Việc quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu dòng tiền. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn lưu trữ hóa đơn theo phương pháp truyền thống, dẫn đến mất thời gian tra cứu, khó kiểm soát chi phí, dễ xảy ra sai sót khi đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.
Việc nắm vững cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng quy định pháp luật mà còn tăng hiệu quả quản trị nội bộ, tiết kiệm chi phí lưu trữ giấy tờ, đồng thời tạo ra quy trình minh bạch, dễ dàng truy xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, nguyên tắc tuân thủ, các công cụ hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp.
1. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Tuân thủ pháp lý
Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào ít nhất 10 năm, theo đúng quy định pháp luật. Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo định dạng hợp pháp, bao gồm XML hoặc PDF có chữ ký số, đảm bảo có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Việc tuân thủ pháp lý không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro kiểm tra thuế mà còn nâng cao tính minh bạch trong quản lý chi phí.
Đảm bảo tính nguyên vẹn, toàn vẹn dữ liệu
Một nguyên tắc quan trọng trong lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là không được chỉnh sửa hóa đơn gốc. Các biện pháp bảo vệ dữ liệu bao gồm:
- Sử dụng chữ ký số để xác thực nguồn gốc.
- Lưu giữ bản sao hóa đơn trong hệ thống có ghi nhận log truy cập, thay đổi dữ liệu.
- Áp dụng các phương thức backup tự động để phòng ngừa mất mát dữ liệu.
Dễ dàng tra cứu, phân loại
Một hệ thống lưu trữ hiệu quả phải cho phép doanh nghiệp tra cứu hóa đơn theo nhà cung cấp, ngày tháng, số hóa đơn hoặc dự án liên quan. Việc phân loại hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn, hỗ trợ kiểm tra công nợ, lập báo cáo thuế. Hệ thống lưu trữ hiện đại nên tích hợp tính năng tìm kiếm thông minh, gắn tag metadata để truy xuất nhanh chóng.
Xem thêm:
2. Các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào không chỉ là “cất file vào thư mục” mà còn cần quy trình rõ ràng, khoa học, đảm bảo tra cứu nhanh, tuân thủ pháp luật, tối ưu vận hành kế toán. Dưới đây là các phương pháp phổ biến, triển khai chi tiết từng bước:
Lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc dịch vụ đám mây
Bước thực hiện chi tiết:
- Tạo thư mục chuyên biệt:
- Ví dụ: Hóa đơn điện tử đầu vào.
- Bên trong, tạo các thư mục con theo năm, tháng: 2025/11.
- Đặt tên file chuẩn:
- Cấu trúc đề xuất: Năm_Tháng_Tên nhà cung cấp_Số hóa đơn.pdf
- Ví dụ: 2025_11_ABCCompany_00123.pdf
- Giúp tìm kiếm nhanh theo nhà cung cấp, tháng, năm.
- Sao lưu trên đám mây:
- Sử dụng Google Drive, OneDrive, Dropbox để backup tự động.
- Đặt quyền truy cập chỉ cho phòng kế toán, quản lý.
Lưu ý:
- Đảm bảo file XML, PDF đi kèm đầy đủ.
- Sao lưu định kỳ, ít nhất 1 lần/tuần để tránh mất dữ liệu.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp vừa, nhỏ nhận trung bình 500 hóa đơn/tháng. Nếu không đặt tên file, phân theo năm/tháng, việc tra cứu khi kiểm toán sẽ mất nhiều giờ. Khi áp dụng hệ thống thư mục chuẩn, backup đám mây, thời gian tra cứu giảm từ 4 giờ xuống còn 10 phút.
Lưu trữ hóa đơn qua email
Bước thực hiện chi tiết:
- Tạo email chuyên dụng chỉ nhận hóa đơn từ nhà cung cấp: hoadondauvao@company.com.
- Tự động lọc, phân loại:
- Sử dụng bộ lọc email để tự động chuyển hóa đơn vào thư mục “Hóa đơn tháng 11”.
- Kết hợp lưu trữ trên máy tính hoặc Drive:
- Download hóa đơn từ email, lưu vào thư mục chính để backup.
Lưu ý:
- Phải đặt mật khẩu mạnh, bật xác thực 2 lớp để bảo mật.
- Kiểm tra email thường xuyên để tránh bỏ sót hóa đơn.
Mẹo: Với Gmail, có thể dùng script tự động tải file PDF/XML vào Google Drive theo thư mục tương ứng với tháng, năm.
Sử dụng bảng kê Excel
Bước thực hiện chi tiết:
- Tạo file Excel tổng hợp hóa đơn với các cột:
- Ngày nhận, Nhà cung cấp, MST nhà cung cấp, Số hóa đơn, Số tiền, Thuế VAT, Link file PDF/XML.
- Cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần:
- Khi nhận hóa đơn mới, thêm thông tin vào bảng, đính kèm đường link đến file lưu trên Drive hoặc Server.
- Tìm kiếm, lọc nhanh:
- Dùng filter theo nhà cung cấp, số hóa đơn hoặc tháng để kiểm tra công nợ, thanh toán, quyết toán thuế.
Lưu ý:
- Kiểm tra dữ liệu định kỳ để tránh lỗi nhập tay.
- Có thể kết hợp với macro hoặc Power Query để tự động cập nhật dữ liệu từ thư mục hóa đơn.
Ví dụ: Một công ty nhận 200 hóa đơn/tháng, nếu không có bảng kê, kế toán phải mở từng file để kiểm tra. Khi có bảng kê Excel, thời gian kiểm tra giảm từ 3 giờ xuống còn 15 phút.
Đọc thêm:
Lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ (Server)
Bước thực hiện chi tiết:
- Tải tất cả file XML, PDF lên server công ty.
- Tổ chức thư mục khoa học: Server/HoaDonDauVao/2025/11/ABCCompany.
- Thực hiện sao lưu định kỳ:
- Backup full hàng tuần, incremental hàng ngày.
- Lưu thêm bản backup ở ổ cứng rời hoặc cloud.
Lưu ý:
- Chỉ người được phân quyền mới truy cập.
- Thiết lập log để ghi nhận lịch sử truy cập, thay đổi dữ liệu.
Mẹo: Server nên có RAID hoặc tính năng snapshot để phục hồi dữ liệu nhanh khi gặp sự cố.
In hóa đơn giấy
Bước thực hiện chi tiết:
- In file PDF của hóa đơn, kẹp cùng chứng từ giấy liên quan (hợp đồng, phiếu xuất kho…).
- Phân loại theo năm/tháng hoặc dự án.
- Lưu trữ trong file box hoặc tủ hồ sơ riêng.
Lưu ý:
- Phương pháp này tốn giấy, thời gian.
- Chỉ nên áp dụng với các hóa đơn quan trọng hoặc cần trình kiểm toán vật lý.
Sử dụng phần mềm chuyên dụng
Bước thực hiện chi tiết:
- Chọn phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng lưu trữ, phân loại, tìm kiếm tự động.
- Tải hóa đơn vào phần mềm, gắn tag/metadata: nhà cung cấp, số hóa đơn, dự án, loại chi phí.
- Tích hợp phần mềm với hệ thống kế toán, báo cáo thuế.
Ưu điểm:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình.
- Bảo mật cao, giảm thao tác thủ công.
- Tra cứu, xuất báo cáo nhanh chóng, đặc biệt với doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc số lượng hóa đơn lớn.
Ví dụ: Sử dụng AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn đầu vào chỉ bằng 1 cú click, tự động đối chiếu công nợ, lập báo cáo thuế chỉ trong vài phút, tiết kiệm 70–80% thời gian so với phương pháp thủ công.
3. Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Để việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đạt chuẩn, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng. Việc tuân thủ không chỉ đảm bảo pháp lý mà còn giúp tối ưu quản lý dữ liệu, tra cứu nhanh, tránh rủi ro khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
Luôn lưu trữ song song cả file XML, PDF
- File XML: Đây là file gốc chứa đầy đủ dữ liệu pháp lý, gồm thông tin về nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị thanh toán, thuế VAT, chữ ký số. File XML là bằng chứng hợp pháp trước cơ quan thuế.
- File PDF: Đây là bản thể hiện trực quan, dễ đọc, thuận tiện cho nhân viên kế toán, kiểm toán hoặc các phòng ban khác tham khảo mà không cần mở file XML.
Lưu ý: Không được chỉ lưu PDF hoặc chỉ lưu XML, vì cơ quan thuế yêu cầu đầy đủ cả hai dạng trong trường hợp kiểm tra.
Ví dụ: Một doanh nghiệp khi kiểm toán đã gặp rắc rối vì chỉ lưu PDF, không có file XML gốc, dẫn đến bị phạt vì không chứng minh được hóa đơn hợp pháp.
Tìm hiểu thêm: Lộ trình áp dụng hóa đơn số cho doanh nghiệp vẫn dùng hóa đơn giấy
Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu
- Toàn vẹn dữ liệu: Không được chỉnh sửa file gốc XML. Nếu cần lưu trữ bản copy, hãy đánh dấu rõ là “bản sao”, lưu tách riêng.
- Bảo mật: Sử dụng phần mềm lưu trữ có phân quyền truy cập, chỉ cho phép nhân sự được phép xem hoặc chỉnh sửa.
- Sao lưu định kỳ: Backup dữ liệu lên đám mây hoặc server dự phòng để phòng tránh mất mát do sự cố phần cứng, virus hoặc lỗi hệ thống.
Mẹo: Gắn log truy cập trong hệ thống lưu trữ để theo dõi ai đã truy cập, tải hoặc thay đổi dữ liệu.
Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo luật định
- Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải lưu hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm kể từ ngày lập.
- Các hóa đơn liên quan đến tài sản cố định hoặc dự án kéo dài có thể cần lưu trên 10 năm theo hướng dẫn chuyên ngành.
- Không nên xóa file trước hạn, ngay cả khi đã xuất báo cáo thuế.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp xóa hóa đơn sau 5 năm, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung, dẫn đến phạt hành chính, khó khăn trong quyết toán.
Khả năng tra cứu, in ra giấy khi cần thiết
- Hóa đơn điện tử phải được tra cứu nhanh chóng theo số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày phát hành hoặc dự án.
- Phải đảm bảo khả năng in ra giấy có đầy đủ thông tin giống bản PDF gốc khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu.
- Một số phần mềm hóa đơn điện tử còn cho phép xuất báo cáo hàng loạt cho nhiều hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian khi kiểm tra định kỳ.
Mẹo: Nên thử in một số hóa đơn mẫu định kỳ để đảm bảo định dạng PDF hiển thị đúng, chữ ký số vẫn hợp lệ.
4. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng với AccNet eInvoice
Điều hướng sản phẩm: Đối với doanh nghiệp muốn tối ưu hóa toàn bộ quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, giải pháp AccNet eInvoice cung cấp:
- Lưu trữ hóa đơn theo chuẩn pháp lý.
- Tra cứu, phân loại tự động.
- Đồng bộ dữ liệu với sổ sách kế toán, báo cáo thuế.
- Tích hợp AI hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, giảm tối đa lỗi xử lý, tiết kiệm thời gian.
Với AccNet eInvoice, việc triển khai cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trở nên dễ dàng, minh bạch, an toàn, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển kinh doanh thay vì lo lắng về quy trình kế toán thủ công.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể: TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025) Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice: ✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp ✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP ✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc. KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng ✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp ✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Việc nắm vững cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là bước quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch hóa quy trình kế toán. Từ việc hiểu rõ khái niệm, tuân thủ nguyên tắc, đến áp dụng quy trình chuẩn, công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào mà không gặp rủi ro về dữ liệu hay pháp lý.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: