Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào đầu ra, hay các hóa đơn xuất nhập khẩu lưu trữ vào các thiết bị như: USB, CD….Mặc khác, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu.

 

Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp và tối ưu? Đây có vẻ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm và biết lúc này. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra hiệu quả là gì? Cùng AccnetERP tham khảo bài viết sau để nắm được 6 cách bảo tồn hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp (Mới 2024).

1. Tạo một email mới hoàn toàn dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử mua vào, bán ra này nhằm tránh thất lạc email cũng như bị trôi thông tin giữa muôn vàng email khác. Do đó, tốt nhất nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và cũng để thuận tiện cho việc quản lý.

  • Bước 1: Bạn lập một email mới cho doanh nghiệp
  • Bước 2: Thông báo với các khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.
  • Bước 3: Tải cả file PDF và XML về máy tính khi hóa đơn điện tử khi được gửi vào email mới
  • Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào ở riêng một thư mục và lưu theo tháng/quý hoặc tên nhà cung cấp để dễ theo dõi, tìm kiếm khi cần.

cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

2. Nhận hóa đơn qua email và in ra giấy để lưu trữ

Hình thức này mang tính thủ công khá nhiều, nhưng hầu hết người làm công tác kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí cho việc in ấn và lưu trữ.

  • Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn
  • Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử được bên đối tác gửi rồi vào file PDF.
  • Bước 3: Nhấn in ra một bản giấy.

cách lưu trữ hóa đơn điện tử

3. Cách lưu trữ hóa đơn trên Folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra này vừa giúp bạn tiết kiện chi phí và giảm thời gian cho việc tìm kiếm như hình thức lưu trữ giấy thủ công.

  • Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn
  • Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử mua vào.
  • Bước 3: Tải file PDF, XML và lưu trữ vào Folder hoặc Drive

Lưu trữ trên bảng kê Excel

4. Lưu trữ trên bảng kê Excel

Đối với hình thức này thì khá thông dụng và kế toán thường dùng. Sau khi có hóa đơn đầu vào người làm công tác kế toán sẽ hực hiện nhập liệu thông tin lên file excel để theo dõi và tra cứu đường link đến hòm thư.

  • Bước 1: Bạn lập một file excel với tiêu đề hóa đơn đầu của doanh nghiệp bao gồm nội dung như: STT, Bên mua, Ngày xuất hóa đơn, Link hóa đơn,…
  • Bước 2: Đăng nhập vào email nhận hóa đơn
  • Bước 3: Vào từng hóa đơn điện tử, copy link mã tra cứu hóa đơn.
  • Bước 4: Dán từng link tra cứu hóa đơn điện tử vào dòng tương ứng với các thông tin.

cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

>>> Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

5. Dùng phần mềm là cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào, bán ra

Trong kỷ nguyên đổi mới công nghệ và xu hướng chuyển đổi số thì việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn điện tử là cách hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.

  • Bước 1: Bạn lập một email nhận hóa đơn điện tử.
  • Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
  • Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng vào máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn mới lên phần mềm kế toán.

cách lưu trữ hóa đơn điện tử

6. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên các thiết bị ngoài (USB, CD)

Để tránh rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử do máy tính hỏng thì bạn có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn trên thiết bị ngoài.

  • Bước 1: Bạn đăng nhập vào email nhận hóa đơn do bên bán gửi.
  • Bước 2: Bạn truy cập vào từng hóa đơn và thực hiện tải file PDF, XML.
  • Bước 3: Bạn lưu cả 2 file của hóa đơn điện tử vào các thiết bị ngoài như USB, CD…

Lưu trữ trên các thiết bị ngoài

Những quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử: 

Theo nội dung được nêu tại điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về cách lưu trữ hoá đơn. Thì để lưu trữ hóa đơn cần thỏa các quy định như sau:

  • Hóa đơn phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.
  • Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được quyền chọn hình thức lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử theo khả năng công nghệ và đặc thù của mình.
  • Tính an toàn và bảo mật đảm bảo thông tin hóa đơn không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Thời gian lưu trữ đúng và đủ theo quy định của pháp luật
  • Hóa đơn được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu
  • Hóa đơn hết thời hạn nếu không có quy định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

 

Trên là một vài chia sẻ về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra nếu muốn nhận thêm những thông tin hay và bổ ích hàng tuần đừng ngại liên hệ với AccNet ERP để được tư vấn và hỗ trợ:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Hotline: 0901555063
  • Website: www.accnet.vn
  • Address: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
  • Email: accnet@lacviet.com.vn

>>> Tìm hiểu thêm 1 số bài viết cùng chủ đề: