trong một năm. Khi kê khai thuế, hộ này phải kê khai đầy đủ số doanh thu này trong báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN, đảm bảo đúng hạn, đúng quy định.
2.9. Quy định về xuất hóa đơn của hộ kinh doanh
Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng."
Hộ kinh doanh có trách nhiệm xuất hóa đơn ngay sau khi hoàn thành giao dịch với khách hàng. Hóa đơn phải được lập đầy đủ, giao cho khách hàng để minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc chậm trễ/không xuất hóa đơn có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
- Hộ kinh doanh dịch vụ giặt là tại Huế xuất hóa đơn cho khách hàng ngay khi hoàn thành việc giặt ủi, giao lại đồ. Hóa đơn này bao gồm đầy đủ thông tin về dịch vụ, số lượng quần áo, đơn giá, tổng tiền.
2.10. Quy định sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: "Hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ."
Hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn phải cam kết hóa đơn được phát hành chứa đầy đủ thông tin, được cập nhật lên hệ thống của cơ quan thuế ngay lập tức. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh này giúp quản lý doanh thu rõ ràng, cơ quan thuế có thể giám sát chặt chẽ các giao dịch của hộ kinh doanh. Đồng thời giảm thiểu rủi ro sử dụng hóa đơn giả/hóa đơn không hợp pháp.
- Hộ kinh doanh siêu thị mini tại Vũng Tàu sử dụng máy tính tiền để phát hành hóa đơn cho khách hàng. Mỗi lần xuất hóa đơn, dữ liệu được tự động cập nhật lên hệ thống quản lý thuế của cơ quan thuế, luôn minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu.
3. Các vấn đề thường gặp khi thực hiện quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh
3.1. Lỗi phổ biến
Hộ kinh doanh thường gặp phải những lỗi phổ biến sau khi thực hiện quy định về hóa đơn:
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn đúng hạn: Dẫn đến việc bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động kinh doanh.
- Sử dụng hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp: Một số hộ kinh doanh có thể vô tình sử dụng hóa đơn từ các nguồn không rõ ràng, dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.
- Quản lý hóa đơn không hiệu quả: Hóa đơn bị mất, thất lạc, không lưu trữ đúng cách, ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế.
3.2. Hệ quả của việc vi phạm quy định về hóa đơn
Hộ kinh doanh không tuân thủ các quy định về hóa đơn có thể phải đối mặt với những hậu quả như:
Xử phạt hành chính:
- Mức phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 VNĐ nếu không đăng ký hóa đơn đúng thời hạn.
- Mức phạt từ 20.000.000 đến 50.000.000 VNĐ nếu sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Mất uy tín kinh doanh: Hóa đơn không hợp lệ có thể khiến khách hàng mất niềm tin, ảnh hưởng đến danh tiếng của hộ kinh doanh.
Rủi ro pháp lý: Các hộ kinh doanh có thể bị điều tra, xử lý nếu phát hiện hành vi gian lận thuế liên quan đến hóa đơn.
4. Cập nhật các quy định hóa đơn HKD nhanh chóng với phần mềm AccNet eInvoice
Quy định trên yêu cầu các hộ kinh doanh có doanh thu đạt ngưỡng phải sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Tuy nhiên, việc tiếp cận công nghệ, đảm bảo tính chính xác của hóa đơn vẫn là khó khăn lớn. Hãy để phần mềm AccNet eInvoice giúp bạn giải quyết nhanh chóng. Giao diện thân thiện, tự động cập nhật quy định, đảm bảo hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật dễ dàng. Trải nghiệm ngay để hóa đơn không còn là nỗi lo!
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Cập nhật công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Nắm vững các quy định về hóa đơn là điều cần thiết đối với mỗi hộ kinh doanh nhằm tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi, đồng thời duy trì sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết để thực hiện các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh chính xác. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: