Hướng dẫn 4 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đúng quy định

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, phục vụ tra cứu khi cần. Cùng AccNet tham khảo bài viết sau để nắm được các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào tốt nhất cho doanh nghiệp.

1. Các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn

Cách 1: Lưu trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của AccNet eInvoice, VNPT, Viettel, MISA,… thì hóa đơn sẽ được lưu trữ tự động trên hệ thống nhà cung cấp. Khi cần tra cứu, chỉ cần đăng nhập vào phần mềm, tìm kiếm theo số hóa đơn, ngày lập, MST (mã số thuế) khách hàng...

Ưu điểm: An toàn, dễ truy xuất, ít rủi ro mất dữ liệu.
Nhược điểm: Nếu không gia hạn dịch vụ, có thể bị giới hạn thời gian lưu trữ.

Với phần mềm quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice bạn sẽ luôn an tâm vì phần mềm giúp bạn dễ dàng lưu trữ, tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn. Hãy khám phá AccNet eInvoice ngay hôm nay!

ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI

Rút ngắn 70% thời gian xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn

Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán

Tự động cấp số, ký số, gửi mail – không cần làm thủ công

Truy xuất hóa đơn trong 3 giây, kể cả khi cần tra cứu lại năm trước

Đáp ứng 100% chuẩn định dạng, kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế

Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống

👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu!

Xem chi tiết tính năng AccNet eInvoice

Cách 2: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên hệ thống kế toán nội bộ (Server doanh nghiệp)

Doanh nghiệp có thể tải file XML + PDF của từng hóa đơn, lưu trên máy chủ nội bộ (server công ty). Nên tổ chức thư mục theo năm – tháng – khách hàng để dễ tra cứu. Cần backup định kỳ để tránh mất dữ liệu.

Ưu điểm: Chủ động kiểm soát dữ liệu.
Nhược điểm: Nếu server bị lỗi hoặc mất dữ liệu mà không có bản sao lưu, sẽ khó phục hồi.

Cách 3: Lưu trên Google Drive, OneDrive, Dropbox (Lưu trữ đám mây)

Tạo thư mục lưu trữ hóa đơn trên các nền tảng lưu trữ đám mây Google Drive, OneDrive, Dropbox. Phân quyền truy cập cho kế toán, kiểm toán nội bộ để đảm bảo bảo mật. Thiết lập tự động sao lưu định kỳ từ phần mềm hóa đơn điện tử lên cloud.

Ưu điểm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào này dễ truy xuất mọi lúc, mọi nơi, giảm nguy cơ mất dữ liệu.
Nhược điểm: Nếu tài khoản bị mất hoặc hết dung lượng, có thể mất quyền truy cập.

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên USB / Ổ cứng di động (Giải pháp dự phòng)

Doanh nghiệp có thể lưu trữ file XML của hóa đơn vào USB hoặc ổ cứng di động như một phương án sao lưu phụ. Nên sử dụng USB/ổ cứng có mã hóa bảo mật để tránh bị đánh cắp dữ liệu.

Ưu điểm: Có thể lưu trữ offline, tránh rủi ro từ internet.
Nhược điểm: Nếu bị hỏng hoặc thất lạc, có thể mất dữ liệu.

2. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: Tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật.
Định dạng file: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý phải lưu dưới dạng file XML (chứa dữ liệu gốc).
Đảm bảo an toàn: Tránh mất dữ liệu do lỗi hệ thống, virus, hoặc bị thay đổi trái phép.
Sẵn sàng tra cứu: Doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu.

3. Một số lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Nên lưu trữ ít nhất 2 bản sao (một trên hệ thống phần mềm, một trên đám mây hoặc server nội bộ).
Phân quyền truy cập để tránh chỉnh sửa hoặc xóa nhầm.
Định kỳ kiểm tra dữ liệu (6 tháng hoặc 1 năm/lần) để đảm bảo dữ liệu không bị lỗi hoặc mất mát.
Khi có thanh tra thuế, doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn trong vòng 2 ngày làm việc.

Trên là một vài chia sẻ về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Đừng quên theo dõi AccNet để nhận thêm những thông tin hay, bổ ích. Nếu có nhu cầu về phần mềm AccNet eInvoice hãy liên hệ ngay theo thông tin dưới đây để được tư vấn, hỗ trợ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: